Você acha que consegue fazer um bom gerenciamento de tempo?

Sabe aquela impressão de que o tempo está passando muito rápido, de que o dia deveria ter 48 horas para você dar contas de todas as suas atividades?

Esse tipo de sensação cerca a maioria das pessoas, afinal vivemos em um mundo onde todos os resultados são “para ontem”.

Contudo, não ser capaz de realizar todas as atividades necessárias durante o tempo previsto pode acarretar em consequências negativas tanto no ambiente de trabalho quanto na vida pessoal.

Logo, é importante que você aprenda como gerenciar o seu tempo da melhor forma possível.

Gerenciamento de Tempo

Um bom gerenciamento de tempo diz respeito ao sucesso e produtividade de uma empresa, afinal nenhum cliente fica satisfeito com um produto que não é entregue dentro do prazo de entrega estabelecido.

Os projetos Lean Seis Sigma, por exemplo, possuem um tempo pré-estabelecido para a sua execução. Quando mais esta metodologia demora para ser implantada, mais dinheiro uma organização pode perder.

No entanto, não é só nesse tipo de projeto que a gestão do tempo é essencial. Saber controlar o tempo das tarefas do dia a dia também é importante na hora de fazer uma prova ou de se organizar para começar a praticar uma atividade física.

Além disso, uma bom gerenciamento de tempo permite inúmeros benefícios, como:

• Maior controle do trabalho e dos projetos a curto e longo prazo;
• Alcance de objetivos com segurança e objetividade;
• Sucesso e aumento no desempenho;
• Sensação de realização;

Então, se você quer aprender como o gerenciamento de tempo pode otimizar os seus resultados, continue lendo este texto!

1 - Faça um Cronograma Semanal

Como foi citado anteriormente, planejar o tempo de cada atividade é de extrema importância para o sucesso de um projeto, sendo assim, nada melhor do que utilizar os famosos cronogramas.

O cronograma é uma ferramenta de gestão a qual pode ser utilizada para organizar e estipular o tempo de cada tarefa.

É aconselhável que cada cronograma corresponda ao período de uma semana, visto que torna-se mais fácil controlar as atividades feitas e assegurar que cada etapa do projeto seja realizada no tempo correto. Contudo, não é sempre que um projeto sai conforme o planejado.

Desta forma, o uso desta ferramenta também permite que os responsáveis pela operação façam uma comparação entre o tempo previsto para cada tarefa e o tempo gasto, a fim de que as melhores providências possam ser feitas para entregar o projeto dentro do prazo.

Além disso, não se esqueça de utilizar a tecnologia a seu favor. Existem diversos aplicativos e softwares que podem auxiliar no gerenciamento do seu tempo e na organização das atividades do seu projeto, por exemplo:

• Excel;
• Outlook;
• Aplicativos como Runrun.it e Evernote.
• MS Project;

2 - Priorize as Suas Atividades

Você conhece oPrincípio de Pareto? De acordo com os conceitos que cercam esta ferramenta, 20% dos seus esforços são responsáveis por 80% dos seus resultados.

Logo, se você consegue priorizar as atividades mais importantes, a chance de você otimizar o tempo gasto com as suas tarefas e apresentar os melhores resultados é muito maior.

Para te auxiliar na priorização e gerenciamento de tempo das suas tarefas, você pode utilizar a matriz de Eisenhower, como mostrado na figura abaixo.

No quadrante 1, você deve listar todas as pendências que são classificadas como urgentes ou importantes, ou seja, tudo o que deve ser feito de imediato e com um tempo de dedicação suficiente para que possa ser concluído.

Já o quadrante 2 é destinado para todas as tarefas que são importantes mas não possuem caráter de urgência, logo é possível que a data e o tempo de execução sejam planejados de acordo com o grau de importância.

O quadrante 3 representa todas as atividades não importantes mas que são urgentes, ou seja, são tarefas que precisam ser feitas mas que não têm tanta relevância.

Para esse tipo de caso, a melhor opção é delegar essa tarefa para algum membro da equipe que possua tempo e habilidade para solucioná-la, pois diferente do quadro 1, não são atividades de grande responsabilidade.

E o último quadrante é designado para as atividades não importantes e sem urgência, aquelas em que, por enquanto, não é preciso despender tempo em sua execução.

À medida que as listas de tarefas forem executadas, é importante que o quadro de priorização seja refeito e as atividades reclassificadas de acordo com o grau de importância e urgência.

Afinal, é normal que surjam novas informações e que a classificação das tarefas acompanhe a demanda da empresa.

3 - Otimize o Tempo de sua Equipe

Na maioria das organizações, as reuniões são vistas como perda de tempo para muitos funcionários, uma vez que muitas são pouco produtivas, demoradas ou acontecem com uma periodicidade maior do que a necessária.

Contudo, esses encontros são imprescindíveis para a manutenção do que está sendo feito dentro de uma empresa e o alinhamento do que se pretende atingir.

Dessa forma, é necessário que todo gestor entenda qual é a melhor forma de conduzir uma reunião para que a mesma seja altamente produtiva e conte com a colaboração de todos os seus funcionários.

Continue lendo este artigo e veja as dicas mais importantes a respeito do gerenciamento de tempo na elaboração de uma reunião.

• Defina horários: O tempo de cada reunião é crucial para que a mesma seja produtiva. Logo, é essencial que toda a reunião comece no horário marcado e não seja prolongada por um tempo maior do que o necessário. O tempo ideal de uma reunião gira em torno de 30 minutos.
• Identifique as pessoas que são relevantes: Não são todas as reuniões que necessitam da participação de todos os colaboradores da empresa.
• Dependendo do assunto da reunião, o gestor deverá convocar apenas as pessoas que realmente possuem envolvimento com o assunto, pois a possibilidade de ocorrer distrações com um grupo maior de pessoas e de gerar conversas paralelas é mais alta.
• Tenha uma pauta: Toda reunião deve possuir um tema e objetivo claro.É importante que o gestor informe previamente para os participantes da reunião quais serão os assuntos abordados.
• Dessa forma, todos poderão se preparar para o assunto que será abordado, através da pesquisa sobre o assunto que está na pauta e, consequentemente,  levarão informações construtivas no dia da reunião.
• Concentre-se: Para um bom gerenciamento de tempo e uma reunião altamente produtiva, é fundamental que todos os envolvidos estejam focados na reunião.O momento da reunião deve ser proveitoso para a tomada de decisões importantes.
• Logo, é aconselhável que não haja conversas paralelas e que a equipe mantenha aparelhos de comunicação pessoais desligados.
• Tenha uma comunicação assertiva: Nada de enrolação no momento da reunião. O condutor desses encontros deverá ser claro e conciso no momento de expor suas ideias. Uma comunicação não assertiva, além de não ser uma boa estratégia, ainda faz com que você e os demais envolvidos percam tempo e produtividade.
• Gere ações quando forem necessárias: Quais atitudes podem ser tomadas mediante ao que foi discutido na reunião? É importante que todo o assunto discutido gere uma ação positiva para a empresa. Também deve ser definido quem será o responsável e o tempo limite para a conclusão desta ação.
• Faça o registro das reuniões: É comum que as pessoas não se recordem de tudo o que foi discutido nas reuniões, por isso é necessário que todas as informações discutidas sejam documentadas.
• Além disso, todos os membros devem estar cientes e concordar com o documento produzido, a fim de que não haja divergências e perdas de tempo no futuro.
• Faça um resumo dos pontos chave: Você já ouviu falar sobre as lições aprendidas? No qual os participantes de um projeto se juntam ao final de cada etapa para definir os pontos de melhoria e quais as decisões que devem ser mantidas?
• Em toda a reunião, independente do conteúdo ser ou não relacionado a execução de um projeto, é aconselhável que se faça um resumo de tudo que deve ser feito.
• Dessa maneira, os participantes saem cientes de todos os pontos que foram acertados na reunião. E, assim como foi mencionado no tópico anterior e de acordo com as lições aprendidas, esse resumos podem ser documentados.

4 - Saiba Delegar Funções

Gerenciamento de tempo também possui uma relação estreita com a delegação de funções. Logo, se você é o responsável por um projeto, não queira “abraçar o mundo com as mãos”.

Práticas como essa, além de fazer com que você gaste tempo com as atividades que não são de sua responsabilidade, também interferem diretamente na sua qualidade de vida.

Um bom gestor também precisa saber dividir as funções entre a equipe para que todos possam se empenhar na execução de um projeto e que o mesmo seja bem executado no menor prazo possível.

5 - Evite a Procrastinação 

Seu modo de pensar reflete em seus hábitos, por isso nunca deixe para depois aquilo que pode e deve ser resolvido.

Montar um cronograma de atividades não basta, é necessário segui-lo e para isso é necessário muita disciplina e consciência de que não se pode adiar as atividades sempre e depois dar aquele “jeitinho”.

A procrastinação tem sido um termo em alta, pois muitas pessoas têm tido dificuldades em manter o foco com a comunicação ágil trazida pela internet, redes sociais super ativas e informações em tempo real, por isso, conseguir se manter concentrado em suas atividades é uma grande vantagem competitiva de mercado.

Gerenciamento de Tempo: Comece Agora Mesmo!

Viu como tudo fica mais fácil quando todas as tarefas são planejadas? Então, vale a pena separar uma parte do seu dia para fazer um bom gerenciamento de tempo das suas atividades profissionais e pessoais.

Tenho certeza que ao começar a gerenciar o tempo das suas atividades, você terá uns minutos de descanso a mais no final do seu dia e também terá tempo para praticar uma boa leitura, por exemplo.

Agora que você sabe como o gerenciamento de tempo é importante para o sucesso de uma empresa, o que você acha de dar mais um passo rumo ao seu sucesso profissional?

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O maior desafio de hoje é fazer a gestão de negócios pessoais paralelamente a projetos profissionais.

No contexto atual, quem desenvolve métodos e controles que possibilitem conciliar interesses profissionais e viabilizar a execução de seus planos está sempre a muitos passos à frente da concorrência.

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