Veja agora como é fácil preparar uma auditoria para seus negócios!

Auditar é uma forma de determinar a eficácia e conformidade de um sistema de gestão, além de proporcionar a melhoria contínuanas empresas.

Sendo assim, é uma forma de atuar sobre oportunidades de melhoria, otimizar o desempenho da organização e se preparar para uma certificação externa.

Apesar de ser visto como um processo complexo e gerar muita preocupação nos colaboradores, a auditoria é um exame sistemático simples e de fácil execução quando há profissionais capacitados em sua liderança.

Além disso, auditorias podem proporcionar maior confiança ao gerenciamento e perante os clientes, facilitar a comunicação entre as partes da empresa e realimentar o sistema através de ações corretivas e preventivas.

Então, se você deseja saber mais sobre como se preparar para uma auditoria, fique com a gente! Pois hoje você vai entender como realizar um planejamento através de exemplos práticos e de forma descomplicada!

Mas antes, veja esse super material!

Com o kit de Gestão de Qualidade, você receberá 3 ferramentas que vão te auxiliar com planejamento e melhoria contínua da sua empresa.

As planilhas são: Controle de Documentos, FMEA (Análise dos modos de Falha e Seus Efeitos), MASP (Método de Análise e Solução de Problemas).

E aí? Bora baixar essa planilha recheada de conteúdos ricos!

Etapas de uma auditoria

A auditoria é realizada através de 5 etapas principais, sendo elas:

1. Planejamento macro (programa);
2. Preparação (planejamento);
3. Execução;
4. Resultado; e
5. Acompanhamento. 

Como pode-se observar, duas das cinco etapas da auditoria antecedem a execução e fazem parte da preparação. Assim, implementá-las de forma correta é essencial para obter o resultado pretendido.

Vamos então ver o que deve receber a sua atenção ao realizar o planejamento macro e a preparação para esse exame.

Programa das auditorias

O programa nada mais é do que um planejamento macro de um determinado ciclo da sua empresa. 

Para criar esse documento, é importante avaliar a situação atual de implementação do sistema de gestão, assim como uma análise crítica do mesmo.

Além disso, é necessário levantar a importância dos processos a serem auditados e ter em mente que processos críticos para a organização demandam vistorias mais frequentes.

O programa deve considerar, também, o resultado de auditagens anteriores e eventuais alterações nos procedimentos das atividades desenvolvidas pela Empresa.
Ademais, é importante manter em mente que o documento deve apresentar total imparcialidade por parte dos auditores. Assim, a equipe deve estar bem distribuída para que o auditor interno não avalie a própria área de trabalho.

Um programa de auditoria deve conter:

• Objetivos das auditorias: deve advir da alta direção, que deve estipular a intenção e as prioridades da empresa naquele momento. É necessário, também, definir o porquê dela ocorrer e qual é o tipo de averiguação, se é interna, de adequação, de produto;
• Abrangência / duração: delimitação dos espaços físicos e temporais da auditoria. Assim, é necessário definir onde ela ocorrerá, quais unidades serão participantes, quais setores serão auditados e qual o período de tempo será destinado a esse processo; 
• Procedimentos, critérios e métodos: definição dos procedimentosde gestão, norma de referência, versão da norma e métodos que serão implementados na etapa de execução; e  
• Seleção da equipe e recursos: documentação de quem serão os auditores, quais serão os responsáveis por cada setor, quais são as suas responsabilidades e quem ocupará o papel do Auditor Líder. Também é necessário realizar um levantamento de todos os recursos que serão demandados, como transporte, ferramentas, softwares, entre outros.

O responsável por gerenciar o Programa define:

Papéis e responsabilidades;

• Abrangência;
  
• Riscos do Programa (falha de planejamento, recursos, equipe etc.);
  
• Procedimentos, critérios, métodos e recursos; e
  
• Resultados, registros e futuras melhorias no Programa das Auditorias.
  

Para entender ainda mais como fazer o programa, confira o exemplo abaixo:

 Passo a passo para preparar uma auditoria!

Na segunda etapa da averiguação, o Auditor Líder deve:

1. Realizar o contato inicial com o auditado 

Nesse momento, deve ser realizada uma apresentação formal, confirmações, arranjos, solicitações de documentos e recursos, entre outras providências.

Também é necessário comunicar à empresa ou aos setores envolvidos que o exame será iniciado.

2. eterminar a viabilidade

Avaliar informações, cooperação do auditado, tempo e recursos disponíveis para confirmar a viabilidade da auditoria.

3. Preparar as atividades

• Análise crítica da documentação (provida pelo auditado);
  
• Preparação do Plano de Auditoria (etapas em cada setor e requisitos a serem auditados);
  
• Designar trabalhos para a Equipe (instruções e divisão);
  
• Preparar Documentos de Trabalho (checklists).

O Plano de Auditoria é, em síntese, um cronograma daquele processo, conforme ilustra o exemplo a seguir:

Já a lista de verificação (checklist), para os documentos de trabalho, é uma ótima forma de ajudar na memória e na administração do tempo, cobrir todos os temas, assegurar a continuidade da inspeção, organizar as anotações e prover meios de documentar as investigações. Confira o exemplo abaixo:

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Você com certeza já ouviu falar sobre o ISO 9001, mas você sabe o que ele representa? Bem, o ISO 9001 é o famoso conjunto de normas da qualidade, que atestam que uma empresa atende os mais altos padrões do mercado .

Para que sua empresa possa se candidatar à certificação, é necessária uma pessoa com habilidades e conhecimentos para promover uma auditoria, principalmente quando tratamos da certificação ISO 9001. Portanto, com a Formação de Auditores no Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001:2015, essa pessoa pode ser você!

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Além disso a Formação de Auditores no Sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001:2015 pressupõe que todos os requisitos da norma devem ser atendidos, mantidos e auditados por um profissional capacitado.

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