Planilha para Gerenciamento Estratégico: otimize seus objetivos de forma eficiente

O Planejamento Estratégico é um importante processo de gerenciamento e deve ser desenvolvido por empresas de todos os portes e setores.

Um bom planejamento estratégico permite o autoconhecimento, mostra o caminho correto que deve ser trilhado pela empresa. Assim, é possível alcançar a flexibilidade frente aos desafios, antecipando-se à ameaças e principalmente identificando oportunidades e melhorias.

Além disso, ele possibilita a colaboração entre todas as áreas da organização, que passam a trabalhar com o foco estratégico. Feita de forma coerente e adaptada à realidade da empresa, esta organização acarretará em uma grande vantagem competitiva.

O principal objetivo da planilha, de maneira geral, é possibilitar ao gestor uma visão ampla de qual é a situação atual da empresa, definir onde se deseja estar no futuro e qual o caminho a ser percorrido (ações) para que esse objetivo seja alcançado.

Presente para você!

Você sabe o que é um planejamento estratégico? Ele se refere a um processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização, para atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado.

Provavelmente você já ouviu falar bastante sobre isso, não é mesmo? Porém, sabemos que nem sempre é fácil gerenciar todo esse planejamento, então, pensando nisso criamos um planilha que pode te ajudar!

Faça o download agora da nossa planilha de planejamento estratégico completamente gratuita e veja como ela possibilita uma sinergia entre todas as áreas da organização.

Entenda a Ferramenta

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo, utilize os botões para navegar entre as abas. Basta clicar no botão (ou na figura) e você será direcionado para a aba respectiva. Para retornar à página inicial (aba "Início"), é só clicar em uma seta preta localizada na parte superior esquerda em qualquer uma das demais abas.

Note que, ao lado de cada perspectiva ('financeira', 'clientes', 'processos internos' e 'crescimento e aprendizado'), existem perguntas que orientam sobre o que se deve analisar dentro de cada perspectiva, ou seja, as respostas a essas perguntas ajudarão na formulação da estratégia.

Nesta planilha, utilizamos de forma simples e objetiva a metodologia BSC (Balanced Scorecard), que pretende transformar a estratégia em ações concretas para que se alcance os resultado desejados.

Agora, vamos entender como deverá ser preenchida cada aba da planilha correspondente à perspectivas.

Antes, porém, ainda na aba "Início" deve-se preencher o ano de referência do planejamento estratégico.

Aspectos Gerais

As abas que correspondem a cada perspectiva citada possuem o mesmo padrão de formato, conforme mostrado no exemplo a seguir:

• Cabeçalho do formulário: Neste campo, faz-se uma descrição da situação atual e da situação futura desejada da perspectiva em questão. É importante que sejam descritas todos os principais aspectos que envolvem cada perspectiva. Por exemplo, na perspectiva financeira, é interessante que se descrevam as despesas, custos, receitas e lucros da empresa expondo as principais fraquezas e forças do momento e, posteriormente, descrever um cenário almejado, considerando a situação atual.

• Objetivos e Indicadores: Neste campo, devem ser registrados os objetivos para a perspectiva. Importante salientar que as metas devem estar alinhadas com a meta geral da empresa. Os objetivos tem a função de medir em números o que a empresa quer como situação desejada. Portanto, ao criar um objetivo deve-se ter em mente que este deve ser medido. A medição é feita pelos seus indicadores, que também devem ser registrados neste campo. A figura mostra um exemplo prático de como estes campos podem ser preenchidos. As colunas K e L não precisam ser preenchidas, visto que são fórmulas e se alteram automaticamente.

• Ações Propostas: Na terceira etapa, o usuário preenche os campos com as ações a serem tomadas para cada objetivo que não está sendo atingido. Na fase anterior, se o farol do objetivo estiver vermelho, deverão ser traçados planos de ação para o mesmo. Na primeira coluna desta etapa (coluna ID), o usuário deve colocar o número do indicador em vermelho na tabela anterior. Para cada indicador "no vermelho" podem haver quantas ações forem necessárias (o exemplo ilustra um tipo de preenchimento de ações propostas).

• Gráficos de monitoramento: Este campo não precisa ser preenchido. Os gráficos resumem o total de ações concluídas, em andamento, atrasadas e não iniciadas, nas formas de quantidade (primeiro gráfico) e em percentual (segundo gráfico), além de uma tabela com as mesmas informações para que o usuário possa ter um melhor acompanhamento. Ficando entendida a forma de funcionamento e preenchimento dos dados, vamos entender melhor o conceito envolvido em cada perspectiva do modelo do BSC adotado.

Financeira

Para termos sucesso financeiro em quais objetivos é preciso foco?

Esta é a pergunta que deverá ser respondida para definir quais serão os objetivos financeiros do Planejamento Estratégico.

A metodologia do BSC começa pelos objetivos financeiros de longo prazo, relacionando estes com os demais objetivos das outras perspectivas, uma vez que o desempenho econômico é o principal negócio de qualquer empresa.

O BSC bem aplicado faz com que todas as unidades do negócio também tracem seus objetivos financeiros, sempre em harmonia com os objetivos globais da empresa. Os objetivos e indicadores da perspectiva financeira devem ser definidos tendo em conta a fase em que se encontra a empresa e as suas unidades de negócio, seguindo a descrição do item do cabeçalho, explicado anteriormente.

Clientes

Para alcançarmos nossa visão, como deveremos ser vistos pelos nossos clientes e o que iremos entregar ao mercado?

Responder a esta pergunta é crucial para definir os objetivos e indicadores da perspectiva Clientes. A visão do mercado e o conhecimento do perfil dos clientes é fator chave para o sucesso a longo prazo de qualquer organização e o alcance de suas metas do BSC.

A perspectiva dos clientes do BSC traduz a missão e a estratégia da empresa em objetivos e indicadores mensuráveis que visam o mercado e/ou parte dele, de acordo com o tipo de produto/serviço oferecido pela empresa. A visão externa, voltada para o cliente e com intuito de atender suas necessidades e até mesmo superá-las, é o que garante a rentabilidade da empresa e sua permanência no mercado.

Os indicadores principais adotados nesta perspectiva contém informações relativas ao mercado, clientes atuais e potenciais clientes, mensurando entre outras características sua satisfação, retenção de clientes, manutenção destes clientes e aumento de clientes.

Processos Internos

Para satisfazer nossos clientes e alcançar os objetivos financeiros em que processos internos devemos ter excelência?

Para responder a esta pergunta deve-se conhecer e identificar os recursos e capacidades disponíveis e necessárias para elevar o nível de atendimento dos clientes e assim aumentar a excelência da empresa.

Para elaboração da metodologia BSC devem ser considerados todos os agentes envolvidos nesta perspectiva que interferem na qualidade do seu produto/serviço. A metodologia considera também processos de inovação, operação e pós-venda.

O grau de atendimento e eficiência visto pelo cliente é decorrência das ações tomadas internamente. O BSC atua neste sentido, buscando a empresa identificar quais as atividades e processos que determinam e influenciam diretamente a satisfação do seu cliente e também nos objetivos e indicadores da perspectiva financeira. Nesta perspectiva é que devem ser encontrados os fatores que determinam vantagem competitiva para a empresa, ou em outras palavras, o que a torna diferente das demais concorrentes.

Crescimento e Aprendizado

Como a empresa sustentará a capacidade de mudar e melhorar para alcançar a visão?

Este é o principal questionamento que deve ser feito para responder a esta perspectiva do Planejamento Estratégico. É a continuidade das outras três perspectivas e para isso deve-se compreender a infraestrutura necessária para que o planejamento estratégico ocorra.

Nesta perspectiva, medir a capacidade dos funcionários, a motivação destes, a capacidade da empresa e dos seus sistemas de informação são indicadores usuais adotados.

Este entendimento do BSC fornece um panorama geral dos indicadores das outras perspectivas, fornecendo à empresa uma visão mais global da estratégia e informações relevantes para melhoria na tomada de decisão.

Na teoria do modelo, existem três fontes para a aprendizagem e crescimento da empresa: as pessoas, os sistemas e os procedimentos organizacionais. A finalidade desta perspectiva do BSC está na qualificação dos trabalhadores, na melhoria dos sistemas e tecnologias da informação e no relacionamento dos procedimentos e rotinas da organização.

Ao construir o Planejamento Estratégico seguindo a metodologia do BSC a empresa deve sempre ter em mente considerações de:

• A informação disposta da forma mais adequada e eficaz possível, tanto em qualidade como em quantidade
• Os objetivos e indicadores devem estar todos relacionados, em ordem de relevância. Montar um mapa estratégico em formato de árvore (com as perspectivas na ordem apresentada nesta apostila) relacionando todos os indicadores e objetivos de desempenho.
• Utilizar meios de apresentar os dados que sejam visualmente fáceis de interpretar, auxiliando na tomada de decisões de forma mais eficaz. Finalizado o entendimento da planilha e da metodologia BSC, sua empresa pode traçar metas e obter um controle muito mais eficiente dos resultados e saber onde cada ação tomada reflete em outras áreas e a forma como isso ocorre.

Já conhece as principais funções do Excel?

Como você se sente quando percebe que Excel hoje é um pré-requisito para o mercado? Se você fica confuso com algumas funções ou formatações do Excel e não sabe transformar dados em informações realmente relevantes, não se preocupe!

A Voitto criou o curso Fundamentos de Excel para ajudar você a aprender o necessário para conseguir utilizar esse software de forma proveitosa. Você aprenderá desde formatação de células até um entendimento de tabelas dinâmicas.

Está esperando o que para começar sua experiência no software mais usado em empresas do mundo todo e ainda conhecer a plataforma da Voitto?

É só usar o cupom BLOG100 e começar a se capacitar gratuitamente! Esperamos você para estudar com a gente e depois publicar o certificado no LinkedIn, hein? Clique no botão abaixo e garanta seu acesso GRATUITO ao curso Fundamentos de Excel!