Conheça os principais fatores do Work In Progress (WIP) para otimizar fluxos de trabalho!

Work in Progress (WIP), em tradução literal, significa trabalho em progresso. Em relação à cadeia de suprimentos, o termo se refere aos bens que se encontram em estado parcialmente completo.

Um dos grandes problemas, que remete desde quem está iniciando o seu negócio até as maiores empresas, é o controle ineficiente do work in progress (WIP).

Assim, para atingir a excelência operacional é necessário, dentre outras coisas, limitar o Work In Progress de modo a alinhar toda a empresa para, dessa forma, ser possível  atingir seus objetivos de desempenho.

Por isso, ao controlar o WIP, é possível garantir uma melhorotimização de processos, assegurando que, com os mesmos recursos disponíveis, seja possível atingir maiores lucros.

Então, se você quer entender definitivamente o que é o work in progress (WIP) e como controlá-lo, acompanhe os tópicos abaixo até o final:

●     O que é Work In Progress (WIP)?

●     Qual a importância de controlar o Work In Progress (WIP)?

●     Como controlar o Work In Progress?

●     Fatores que podem dificultar a limitação do Work In Progress;

Vamos lá?

O que é Work In Progress (WIP)?

Work In Progress é aquilo que ainda não pode ser vendido. Por isso, limitar o WIP significa definir um limite para a quantidade de produtos que ainda estão em processo de desenvolvimento.

Muitas empresas iniciantes acabam achando que uma grande quantidade de produtos em desenvolvimento é um fator positivo.

Porém, todo produto que ainda não foi vendido representa um custo para a empresa, e isso deve ser levado em conta ao manter um produto não vendido por muito tempo.

Desse modo, o entendimento do WIP permite uma aplicação mais eficiente das metodologias ágeis. Afinal, ao se definir os limites de trabalho em progresso, é possível de se obter uma equipe de alta performance com melhores resultados.

Para isso, diversas técnicas podem contribuir com o resultado, como o bastante utilizado Kanban, ou por meio de estratégias de Supply ChainManagement.

O Kanban é um termo de origem japonesa que significa "quadro de sinais".

Assim, a sua prática consiste em um método de programação da produção, baseado em um dispositivo de sinalização, que autoriza e instrui a produção ou a retirada de itens em um sistema puxado.

Aplicando-se bem o método Kanban, é possível limitar o trabalho em cada uma das etapas na cadeia produtiva. E, fazendo isso, o controle eficiente do Work In Progress se torna natural.

Afinal, visualizando-se e entendendo o ciclo de trabalho, é mais fácil descobrir se há produtos demais em progresso e se, diminuindo essa quantidade, seria possível maximizar os lucros.

Qual a importância de controlar o Work In Progress (WIP)?

Ao se limitar o trabalho em progresso, é possível minimizar o desperdício (de tempo e financeiro) tornando o fluxo de trabalho do dia a dia da sua empresa mais otimizado.

Além disso, o controle eficiente do work in progress contribui com o aumento da entrega de valor do seu produto, reduzindo o desperdício e o tempo para se concluir as atividades do seu negócio.

Estabelecer um número ideal para o trabalho em andamento aumenta a produtividade e motivação da sua equipe, que irão mais frequentemente compartilhar da sensação de dever cumprido.

Então, a próxima pergunta natural é como definir o número ideal da quantidade de tarefas que devem estar em processo de desenvolvimento simultaneamente?

Sobre isso, não há na verdade um número fixo ideal ou uma fórmula para calculá-lo. Afinal, essa quantidade depende de diversos fatores, individuais para cada empresa, e que podem inclusive variar com o tempo.

Assim, deve-se considerar fatores como:

●     Complexidade do trabalho a ser realizado;

●     Quantidade de tarefas normalmente realizadas cada pessoa;

●     O objetivo final e prazo do projeto;

●     O disponibilidade de recursos no geral.

Por isso, o controle do work in progress é um processo de melhoria contínua, que depende da aliança com estratégias como o método DMAIC e a filosofia Kaizen.

Ao se unir o Kaizen ao DMAIC, por exemplo, se estabelece um método objetivo e eficaz de melhoria contínua. E é justamente nesse ambiente que o controle do WIP é alcançado de maneira otimizada.

Como controlar o Work In Progress?

O controle do Work In Progress pode ser atingido utilizando-se de técnicas de controle eficiente da produção, e por meio da utilização do mínimo de produtos possíveis.

Nesse sentido, a filosofia de gestão Lean atua justamente de forma a trazer excelência operacional aos processos, minimizando ao máximo os desperdícios.

As Ferramentas Lean tratam de uma metodologia de gestão alinhada diretamente com tudo o que foi dito neste artigo.

Nelas, o foco se encontra justamente na melhoria contínua (representada pelo método DMAIC e pela filosofia Kaizen) e a minimização dos desperdícios no processo de produção.

Dessa forma, estratégias para controle de gastos na manufatura, como o Lean Manufacturing, ajudam a encontrar e reduzir os desperdícios da empresa, e entre eles, o trabalho em progresso descontrolado é uma das principais fontes.

Estabelecendo-se os sete princípios da filosofia de gestão lean para controle do work in progress, adquire-se vantagens competitivas diversas, como melhora do desempenho nas atividades gerais da empresa.

Sobre o controle eficiente da produção, diversas estratégias também são possíveis, como o já citado Supply Chain Management, e a escolha adequada dosistema de produção utilizado.

Um dos sistemas mais utilizados no mundo todo é o sistema de produção contínua. Nele, como o nome sugere, a linha de produção não para (funcionando 24 horas por dia).

Apesar de amplamente utilizado, esse sistema só funciona bem se estiver aliado a um rigoroso planejamento. Dentre os fatores a se considerar, um dos mais importantes é o limite do work in progress.

Afinal, com uma grande quantidade de produtos, é preciso garantir que nenhuma fase produtiva fique travada, causando prejuízo em toda a linha.

Assim, para garantir a fluidez de todo o processo, técnicas como a gestão ágil de projetos e o programa 5S funcionam para ajudar a estabelecer o processo de forma objetiva.

Fatores que podem dificultar a limitação do Work In Progress

Conheça agora alguns fatores que podem dificultar a limitação do Work In Progress na sua empresa.

Parar tarefas que estão em produção para inserir tarefas urgentes

Sabemos que algumas vezes é preciso parar uma demanda que estamos quase terminando para dar atenção a uma mais urgente que acabou aparecendo. O problema é quando essa situação acaba acontecendo repetitivamente.

Essa situação pode gerar sensação de improdutividade para seu time, uma vez que podem não conseguir concluir as demandas que haviam sido previamente designadas a eles e isso acaba se tornando prejudicial para o ambiente de trabalho, gerando desmotivação e acúmulo de tarefas.

Tarefas bloqueadas

O bloqueio das tarefas pode acontecer por diversos motivos, como a necessidade de aprovação de alguma pessoa. E isso pode fazer com que alguns membros da equipe fiquem ociosos caso não tenham mais tarefas na sprint atual de trabalho.

Uma maneira de contornar essa situação seria adiantar tarefas que estão previstas para serem feitas em outro momento, mas isso causa um outro problema já que tarefas bloqueadas também são work in progress. Então, apesar de estarem bloqueadas, elas geram um engarrafamento nas tarefas que estão sendo executadas.

Priorizar as tarefas de novos contratos

De forma semelhante ao tópico “Parar tarefas que estão em produção para inserir tarefas urgentes”, temos a priorização de tarefas para novos contratos, que pode acontecer para priorizar clientes novos ou o lançamento de novas funcionalidades, entre outros motivos que podem ocorrer.

O problema que isso pode gerar é acúmulo de tarefas, então é necessário haver sempre a manutenção das prioridades, definindo a ordem do que tem que ser feito.

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