Entenda como funciona a relação entre Scrum e MS Project na aplicação do Seis Sigma!

Se eu te disser que o Scrum e o Project não disputam entre si, mas sim, se agregam e, ainda que, ambos tem muito a contribuir para o Seis Sigma, é natural que isso gere um estranhamento inicial. Afinal, como utilizar os dois gerenciadores de projetos? E como eles se relacionam com a principal metodologia de melhoria contínua?

No mundo atual, perante um mercado extremamente competitivo e disruptivo, é natural que as empresas utilizem uma, duas ou mais, metodologias de gestão e gerenciamento de projetos.

O problema é que, algumas metodologias, apesar de boas, podem em algum momento do processo, apresentar interesses conflitantes. Assim, o que deveria atuar agilizando e otimizando os processos, pode acabar atrapalhando.

Porém algumas outras, são complementares e, se usadas juntas, da maneira correta, podem casar seus objetivos e trazer resultados surpreendentes. Esse é o caso do Scrum com o Project e dos dois aplicados ao Seis Sigma.

Para entender como fazê-las trabalhar em união, em prol do crescimento do seu negócio, continue comigo nesse artigo!

Scrum vs MS Project vs Seis Sigma: qual o melhor?

Scrum: a Metodologia Ágil

O Scrum é um framework que faz uso de métodos ágeis e determinados eventos para gerir projetos e buscar a otimização nos processos da empresa, fazendo pequenas entregas iterativas em períodos curtos de tempo.

O framework estabelece uma rotina de eventos de maneira a evitar perda de tempo com reuniões não programadas e cada evento tem seu objetivo pré-definido.

Tudo gira em torno da Sprint, que consiste em um ciclo de atividades dentro de um período de tempo, com o objetivo de entregar alguma criação ou melhoria de um produto ou serviço.

Sendo assim, são feitas:

• A Reunião de Planejamento: é a reunião que planeja o Sprint Backlog, ou seja, as atividades que serão executadas por cada membro do Scrum Team no decorrer da Sprint
• A Reunião Diária: também chamada Daily Scrum, essa reunião de no máximo 15 minutos tem por objetivo acompanhar diariamente o andamento da Sprint. Nela cada membro relata o que foi feito no último dia, o que deverá ser feito no próximo e os impedimentos encontrados para a execução das tarefas.
• A Revisão da Sprint: reunião feita para a inspeção da melhoria aplicada e adaptação do Product Backlog, conforme houver necessidade.
• A Retrospectiva da Sprint: essa reunião é feita com o objetivo de inspeção do Time Scrum por ele próprio e elaboração de um plano de melhorias para a próxima Sprint.

MS Project: o software de gerenciamento de projetos

O MS Project é o poderoso software de gerenciamento de projetos da Microsoft que proporciona ao seu utilizador organização, foco e comando no acompanhamento de projetos de pequeno a grande porte.

O MS Project permite que se faça um planejamento inteligente com um agendamento dinâmico, baseado na duração do projeto, no esforço necessário e nos membros selecionados para a equipe. Tudo isso de forma prática e intuitiva.

Dominando esse software você se tornará capaz de criar com tranquilidade fluxos de trabalho automatizados, guiando e instruindo os membros da equipe e se mantendo informado quanto ao progresso do processo.

Dica de ouro!

Você entende qual é a importância da agilidade para a realização de uma gestão efetiva?

O segredo para otimização de projetos está em usar um método ágil! O framework Scrum, por exemplo, é um método usado para o gerenciamento de projetos, baseado no desenvolvimento de software, que beneficia a empresa e os clientes com agilidade e flexibilidade em sua elaboração.

Quer saber como funciona a metodologia Scrum e entender como sua flexibilidade para se adaptar a diferentes exigências se dá por meio de entregas rápidas e com foco total nas exigências dos clientes?

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Seis Sigma: a poderosa metodologia de gestão

O famoso Seis Sigma, criado na Motorola e utilizado posteriormente pela GE por iniciativa liderada por Jack Welch, é a mais famosa metodologia de melhoria sistemática dos processos de uma empresa e eliminação de desperdícios e defeitos.

Baseado no método DMAIC o Seis Sigma atua por meio de iterações, realizando melhorias sucessivas em um processo para se manter sempre em um estágio ótimo. O DMAIC é na verdade um acrônimo das seguintes etapas:

• Define (Definição): aqui utiliza-se ferramentas como o mapa de raciocínio e o VOC para determinar o que se espera do projeto
• Measure (Medição): aqui deve-se usar o diagrama Espinha de Peixe, Mapa de Processos, Matriz Causa e Efeito e outras, com o intuito de medir o estado atual do processo, seu andamento e verificar a base de dados
• Analyse (Análise): nesta etapa, analisa-se os dados medidos na etapa anterior para se obter conhecimento sobre o comportamento do projeto. Pode-se utilizar o FMEA e o Diagrama de Dispersão
• Improve (Melhoria): agora deve-se criar, priorizar, testar e executar melhorias e soluções para o problema. Usa-se o 5W2H, o Diagrama de Árvore e a Matriz de Priorização nesta etapa
• Control (Controle): essa etapa destina-se a monitorar a melhoria aplicada e faz controles que buscam garantir os resultados esperados. Aqui pode-se utilizar as Cartas de Controle ou o Poka Yoke.

O Seis Sigma é também uma métrica para o nível de qualidade de processos, indo de 1 a 6 Sigma, onde 1 Sigma representa uma produção com até 691.463 erros por milhão e 6 Sigma representa no máximo 3,4 erros por milhão.

Após entender as 3 ferramentas, espero que tenha percebido que cada uma guia as tarefas e processos de uma maneira e, cada uma apresenta um tipo de resultado. Seus interesses não são conflitantes e, sendo assim, é perfeitamente possível utilizar as três, para assim, obter todos os três resultados.

Como o Scrum e o MS Project se complementam?

O MS Project é uma ferramenta muito completa da Microsoft, e isso se deve ao fato de ele agrupar muitas das metodologias de gerenciamento de projetos dentro de seu software.

E como você já deve estar imaginando, o Scrum é uma dessas metodologias!

No Microsoft Ignite 2019, a empresa anunciou atualizações para o software, que trouxeram os novos recursos que permitem gerenciar os seus projetos por meio de metodologias ágeis.

A partir de então, ao clicar para criar um novo arquivo dentro do programa, aparece a opção denominada "Projeto Scrum" que disponibiliza os recursos e ferramentas necessários para monitorar, analisar e guiar um projeto Scrum.

Clicando na opção, abre-se um painel onde se pode criar novas Sprints e tarefas dentro de cada Sprint. É possível ainda, dentro de cada Sprint, criar colunas com o Backlog, as tarefas finalizadas, as tarefas em execução e os próximos passos.

Agora, como utilizar o Scrum e o MS Project, no famoso Seis Sigma?

Existem discussões acerca da comunhão entre as duas metodologias e o principal impedimento é sempre o mesmo: tem como aplicar uma metodologia como o Seis Sigma, que exige análises profundas de dados, de maneira ágil? E para a felicidade geral a resposta é: sim!

Agora vamos entender como é possível fazê-lo.

Para isso será necessária muita organização. As diretrizes do projeto em questão deverão estar claras, o planejamento estratégico deve ser feito visando alocar os recursos nos lugares devidos para a melhoria contínua do processo.

E para construir seu projeto sob esses conceitos o Seis Sigma faz uso dos eventos Kaizen.

Os eventos Kaizen são eventos curtos, justamente como as Sprints do Scrum, que demandam total dedicação de uma equipe em prol de uma tarefa, trazendo assim muito mais velocidade e energia para a resolução de um determinado problema. Isso proporciona para a profundidade do Seis Sigma, toda a agilidade do Scrum.

Todas as metodologias ao seu alcance!

Como você gerencia projetos? A tendência é a utilização cada vez maior de softwares que auxiliam no controle e planejamento de atividades em todos os âmbitos. E, dentro de nossas rotinas, executamos diversos projetos, sem mesmo nos dar conta.

Pensando nisso, a Voitto preparou o Fundamentos de MS Project para Gerenciamento de Projetos.

Com ele, você será capaz de identificar as áreas de Gerenciamento de Projetos, reconhecer os grupos de processos, avaliar e gerenciar riscos e, assim, gerenciar projetos de forma mais rápida, ágil e produtiva.

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