Aprenda a encontrar a causa principal dos problemas por meio dos 5 porquês!

É comum convivermos com alguns problemas em nosso cotidiano, não é mesmo? Na rotina de empresas, isto não seria diferente. É natural percebermos erros em nossas organizações que devem ser corrigidos para um bom funcionamento dos processos. E é para isso que a ferramenta 5 porquês existe!

Quando o problema reaparece frequentemente, precisamos colocar na balança os gastos de tempo e dinheiro em retrabalhos. É comum começarmos a nos perguntar qual o motivo do reaparecimento destas falhas e, neste momento, não podemos mais considerá-las como espontâneas, afinal, elas acontecem por algum motivo.

Pensando nisso, foram criadas diversas ferramentas para auxiliar a gestão da qualidade, eliminar as causa dos problemas de forma bem-sucedida e promover a melhoria contínua dentro de uma empresa.

Uma das metodologias que foram elaboradas, com esse intuito, ficou conhecida como os 5 porquês. Apesar de parecer muito simples, sem ela, muitos caminhos importantes são negligenciados na solução de problemas.

Para que você aprenda mais sobre os conceitos e a aplicação dessa ferramenta, nesse artigo vou te apresentar alguns tópicos:

• O que é a ferramenta 5 porquês?
• Como surgiu os 5 porquês?
• Por que usar os 5 porquês?
• Quando usar os 5 porquês?
• Exemplo de aplicação dos 5 porquês.

Então continue acompanhando para aprender mais sobre essa simples, mas valiosa ferramenta!

O que é a ferramenta 5 porquês?

A ferramenta dos 5 porquês consiste em perguntar cinco vezes "Por quê?": você irá começar indagando a razão do problema em questão acontecer e, a seguir, continuará perguntando "por quê?", sempre o relacionando à resposta anterior. Desta maneira, ao invés de perceber e tratar os reflexos de seu problema, você conseguirá determinar sua real causa raiz.

A técnica auxilia efetivamente a estruturação de soluções para falhas das mais complexas. A utilização deste método pode potencializar os resultados de sua organização, ao passo que reduzirá os retrabalhos e aumentará a competência no tratamento de anomalias. Sua implementação e aplicação é simples, rápida e altamente eficiente.

DICA DE OURO!

A ferramenta dos 5 porquês consiste em perguntar cinco vezes "Por quê?"?

Dessa forma, você irá começar se indagando a razão do problema em questão acontecer e, a seguir, continuará perguntando "por quê?", sempre o relacionando à resposta anterior. Desta maneira, ao invés de perceber e tratar os reflexos de seu problema, você conseguirá determinar sua real causa raiz.

Interessante, não é mesmo?

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Como surgiu os 5 porquês?

Os 5 porquês foi uma técnica elaborada por Taiichi Ohno, pai do Sistema Toyota de Produção. Vale ressaltar que o número 5, segundo estudos de Ono, costuma ser suficiente para chegar a causa raiz, mas nada impede, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas. Problemas mais complexos costumam demandar mais perguntas.

Taiichi Ohno definiu, também, algumas etapas ao aplicar os 5 porquês:

• Você determina o que houve
• Em seguida, o porquê de ter acontecido
• Por fim, descobre o que pode ser feito para reduzir as chances de acontecer novamente.

Geralmente, quando somos questionados sobre o motivo de um problema, costumamos logo culpar alguma coisa ou alguém, ao contrário de refletir e, realmente, procurar sua causa. Esta técnica vem, justamente, para mudar esta lógica, transformando a maneira como lidamos com falhas.

Agora, vou te mostrar a importância da aplicação dessa ferramenta!

Por que usar os 5 porquês?

A prática de analisar o porquê dos erros acontecerem é essencial para compreendermos como resolvê-los. A maioria das empresas atua apenas em cima dos efeitos gerados pelo erro, mas não se preocupa ou tenta compreender a necessidade de uma análise rotineira inserida dentro de suas culturas organizacionais.

Ou seja, entender a causa raiz dos problemas dentro de um ambiente empresarial ajuda a realmente solucioná-los de maneira eficaz. Assim, ao invés de simplesmente gerarmos uma solução paliativa ou sanarmos um sintoma, a não conformidade pode ser resolvida de fato. Consequentemente, você evita que o problema apareça mais vezes.

Os 5 porquês são muito utilizados para problemas mais simples no dia a dia, com causas diretas. O método pode ser aplicado a qualquer momento, sem que haja a necessidade de análises estatísticas.

Além disso, a própria equipe responsável pelo processo é capaz de utilizá-la, gerando resultados muito positivos.

Outra ferramenta com objetivo semelhante é o Diagrama de Ishikawa, que busca relacionar causa e efeito. Essa opção pode ser mais interessante para problemas que possuem múltiplas causas. Caso tenha interesse em saber mais, confira o artigo Diagrama de Ishikawa: conheça essa ferramenta da qualidade!

Quando usar os 5 porquês?

A seguir, apresentarei as principais situações em que essa ferramenta pode ser utilizada:

• Preferencialmente, em problemas mais simples ou de complexidade moderada
• Em diversas áreas: marketing, qualidade, operações, RH, entre outras
• Quando se deseja encontrar a causa raiz de um problema de forma rápida e sem grandes esforços
• Quando se deseja reduzir desperdícios
• Ao implementar a metodologia Seis Sigma ou Lean Manufacturing.

Lembre-se que a ferramenta 5 porquês é muito flexível e atende uma enorme variedade de situações e negócios, então, não tenha medo de testá-la!

Exemplo de aplicação dos 5 porquês

A seguir, você verá um exemplo prático de como a ferramenta funciona. Acompanhe!

Problema: indústria não está conseguindo entregar os pedidos em carteira dentro do prazo.

1. Por que a empresa não está conseguindo atender aos prazos?

Porque o lead time de produção está alto.

2. Por que o lead time está alto?

Porque há um alto índice de retrabalho.

3. Por que há um alto índice de retrabalho?

Porque a máquina está gerando defeitos.

4. Por que a máquina está gerando defeitos?

Porque não foi programada da forma correta.

5. Por que a máquina não foi programada da forma correta?

Porque o funcionário não foi instruído sobre como fazer a programação.

Pronto! Aí está a causa do problema!

Viu como é fácil resolver esse problema com o uso dos 5 porquês? Basta realizar um treinamento com os funcionários!

Que tal conhecer as outras ferramentas de gestão?

Com o kit de Gestão de Qualidade, você receberá 3 ferramentas que vão te auxiliar com planejamento e melhoria contínua da sua empresa.

As planilhas são: Controle de Documentos, FMEA (Análise dos modos de Falha e Seus Efeitos), MASP (Método de Análise e Solução de Problemas).

E aí? Bora baixar essa planilha recheada de conteúdos ricos!