Primeiros passos no Excel: confira as principais aplicações e funções desse software!

O Excel é um dos principais softwares da Microsoft e revolucionou o mercado de trabalho atual. Graças a ele, é possível simplificar ações profissionais do dia a dia, como renomear arquivos, produzir certificados, realizar operações matemáticas, elaborar relatórios, analisar dados e até mesmo planejar as suas finanças.

Esse software pode realizar tanto atividades simples como aquelas mais elaboradas, que necessitam de maior controle das informações e da criação de várias planilhas e tabelas dinâmicas. Além disso, usar o Excel é também preocupar-se com a sua carreira profissional e com ações que podem ser realizadas em seu trabalho.

Para isso, é necessário que você saiba como dar os primeiros passos no Excel e colocar em prática esses conhecimentos. Continue neste artigo e conheça com mais detalhes esse software da Microsoft e como realizar as suas principais aplicações e funcionalidades.

Confira a seguir a partir dos seguintes tópicos:

● Importância de aprender Excel;

● Como usar o Excel Básico;

Bom aprendizado!

Importância de aprender Excel

O conhecimento em Excel é uma das principais habilidades requisitadas no mercado de trabalho atualmente. Logo, ter essa competência em seu currículo é imprescindível para a realização de atividades básicas de qualquer função em uma empresa.

Vale lembrar que o Excel é um software que está presente nos computadores desde 1985 e, desde então, sofreu alterações e evoluções. Porém, nunca deixou de ser utilizado. Ele continua sendo o preferido tanto de usuários de Macbook como de usuários de Windows.

Confira a seguir alguns motivos para que você invista em conhecimentos básicos e avançados no Microsoft Excel:

● Facilidade para manipular uma grande quantidade de dados: existem planilhas que possuem mais de mil células e o Excel simplifica a administração desses dados a partir de automatizações.

● Otimização do seu tempo de trabalho: com a utilização de fórmulas, tabelas dinâmicas e filtros, o seu tempo no gerenciamento de informações das planilhas será menor e, consequentemente, terá mais tempo para realizar outras atividades mais importantes.

● Elaboração de relatórios e gráficos: os dados gerenciados no Excel podem ser transformados posteriormente em relatórios e gráficos. Isso possibilita uma melhor interpretação dessas informações e mais objetividade na apresentação dos resultados para a sua equipe.

● Construção de tabelas dinâmicas: a utilização de uma tabela dinâmica contribui para a melhor demonstração visual dos dados, de forma que eles sejam melhores distribuídos e divididos de acordo com categorias específicas.

● Melhor portabilidade: o Excel é um dos softwares mais versáteis no que está relacionado às suas versões: pode estar como um aplicativo no computador, no smartphone e até mesmo em tablet, além de também disponibilizar uma versão do Excel online para os usuários da Microsoft.

● Universalidade: assim como qualquer ferramenta computacional, o Excel possui e transmite uma linguagem universal para qualquer idioma ou sistema operacional. Suas fórmulas, funções e tabelas continuam sendo as mesmas para qualquer empresa que o utilize.

● Projeção e análise de tendências: a partir da manipulação de dados dentro de tabelas no Excel, é possível projetar e analisar tendências para as informações fornecidas, desde estatísticas até mesmo valores financeiros presentes na pasta de trabalho.

● Programação de interfaces: por meio do Visual Basic for Aplications (VBA), é possível construir macros para automatizar ações realizadas e agilizar a organização e a análise de dados. Dessa forma, o gerenciamento de dados complexos e extensos é simplificado.

Como usar o Excel Básico?

Mesmo que a sua função na empresa não esteja diretamente ligada com esse software, é fundamental que você tenha os conhecimentos básicos sobre as funcionalidades e principais aplicações.

Pensando nisso, a Voitto oferece para os seus alunos um curso de Excel Básico.

Também é importante ter acesso a alguns truques que contribuem para a aquisição de conhecimento no software, além da realização das principais atividades requisitadas pelas empresas durante o trabalho e principalmente durante os processos seletivos.

Confira a seguir como realizar os primeiros passos no Excel:

Criar um arquivo

O arquivo no Microsoft Excel é chamado de Pasta de Trabalho. Dessa forma, para criá-la, você deve abrir o software e selecionar uma das duas opções: criar uma nova pasta em branco ou escolher um dos modelos pré-definidos.

Adicionar dados

Toda planilha do Excel é composta por linhas e colunas, sendo que as linhas são numeradas de 1 à infinito, e as colunas são nomeadas de A à Z e depois de AA a ZZ.

Cada retângulo da tabela é chamado de célula e para adicionar dados em uma nova planilha do Microsoft, basta selecionar a célula desejada e digitar o que quiser.

Adicionar planilhas

Para adicionar mais planilhas à pasta de trabalho, basta clicar no “+” que está do lado do nome da primeira planilha.

Renomear planilhas

Para renomear uma planilha, basta clicar com o botão direito em cima do seu nome e escolher a opção “renomear”, colocando o nome desejado.

Criar fórmulas e funções

Uma das principais funcionalidades do Microsoft Excel é a criação de fórmulas e utilização de funções.

As fórmulas são equações que realizam operações matemáticas na planilha, utilizando dados fornecidos pelo usuário. Para preenchê-la, deve ser utilizado o sinal de igualdade.

Confira as principais fórmulas:

● Adição: utilize o sinal de soma “+” entre as células. Exemplo: Caso deseje somar as células A3 com B3, a célula seria preenchida assim: =(A3+B3)

● Subtração: utilize o sinal de subtração “-” entre as células. Exemplo: Caso deseje subtrair as células A4 com B4, a célula seria preenchida assim: =(A4-B4)

● Multiplicação: utilize o asterisco “*” entre as células.  Exemplo: Caso deseje multiplicar as células A6 e B6, a célula seria preenchida assim: =(A6*B6)

● Divisão: utilizar a barra “/” entre as células. Exemplo: Caso deseje dividir a célula A5 pela B5 a célula seria preenchida assim: =(A5/B5)

Já as funções são fórmulas automáticas já criadas e que simplificam as principais operações realizadas em uma planilha. Elas são compostas por dois elementos: o nome da função e os valores, que são exibidos entre parênteses.

Exemplo: =SOMA(A5:A10)

Onde: SOMA é o nome da função e A5:A10 são o intervalo de valores que devem ser utilizados.

Confira a seguir algumas funções:

● Função SOMA(): utilizada para somar um intervalo de valores;

● Função MAX(): utilizada para retornar o valor máximo entre o intervalo de valores;

● Função MIN(): utilizada para retornar o valor mínimo entre o intervalo de valores;

● Função SE(): utilizada para realizar uma operação caso algum evento aconteça;

● Função SOMASE(): utilizada para realizar uma soma caso algum evento aconteça.

O Microsoft Excel também dispõe de outras funções financeiras, que facilitam a manipulação desses dados. Elas possuem o objetivo de calcular algum indicador financeiro já existente no software.

Confira a seguir algumas delas:

● Função PGTO (Taxa nº períodos valor presente [valor futuro] [tipo]): utilizada para calcular as prestações de um investimento;

● Função VP (taxa nº períodos pgto [valor final] [tipo]): utilizada para calcular a soma dos pagamentos ou lucros durante um intervalo, levando em conta as taxas cobradas.

Criar gráficos

Para criar um gráfico, é necessário selecionar toda a tabela desejada e clicar em Inserir Gráficos. Em seguida, selecione o tipo de gráfico desejado.

Os gráficos são divididos em:

● Gráfico de colunas;

● Gráfico de linhas;

● Gráfico de pizza;

● Gráfico de rosca;

● Gráfico de barras;

● Gráfico de áreas;

● Gráfico de dispersão;

● Gráfico de bolhas;

● Entre outros.

Criar tabelas

Para transformar uma base de dados de uma planilha em uma tabela, é necessário selecionar quais são as células desejadas e clicar em “Formatar como tabela”.

Em seguida, você deve escolher qual o modelo de tabela desejado.

Também é possível criar tabelas dinâmicas, que são planilhas interativas utilizadas para resumir uma grande base de dados.

Utilizar Atalhos

Os atalhos são utilizados para simplificar o manuseio das planilhas na pasta de trabalho e o gerenciamento dessas informações no software.

Confira a seguir os principais comandos do Excel:

● CTRL + SHIFT + “$”: utilizado para aplicar o formato da moeda em R$;

● CTRL + “+”: utilizado para inserir células ou até mesmo colunas e linhas;

● CTRL + “-”: utilizado para excluir células ou até mesmo colunas e linhas;

● CTRL + ALT + “V”: colar especial;

● CTRL + PAGE DOWN: utilizado para mudar para a próxima planilha da pasta de trabalho;

● CTRL + PAGE UP: utilizado para mudar para a planilha anterior da pasta de trabalho;

● CTRL + SETAS: utilizada para mover o cursor para a última célula preenchida;

● CTRL + BARRA DE ESPAÇO: utilizada para selecionar a coluna inteira onde o cursor se localiza;

● ALT + “;”: utilizada para selecionar apenas células visíveis;

● F4: utilizada para repetir o último comando ou ação;

● F9: utilizada para calcular todas as planilhas do Excel em todas as pastas de trabalho;

● F11: utilizado para gerar um gráfico a partir do intervalo de células ativas.

Caso você esteja interessado(a) em realizar um curso que englobe esses primeiros passos no Excel até aqueles mais avançados, confira esta oportunidade da Voitto e mais informações sobre o seu conteúdo.

Que tal começar a se especializar em Excel?

Agora que você aprendeu como dar os primeiros passos no Excel, invista ainda mais no aprendizado dessa ferramenta tão importante para o mercado coorporativo.

Transforme o Excel em seu melhor amigo na hora de potencializar a tomada de decisão. Com o curso Excel Básico ao Intermediário da Voitto, você será capaz de aprender 100% na prática, mesmo sem ter usado o software antes!

Não fique de fora, dê o primeiro passo em busca da especialização e da carreira dos sonhos!