Aprenda sobre gestão financeira para pequenas empresas através deste guia completo!

É notório que uma das preocupações mais presentes no primeiro ano de uma empresa trata-se de como realizar a gestão financeira para pequenas empresas. Nesse sentido, o desejo de muitos donos de negócio é deixar o processo financeiro mais eficiente, ágil e, ao mesmo tempo, completo.

Com a pressão de dar conta de tudo, o pequeno empresário pode acabar se "embaralhando", sem conseguir manter as coisas sob controle e organizar um bom planejamento, por exemplo.

Quero que você saiba de uma coisa: isso é mais comum do que imagina. Muitos donos de negócios passam por isso e, alguns, podem até demorar um tempo para estruturar a própria gestão.

Por isso, montei esse guia completo sobre gestão financeira para pequenos negócios. Assim, você conseguirá otimizar sua administração e solidificar seu negócio. Vamos começar? Boa leitura!

Qual a importância da gestão financeira para as empresas?

Meu caro leitor, caso as próximas linhas passem informações que você já conhece, tenha calma, começaremos pelo básico e, assim, firmaremos seus conhecimentos gerenciais. Combinado?

Bom, a gestão financeira de empresas é um conjunto de vários fatores. O primeiro deles é a coleta de dados, depois a análise do que foi coletado e a avaliação sobre as conclusões. Por fim, é preciso usar essas informações para fazer manutenção, coletar mais capital e administrar os recursos financeiros da empresa.

Resumindo, a gestão das finanças do negócio é um kit que, se bem utilizado, potencializa os lucros da empresa e a torna autossustentável.

Além do mais, é acompanhando um fluxo de informações que você saberá como está a saúde financeira empresarial. Por exemplo, digamos que você queira iniciar um investimento para o futuro. Você sabe se há reservas para isso?

Ou então, você quer reduzir os gastos, quais despesas podem ser cortadas?

Essas e outras perguntas podem ser facilmente respondidas com uma boa gestão financeira empresarial.

DICA DE OURO!

Quando falamos de gestão, a análise financeira é um dos pontos mais importantes, identificar a situação financeira, índice de lucratividade e outros pontos são fundamentais para a sustentabilidade da sua empresa. Pensando nisso, criamos a Planilha Mapa de Análise Financeira para facilitar esse trabalho.

Já pensou em como seria mais fácil se existisse uma planilha onde você consegue fazer uma análise financeira completa da sua empresa? E se te falarmos que criamos isso para você?

Faça o download agora da nossa planilha de Mapa de Analise Financeira, ela é totalmente editável para você preencher com os seus próprios dados e verificar a situação econômico-financeira.

O que o pequeno negócio precisa saber sobre finanças?

Existem termos e atividades envolvidas na gestão financeira de pequenas e grandes empresas que podem ser um pouco confusos. Neste tópico apresentarei os principais deles, explicando alguns detalhes importantes.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa consiste em anotações de todos os valores de entrada (vendas, empréstimos, créditos financeiros e pagamento de dívidas a receber), assim como os de saída (manutenção, pagamento de funcionários e fornecedores, compra de produtos, investimentos e impostos).

Para ter uma gestão financeira da empresa eficiente, é bom anotar, também, os valores circulantes entre as contas do negócio. Por exemplo, ao final do dia é feito um depósito na conta da empresa, com cerca de 60% do valor em caixa.

Isso permite que você saiba exatamente onde está seu dinheiro.

Mas atenção, o fluxo de caixa não serve apenas para isso. Com ele você consegue projetar gastos e ganhos, prevendo com boa precisão o futuro financeiro da empresa.

Capital de giro

Para exemplificar o capital de giro, sabe quando você trabalhava de carteira assinada e, depois de pagar todas suas contas, falava assim "sobrou X reais para passar o mês"?

Poderíamos dizer que esse dinheiro "para passar o mês" é o capital de giro da empresa.

O conceito é este: é o total de recursos financeiros do negócio, aplicados no banco, no caixa, em produtos no estoque e, até, valores a receber. Tudo que tem alta liquidez (facilidade em virar dinheiro) está dentro do capital de giro empresarial.

Essa parte do lucro é utilizada para manutenção e responsável pela continuidade das operações e atividades da empresa. É com o capital de giro que você pagará fornecedores, impostos, funcionários, eventuais manutenções em equipamentos ou no imóvel, além de quaisquer outros custos operacionais.

Em suma, o capital de giro é o dinheiro disponível para ser investido na própria empresa para a sua sobrevivência e crescimento. Quando um negócio consegue ter faturamento suficiente para "pagar-se", dizemos que ele é sustentável.

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro nada mais é do que tentar prever futuros eventos e formas de como se proteger deles, financeiramente falando. Porém, como é obviamente impossível prever o futuro, deve-se pensar nas mais diversas possibilidades.

Além disso, planejar suas finanças permite concretizar sonhos e atingir objetivos.

Digamos que você pensa em expandir o negócio e, para isso, precisa de dinheiro para investir. O planejamento financeiro bem-feito facilita que você enxergue os recursos e possa usá-los para que essa expansão realmente aconteça.

Podemos dizer que sem o planejamento financeiro a empresa não anda. Nesses casos você está apenas ganhando e gastando dinheiro, sem saber ao certo o que adquiriu de concreto com esses lucros.

Controle financeiro

O controle financeiro consiste em ações voltadas à análise de diferentes fontes de dados para entender a condição financeira do negócio. De maneira prática, o controle financeiro ajuda a atingir aqueles objetivos que você colocou no planejamento financeiro.

Veja as ações que fazem parte do processo de controle das finanças:

• análise dos dados do fluxo de caixa e dos investimentos em banco
• organização de contas e obrigações a pagar
• controle de despesas em geral
• gestão de contas a receber
• controle de vendas diárias e mensais
• anotação de alterações no estoque.

Por reunir um grande volume de dados, o controle financeiro é excelente para ser usado em suas decisões de negócio. Com ele você sabe exatamente o quanto está sendo gasto e o que pode ser investido ainda.

Impostos

Um ponto de grande preocupação para os empreendedores quando iniciam seu negócio é o pagamento de impostos. Uma boa notícia nesse sentido é o Simples Nacional. Como o nome insinua, o Simples, assim chamado por muitos, facilita o pagamento de tributos.

Os microempreendedores individuais (MEI), as microempresas (faturamento anual de até R$360 mil) e as pequenas empresas (faturamento anual entre R$360 mil e R$3,6 milhões) são os tipos de negócio enquadrados no Simples. Estes são os impostos abrangidos pelo sistema simplificado de tributação:

• IRPJ - Imposto de Renda Pessoa Jurídica
• ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços
• COFINS - Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
• IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados
• Contribuição para o PIS/PASEP
• CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
• CPP - Contribuição Patronal Previdenciária
• ISS - Imposto Sobre Serviços.

Regimes de caixa e competência

Você já ouviu falar em regime de caixa ou regime de competência?

Provavelmente, ao emitir a primeira guia DAS do ano, você deparou-se com um pedido para fazer sua opção para o ano corrente. Por padrão, a opção é regime de competência.

Porém, antes de definir sua escolha, é possível trocar para regime de caixa. Se já fez a opção, só é possível trocar ano que vem. Essa escolha também é feita na abertura da empresa, pelo site do Simples Nacional.

Falando de forma simples, o regime de competência registra eventos financeiros no dia que ele aconteceu.

Então, se você fez um crediário para o cliente, essa ação será registrada no dia da venda, mesmo que você receba o valor em parcelas. Já o regime de caixa funciona quase que de maneira oposta. Os registros são feitos quando você de fato recebe os valores.

Assim, no mesmo exemplo do crediário, caso haja valor de entrada, ele será registrado na venda. Caso não, o primeiro registro desse valor será no pagamento da próxima parcela, daqui a 30 dias. Quando ocorrerem os seguintes pagamentos, eles também serão registrados na data de efetuação.

Questões trabalhistas

Qualquer empresa pode contratar funcionários, até mesmo o MEI - com limite de um. Porém, é preciso compreender os tipos de custos e ganhos que um colaborador traz para a gestão financeira empresarial. Alguns exemplos de custos:

• seleção de candidatos
• capacitação de colaboradores
• benefícios
• salário
• demissão.

Nessa lista não estou contando o 13º salário, férias, transporte, horas extras e contribuição previdenciária. Com a nova reforma trabalhista alguns desses custos podem ser flexibilizados na hora de contratar um colaborador. O ponto principal não é olhar para esses valores apenas como gastos, mas sim investimentos.

O recurso humano é imensurável, por isso que os custos de contratação e manutenção de funcionários devem ser bem planejados e controlados. Para que o investimento seja lucrativo, é imprescindível que a produtividade e qualidade do serviço recebidos pelos colaboradores sejam medidos.

Contabilidade

A contabilidade é uma ciência que estuda a economia de uma entidade, cobrindo as obrigações, direitos e bens da empresa ou pessoa. Sendo assim, amigo gestor e empreendedor, a contabilidade é muito importante para a gestão financeira da sua empresa.

É com ela que conseguiremos fazer a divisão dos lucros, declarar Imposto de Renda e uma série de outras coisas que um contador ajudaria muito em uma PME (Pequena e Média Empresa). Por isso, não deixe para amanhã a procura por um, caso ainda não tenha.

Por onde começar a gestão financeira para pequenas empresas?

Agora que você já entende um pouco mais sobre os principais termos e responsabilidades de um pequeno negócio sobre suas finanças, podemos dar os primeiros passos para começar a gestão financeira empresarial. Acompanhe:

Utilizar ferramentas adequadas

Existem várias ferramentas financeiras que podem ser utilizadas para melhorar a gestão dos negócios. Uma delas é o fluxo de caixa, sendo uma ferramenta para acompanhar todo tipo de transação monetária da empresa.

O controle financeiro é outro tipo de ferramenta que pode auxiliar na administração das finanças empresariais. Como já dissemos, por meio desse controle você sabe exatamente para onde está indo o dinheiro e se ele está sendo bem aplicado.

Fazer uma boa gestão de custos

A gestão de custos auxilia o controle financeiro a reduzir gastos. Se no controle financeiro você organiza ações para atingir os objetivos que estão no seu planejamento financeiro, a gestão de custos irá criar fundos para que você alcance o que foi idealizado.

Lembra que eu disse que um dos problemas dos empreendedores era conseguir administrar o lucro? A gestão de custos faz parte disso. Ela é tão importante que consegue definir até a sua margem de lucro em cima de um produto vendido. Afinal, quanto menos você gastar na compra da matéria prima, maior é a lucratividade.

Essa estratégia pode ser utilizada até como um diferencial competitivo, reduzindo os custos de produção e se destacando nos preços perante a concorrência.

Implementar um planejamento financeiro estratégico

Para que seu plano de crescimento funcione perfeitamente, a gestão financeira empresarial é fundamental. Assim, então, é preciso implementar um planejamento financeiro estratégico.

Isso quer dizer que, de acordo com os objetivos de crescimento, você se planejará financeiramente para alcançar essas metas. Além disso, o planejamento estratégico das finanças dita onde, como e quando empregar os recursos humanos, financeiros e materiais para melhor aproveitamento deles.

Então, cada passo é calculado, tendo ainda, um plano de ação caso algo saia do esperado.

Usar um software de gestão

Um software de gestão é muito importante para manter a vida financeira empresarial atualizada. Até agora você já percebeu que são dezenas de detalhes que devem ser anotados e mensurados ao longo das semanas. Como dar conta de manter tudo em dia?

Para facilitar a minha e a sua vida é que a tecnologia existe. Por isso, procure por softwares que possam automatizar tarefas para você, além de evitar erros de cálculos. Uma ferramenta moderna também deve integrar-se com outros programas para cruzar dados e potencializar os acertos das decisões da empresa.

Esses softwares de gestão são equipados com funções para gerar relatórios dos dados disponíveis, cabendo a você, empreendedor, apenas o feeling de negócio para analisar essas informações.

Organizar documentos

Manter uma organização lógica sobre os documentos - como nota fiscal, certidões, alvará, contas a receber, contas a pagar e contratos - ajuda na gestão financeira empresarial. O motivo é simples como: saber o que já foi pago, o que ainda está pendente e o que precisa ser tributado ou declarado sem controle e organização.

Providencie pastas, etiquetas, caixas, gavetas e tudo o que precisar para deixar todos os papéis importantes organizados e guardados, para não se perderem.

Adquirir conhecimento de gestão

Saber fazer uma boa gestão é essencial para que todo o planejamento financeiro empresarial seja um sucesso. Aqui vale a pena dedicar algumas horas para entender como funciona cada área da empresa:

• Gestão de compras
• Gestão de vendas
• Gestão de relacionamento com o cliente
• Gestão de marketing
• Gestão de atendimento.

Todo o conhecimento adquirido sobre os diferentes departamentos fornecerá uma visão integrada, ampla e privilegiada do negócio. Você conseguirá entender a participação de cada um nos lucros e gastos financeiros, o que deixará sua gestão das finanças empresariais bem mais certeira.

Quais são os principais erros cometidos na gestão financeira?

Você acabou de ver os primeiros passos para ter uma gestão financeira empresarial eficiente. O que acha, então, de conhecer os erros mais comuns?

Assim, você já pode se antecipar e evitar esses problemas. Veja mais a seguir:

Não ter um fluxo de caixa planejado

O primeiro passo para se tornar um grande empreendedor é aprender a controlar o fluxo de caixa. O motivo é simples: nele são registrados os movimentos financeiros da empresa. Assim, você consegue equilibrar melhor os gastos e os ganhos.

O fluxo de caixa é tão importante que, apenas observando seu histórico, conseguimos tirar informações valiosas, como:

• Valor de lucro no último mês
• Curva de lucratividade do negócio
• Quantidade de gastos em determinado período
• Ponto de equilíbrio das despesas e ganhos
• Previsão de retorno do investimento no negócio
• Projetação do lucro para os próximos meses.

Então, deixar de fazer o controle do fluxo de caixa é um dos erros mais comuns na gestão financeira. Além do mais, não deixe de projetar as despesas e lucros do negócio, trazendo mais segurança e solidez para o planejamento.

Não controlar todos os gastos

Já aconteceu com você, de esquecer de anotar algum valor que foi gasto e depois ficou horas procurando pela notinha para saber o que foi comprado? É justamente assim que pequenos gastos, como aquele cafezinho oferecido na reunião com um cliente, tornam-se ofensivos à gestão.

Não importa o tamanho do gasto, ele deve ser anotado para que a gestão financeira empresarial seja eficiente e certeira. Caso contrário, faltará dinheiro para fazer coisas importantes e você nem saberá onde foi gasto.

Esse ponto é muito importante porque os empresários e empreendedores não têm uma segurança e estabilidade financeira como os trabalhadores comuns.

Todo mês o assalariado sabe que terá um X valor para ser recebido, o que facilita o controle dos gastos. Se você não tem certeza do que receberá no final do mês, se não controlar os gastos, como saber que dará conta de pagar tudo?

Não ter controle de estoque

O estoque não é apenas um depósito de produtos. Ele é um investimento na sua empresa. Por isso que uma gestão financeira empresarial eficiente leva em consideração o controle feito no estoque.

Todas as entradas e saídas devem ser imediatamente anotadas e, de preferência, com seus respectivos comprovantes anexados - notas fiscais de compra e venda de produtos. Além de tudo, a mensuração do quanto realmente é necessário ter em estoque é uma ótima forma de otimizar os custos.

Assim, você não gasta além do que precisa, mantém seu estoque em dia e consegue aproveitar melhor a validade e preços dos produtos comprados.

Não separar as finanças pessoal e empresarial

Não separar a finança pessoal da finança empresarial é um dos maiores erros dos pequenos empresários. A consequência direta dessa prática é a fragilização da saúde financeira da empresa, podendo levar à falência.

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