A Tríade do Tempo - Christian Barbosa

Vinte e quatro horas não têm sido suficientes para dar conta de todos os afazeres diários e ainda buscar a concretização de seus sonhos? Aprenda neste resumo do livro “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa, as diretrizes que irão te dar autoridade sobre o seu tempo.

Quanto do seu tempo é investido nas coisas que realmente importam para você? E quanto tempo é gasto em ações absolutamente desnecessárias?

Você vai se surpreender com um método que é muito mais que apenas um conjunto de dicas para tornar-se mais produtivo e se dedicar ao que é realmente importante para sua vida.

Vem com a gente!

O livro “A Tríade do Tempo”

“A Tríade do Tempo” (2004), de Christian Barbosa, é um livro que apresenta um método de planejamento pessoal baseado na produtividade e alta performance com a função de te ajudar a melhorar sua qualidade de vida.

Tríade do tempo é um conceito desenvolvido a partir de uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo. O resultado da aplicação desse método é uma vida pessoal mais organizada e equilibrada.

Quem é Christian Barbosa?

Christian Barbosa é considerado o maior especialista no Brasil em gestão do tempo e produtividade pessoal. Descobriu cedo o estresse da vida profissional, o que o levou a criar esta obra para desenvolver milhares de pessoas a terem suas ações colocadas em prática.

É fundador da Triad Productivity Solutions, empresa que desenvolve cursos e softwares e oferece consultoria e palestras sobre produtividade e colaboração.

Como autor, além de “A Tríade do Tempo”, tem outros cinco livros publicados sobre o mesmo tema, como “Mais Tempo Mais Dinheiro”, “Equilíbrio e Resultado” e “Por Que as Pessoas Não Fazem o que Deveriam Fazer”.

Por que ler “A Tríade do Tempo”?

Especialmente para líderes e gestores, de pequenas a grandes empresas, visto que Christian Barbosa fornece várias passagens e exemplos do mundo corporativo.

Além disso, a leitura é altamente recomendada a quem esteja em busca de uma vida pessoal e profissional mais organizada e efetiva, e quem gostaria de que a “A Tríade do Tempo” teste suas prioridades definidas e as que realmente recebem atenção.

Quais são os pontos principais de “A Tríade do Tempo”?

• As técnicas tradicionais de gerenciamento do tempo estão ultrapassadas;
• O método da tríade do tempo representa uma ruptura em relação às técnicas tradicionais;
• Toda atividade humana pode ser classificada em uma das seguintes esferas: atividades importantes, atividades urgentes e atividades circunstanciais;
• O método da tríade do tempo se compõe de cinco fases cíclicas:

1. A fase de definição da identidade;
2. A de estabelecimento de metas;
3. A de planejamento;
4. A de organização;
5. A de execução.

Este resumo do livro “A Tríade do Tempo” explora a conceituação e os aspectos práticos acerca do método da tríade do tempo para a administração pessoal do tempo. Acompanhe!

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Como mudar e ter sucesso?

Na visão de Christian Barbosa, qualquer mudança efetiva só é possível a partir da conjunção de três poderes (a tríade da mudança):

1. O poder dos sonhos, que é a capacidade de conceber algo que esteja além da realidade presente, transformando-o em um objetivo a ser conquistado;
2. O poder da escolha, que confere a autonomia necessária para que se busque um sonho;
3. O poder da ação, que consiste em reunir forças e colocar em marcha aquilo que o poder dos sonhos concebeu e o poder da escolha racionalizou.

Como modernizar a administração do tempo?

Em plena era pós-industrial, as tradicionais técnicas de gerenciamento do tempo continuam presas ao passado, apresentando pontos anacrônicos, como:

• A visão parcial da complexidade do ser humano: foco em um único aspecto da vida de uma pessoa, como o profissional;
• A ineficiência na administração do conhecimento: não saber lidar com o volume crescente de informação;
• A gestão individual do tempo: incompatível com um mundo cada vez mais colaborativo;
• Métodos voltados para o mundo offline: os métodos tradicionais deixam de aproveitar recursos básicos para o alcance de elevados níveis de produtividade;
• Métodos não preparados para a mobilidade: a mobilidade é outro recurso para alta produtividade ignorado pelas técnicas tradicionais.

Qual é a Tríade do Tempo?

O conceito de tríade do tempo estabelece a divisão das atividades em três esferas:

1. Atividades importantes: são aquelas que merecem atenção por terem grande valor, devendo ser executadas sem atropelos, no tempo certo;
2. Atividades urgentes: são aquelas que precisam ser realizadas de forma imediata;
3. Atividades circunstanciais: são, em essência, desnecessárias. Entretanto, elas existem, então não podem ser ignoradas.

Na tríade do tempo as esferas não se misturam.

Ao identificarmos nossas atividades cotidianas conforme a visão da tríade do tempo, o ideal é que o nosso tempo seja tomado principalmente por atividades importantes, seguidas das urgentes e das circunstâncias, numa proporção de 70%, 20% e 10%, respectivamente.

Como administrar o tempo?

Este é um capítulo destinado a apresentar algumas definições, como os seguintes conceitos usados ao longo do livro “A Tríade do Tempo”:

• Descarregar: refere-se ao uso de ferramentas auxiliares para registrar informações, de forma a não sobrecarregar a mente;
• Planejar: o autor reitera aqui o quão importante é fazer planos e evitar o instinto de “fazer sem pensar”;
• Antecipar: é uma forma de combater a procrastinação e evitar que uma atividade importante se torne uma atividade urgente;
• Priorizar: a priorização de atividades é essencial para o bom direcionamento dos esforços;
• Equilibrar: refere-se a evitar que o tempo disponível seja todo ocupado por uma sucessão de atividades mecanicamente estabelecidas.

Qual é a metodologia da tríade?

O método da tríade é constituído por um ciclo de cinco fases. São elas:

1. Identidade: período de reflexão e de exploração do autoconhecimento;
2. Metas: identificação e seleção de metas a serem alcançadas;
3. Planejamento: detalhamento de como as metas serão alcançadas;
4. Organização: uma fase de “arrumação da casa”, literalmente;
5. Execução: é a fase da ação propriamente dita.

A fase da identidade

Os diferentes papéis que assumimos

Na busca pela nossa identidade, devemos ter clareza quanto aos diferentes papéis que assumimos no dia a dia (filho, pai, cônjuge, chefe etc.).

Cada papel ocupa seu lugar em nossa existência e tem limites para atuação, de forma que um papel não contamine outros.

Cada papel que desempenhamos pode merecer ciclos completos de aplicação da metodologia da tríade.

O equilíbrio pessoal

Aqui, nos referimos a quatro dimensões da existência humana, que são:

1. O corpo físico: é o nosso “hardware”;
2. O corpo mental: corresponde ao “software”, nessa analogia;
3. O corpo emocional: manifesta-se nos relacionamentos com as pessoas;
4. O corpo espiritual: diz respeito ao nosso “eu” interior.

O equilíbrio pessoal está no balanceamento de cada um dos quatro corpos.

A fase das metas

Para definir metas, podemos adotar o modelo SMART, desenvolvido por Peter Drucker. Assim, respondendo às seguintes perguntas, as metas devem ser:

• Specific - Específica: pergunte-se “o quê?”;
• Measurable - Mensurável: pergunte-se “quanto?”;
• Achievable - Alcançável: pergunte-se “como?”;
• Realistic - Relevante: pergunte-se “por quê?”;
• Time-bound - Temporal: pergunte-se “quando?”.

A fase do planejamento

O planejamento dá um ordenamento às metas definidas. A primeira regra a ser seguida define que:

• Até 8 metas devem ser alcançadas em um ano;
• Dessas, até 4 devem constar no planejamento do mês;
• Dessas, até 2 devem fazer parte do planejamento da semana.

Essa regra, conhecida como “8-4-2”, visa preservar o foco nas metas escolhidas.

Um planejamento anual deve incluir os seguintes passos:

• A revisão da identidade: ao menos uma vez por ano, deve-se revisitar a primeira fase do método da tríade, “Identidade”, para eventuais necessidades de atualizações;
• A definição de metas: trata-se de selecionar as metas para o ano;
• A criação de janelas temporais: muitas vezes, uma atividade exige dedicação exclusiva. A janela temporal refere-se ao período necessário para sua execução;
• A reorganização pessoal: refere-se à repetição periódica da quarta fase do método, “Organização”, detalhada mais adiante.

Por sua vez, o planejamento mensal deve contemplar os seguintes passos:

• A revisão do mês anterior: o objetivo é fazer um controle do andamento das ações, sobretudo em relação às metas mais importantes;
• A revisão das metas: trata-se de selecionar, entre as metas anuais, aquelas que serão executadas no mês.

Já o planejamento semanal contempla os seguintes passos:

• Descarregar as ações ligadas à identidade: refere-se ao ato de distribuir ao longo da semana a execução das ações referentes à identidade (papéis, equilíbrio, missão);
• Selecionar as ações ligadas às metas: definir, para as metas selecionadas, as datas na semana para a sua execução;
• Revisar projetos e antecipar eventos: feita a alocação das atividades mais importantes (identidade e metas), deve-se agora alocar as atividades e compromissos rotineiros e verificar a possibilidade de antecipar atividades;
• Realizar uma organização pessoal: refere-se a uma repetição mais localizada da quarta fase do método.

A fase da organização

Essa fase tem o objetivo de evitar que a bagunça atrapalhe o andamento da metodologia da tríade. A organização se dá em três níveis:

No nível físico

Inclui atividades como:

• Arrumar a “papelada”;
• Organizar as anotações da agenda de papel;
• Arrumar a mesa de trabalho.

No nível lógico

Os documentos digitais devem ser organizados, o que inclui:

• Ordenar pastas e diretórios nos computadores;
• Ordenar os e-mails enviados e recebidos;
• Adotar padrões para nomes de arquivos;
• Verificar as rotinas de backup.

No nível do conhecimento

Com a transformação da informação em ativo estratégico para as empresas, é importante estabelecer mecanismos para fácil registro e recuperação de todo o conhecimento gerado, capturado e compartilhado pelos colaboradores.

A fase da execução

Partindo do planejamento semanal, deve ser feita uma priorização diária das ações, que consiste em:

• Revisar as pendências;
• Calcular a duração das tarefas;
• Priorizar segundo critérios específicos.

Eventos inesperados

No dia a dia, sempre há o risco de eventos inesperados comprometerem o andamento das atividades planejadas. Assim, deve haver um fluxograma de ação para tratá-los, minimizando os impactos sobre outras atividades.

Esse fluxograma de ação deve prever a possibilidade de:

• Identificar quando o evento não exige qualquer ação;
• Permitir que a execução seja negada;
• Permitir que a ação seja delegada a outra pessoa;
• Permitir que a ação seja executada imediatamente;
• Permitir que uma prioridade seja atribuída, entrando “na fila” para execução.

Como aplicar a metodologia para equipes?

Implantar a metodologia da tríade para equipes requer foco no elemento colaboração, que resulta de uma trindade interligando metodologia, pessoas e tecnologia.

Algumas medidas são úteis para assegurar a aplicação da metodologia para equipes, como:

• Contar com líderes focados em fomentar a colaboração;
• Aplicar a metodologia em toda a equipe, de forma similar à aplicação individual;
• Contar com um suporte de tecnologia para integrar o grupo;
• Definir indicadores para que a equipe visualize o resultado de seus esforços.

A quarta trindade

Ao longo do livro, o autor referiu-se a três trindades:

1. A trindade da mudança (poder dos sonhos, da escolha e da ação);
2. A trindade do tempo (tarefas importantes, urgentes e circunstanciais);
3. A trindade da metodologia (sucesso, direção e totalidade do ser humano).

Christian Barbosa propõe uma quarta trindade: a do comprometimento do leitor consigo mesmo. Essa tríade é composta pelas seguintes ações:

• Praticar;
• Adaptar;
• Compartilhar.

Livros sobre gestão de tempo

A obra “Faça Tempo”, de Jake Knapp e John Zeratsky oferece diversas táticas para que você consiga aproveitar melhor o seu tempo. Para isso, você deve seguir os 4 passos: Destaque, Foco, Energia e Reflexão.

Já o livro “A Arte de Fazer Acontecer”, de David Allen, ensina como gerenciar seu tempo de modo a aumentar a produtividade e reduzir o estresse.

Por fim, o livro “Assumindo o Controle do Seu Tempo” é dividido em 4 partes, compostas por 15 artigos. Todos eles são de diferentes autores, e trazem as mais variadas visões e estratégias sobre o controle do seu tempo.

Como posso aplicar o conteúdo de “A Tríade do Tempo”?

De imediato, podemos dizer que o conteúdo da obra é 100% aplicável ao seu cotidiano.

Comece hoje mesmo, busque observar suas pequenas vitórias diárias, aplique os ensinamentos, estude e teste A Tríade do Tempo conforme suas próprias singularidades!

Mas um ótimo exercício prático, introdutório ao método, que você pode aplicar é o de passar a identificar, entre todas as atividades do seu dia a dia, quais são importantes, quais são urgentes e quais são circunstanciais.

Esse simples exercício pode ajudá-lo a entender de que forma seu tempo tem sido aproveitado. Decisões importantíssimas para a sua vida podem ser tomadas a partir dessa informação.

Já para uma adesão completa ao método, siga exatamente os passos sugeridos no livro, citados aqui, fase por fase.

O ideal, segundo o autor, é você separar uma semana para aplicar as fases de Identidade e Metas, depois uma semana para a fase de Planejamento, e mais uma semana para a Organização, para, enfim, você aplicar a Execução de suas tarefas.

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