Confira 9 dicas para gerenciar uma clínica ou consultório médico

Gerenciar uma clínica ou consultório médico é uma atividade que envolve conhecimentos técnicos aliados a competências administrativas. Por isso, além dos conhecimentos adquiridos no curso, o médico empreendedor precisa aprender sobre gestão.

Para entender o que está envolvido no processo de gestão de negócios, neste artigo vamos mostrar 9 dicas para ter sucesso nesse empreendimento. Mas, antes disso, vamos entender qual a importância e o impacto de um bom trabalho de gestão em clínicas.

Vamos lá?

Importância de saber gerenciar uma clínica

Uma clínica, hospital ou um centro de atendimento, são empresas que contam com serviços de atendimento, limpeza, controle de estoque, compra de materiais, entre outros que necessitam de uma boa gestão para que a qualidade seja garantida.

Dessa forma, uma administração eficiente da clínica traz diversas vantagens para um negócio nessa área de atuação, como:

Proporciona um melhor atendimento

A organização gerada por um bom gerenciamento da clínica tem impacto direto do atendimento ao paciente.

Com cronogramas de consultas bem estabelecidos e um processo de atendimento definido, os pacientes ficam mais satisfeitos, o que melhora a retenção e a imagem do negócio, além de proporcionar um ambiente de trabalho mais fluido para os profissionais envolvidos.

Melhora o posicionamento da empresa

Uma clínica bem gerenciada é sinônimo de qualidade e, consequentemente, uma das primeiras opções dos clientes na hora de procurar atendimento. Isso é gerado pelo bom atendimento, como citado acima, e também a partir de estratégias de marketing para clínicas.

Garante o equilíbrio financeiro

Uma boa gestão da clínica envolve a administração financeira da mesma. Os controles de fluxo de caixa são essenciais para que o negócio seja sustentável e os investimentos em novos equipamentos e treinamentos sejam feitos.

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9 dicas para gerenciar uma clínica médica

Se você precisa administrar uma clínica de maneira adequada, este então é o momento de conferir 9 dicas que trazem procedimentos básicos de gestão. Ao adotar tais práticas, será mais fácil aplicar no cotidiano do seu consultório médico as medidas necessárias para uma eficiente gestão. Vamos começar?

1. Determine métricas e técnicas de mensuração

A primeira dica para gerenciar uma clínica é importante porque permite para o gestor conhecer melhor os números que envolvem o negócio. Sendo assim, mensurar os resultados é essencial para coletar dados importantes que irão ajudar na hora de tomar decisões no dia a dia e realizar um planejamento estratégico para a empresa.

Além disso, as métricas podem ser utilizadas em diferentes segmentos do consultório, que vão desde o controle financeiro até na hora de elaborar estratégias de divulgação. Alguns dos aspectos da clínica que podem ser avaliados e mensurados são:

• Pacientes ausentes: caso o número de pacientes ausentes permaneça elevado, procure saber quais motivos levam a isso. As desistências comprometem os seus lucros, dificultando manter um fluxo de caixa positivo.
• Satisfação dos pacientes: falando em satisfação dos pacientes, você pode mensurar a satisfação deles por meio de questionários que possuem o intuito de avaliar a qualidade do atendimento por todos os funcionários de sua clínica. É pertinente também incluir no referido questionário tópicos sobre a estrutura física do consultório, recepção, conforto e higiene. Desse modo será possível detectar o que deve ser melhorado e merece mais atenção.

Para conferir outros aspectos a serem analisados, não deixe de conferir nosso artigo completo de métricas para clínicas médicas.

2. Cuide da gestão financeira

Um bom desempenho financeiro é o que dá sustentação a clínica. Isso porque sem um planejamento e controle do fluxo de caixa qualquer empreendimento está sujeito a ter problemas e até a fechar as portas.

Vários fatores devem ser levados em consideração como despesas do consultório, pagamentos de funcionários e a compra de equipamentos. Além disso, existem métricas financeiras que mensuram a saúde financeira do negócio e devem ser analisadas.

Por isso, nossa segunda dica para gerenciar uma clínica inclui o aprendizado sobre gestão financeira. No nosso artigo sobre gestão financeira para médicos, abordamos 7 dicas para manter a organização nesse setor, como a separação de despesas pessoais e profissionais e controle do fluxo de caixa. Então, não deixe de realizar essa leitura!

3. Controle a entrada e a saída de materiais

Da mesma forma que os recursos financeiros devem ser monitorados em uma clínica, o controle de entrada e saída de materiais é importante para manter a qualidade do atendimento.

Pois, quando falamos em um consultório, estamos lidando com produtos que devem ser devidamente higienizados e descartados. Assim, para gerenciar uma clínica com eficiência, o controle de estoque não pode ser ignorado, ele possibilita um planejamento de compras para reposição, além de ser uma métrica importante para um negócio na área da saúde.

4. Utilize softwares e ferramentas de gestão

Um software de gestão irá auxiliar a organizar as métricas estabelecidas. Sistemas de gestão ERP, por exemplo, são responsáveis por integrar diversas áreas de uma organização, como setores operacionais, administrativos e financeiros.

Os softwares podem ajudar na precificação referente a consultas e a identificar coberturas do plano de saúde.

Um sistema também pode atuar como um indicador de produtividade, averiguando se todas as atividades da clínica médica estão em dia. Com isso, você terá condições de mensurar a produtividade da equipe.

O Excel é uma outra ferramenta que pode ser uma aliada na hora de administrar uma clínica ou consultório médico. As planilhas podem ser criadas para monitorar todas as informações coletadas e ainda serem utilizadas para a apresentação de dashboards que facilitam a visualização do desempenho.

5. Invista em tecnologia

Além dos softwares de gestão, é importante também investir em tecnologias que visam modernizar a clínica.

Lembre-se que equipamentos de ultrassom e equipamentos de mamografia digital, por exemplo, não apenas atualizam o seu empreendimento, como viabilizam melhorias para os pacientes.

Por isso, o investimento em tecnologia para clínicas vai além do objetivo de melhorar só o gerenciamento do consultório, ele atua na melhoria da qualidade do atendimento, que consequentemente é refletido em benefícios para o paciente.

6. Treine sua equipe com frequência

A adoção de softwares e de tecnologias modernas é um processo que deve ser acompanhado pela equipe de colaboradores. Por isso é importante que o médico empreendedor realize constantemente treinamentos com o seu time de profissionais de saúde.

E, a nossa sexta dica para gerenciar uma clínica também envolve a qualificação dos profissionais que trabalham no atendimento, mantendo a equipe atualizada com o que há de mais moderno em tecnologias desse setor.

7. Organize a comunicação interna

A comunicação eficiente entre médicos, secretárias e demais colaboradores de uma clínica evita erros na hora de marcar consultas, otimizando o atendimento. Dessa forma, existem ferramentas, como o Slack, que atua como um comunicador interno, e pode ser utilizado para isso. O Whatsapp é outra ferramenta que pode ser utilizada para a confirmação de consultas com pacientes e auxiliar a gerenciar a clínica.

8. Tenha presença digital

Ter presença digital é fundamental para administrar uma clínica. Nesse caso, um site é uma ferramenta bastante útil, pois atualmente os pacientes procuram as clínicas pesquisando no Google.

É ao conhecer o site do consultório que os pacientes pesquisam o que a sua clínica pode oferecer a eles. Além disso, ter um site disponibilizando horários e opções para marcar consultas já deixou de ser um diferencial para ser essencial em clínicas médicas.

9. Utilize o Marketing para divulgar a sua clínica médica

Ainda que os conselhos da área tenham regras bem definidas sobre divulgação, é essencial destinar investimentos para marketing das clínicas e gerenciar o desenvolvimento das ações. Para isso, você pode adotar algumas estratégias como:

A produção de conteúdo em blogs

Os blogs são um excelente canal para disponibilizar conteúdo e atrair pacientes. Eles são versáteis e disponibilizam textos, gráficos e vídeos. O conteúdo do Blog pode abordar mitos e verdades sobre doenças, campanhas de vacinação e notícias mundiais sobre saúde.

Redes Sociais

Utilize as redes sociais para também divulgar conteúdo e se comunicar com os seus pacientes. É fundamental estar atento nas reações, dúvidas e sugestões que os pacientes podem deixar nas redes sociais.

Além disso, procure estar por dentro das melhores práticas de marketing médico existentes.

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