Veja como Gerenciar Documentos no Excel da sua empresa

Já sentiu falta de uma boa gestão de documentos? De um arquivo numa data e hora importantes? Precisou de um comprovante de pagamento e não sabia onde tinha colocado? A sensação é péssima, certo? Gera dor de cabeça, e muita das vezes pode trazer transtornos maiores, dependendo da importância do documento em questão!

E é exatamente por isso que vou te ensinar como gerenciar documentos no excel! Vamos descobrir mais sobre a importância do gerenciamento dos documentos e o passo a passo para fazê-lo no Excel.

Por que é importante gerenciar os documentos da empresa?

Um dos meios mais eficientes para garantir que sua empresa tenha um desempenho satisfatório é o uso contínuo dos sistemas de controles internos. Estes proporcionam segurança para a administração na busca que seus objetivos e metas estabelecido sejam atingidos. Logo, seja qual for o processo, é importante que a empresa tenho meios de controlá-los, que variam de acordo com a complexidade dos mesmos.

O principal objetivo da planilha que será mostrada é possibilitar um controle dos documentos da empresa, de acordo com a sua utilização e departamentos responsáveis. Como ela é 100% editável, você pode adaptá-la para seu uso pessoal ou familiar da maneira que achar melhor.

Então, continue lendo para entender o funcionamento da planilha e adquirir ainda mais conhecimento por meio de estudos de casos que separei para você! Vamos lá?

Faça junto com a gente!

Para você poder acompanhar este artigo de forma dinâmica, não deixe de baixar a planilha de Controle de Documentos.

Sabemos que muitas vezes ficamos confusos e perdidos em meio a tantas informações que existem no Excel, ainda mais se estamos estudando pela primeira vez. O Excel é uma ferramenta que está se tornando cada vez mais importante e por isso ter conhecimentos sobre eles é uma habilidade essencial.

E para te ajudar com os seus primeiros passos, criamos um E-Book completo para você!

Aqui está um E-book gratuito com os Primeiros passos no Excel que você precisa saber!

Assim, aprender a utilizar esse software vai ficar bem mais fácil e você terá informações preciosas à sua disposição! Então, não perca tempo!

Também preparamos para você um vídeo com o passo a passo da utilização da planilha de Controle de Documentos, não deixe de assistir!

Veja na videoaula abaixo o funcionamento da planilha

Entenda como usar a Planilha de Controle de Documentos

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas. Basta clicar no botão e você será direcionado para a aba respectiva.

Cadastro

A primeira aba de cadastro servirá apenas para cadastrar as informações principais quanto aos departamentos e funcionários da empresa. O que facilitará o preenchimento da próxima aba.

Controle

A aba de controle pode ser considerada a aba mais importante da planilha, pois na mesma serão registradas todas as informações relevantes sobre cada documento da empresa, bem como se dará um acompanhamento sobre os mesmos.

• Título do documento: preencher com o nome do documento
• Código do documento: indicar o código, caso os documentos da empresa tenham código específico
• Síntese: descrição sucinta do objetivo do documento
• Departamento responsável: qual o departamento responsável pela elaboração e revisão do documento
• Responsável: indicar a pessoa responsável pela elaboração e revisão
• Versão: qual a versão mais recente do mesmo
• Data da revisão: data da criação ou última revisão
• Periodicidade: periodicidade com o que o documento deverá ser revisto
• Local de armazenamento: indicar o local físico de armazenamento
• Link: indicar o local virtual do armazenamento do documento via link.

Panorama

Por fim, a aba Panorama, como o próprio nome diz, objetiva apresentar um panorama geral das revisões realizadas nos documentos da empresa. Sendo assim, possibilitará uma análise superficial da quantidade de documentos revisados e dos departamentos responsáveis.

O primeiro gráfico apresenta em valor absoluto a quantidade de documentos revisados.

Já o segundo gráfico estratifica os documentos revisados por departamento responsável.

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