Entenda como o Timeboxing pode melhorar sua eficiência!

Já teve que iniciar uma atividade e não sabia nem como começá-la? Ou já demorou um tempo astronômico para realizar uma tarefa que, em tese, seria rápida? Então, temos uma boa notícia para você! O timeboxing pode ser a solução para seus problemas!

Quando o assunto é organização, é comum o uso de perfeccionismo ou to do lists como forma de visualizar o que precisa ser feito. No entanto, isso pode gerar muito estresse e procrastinação, por serem muitas coisas a serem feitas, deixando a pessoa sem saber por qual começar.

Nessa situação, o timeboxing ajudará proporcionando o exercício de reflexão sobre o que precisa e o que pode ser feito pelo tempo estipulado.Curioso para saber mais? Explicaremos, nos seguintes tópicos, tudo que você precisa saber sobre o assunto:

O que é timeboxing?
Tipos de duração de uma Timebox;
Como começar uma Timebox?
Como a agilidade e o timeboxing estão relacionados?
É possível aplicar o timeboxing no dia a dia?
O que a técnica Pomodoro tem a ver com tudo isso?

Preparado para revolucionar a sua forma de conduzir suas atividades? Segue a leitura!

O que é timeboxing?

Feito é melhor do que perfeito.

O timeboxing é uma técnica de gerenciamento de tempo amplamente usada em metodologias ágeis, que pode ser customizada para diversas finalidades, incluindo o uso pessoal.

Essa ferramenta prevê a predefinição de períodos de tempo fixos em que são realizadas atividades escolhidas, de acordo com as demandas e as necessidades de cada um. Em outras palavras, escolhe-se um determinado valor de minutos ou de horas para a execução de alguma tarefa.

Em uma pesquisa conduzida pela Harvard Business Review, dentre 100 ferramentas de produtividade, o timeboxing foi ranqueado como a mais útil.

Existem dois tipos de timeboxing: hard time e soft time. Esses tipos caracterizam o tipo da caixa de tempo de cada atividade.

Uma atividade hard time é aquela que, após o fim do bloco de tempo, a pessoa imediatamente interrompe a tarefa. Já a atividade, quando a caixa de tempo se esgota, o usuário direciona seus últimos esforços para a finalização da atividade.

A escolha do tipo de bloco de tempo a ser usada é variável conforme o contexto da atividade e do que funciona melhor para quem está utilizando a ferramenta.

Você deve estar se perguntando o que faz com que o timeboxing funcione? Bom, esse método se beneficia do funcionamento do nosso cérebro! Quando encontramos um prazo próximo, percebemos a utilidade da realização da tarefa, tendo um aumento de motivação.

Aposto que isso fez você lembrar de todas as tarefas que você deixou para fazer aos quarenta e cinco do segundo tempo de algum prazo, não é? Com o uso do timeboxing, você poderá evitar estresses desnecessários nessas situações.

É comum separarmos uma atividade e trabalhar nela, concentrados até que ela seja completada. Entretanto, esse processo pode envolver muita procrastinação e estresse, não sendo a maneira mais efetiva de executá-la.

O timeboxing pretende mudar esse paradigma, visto que, ao propor um tempo fixo para uma tarefa, somos convidados a dividir uma atividade grande em várias outras menores, que caibam no bloco de tempo. Com isso, um trabalho que antes era homérico, agora é perfeitamente executável.

Se você tem dificuldade com o multitasking, o timeboxing irá lhe ajudar, dado que ele propõe que uma tarefa seja realizada de cada vez, no seu tempo previamente destinado. Assim, você evitará distrações e perda de tempo quando for trocar entre atividades.

Mas se o problema for o perfeccionismo, essa ferramenta irá te desafiar a vencer esse problema! Com ela, você poderá focar no desenvolvimento da tarefa, podendo iniciá-la sem se preocupar com a perfeição, mas com a execução dentro do tempo indicado.

Tipos de duração de uma Timebox

Ao realizar uma tarefa, seja uma reunião ou um trabalho a ser terminado, precisa-se determinar o tempo na qual elas serão realizadas e para isso temos um método mais rígido e outro mais moldável.

Fixa

Neste, uma duração precisa e impostergável deve ser estabelecida, se seu objetivo é trabalhar em um projeto das 10h até 12h, este será o caso e deverá ser mantido mesmo se não houver concluído no horário pré-determinado.

Isso ajuda a manter controle do tempo gasto em uma atividade. Dentro de reuniões, pode mantê-las curtas, sem conversas supérfluas, e a passar por diversas atividades que requerem atenção sem se prender a um projeto com difícil ou longa conclusão.

Flexível

Caso seu intuito seja ter noção de quando gostaria de terminar alguma atividade e não exigir uma quebra caso não tenha concluído, o flexível é meio ideal, pois ele não impõe, mas sim, sugere um período de fechamento.

Em momentos onde se programa uma atividade nunca antes realizada, utilizar esse método pode ser útil, pois cria uma noção de quanto tempo se deve dedicar aquela tarefa em média.

Como começar uma Timebox?

Depois de decidir qual método melhor encaixa com seu estilo de determinação de tempo, vem a hora de se programar para realizar a atividade escolhida:

Entenda sua tarefa, ela é longa? rápida? Qual a média de tempo que devo gastar nela para prosseguir para a próxima?
Organize sua agenda para haver tempo em sua rotina;
Agrupe sua lista de objetivos para a atividade;
Tenha controle do seu tempo e coloque um temporizador e alarmes para lhe lembrar quanto tempo ainda resta;
Ao terminar sempre coloque um tempo de descanso para seguir para suas próximas obrigações.

Como a agilidade e o timeboxing estão relacionados?

No começo desse texto, mencionamos como o timeboxing é muito usado em metodologias ágeis. Você saberia dizer alguma delas? Enquanto você pensa, vamos tratar o porquê dessa ferramenta ser usada na agilidade.

Na metodologia tradicional, o desenvolvimento de projetos acontece fixando a funcionalidade de projeto, deixando o tempo e os recursos alocados como variáveis. Também chamada de cascata, ela prevê que as atividades são dependentes e realizadas de modo sequencial.

Diferentemente dessa ideia, muitos métodos ágeis trazem consigo a noção de que o tempo para o desempenho das etapas do projeto é fixo e, a partir disso, são elencadas tarefas para serem executadas. Em outras palavras, usa-se o timeboxing no processo de gerenciamento de projetos.

Conseguiu pensar em quais métodos ágeis fazem uso dessa ferramenta de gerenciamento de tempo? Para conferir as respostas, confere a seguinte lista:

Scrum;
RAD (Rapid Application Development);
Kanban;
DSDM (Dynamic Systems Development Method);
Extreme Programming.

Percebeu como a agilidade usa bastante da técnica para trazer entregas rápidas e de valor para os clientes? Agora, vamos ilustrar esse uso num método muito popular em equipes ágeis, no Scrum.

Dentro desse framework, o timeboxing é um dos componentes centrais do trabalho em Sprints. Além disso, existem outros ritos dentro do Scrum que se dão em tempos predefinidos como, por exemplo, a Daily, reuniões de 15 minutos.

A Sprint é um tempo de alguns dias, geralmente de 2 semanas, em que são escolhidas um número de tarefas que estão no Backlog para serem executadas pelo time de desenvolvimento. Igualzinho ao timeboxing, não é mesmo?

Dessa maneira, o desenrolar de projetos grandes e complicados é feito um pouco de cada vez, assegurando que seja feito num ritmo constante, passando por entregas frequentes. É simplesmente incrível e, de brinde, melhora a produtividade do time!

Achou incrível o uso do timeboxing em times ágeis? E se te contarmos que é possível usá-lo também na sua vida pessoal? Curioso? Então, continue a leitura!

É possível aplicar o timeboxing no dia a dia?

Quer saber se você pode usar essa técnica no dia a dia? A resposta para a pergunta é: sim! Para que você iniciar a aplicá-la na sua rotina, trouxemos 3 dicas para te ajudar nessa missão!

1. Faça uma lista de tarefas

Pense em todas as atividades que você precisa realizar, escreva-as em uma lista organizada para que você possa visualizar de forma efetiva. Uma dica para priorizar suas tarefas é aplicar o método GTD. Nele você descobre como colocar o planejamento em ação e tornar-se uma pessoa mais produtiva.

2. Estabeleça um período tempo para cada tarefa

Ao observar a lista de tarefas, defina um tempo para cada atividade ser executada. Se você ainda não sabe quanto tempo, inicie com algum valor que parece plausível e, após o fim do bloco de tempo, faça uma autoavaliação se o tempo foi suficiente ou não.

O timeboxing permite que você desenvolva autoconhecimento sobre o tempo que você leva executando projetos.

3. Use um timer para controlar a execução de cada atividade

Ter um recurso visual de contagem de tempo ajudará você a não se perder e não esquecer das caixas de tempo enquanto elas acontecem. Você pode encontrar muitos sites que te disponibilizam esse recurso.

Lembre-se de colocar seus aparelhos em modo não disturbe, assim você não será distraído durante seu momento de concentração!

Se ainda parece um pouco vago como definir o tempo de cada tarefa, confere o próximo tópico que vamos falar um pouco do método Pomodoro!

O que a técnica Pomodoro tem a ver com tudo isso?

A técnica Pomodoro foi criada pelo italiano Francesco Cirillo, que buscava ter um aumento na sua produtividade, fazendo uso de um timer de cozinha para organizar atividades. Ela consiste em dividir o tempo em períodos de 25 minutos de extremo foco, nos quais as atividades são realizadas.

Após a conclusão do primeiro bloco de tempo, faz-se um intervalo de 5 minutos e, a cada quatro blocos finalizados, faz-se um intervalo maior de meia hora.

A relação desse método como o timeboxing consiste na predefinição de um número exato de minutos para foco. Diferente do timeboxing, busca-se realizar mais de uma atividade nesse período de tempo. Interessante, não é?

Se aplicar o timeboxing inicialmente está muito fora da sua realidade, você pode começar pela técnica Pomodoro para conhecer um pouco melhor o seu modo de trabalho e, depois disso, customizar o timeboxing do melhor jeito para você.

Nesse artigo, trouxemos uma ferramenta amplamente utilizada no mercado de trabalho que melhora a produtividade. Como você pode perceber, ela traz consigo não só autoconhecimento, mas também melhor seu desempenho.

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