Você sabe o que é o SIPOC? Aprenda como utilizar essa ferramenta!

O SIPOC é um diagrama utilizado na fase “definir” da metodologia Lean Six Sigma e tem como finalidade auxiliar na escolha do escopo do projeto. Isso acontece, pois essa ferramenta possibilita a identificação das principais etapas de um processo e seus principais pontos de melhoria.

Ao realizar um projeto de melhoria voltado para a solução de um problema, é importante utilizarmos as ferramentas certas, já que elas são as responsáveis por fazer toda a diferença noresultado do trabalho!

O diagrama SIPOC é uma dessas ferramentas e ajuda bastante no direcionamento de projetos!

Fazer um SIPOC é algo bem simples e vai te ajudar bastante na hora de mapear seus processos. Porém, muitas dúvidas podem surgir durante a utilização dessa ferramenta.

É exatamente por isso que você está no lugar certo! Aqui você vai aprender sobre:

• O que é SIPOC?
• Quais as dificuldades ao utilizar a ferramenta SIPOC?
• Como fazer o SIPOC?
• Outras ferramentas da etapa de definição do DMAIC.

O que é SIPOC?

O SIPOC é um diagrama que tem como finalidade definir o principal processo envolvido no projeto de forma macro e, consequentemente, facilitar a visualização do escopo do trabalho.

Geralmente usado na fase "definir" da metodologia Seis Sigma, a primeira etapa do método DMAIC, o diagrama SIPOC é um mapeamento simples e objetivo do que vai ser "atacado" no projeto.

Nesse primeiro momento, é importante uma visão geral das atividadesque estarão envolvidas na melhoria de processos do Six Sigma, sendo que os detalhes só devem ser inseridos na próxima etapa (medição).

Desse modo, o SIPOC é uma ferramenta usada como base para a elaboração de um escopo mais assertivo e um planejamento melhor do projeto.

Essa ferramenta é semelhante ao Mapa de Processos e a matriz Dentro x Fora, porém é menos detalhada e possui sua própria estrutura fixa, como você pode ver a seguir:

O acrônimo SIPOC vem do inglês, onde cada uma das letras diz respeito a uma informação do processo, como você pode ser visto acima. Assim, podemos especificar cada função da seguinte forma:

• Suppliers (fornecedores do processo): são aqueles que fornecem os recursos necessários.
• Inputs (Entradas do processo): recursos/informação que afetam o processo, ou seja, a realização da atividade.
• Process (Etapas do processo): principais atividades daquele processo.
• Outputs (Saídas): entregas/resultados de cada etapa do processo.
• Clients (Clientes): quem recebe a saída de cada etapa do processo.
  

Quer saber mais sobre o que é o diagrama SIPOC? Então assista o vídeo abaixo:

Quais as dificuldades ao utilizar a ferramenta SIPOC?

Embora a ferramenta SIPOC seja uma ferramenta útil para a gestão de processos, ela pode apresentar algumas dificuldades, como:

Falta de detalhamento

A SIPOC é uma ferramenta de nível alto, o que significa que pode faltar detalhes importantes sobre o processo que estão sendo mapeados.

Por isso, é importante complementá-la com outras ferramentas de gestão de processos, para que seja possível obter uma visão mais completa do processo.

Foco excessivo no processo

Embora a SIPOC seja útil para visualizar o processo, ela pode ter um foco excessivo no processo em si, e não nas pessoas envolvidas no processo.

Isso pode levar a uma falta de compreensão das necessidades das pessoas envolvidas, o que pode levar a um processo ineficiente ou insatisfatório.

Dificuldade em mapear processos complexos

A SIPOC é mais útil para processos simples e lineares. Em processos mais complexos, com várias etapas e interações, a SIPOC pode não ser suficiente para mapear todo o processo.

Dependência de informações precisas

A SIPOC depende de informações precisas sobre o processo, fornecedores, inputs, processos, outputs e clientes. Se as informações fornecidas forem imprecisas ou incompletas, a SIPOC não será útil para a gestão do processo.

Dificuldade em gerenciar mudanças

A SIPOC pode não ser suficiente para gerenciar mudanças em um processo.

Por isso, é importante complementá-la com outras ferramentas de gestão de mudanças, para garantir que as mudanças sejam implementadas de forma eficiente e eficaz.

Como fazer o SIPOC?

A ideia do SIPOC é começar sempre pela coluna central P e preencher as demais letras posteriormente (da esquerda para a direita e de cima para baixo), de acordo com a estrutura abaixo:

Então, dentro das linhas pontilhadas da estrutura do SIPOC é onde você deve definir as etapas do processo, ok? Apenas depois será a hora de preencher os fornecedores, clientes, entradas e saídas.

Vamos ver um exemplo?

Exemplo SIPOC

A empresa Tech Tudo é uma empresa de manufatura de impressoras que está conduzindo um projeto Lean Seis Sigma Green Belt para otimizar o processo de pagamento de notas fiscais aos fornecedores na área de contas a pagar.

Atualmente, o percentual de notas fiscais pagas com atraso acima de 15 dias é de 75%. O primeiro passo do Green Belt, líder do projeto, foi desenhar um SIPOC para compreender melhor o processo gerador do problema e o escopo do projeto.

Para elaborar o SIPOC, é importante ir presencialmente até o processo (gemba), observar o seu funcionamento de perto e conversar com os envolvidos.

Feito isso, conseguimos elaborar as atividades do processo. Isso pode ser feito de forma bastante simplificada, ok? Pense sempre em qual atividade dá início ao processo e qual finaliza. Assim, fica mais fácil!

Preenchendo as demais características, obtemos então o SIPOC finalizado:

Para ficar ainda mais claro para você, nós preparamos um vídeo incrível que sanará suas dúvidas.

Outras ferramentas da etapa de definição do DMAIC

Além do SIPOC, existem outras ferramentas que podem ser usadas na etapa de definição de um projeto Six Sigma, na qual é definido o que se espera da implementação da metodologia.

Assim, podemos usar alguns métodos para estabelecer o histórico do problema e definir os processos envolvidos com clareza, como:

• Mapa de Raciocínio: é o documento que registra o raciocínio de condução do projeto Lean Seis Sigma;
• Voz do Cliente (definição de CTQs): ferramenta que descreve as necessidades dos clientes internos ou externos sobre o produto/serviço entregue;
• Contrato de Projeto - ou Project Charter: documento que formaliza o projeto Lean Seis Sigma e firma um acordo entre a equipe que o executa - o Belt e os gestores da empresa.

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