Alcance a melhoria contínua por meio da metodologia Kaizen!

O Kaizen é a cultura da melhoria contínua. Essa filosofia faz parte do Lean Six Sigma e é a responsável pela busca constante do aprimoramento dos produtos e sucessos. “Hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje”.

Empresas cada vez mais fortes, um mercado cada vez mais exigente, consumidores cada vez mais apressados. Todos esses fatores têm contribuído para o método Kaizen ser cada vez mais difundido dentro de organizações em geral, independente do seu tamanho.

Além disso, ao pensarmos em qualquer empresa, seja ela micro ou uma grande organização, o lema diário deve ser: um dia não pode terminar sem que um progresso tenha sido realizado.

Neste momento, muitas pessoas têm se deparado pela primeira vez com o termo “Kaizen”, outras até conhecem um pouco, mas não sabem verdadeiramente o que significa e de onde essa filosofia surgiu.

Contudo, fique tranquilo! Continue acompanhando este artigo e todas as suas dúvidas sobre o Kaizen serão solucionadas!

Você irá aprender:

• O que é Kaizen?
• Onde surgiu o conceito de Kaizen?
• Kaizen, Kanban e Just in Time;
• As prioridades do Kaizen;
• Como aplicar o Kaizen?;
• Como selecionar a área de trabalho Kaizen?;
• Como usar o Kaizen na prática?

Vem comigo nessa jornada de conhecimento!

O que é Kaizen?

"Em japonês, Kaizen significa melhoria contínua. Essa palavra sugere uma melhoria que envolve a todos, gerentes e operários, inferindo também o significado de baixas despesas. A filosofia Kaizen sugere que a nossa maneira de viver, tanto no ambiente profissional quanto no pessoal, deve estar focada em um esforço constante de melhoria." (Masaaki Imai - Guru da Gestão Enxuta).

Essa é uma excelente definição, pois abrange tudo aquilo que o método aborda. Entretanto, caso você precise de mais definições, podemos dizer que o Kaizen é:

• Ensinar as pessoas a terem recursos;
• Uma cultura de melhoria contínua;
• Perseguir uma meta;
• Transferência de conhecimento;
• Saber quando eliminar, reduzir ou mudar uma atividade.

Continue a leitura para entender como surgiu o Kaizen e descobrir que muitas vezes ideias incríveis surgem de momentos difíceis.

Onde surgiu o conceito de Kaizen?

O surgimento do conceito de Kaizen veio da necessidade! Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão se encontrava devastado, sem muitos recursos, e precisava encontrar uma forma de competir com grandes marcas, como a Ford.

Foi aí que nasceu a metodologia Kaizen de melhoria contínua. Produzir mais utilizando menos só seria possível por meio de processos de melhoria. Portanto, as empresas japonesas começaram a trabalhar sempre pensando na qualidade do processo.

O sistema Kaizen visava:

• Obtenção de lucro para a empresa;
• Cultura participativa dos funcionários;
• Melhorias ditadas pela necessidade;
• Eliminação de desperdícios;
• Proporcionar satisfação aos clientes.

É importante ressaltar para você que o Kaizen nasceu dentro do Lean Manufacturing, uma metodologia completa para tornar as empresas cada vez mais eficientes, entregando ao cliente o que ele quer, na hora que ele quer e exatamente como ele deseja.

O mais incrível do método Kaizen é que ele pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do seu porte ou número de funcionários. Afinal, em qualquer organização é possível melhorar processos continuamente, não é mesmo?

Contudo, deixo claro que apesar de ter esta flexibilidade, adotá-lo de maneira isolada não é o caso ideal, e os resultados tendem ser bem abaixo dos que poderiam ser alcançados por meio de um sistema de produção enxuta bem estruturado.

Antes de você continuar, separamos um vídeo sobre como funciona o Kaizen para você se aprofundar ainda mais no assunto. Confira!

Kaizen, Kanban e Just in Time

Assim como o Kaizen, o Kanbane o Just in Timesão metodologias voltadas às melhorias na produção de uma empresa. Quando unimos esses 3 mecanismos, podemos potencializar os nossos resultados. 

Até o momento, você já compreendeu como é o funcionamento do Kaizen, certo? Diante disso, farei uma breve explicação sobre o funcionamento do Kanban e do Just in Time para que você consiga entender como a junção dessas 3 metodologias podem impulsionar a produção de uma empresa. Confira abaixo:

• Kanban: assim como o Kaizen, o Kanban é um termo japonês e significa “quadro de sinais”. Ele funciona como um mecanismo que autoriza e instrui a produção ou a retirada de itens em um sistema de produção puxada;
• Just in Time: é uma filosofia que visa produzir os produtos corretos no momento correto e na quantidade correta. Dessa forma, é possível reduzir os desperdícios e aumentar o lucro das empresas.

Viu? Observe que esses 3 mecanismos se complementam. Porém, os seus resultados podem ser ainda maiores se você utilizar algumas ferramentas da qualidade. E já que falamos em qualidade, tenho uma pergunta para te fazer…

Seja um agente de melhorias na sua empresa!

Você já sabe que o Kaizen é uma metodologia voltada às melhorias na parte produtiva de um negócio.

Imagine se você pudesse ter acesso a um grupo de ferramentas que irão te garantir uma melhoria contínua nos processos da sua empresa?

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As prioridades do Kaizen

A utilização da Metodologia Kaizen considera alguns aspectos do processo produtivo da organização. Logo, geralmente, suas atividades são realizadas envolvendo Mão-de-obra, Máquina, Material e Método.

A prioridade do Kaizen no Sistema Toyota de Produção é agir na seguinte sequência:

Mas como podemos estabelecer uma ordem de prioridade de ações que devem ser realizadas em cada uma dessas áreas? Isso pode ser feito por meio da seguinte análise:

Os focos do Kaizen devem ser aquelas atividades que terão alto impacto nos resultados com o menor esforço possível. Ou seja, olhando para o gráfico, você deve começar por aquelas atividades que se enquadram na classe C1, certo?

Vamos então analisar cada uma das áreas de aplicação do Kaizen.

1. Mão de Obra

A aplicação do método Kaizen na mão de obra visa a elaboração do (POP) Procedimento Operacional Padrão. Em outras palavras, criar uma rotina a ser executada baseada nas experiências dos trabalhadores, de forma a evitar erros.

Mas por que padronizar? Vou te responder com outra pergunta. Já pensou como seria difícil, ou até mesmo impossível, manter a qualidade numa montadora de automóveis que trabalha com 3 turnos diferentes se não houvesse um padrão a ser acompanhado?

Por isso o padrão deve ser obedecido e seguido por todos, pois somente dessa forma é possível diminuir erros e observar movimentos desnecessários no trabalho e, assim, eliminar o desperdício.

2. Método

Aqui a ideia é simples. Imagine um processo que já inicia utilizando o sistema Kaizen e um outro processo que começou com muitos desperdícios, e depois foi aplicado o método Kaizen. Qual você acha que vai obter resultados mais rápidos?

Com certeza o que já começou utilizando essa filosofia vai atingir o topo primeiro. Ou seja, o Kaizen pode ser utilizado tanto para melhorar processos existentes, como também para criação de projetos de forma enxuta, visando redução de custos e alcançar grandes resultados de maneira muito mais rápida.

3. Material

Nessa área, a metodologia Kaizen é utilizada para promover a produção enxuta quetem como base o sistema puxado. O que significa que as peças devem chegar conforme o necessário: na quantidade, no momento e local certo. Isso te lembra algo? Isso mesmo, a premissa do sistema de produção Just in Time.

Com esse pensamento, a ideia de ter estoques de produtos se torna ultrapassada, pois estoque é produto que teve custo, mas não obteve lucro. Além disso, ocupa espaço que poderia estar sendo utilizado para algo produtivo.

Dessa forma, os lotes de componentes devem ser fabricados de forma proporcional à demanda do cliente, com forte apelo para a gestão à vista.

4. Máquinas

Nesta etapa, o Kaizen é utilizado para aumentar a disponibilidade das máquinas utilizadas no processo. Afinal, tempo de setup e manutenção, segundo o conceito de valor agregado do Lean, são desperdícios.

Dessa forma, a meta de parada é zero, busca-se reduzir ao máximo o tempo de setup dos equipamentos e melhorar a utilização das máquinas.

Isso pode ser feito por meio da manutenção preventiva, de forma a prevenir possíveis falhas durante o processo, evitando perda de toda a linha de produção.

Como aplicar o Kaizen?

Essa metodologia é aplicada por meio do chamado evento Kaizen. É um programa de melhoramento contínuo baseado no trabalho em equipe e na utilização das habilidades e conhecimentos do pessoal envolvido.

Contudo, antes de adentrarmos na explicação sobre como aplicar a metodologia, preciso ressaltar que o Kaizen exige a participação de todos os colaboradores na sua execução.

Sendo assim, o recomendado é que todos os colaboradores recebam um treinamento sobre o Kaizen. Afinal, todas as áreas da sua empresa que serão influenciadas pelas mudanças e melhorias devem se desenvolver.

Bom, voltando ao evento Kaizen…

Nele, forma-se uma equipe de 5 a 10 participantes, com o intuito de implementar o trabalho em uma semana, geralmente 5 dias úteis. Em outras palavras, essa etapa busca fomentar a criatividade antes de gastar dinheiro, para pensar em todo o planejamento antes de sair construindo o projeto em si.

Como selecionar a área de trabalho Kaizen?

Mais acima mostrei a lista de prioridades para aplicação do Kaizen no Sistema Toyota de produção. Baseado nessas prioridades, deve-se escolher a área de aplicação da seguinte maneira:

• Linhas de produtos com maior volume: é fácil entender o motivo dessa escolha, não é mesmo? Quanto maior o volume de produção da linha escolhida, maior o impacto do evento Kaizen no resultado;
• Observe a produção: observar é o primeiro ponto para criar o fluxo contínuo de um produto na linha de produção;
• Faça o caminho reverso: ao invés de ir da matéria prima até o produto acabado, você deve ir do produto acabado até a matéria prima.

Beleza! Você sabe as prioridades, sabe como escolher a área de atuação, mas... Como identificar oportunidades de melhoria? É isso que vou lhe mostrar agora!

Como usar o Kaizen na prática?

Agora que você entendeu como a metodologia Kaizen funciona, é hora de saber como aplicá-la na prática na sua empresa e se destacar entre seus concorrentes!

Em linhas gerais, o Kaizen segue um formato padronizado, obedecendo ao ciclo PDCA.

Resumidamente, o ciclo PDCA é um método de gerenciamento com o objetivo de construir um ciclo de melhoria contínua dos processos, onde atua especificamente na resolução de problemas. Confira a imagem abaixo:

A ferramenta é dividida em 4 etapas. São elas:

1. Planejar (Plan): consiste em identificar o problema, analisar a situação, planejar melhorias e elaborar um plano de ação;
2. Executar (Do): com o plano de ação em mãos, basta executar as tarefas seguindo o planejamento;
3. Avaliar (Check): as ações executadas deverão ser mensuradas! Ou seja, analise se os resultados estão dentro do esperado;
4. Agir (Act): essa última etapa consiste na padronização dos ganhos obtidos, ou seja, aplicar ações para corrigir os erros e aperfeiçoar o processo continuamente.

Com todo o conhecimento adquirido sobre o que é Kaizen, onde surgiu esse conceito, quais as prioridades, como identificar melhorias e seguindo as 4 etapas do ciclo PDCA para sua aplicação, você conseguirá fazer um excelente evento, obter bons resultados e estabelecer uma cultura de melhoria contínua dentro da sua organização.

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