Entenda o que é Diagnóstico Empresarial e como colocar em prática!

Diagnóstico empresarial é o termo utilizado para a obtenção de todos os dados sobre a empresa, fazendo com que estudos sejam realizados para garantirque todas as decisões certas sejam tomadas.

Realizar uma análise sobre a saúde da empresa e entender quais são as fraquezas e os pontos fortes, é fundamental para qualquer negócio. Vamos entender um pouco mais sobre o assunto distribuído nos seguintes tópicos:

• O que é o Diagnóstico Empresarial? 
• Qual a importância do Diagnóstico Empresarial?
• Como fazer um Diagnóstico Empresarial?
• Quais as principais áreas a serem diagnosticadas?
• Ferramentas e documentos para realizar um Diagnóstico Empresarial; 
• Como tomar decisões a partir do resultado do Diagnóstico Empresarial?
  

O que é o Diagnóstico Empresarial? 

O Diagnóstico Empresarial é um estudo interno sobre a empresa e os procedimentos que acontecem. Esse procedimento aborda tudo que aquele negócio realiza, desde a confecção de produtos até o marketing. A principal finalidade desse diagnóstico é identificar possíveis fatores de melhoria e quais são os pontos fortes da empresa.

Através dessa abordagem direta, o gestor consegue de forma simples, tomar decisões para que a empresa continue se destacando no mercado.

Qual a importância do Diagnóstico Empresarial?

Os primeiros passos na abertura de alguma empresa é verificar o mercado de atuação e analisar as melhores rotas para garantir a excelência nos resultados. Porém, é necessário entender que o passar do tempo faz com que imprevistos aconteçam e tecnologias evoluam, isso faz com que sejam necessárias novas estratégias e abordagens, fugindo do que se foi planejado.

Saber as vantagens de realizar o diagnóstico empresarial, é uma forma de se precaver e entender melhor sobre a particularidade de sua empresa, transformando-a a longo prazo em um negócio rentável e saudável.

Podemos citar as 7 principais vantagens sendo:

1. Evitar possíveis surpresas

Antes de traçar as rotas que sua empresa irá seguir, é necessário fazer uma análise dos possíveis resultados e consequências, garantindo que não ocorram problemas inesperados.

2. Insights relevantes

Quando um diagnóstico empresarial é realizado, obtém-se todos os dados da empresa, ou seja, gráficos e relatórios. Estes  geram insights capazes de aprimorar seu plano de negócio.

3. Diminuição dos gastos

Se analisadas no início do negócio, a diminuição dos gastos é algo evidente, visto que, é possível entender o cenário que se encaixa mais na atualidade e poupar gastos indesejados, como aqueles relacionados à tributação.

4. Desvendar os riscos

Os riscos sempre são de grande preocupação para os empresários, subdivididos em fiscais e estratégicos, os fiscais são aqueles que estão relacionados a tributos e declarações. Se liga! Uma declaração de imposto incorreta, pode acarretar um processo de sonegação de impostos, gerando grandes complicações para sua empresa.

Já os estratégicos, dizem respeito ao desalinhamento entre objetivos e as ações que podem fazer com que a empresa se prejudique. Esses perigos devem ser encontrados de forma rápida, evitando que ocorram perdas financeiras e de produtividade.

5. Conhecer o grau de maturidade da empresa

O grau de maturidade está relacionado com os conhecimentos obtidos e as chances de transformá-los em possíveis benefícios, gerando uma evolução contínua do seu negócio, dessa forma, sua empresa sempre oferecerá o melhor para os clientes, sejam produtos ou serviços.

6. Entender a legislação

Com o passar do tempo, as normatizações tendem a ser atualizadas e isso faz com que os processos empresariais fiquem obsoletos. Outro ponto importante, é que existem normas obrigatórias que devem ser seguidas.

Uma dica é ter sempre apoio de uma assessoria jurídica preventiva e que esteja presente no cotidiano da empresa, essa é uma ótima forma para se manter por dentro de todas as possíveis mudanças de legislação.

7. Não abrir mão das oportunidades!

Todos os dados obtidos fazem com que seja mais simples entender quais as vantagens e desvantagens de determinados ambientes e, como uma boa consequência saber onde estarão as melhores oportunidades para crescimento do empreendimento evitando que possíveis decisões que levem à falência sejam tomadas.

Vamos entender um pouco mais sobre como realizar o diagnóstico empresarial?

Como fazer um Diagnóstico Empresarial?

Já falamos aqui sobre o quanto realizar um diagnóstico empresarial é importante, agora vamos trazer um passo a passo de como realizá-lo com excelência! Para realizar um diagnóstico empresarial eficiente, é necessário seguir no mínimo os quatro passos que iremos apresentar em seguida.

1. Obtenção de informações

O primeiro passo a ser feito para realizar o diagnóstico empresarial é fazer a obtenção dos dados de todos os setores da empresa, tendo em vista todas as atividades realizadas. Alguns exemplos de dados que devem ser obtidos, são:

• Resultados financeiros;
• Nível de engajamento e satisfação dos colaboradores;
• Produtividade interna; 
• Desempenho das vendas; 
• Reclamação de clientes.

2. Análise dos dados

É nessa etapa que serão organizadas e separadas em gráficos e planilhas todas as informações coletadas na etapa anterior. Esse método de separação, faz com que o analista possua uma visão melhor de tudo que foi coletado, além de conseguir realizar comparações futuras com os próximos diagnósticos.

3. Reconhecimento dos problemas

Essa etapa é literalmente reconhecer os problemas existentes em todas as áreas da empresa e encontrar possíveis pontos de melhoria e oportunidades de desenvolvimento para o negócio. Através dessa etapa, é possível entender quais são as prioridades de intervenção e quando será a melhor época para realização de novas ações.

4. Correção de erros

Após a coleta de informações e identificação dos maiores problemas, é o momento de pensarmos em soluções para implementação. Para que ocorra corretamente, é necessário montar um plano de ação bem detalhado, com metas e prazos bem definidos para reavaliação dos dados.

Agora que já entendemos melhor sobre as fases para realizar um diagnóstico empresarial, iremos entender sobre as principais áreas que necessitam ser diagnosticadas, vamos lá?

Quais as principais áreas a serem diagnosticadas?

Para obter as principais áreas que devem ser diagnosticadas de forma eficiente, é necessário entender o nicho que seu negócio atua, visto que cada área possui características diferentes. Vamos citar alguns dos tópicos mais importantes, mas lembre-se sempre de adequar cada um para a realidade da sua empresa, beleza?

Estratégia para curto, médio e longo prazo

Já falamos aqui o quanto a definição de metas é importante no progresso de cada negócio. Pois é por meio delas que as estratégias certas são definidas e colocadas em prática. Ao falarmos de curto, médio e longo prazo, estamos falando de tempo. Vamos entender melhor:

• Curto:  menos de 1 ano;
• Médio:  até 5 anos;
• Longo: a partir de 5 anos.

Para definir a melhor estratégia para seu negócio é necessário identificar o modo em que as ações serão realizadas. Pensando nisso, trouxemos algumas questões para serem pensadas no momento de definição das estratégias:

• Quais estratégias  já vem sendo realizadas até agora e quais podem ser realizadas? 
• Qual é a média de tempo que os objetivos levam para serem alcançados?

Indicadores financeiros

A saúde financeira da empresa é de total importância para seu crescimento e é através dos indicadores que conseguimos entender melhor a realidade do negócio. Nos mostrando como por exemplo a rentabilidade, lucratividade  e a estrutura de capital.

Ter em mente como anda esse setor, faz com que as decisões sejam mais simples de serem tomadas e com muitas chances de obtenção de excelência.

Marketing 

Investir em um bom marketing é uma boa forma de atrair mais clientes e mantê-los. Uma das formas mais utilizadas é a publicidade através das mídias sociais, por mais que essa seja a atual maior fonte de publicidade, é necessário realizar com cuidado e mantendo em mente o foco da campanha.

Além disso, é necessário que exista uma equipe dedicada a essa estratégia, visto que demanda tempo e um custo financeiro considerável. Ninguém gosta de perder dinheiro, né? Então se certifique que esteja investido da forma correta e que os resultados esperados estão sendo obtidos.

Satisfação dos colaboradores

O desempenho dos colaboradores é fundamental para o bom funcionamento da empresa e por isso é muito importante que ele seja analisado, visto que o resultado pode significar várias coisas.

Quando a satisfação for pouca ou insuficiente, é importante que a empresa tome algumas providências, vamos entender melhor:

• Revisar o processo de recrutamento, a fim de se certificar que os colaboradores escolhidos possuam “fit cultural” com a empresa; 
• Verificar como estão o clima e a cultura organizacional, esses dois fatores influenciam muito na motivação dos colaboradores e, consequentemente, na produtividade e retenção de talentos;
• Analisar o processo de treinamento dos colaboradores, visto que é nele que vão se preparar para as atividades relacionadas e ao alcance de objetivos.
  

Vendas

O andamento das vendas é um indicador se a empresa está ou não obtendo sucesso. Caso ocorram as baixas (o que é normal em alguns momentos) é possível analisar alguns aspectos e entender o porquê das mesmas, além de encontrar uma solução para o problema.

Alguns pontos que podem ser analisados caso ocorram baixas são:

• Existe um alinhamento entre o marketing e o público alvo?
• Os serviços são de boa qualidade? 
• Os clientes estão satisfeitos com o produto?
• Como estão os feedbacks recebidos? 
• A empresa possui um site? Se sim, qual sua usabilidade? As páginas possuem um bom carregamento? As imagens de descrição estão boas?

Esses são alguns pontos que valem a pena serem pensados, mas lembre-se sempre de adaptarem a realidade do seu negócio, beleza?

Vamos analisar um pouco mais sobre as ferramentas que podem deixar esse processo mais simples?

Ferramentas e documentos para realizar um Diagnóstico Empresarial 

Sabemos que o diagnóstico organizacional precisa ser realizado para que os resultados sejam os melhores possíveis e por sorte, existem ferramentas que podem nos ajudar a facilitar todos esses processos.

Vamos conhecer um pouco sobre elas!

Benchmarketing  

O benchmarketing, é uma metodologia utilizada para analisar as estratégias que os concorrentes vêm utilizando. Isso faz com que você entenda quais pontos podem ser aplicados em seu negócio e quais podem ser implementados a fim de melhorar.

Um dos pontos positivos, é que essa técnica não precisa ser aplicada em concorrentes diretos, basta encontrar um bom negócio e se inspirar nele! Além disso, essa técnica é uma boa forma de aumentar os insights e bons conhecimentos sobre diversas áreas que podem ser adaptadas a sua realidade.

Possuindo um conhecimento amplo de várias áreas e várias formas de gestão, se faz possível analisar formas diferentes de redução de custos, aumento de produtividade, margens de lucro e fidelizar mais clientes.

Fluxo de caixa

Essa ferramenta está ligada com o financeiro da empresa, mais precisamente para análise da saúde financeira, visto que é possível analisar as quantias que entram e os gastos da empresa.

A utilização se dá pela análise das receitas e despesas da empresa em um período específico. Para saber se o fluxo é positivo, basta notar se os valores a receber são superiores às despesas, caso isso não ocorra, existe algum problema financeiro na empresa.

Aqui vão algumas dicas para obter um bom fluxo de caixa:

• Manter atualizadas as entradas e saídas de capital;
• Controlar o capital de giro;
• Realizar cálculos de possíveis previsões de entrada e saída de capital futuramente;
• Estabelecer metas e acompanhá-las da forma correta.
  

Brainstorming 

A chamada "tempestade de ideias” é feita com o objetivo de obter o maior número de ideias possíveis que possam ser utilizadas na proposta de intervenção. Vamos entender melhor como funciona?

Basicamente, todos irão se sentar juntos e anotar várias ideias, sem julgamento, ok? Todas as ideias são válidas, anote o que vier na cabeça! E além disso, nesse primeiro não faça juízo de valor, deixe a criatividade dos colaboradores surgir!

Após a obtenção de todas as sugestões, é necessário agrupá-las e analisá-las levando em conta os prós e contras. Além disso, para tornar o processo mais eficiente, é possível realizar a combinação dessa ferramenta com outras, como por exemplo, a Matriz SWOT e logo após, realizar as decisões que foram tomadas.

Matriz SWOT

Também chamada de análise FOFA, a utilização dessa matriz é extremamente importante para se obter um diagnóstico, visto que ela auxilia na avaliação do ambiente interno e externo - sendo a parte controlável e não controlável, respectivamente.

A matriz SWOT utiliza algumas partes importantes, que podem ser retiradas da mesma: strength (força), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

Vamos entender um pouco sobre o significado de cada integrante da sigla?

• Forças: Esses elementos irão destacar os pontos fortes da organização. Um exemplo clássico, são as empresas que possuem colaboradores engajados e conta com o apoio de uma equipe especializada em contabilidade;
• Fraquezas: As fraquezas destacam as desvantagens que ocorrem no ambiente interno, ou seja, por mais que a equipe possua bons colaboradores o ritmo de venda pode não ser tão bom assim.
• Ameaças: As ameaças são os principais pontos que podem afetar os resultados da firma. Por exemplo, o valor dos impostos, saída de vários colaboradores e novos concorrentes no mercado;
• Oportunidades: As oportunidades podem ser definidas como os espaços no mercado que podem ser explorados e fazer com que sua empresa cresça.

Dica: A criação dessa matriz pode ser feita durante uma reunião de Brainstorming e todas as informações, ideias e possíveis resoluções de problemas podem ser repassados para os colaboradores, fazendo com que todos fiquem alinhados e caminhem juntos.

Quando coletados, é necessário traçar novos rumos para as possíveis mudanças que devem ocorrer a fim de obter os melhores resultados. As estratégias após a realização da matriz SWOT devem ser escolhidas de acordo com os principais pontos que afetam o seu negócio. Vamos entender melhor?

• A estratégia de sobrevivência é aplicada quando existe a combinação entre as fraquezas e as ameaças. Quando é apurado que existem muitas fraquezas internas e ameaças externas é bom lembrar de não realizar investimentos e se aventurar em possíveis novidades, se empenhe em diminuir as falhas! 
• A estratégia de manutenção é colocada em prática, quando existe a combinação entre força e ameaças. Ou seja, por mais que existam muitos pontos positivos internamente, a ameaça externa pode ser um problema. Invista em possíveis alternativas para que a produção interna não seja afetada;
• A estratégia de crescimento é necessária quando ocorre a junção entre fraquezas e oportunidades. Utilize dessa estratégia em momentos que sejam favoráveis externamente para investir e ajudar sua empresa no desenvolvimento;
• A estratégia de alavancagem é o melhor momento para empresa, ocorre na combinação de força e oportunidades, aproveite essa fase para entrar de vez no mercado! Unindo os pontos positivos da sua empresa com as oportunidades oferecidas.
  

Diagrama de Causa e Efeito

O Diagrama de causa e efeito, também conhecido por 6M ou Espinha de Peixe, tem como objetivo indicar a relação existente entre os efeitos e as possíveis causas em uma situação ou problema.

Para realizar essa técnica, é bem simples, basta traçar uma linha horizontal com uma seta para direita e, no final, desenhar um retângulo. Este retângulo servirá para colocarmos o problema que será analisado.

Podemos dividir as causas em 6 categorias, sendo elas:

1. Meio ambiente: Se trata do meio interno ou externo da firma;
2. Material: Instrumentos utilizados para trabalhar;
3. Mão de obra: Está relacionada com os colaboradores do seu empreendimento;
4. Método: Metodologia que é aplicada no trabalho;
5. Máquina: Máquinas utilizadas durante o processo; 
6. Medida: São as métricas e KPIs (Key Performance Indicator), além da forma de determiná-las. 

O próximo passo é colocar três causas na parte de cima da linha traçada anteriormente e três na parte de baixo, ligando-as à seta que foi desenhada. Após a definição das causas, é necessário utilizar a técnica de Brainstorming para obter o maior número de ideias possível para cada causa e, por fim, analisar as respostas e entender quais foram as causas do problema.

Foto: Reprodução/TECNICON

Observação de campo

Quando vivenciamos algo na prática, conseguimos obter resultados relevantes e informações que são importantes para o bom desenvolvimento da empresa. Esse método de “observação direta” chamamos de observação de campo. Os campos que podem ser identificados são:

• Forma de trabalho dos colaboradores;
• Os materiais que são usados;
• Os acertos e erros;
• Clima organizacional;
• Motivos para baixa produtividade;
• O fator desempenho x horas trabalhadas. 

Para o sucesso desse método, é necessário que o observador não faça nenhum tipo de interferência nas atividades, são permitidas apenas que o observador tome notas e relate o que julgar relevante, isso servirá para análise e conclusão posteriormente.

NPS (Net Promoter Score)

O NPS (Net Promoter Score), é uma ferramenta utilizada para medir o nível de satisfação dos clientes. Tradicionalmente, pergunta-se “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria nossa empresa a seus amigos?”

E através dos resultados obtidos, é possível observar se a empresa necessita realizar investimento em experiência do consumidor. Vamos analisar as faixas de notas e o que elas significam?

• Entre 0 e 6 estão os clientes detratores - Esses provavelmente não indicariam seu negócio aos amigos;
• Entre 7  e 8 estão os clientes neutros - Esses estão realmente no “meio termo”;
• Entre 9 e 10 estão os clientes promotores - Esses são aqueles que com certeza indicariam seu negócio aos amigos. 

Para entender melhor o resultado, basta fazer uma conta simples, basta pegar o resultado obtido e remover do número de clientes promotores, os clientes detratores e com esse resultado, fazer a multiplicação por 100 a fim de encontrar a porcentagem. Os possíveis desfechos podem ser:

• zona crítica: -100% a -1% 
• zona de aperfeiçoamento: 0 a 49% 
• zona de qualidade: 50% a 74%
• zona de excelência: 75% a 100%

A meta deve ser sempre possuir o maior número de clientes promotores possível, visto que, eles serão os defensores da sua marca e sempre a indicarão para outras pessoas.

Dica: Quando iniciar essa busca pela conquista do número de clientes promotores, foque em um primeiro momento, nos detratores, invista em estratégias que possam melhorar a satisfação desses clientes. Mas não se esqueça, sempre mantenha o incentivo para os clientes promotores, precisamos sempre manter eles por perto, não é mesmo?

As ferramentas apresentadas são ótimas para tornar o processo mais simples, mas como tomar decisões com os resultados obtidos? É o que vamos descobrir a seguir!

Como tomar decisões a partir do resultado do Diagnóstico Empresarial?

Realizar o diagnóstico empresarial e entender os resultados é de extrema importância, porém, saber tomar boas decisões é fundamental para que se obtenha sucesso nos negócios.

Pensando nisso, trouxemos três dicas para ajudar na tomada de decisão!

1. Saiba onde quer chegar!

Possuir uma boa visão de futuro e onde se deseja chegar com seu negócio é a primeira coisa a ser feita! Tenha bons objetivos e faça com que eles sejam claros e muito bem definidos.

Uma boa forma de facilitar essa obtenção, é utilizando o método de criação de metas SMART. Vamos entender um pouco melhor sobre essa sigla:

• S (specific): Obtenha metas bem definidas e específicas, se pergunte: O que eu quero realizar e porque eu quero isso? 
• M (measurable): As metas definidas anteriormente precisam ser mensuráveis, veja se existem formas ou metodologias capazes de medir o desempenho e utilizá-las. 
• A (attainable): Além de serem bem definidas e mensuráveis, as metas precisam ser atingíveis. Analise se todas podem ser atingidas mesmo com possíveis imprevistos. Obtenha base para essa análise através das fraquezas e ameaças da sua empresa.
• R (relevant): É necessário que possuam relevância. As metas realmente irão fazer com que os ganhos do seu negócio sejam otimizados? 
• T (timely): Não se esqueça de sempre estimular um tempo para concretização daquela meta, isso evita procrastinação! Analise e se pergunte: Em quanto tempo eu quero realizar minhas metas? 

Foto: Reprodução/Siteware

2. Matriz GUT

Essa ferramenta é excelente para oferecer auxílio nas tomadas de decisão, pois irá te ajudar a organizar e criar uma fila de prioridade do que deve ser solucionado primeiro para obter a solução do problema.

Pode ser utilizada quando o gestor necessita tomar uma grande decisão, porém existem outros problemas e fatores que estejam atrapalhando o processo.

GUT, é sigla para: gravidade - efeito que o problema irá causar para os envolvidos; urgência - o tempo em que a solução deve ser feita  e tendência - é a análise se aquele problema irá ou não aumentar com o tempo, caso sua solução seja adiada.

Para aplicá-la é bem simples, os fatores apresentados anteriormente irão possuir uma nota de 1 a 5, essas notas variam de acordo com a intensidade de cada fator e, com isso, é só multiplicar o valor atribuído em cada aspecto. Será resolvido primeiro, o problema que possuir o maior resultado.

3. Apoie-se nos dados

Confie nos dados e informações obtidos durante todo o processo, são eles que irão te mostrar qual a melhor decisão e estratégia para o seu negócio naquele momento.

Além disso, ter provas ali do que precisa ser feito, nos faz pensar mais racionalmente e evita pensamentos hipotéticos sobre o que pode estar acontecendo em seu negócio.

Tenha em mente que o estudo levantado internamente pode te auxiliar a prever possíveis consequências de curto, médio e longo prazo. Obtenha boas estratégias combinando os objetivos e as prioridades já definidas anteriormente.

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