Confira a definição, o funcionamento e os principais 7 Exemplos de Kanban!

O quadro Kanban é um método de melhoria contínua utilizado no gerenciamento de projetos em busca da maior eficiência nos processos e na redução de custos e desperdícios.

A utilização desses quadros é baseada na organização em cartões que podem ser divididos pelos integrantes da equipe, atividades ou urgência e prioridade no processo.

A produtividade e a organização das entregas são duas das principais definições do Kanban. Continue neste artigo e confira quais são as principais aplicações dos exemplos de Kanban a partir dos seguintes tópicos:

• O que é o método Kanban?
• Como surgiu o Kanban?
• Como o Kanban funciona?
• Exemplos de Kanban.

Bom aprendizado!

O que é o método Kanban?

O método Kanban é uma ferramenta utilizada para gestão de projetos que exijam controle visual para planejar e executar atividades com precisão.

Dessa forma, ele dispõe todas as informações necessárias de maneira simplificada permitindo uma visão geral do processo, definindo como priorizar as metas e ações a serem tomadas.

O fluxo de trabalho é organizado em colunas e cartões, possibilitando a visualização geral do processo e a identificação de gargalos e soluções para sua otimização.

Fazer o necessário, quando necessário e na quantidade necessária é o mantra defendido pela filosofia Kanban.

Além disso, o Kanban pode estar presente em várias áreas que possuam um fluxo de trabalho definido, desde desenvolvimento de software até processos administrativos.

Vantagens do Kanban

O método Kanban permite que a gestão dos processos de sua empresa funcione melhor. Confira a seguir algumas das vantagens de sua aplicação:

• Permite melhor visualização dos processos;
• Maior eficiência nos processos;
• Priorização das atividades do processo;
• Redução dos desperdícios;
• Gerenciamento realista dos recursos. 
  

Diferença para o Scrum

O Kanban e o Scrum possuem semelhanças, mas também diferenças. Enquanto o Scrum é uma metodologia ágil, o Kanban é uma ferramenta que auxilia no gerenciamento de projetos.

O Scrum possibilita o trabalho em intervalos definidos, as chamadas sprints, em busca de recolher feedbacks eficientes para otimizar os processos. Já o Kanban contribui na visualização geral das atividades e buscar a melhoria contínua.

Como surgiu o Kanban?

A origem do termo Kanban é japonesa e significa “quadro de sinais”. O primeiro a implementá-lo foi o executivo da Toyota, Taiichi Ohno, na década de 60, após analisar o sistema de produção automobilístico norte-americano.

Esse sistema consistia em focar apenas na reposição do estoque, evitando a superprodução e os principais desperdícios produtivos. Dessa forma, o Kanban buscava utilizar a quantidade exata dos insumos necessários para a produção.

Tipos de Kanban

O método Kanban é dividido em dois tipos:

1. Produção: está relacionado ao fluxo de produção de uma equipe. Geralmente conta com três colunistas sobre o progresso do processo “A fazer”, “fazendo” e “feito”;
2. Movimentação: está relacionado à movimentação de um produto na cadeia produtiva, como durante um processo produtivo ou no controle de estoque. 

Confira a seguir como o método Kanban funciona na prática:

Como o Kanban funciona?

O Kanban funciona por meio de cartões coloridos - os chamados post its - que permitem a simplificação e agilidade na comunicação e na gestão diária da produção.

A grande parte das empresas utiliza esses cartões para acompanhar quais são os processos em andamento, as atividades que foram finalizadas e as tarefas que devem ser realizadas.

Isso pode ser realizado tanto manualmente, em um quadro físico onde sua equipe ou empresa possa conferi-lo periodicamente, como virtualmente, em plataformas ou softwares como Trello, Notion e Miro.

Outro elemento do funcionamento do Kanban são os quadros de produção. Neles, deve haver a relação de cada um dos níveis de estoque, separados nas cores vermelho (perigo), amarelo (alerta) e verde (segurança).

Como fazer um quadro Kanban?

O primeiro passo para a aplicação do quadro Kanban é o mapeamento do fluxo de trabalho de sua equipe. A partir dele, podem ser realizadas melhorias pontuais no processo.

Os cartões podem ser organizados por cores, urgência, integrante da equipe ou atividade, enquanto os quadros são classificados nas colunas “A fazer”, “fazendo” e “feito” ou outra classificação que permita as atividades iniciais estarem à esquerda e as finais à direita.

Em seguida, faça essas modificações na criação do quadro, na sua utilização do zero ou em modelos prontos. Foque nas principais dores da sua equipe. Alguns dos detalhes a serem descritos nas atividades são a pessoa responsável, o cliente (caso tenha) e a deadline.

Vale lembrar que é necessário investir no treinamento do seu time em relação à metodologia que será utilizada. Dessa forma, os integrantes da sua equipe saberão que atitudes tomar em casos de imprevistos e como priorizar as atividades mais importantes.

Por fim, mude constantemente a estrutura do seu Kanban, mensurando os resultados e buscando melhorias efetivas. O Kanban é bastante versátil e, por isso, possibilita adaptações diferentes a necessidades distintas.

Agora é hora de conferir alguns exemplos da aplicação do Kanban. Continue no próximo tópico!

Exemplos de Kanban

Como dito anteriormente, o método Kanban pode ser utilizado em diversos setores para melhora na comunicação entre a equipe e visualização das tarefas.

Os quadros Kanban também variam de acordo com o tamanho da equipe e as atividades realizadas. Confira a seguir alguns exemplos da aplicação do Kanban:

1. Planejamento de Projetos

Uma das aplicações mais recorrentes, o Planejamento de Projetos consiste na organização e na visualização dos projetos e de suas atividades. Nele, estão presentes os detalhes das atividades, urgência e quem é o integrante responsável.

2. Desenvolvimento de Produto

O desenvolvimento de produto consiste no acompanhamento de todas as atividades prioritárias para o sucesso dessa criação. Além da aba de recursos a serem apresentados, a aba de testes também complementa a composição padrão do Kanban.

3. Fluxo de Vendas

Os quadros Kanban podem ser utilizados por pequenos negócios para acompanhar o processo de vendas, desde a criação do produto, o recebimento do pedido até a entrega e a avaliação do cliente.

4. Desenvolvimento de Software

O desenvolvimento de software conta com uma lista de passos funcionais, trazendo maior complexidade ao quadro Kanban.

5. Gestão Financeira

A Gestão Financeira pode usar os quadros Kanban para divisão de categorias e o processo de realização de compra e venda de bens, além da operação de investimentos pessoais ou de uma empresa.

6. Trabalhos de Marketing 

Agências de Marketing podem organizar os seus clientes - e trabalhos que devem ser realizados - por meio do Kanban. É só dividir o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que já foi feito pelos integrantes em cada projeto.

7. Plano de Estudos 

Um estudante pode criar um plano de estudos por meio do Kanban. Neste caso, podem ser utilizadas cores diferentes para disciplinas ou matérias diferentes, detalhando datas de entrega e temas a serem estudados.

Como otimizar a gestão de projetos?

Melhorar resultados, desenvolver projetos e dar a continuidade necessária aos processos são alguns dos objetivos por trás da utilização de ferramentas de gestão.

Porém, como saber qual técnica de gestão utilizar em cada situação?

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