Veja como a EAP é a ferramenta-chave para a visualização de etapas de entrega de projetos

Você já se viu perdido no meio de um projeto, tendo que fazer alterações constantes? E, no fim, as coisas não saíram como planejado? Pois é, por incrível que pareça, este é um problema corriqueiro no gerenciamento de projetos, mas que pode ser resolvido de uma forma simples: com a construção de uma boa EAP (Estrutura Analítica do Projeto).

Então, me segue neste artigo que você vai saber o que é a EAP e como desenvolvê-la. Vamos lá?Neste artigo nós veremos:

• O que é a EAP;
• Quais as principais vantagens da EAP;
• Como construir a EAP;
• Exemplos de EAP.

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O que é a EAP?

A EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto, é uma estrutura baseada em subdivisões do trabalho, que devem ser realizadas durante a execução do planejamento. Ela faz parte do  PMBOK®, um guia mundialmente famoso de  gerenciamento de projetos, e é representada através de um diagrama que indica os trabalhos que devem ser executados.

Na imagem abaixo, você pode conferir como a EAP é uma ferramenta que proporciona uma visualização ampla do trabalho do projeto. Partindo do princípio de que o objetivo é o que será produzido no final, as entregas, logo abaixo, são as entregas do ciclo de vida do projeto, e os níveis seguintes são subentregas e os pacotes de trabalho.

Mas, fica tranquilo, que vou explicar melhor cada parte e como criar a estrutura analítica do projeto ao longo do artigo.

Agora, vamos entender a relação entre duas ferramentas que seu projeto deve utilizar, a EAP e o cronograma.

EAP e o cronograma do projeto

Assim como a EAP, o cronograma tem sua importância no gerenciamento, pois ele distribui e organiza as atividades no tempo disponível. Para não perder o tempo do andamento do projeto, você pode baixar gratuitamente nossa Planilha de Cronograma! É só clicar na imagem abaixo e conferir!

E, qual a função da EAP? Ao contrário de um cronograma, que indica quando e o que será realizado, a estrutura analítica do projeto indica como fazer, e quais entregas são necessárias. Se tratando de um mapeamento com nível de detalhamento necessário para que se entenda as atividades que devem ser desenvolvidas, e é parte essencial do  escopo do projeto.

Já deu para sentir aí um pouco da importância da construção de uma boa EAP? Para que você entenda ainda mais qual seu impacto na execução de um projeto, veja a seguir algumas das principais vantagens que você vai obter ao usá-la.

Quais as principais vantagens da EAP?

A EAP pode facilitar a execução e o acompanhamento pelo gerente de projetos, pois:

• Evita retrabalho: Com a construção de uma boa EAP, você terá mapeado tudo o que é necessário, assim, a chance de ter que retornar ao projeto e fazer alterações no plano de tarefas ou de trabalho diminui;
• Riscos: Além disso, você facilita a visualização do trabalho, podendo atacar os erros de uma forma mais eficaz;
• Otimização do tempo: Como já dito, a estrutura analítica do projeto não é igual ao cronograma, mas os dois são utilizados juntos, estabelecendo a relação entre a ação e o tempo gasto de forma mais clara e objetiva;
• Custos: Facilita estabelecer custos para cada etapa.

Agora que você tem conhecimento do tamanho do impacto de construir uma estrutura analítica de projetos, vamos aprender como fazer!

Como construir a EAP?

Lembra que eu disse que a EAP é representada por um diagrama? Nele estão contidas as entregas que devem ser realizadas para a execução do projeto divididas de forma esquemática: o objetivo está contido no nível inicial, ou nível zero,  enquanto as entregas e pacotes de trabalho estão nos outros níveis abaixo.

Pois é, lembrando que a estrutura analítica do projeto tem como objetivo facilitar a organização e visualização do projeto, então, para não se perder nisso, esteja atento às características que cercam sua construção:

Elementos pais e filhos

Um elemento filho é uma subentrega de um elemento pai de um nível superior a ele. Um elemento pai não deve ter somente um filho, e um elemento filho não pode ter mais que um pai, entendidos? Dessa forma, a entrega principal deve conter todas as subentregas necessárias para sua conclusão.

Níveis

Todo o trabalho necessário deve estar contido nos níveis, mas isso não pode ser feito de uma forma exagerada. O ideal é que não passe de 4 a 5 níveis para não atrapalhar a visualização de tarefas. O nível zero indica o objetivo, o produto que seu projeto desenvolve.

Após o nível zero, temos as entregas que representam o ciclo de vida do projeto, e abaixo ainda podemos ter subentregas relacionadas (elementos filhos), e podem ser representados os pacotes de trabalho.

E, ao contrário de um  fluxograma, que indica uma sequência de ações, o diagrama que você pode ver abaixo não representa uma sequência, mas evidencia o que é necessário para cada entrega.

Regra dos 100%

Esta regra garante que todas as atividades estão contidas na estrutura analítica do projeto, e a soma das entregas de todos os elementos filhos deve representar 100% da entrega do elemento pai. Dessa forma, não haverá trabalhos em falta ou além do necessário.

Regra 8-80

Esta outra regra visa a agilidade na execução; os pacotes de trabalhos devem durar de 8 a 80 horas, desta forma os trabalhos também não se tornam muito minuciosos ao ponto de atrapalhar o andamento do projeto.

O que são os pacotes de trabalho?

O pacote é onde é definido realmente o trabalho a ser executado, e está associado a subtarefas. Os pacotes de trabalho são únicos e independentes e indicam, geralmente, o nível mais baixo da EAP.

Dessa forma, em um nível é indicada a tarefa e, em um nível abaixo, os filhos podem representar os pacotes de trabalho necessários para completar aquela ação.

A estrutura analítica do projeto indica sempre as entregas necessárias para que o produto final seja alcançado, e os pacotes de trabalho são as ações mais específicas que fazem parte da entrega de forma direta, sem poluir o diagrama.

Mas você pode estar pensando: onde estão as definições dos pacotes de trabalho? Quem são os responsáveis por eles?

Calma, não é porque a estrutura analítica do projeto tem de ser direta e de fácil visualização, para realmente atender as vantagens aqui já citadas, que você não terá essas especificações do projeto.

Então, estes detalhes importantes para a execução estão contidos no chamado dicionário da EAP.

O que é o dicionário da EAP?

O dicionário da EAP é onde estão contidas as informações mais específicas sobre os pacotes de trabalho, que não estão explícitas no diagrama para não atrapalhar a fluidez e visibilidade das informações.

O que pode estar detalhado no dicionário:

• Descrição da atividade;
• Responsável;
• Membros participantes;
• Materiais;
• Custos;
• Dependência.

E, para facilitar esse detalhamento, nós temos uma planilha gratuita de Acompanhamento de Projetos; nela, você poderá especificar esses campos citados e obter uma visão geral do andamento! É só clicar na imagem abaixo e conferir!

Por fim, você pode ver, a seguir, um exemplo da implementação da estrutura analítica do projeto!

Exemplo de EAP

Para te ajudar a entender melhor a construção da estrutura analítica do projeto, você pode ver a seguir um exemplo para a criação de um curso.

No primeiro nível, temos o objetivo do projeto, que é o Curso de  Black Belt em Lean Seis Sigma; no segundo nível, temos as entregas que compõem o ciclo de vida; e, no terceiro nível, temos os pacotes de trabalho relacionados a cada entrega.

E aí? Ficou fácil agora, não é mesmo? Eu aposto que sim!

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