O Mantra da Produtividade - Dionatan Moura

Você tem a sensação de que o tempo está passando muito depressa? E, por isso, não consegue concluir todas as tarefas, no trabalho ou em casa, em tempo hábil?

Com a revolução digital no século XXI, passamos a receber um volume imenso de informações diariamente, o que pode ser muito útil, mas também muito difícil de lidar e assimilar, além de passar a sensação de que não temos tempo para tudo.

Nesse cenário, fica evidente a importância da produtividade e a capacidade de fazer mais coisas, em menos tempo e com mais qualidade. Para isso, o autor Dionatan Moura apresenta diversas técnicas de concentração, foco e organização.

Neste resumo, vamos mostrar as principais dicas e entender como podem ser aplicadas de acordo com cada necessidade. Leia até o final para saber mais!

Sobre o livro “O Mantra da Produtividade”

Lançado em 2016, o livro conta com prefácios escritos por Daniel Wildt e Guilherme Lacerda, co-autores do livro “eXtreme Programming: Práticas para o dia a dia no desenvolvimento ágil de software”.

Ao longo de suas 203 páginas, o livro apresenta técnicas para gestão do tempo, de tarefas, de energia e de hábitos. Tudo isso através de uma escrita leve e indo direto ao ponto.

A obra foi publicada pela editora Casa do Código, que é especialista em produção de livros sobre tecnologia, programação e gestão.

Sobre o autor Dionatan Moura

Mestre em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Dionatan atuou em empresas como desenvolvedor de software e coach ágil, auxiliando equipes na utilização de metodologias ágeis.

Possui certificações na área de TI, gestão da tecnologia e gerenciamento de projetos. Além disso, foi co-autor do livro “eXtreme Programming: Práticas para o dia a dia no desenvolvimento ágil de software”, publicado em 2015.

Esse livro é indicado para quem?

As técnicas expostas no livro são ideais para pessoas que se sentem sobrecarregadas e não conseguem dar conta de tudo que precisam fazer.

Em um mundo cada vez mais acelerado, profissionais altamente produtivos são essenciais. O conteúdo da obra pode ajudar pessoas que desejam se tornar esse tipo de profissional.

Ideias principais do livro “O Mantra da Produtividade”

• O Mantra da Produtividade se trata da administração do tempo, tarefas, energia e hábitos;
• A produtividade não é uma característica inata, mas sim um caminho a ser buscado e desenvolvido ao longo do tempo;
• Distrações, interferências, falta de organização, cansaço, desmotivação, ser multitarefas e ausência de metas atrapalham a produtividade;
• A eficácia se refere a “fazer as coisas certas”, enquanto que a eficiência está relacionada a “fazer as coisas da maneira certa”;
• A chave da produtividade é a canalização da capacidade e energia em uma única atividade;
• A melhor maneira de ser produtivo é buscar seu próprio tipo de produtividade, adequado para as suas necessidades.

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O que é produtividade?

Inicialmente, o autor define o conceito de produtividade. De maneira geral, é algo que permite a realização das tarefas certas, de uma forma exata e produtiva, sendo eficaz e eficiente.

No entanto, diversos fatores podem influenciar e atrapalhar o rendimento. Moura elenca os principais elementos. Por exemplo, explica que qualquer tipo de distração pode servir como uma desculpa para a procrastinação.

Uma das principais distrações é a internet. 

Ele cita que, em média, o internauta brasileiro passa 2023 minutos (quase 34 horas) por semana conectado, sendo apenas 24% desse tempo dedicado a estudo e aprendizagem.

A desorganização também pode atrapalhar a produtividade, pois não permite a visualização do que é mais importante e o que deve ser feito, fazendo com que a energia seja gasta de forma improdutiva.

Na sequência, o escritor ressalta a importância de definir um propósito, pois facilita a criação e execução das metas. Além disso, gera motivação, o que inspira as pessoas a serem mais produtivas.

Por fim, ele explica que realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo prejudica a produtividade em tarefas que demandam raciocínio, pois não podemos focar em mais de uma coisa no mesmo exato momento.

Além disso, ser multitarefas também não otimiza o tempo, pois existe o “tempo de setup” entre uma ação e outra, que consiste na interrupção e preparação para trabalhar em uma tarefa diferente.

Como exemplo, o autor propõe um pequeno teste:

• Passo 1: em 30 segundos, escreva a sequência de letras entre C e J. Se chegar ao J, repita a sequência continuamente até o fim do tempo.
• Passo 2: repita o passo 1 para as sequências de dígitos de 5 a 13 e de algarismos romanos de VIII a XV.
• Passo 3: em 1 minuto e 30 segundos, escreva um item por vez de cada sequência repetindo continuamente. Exemplo: C, 5, VIII; D, 6, IX; E, 7, X e assim sucessivamente.
• Passo 4: compare a quantidade de itens escritos nos passos 2 e 3. Qual estratégia foi melhor para a produtividade?

Pensando em todos esses fatores, Dionatan Moura desenvolveu o Mantra da Produtividade, que é um framework com técnicas e métodos para gerenciamento do tempo, tarefas, energia e hábitos.

Ele destaca que o modelo está em constante evolução e é amplamente flexível, feito para se adequar às peculiaridades de cada indivíduo, pois cada pessoa pode utilizar as técnicas preferidas e que funcionam mais para a sua realidade.

Gestão de tempo

O tempo é igual para todos nós: 24 horas por dia. Então como tantas pessoas podem se queixar de falta de tempo? De acordo com o autor, o que falta é gerenciamento, otimização e priorização.

Como técnica de gestão de tempo, Dionatan cita o método Pomodoro, que consiste em dividir o tempo em períodos de 25 minutos altamente focados (pomodoros), com pausas curtas de cinco minutos ao fim de cada um. A cada quatro pomodoros, realiza-se um intervalo mais longo de até 30 minutos.

Para a aplicação da técnica, o autor dá algumas dicas:

• Antes de começar, busque eliminar qualquer coisa que possa interferir no seu foco: ative o modo “não perturbe” no celular, fechar aplicativos de e-mail e conversa no computador, etc);
• Coloque um alarme para marcar o tempo do pomodoro;
• Se lembrar de algo que precise fazer, mas que não tenha relação com o pomodoro atual, anote rapidamente e continue na tarefa;
• Aproveite os intervalos para se alimentar, buscar água, se alongar e fazer uma caminhada;
• Para começar, escolha uma tarefa fácil e faça apenas um pomodoro. Isso vai gerar a sensação de dever cumprido e aumentar sua motivação;
• Documente cada pomodoro e a tarefa que foi realizada. 

Gestão de tarefas

No próximo passo para a produtividade, o autor explica que o gerenciamento de tarefas é importante para definir o que fazer durante o tempo produtivo adquirido através da gestão correta do tempo.

Para isso, ele ensina a criação de uma lista de tarefas priorizadas chamada de backlog. Essas tarefas podem ser descritas a partir de um objetivo principal, sendo cada uma necessária para conseguir completar a meta que foi estabelecida.

Dionatan conta que o backlog pode ser construído de três maneiras diferentes:

Na abordagem top-down, ou de cima para baixo, as tarefas grandes são priorizadas, sendo realizadas antes das ações menores. É útil quando as metas grandes já estão bem definidas.

Por outro lado, a abordagem bottom-up, ou de baixo para cima, é justamente o contrário. Inicia-se pelas tarefas menores que já estão definidas previamente.

Existe também a abordagem híbrida, que mistura os dois métodos de maneira dinâmica, de acordo com a priorização identificada nas metas já estabelecidas anteriormente.

Para aplicar essa técnica, o autor fornece as seguintes sugestões:

• Centralize todas as tarefas em um único local (uma agenda, uma planilha eletrônica, um aplicativo);
• Detalhe as tarefas mais prioritárias;
• Utilize verbos na descrição das tarefas, isso ajuda na compreensão e na divisão;
• Verifique se tem todas as informações necessárias (o que é? Para quem? Para quando? Por quê? Como? Quanto?)
• Faça uma categorização (por cor, por exemplo), indicando com qual meta aquela tarefa está relacionada.

O escritor ensina que a priorização deve ser feita com base na avaliação de duas características da tarefa: a importância (qual o retorno essa tarefa vai trazer?) e a urgência (se não for feita imediatamente, vai comprometer a meta?).

Ele apresenta uma fórmula que criou para simplificar a ordenação de tarefas:

PRIORIDADE = (IMPORTÂNCIA + URGÊNCIA) / 2

As taxas de importância e urgência são dadas em porcentagem. Por exemplo:

Dessa forma, fica mais fácil de ordenar as tarefas no backlog por ordem de prioridade.

Por fim, o autor também indica começar o dia com a tarefa que vai gerar o maior impacto, a chamada MIT, do inglês Most Important Task.

Gestão de energia

A energia é o que faz com que consigamos produzir muito bem a tarefa priorizada durante o período de tempo estabelecido. O autor explica que a energia física, mental e emocional servem como base para a produtividade.

Dessa forma, para manter a energia física é fundamental se alimentar bem, ter bons hábitos de sono e manter uma rotina de exercícios físicos.

A energia mental atua em relação à cognição, influenciando o raciocínio e a memória, que são essenciais para a realização de tarefas complexas.

Por fim, a energia emocional tem a ver com a motivação e o propósito, ajudando na concentração e no foco.

Como técnicas de aprimoramento da energia, Moura cita:

• Trabalho em equipe ou em pares, para dividir a carga de trabalho;
• Meditação como forma de relaxar e esvaziar a mente;
• Escutar músicas que ajudam na concentração, como música clássica;
• Sessões de alongamento durante o trabalho;
• Utilização de ambientes de produtividade;
• Alimentação saudável, hidratação e exercícios físicos;
• Dormir bem.

Gestão de hábitos

Por fim, é interessante que os processos citados pelo autor acabem se tornando automáticos, melhorando cada vez mais o rendimento.

Dessa forma, ter hábitos produtivos é uma ferramenta extremamente importante para a produtividade, pois, de acordo com o autor, um hábito é a forma natural de realizarmos algo automaticamente.

No entanto, para criarmos hábitos produtivos, é necessário um esforço grande, pois se trata de um processo que exige consistência e disciplina, já que é preciso repetir aquela atividade por dezenas ou centenas de vezes até se tornar um hábito.

Dionatan ressalta que não é possível extinguir um mau hábito, mas é possível transformá-lo em um hábito melhor através de muita dedicação e consistência.

A criação ou transformação de um hábito necessita dos seguintes elementos:

• O conhecimento sobre o que fazer;
• A habilidade de como fazer;
• O desejo de querer fazer.

As práticas de priorização de tarefas, otimização do tempo e gestão da energia resolvem a parte do conhecimento e da habilidade. No entanto, o desejo é algo que precisa vir do próprio indivíduo.

Dessa maneira, é possível formar hábitos produtivos para focar e se concentrar naquilo que gera mais impacto e vai trazer os maiores retornos para seus objetivos.

O que outros autores dizem a respeito?

Stephen R. Covey, no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, reforça que o desejo de mudança deve partir da pessoa, só assim será possível mudar o comportamento.

Em “Faça Tempo”, os autores Jake Knapp e John Zeratsky ressaltam a importância de utilizar métodos para evitar ao máximo as distrações, ajudando a manter o foco e a concentração no que está sendo feito.

Finalmente, Ryder Carroll apresenta em seu livro “O Método Bullet Journal” uma forma prática e eficiente de organização, visando otimizar o uso do tempo e energia, que ele considera como os recursos mais valiosos.

Certo, mas como posso aplicar isso na minha vida?

• Pratique as técnicas apresentadas no livro e, de acordo com sua percepção, faça adaptações necessárias para se adequar às suas demandas;
• Encontre a melhor forma de organizar suas tarefas em um único local, assim fica mais fácil a visualização e priorização;
• Evite fazer múltiplas atividades ao mesmo tempo, foque em uma só para ser eficiente e eficaz;
• Busque o equilíbrio entre sua energia física, mental e emocional;
• Trabalhe para transformar hábitos ruins em hábitos produtivos;
• Tenha sempre um propósito.

Gostou desse resumo do livro “O Mantra da Produtividade”?

Após ler o resumo desse livro incrível, você sente que está pronto para construir hábitos produtivos e ter uma rotina de alto rendimento?

Esperamos que você tenha gostado do resumo e consiga adaptar as técnicas apresentadas para o seu cotidiano.

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