O que é Gestão do Conhecimento?
Características da Gestão do Conhecimento
Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas
Vantagens das Ferramentas de Gestão do Conhecimento
Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?
Quais os desafios da gestão de conhecimento nas empresas
Características que as Ferramentas de Gestão do Conhecimento devem possuir
5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento
Quer melhorar ainda mais sua gestão?

Conheça as Ferramentas mais usadas nas empresas para ajudar na Gestão do Conhecimento

Está tendo dificuldades em um projeto? Saiba como as Ferramentas de Gestão do Conhecimento podem ajudar seus a agilizar e evitar erros em processos futuros!

Thiago Coutinho
Por: Thiago Coutinho
Conheça as Ferramentas mais usadas nas empresas para ajudar na Gestão do Conhecimento

Você sabe como gerir os conhecimentos da sua empresa eficientemente? E afinal, para que serve isso? Perguntas como essas são comuns, mas vamos direto à resposta: a gestão de conhecimento de uma empresa é a maneira de transmitir conhecimento pré-adquirido para os colaboradores.

Parece simples, não é? E é! Mas um processo mal feito é uma perda de lucratividade devido à impossibilidade da empresa de reter conhecimento com atividades já realizadas ou de passar este conhecimento processual, ou de cultura para os colaboradores.

Constantemente o mercado exige que os empreendedores saibam gerenciar de maneira eficiente o conhecimento nas organizações. Para isso, nos anos 90, surgiu o conceito de gestão de conhecimento.

O termo foi criado pelo estudioso de administração Peter Drucker e, nos dias de hoje, esse conceito é fundamental para o bom gerenciamento da cultura organizacional nas empresas. Para saber mais acerca desse assunto e conhecer as principais ferramentas de gestão do conhecimento.

Esse artigo vai abordar tópicos importantes como:

  • O que é Gestão de Conhecimento?
  • Características da Gestão do Conhecimento;
  • Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas;
  • Vantagens das Ferramentas de Gestão do Conhecimento;
  • Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?
  • Desafios de implementação da Gestão do Conhecimento;
  • Características que as Ferramentas de Gestão do Conhecimento devem possuir;
  • 5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento;
  • Como a gestão ágil auxilia a Gestão do Conhecimento?

O que é Gestão do Conhecimento?

A gestão do conhecimento é a administração dos ativos de conhecimento gerados em uma organização. É um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa.

O conceito envolve uma série de metodologias e inovações tecnológicas, que abrangem noções sobre sistemas de gestão, administração de dados e informações.

Além disso, Drucker ainda completa que a gestão do conhecimento em uma empresa é a coordenação dos recursos do conhecimento organizacional. Essa coordenação tem o objetivo de estabelecer uma maior vantagem competitiva.

E, para realizar essa coordenação dos recursos, é essencial realizar análises do seu negócio. Mas, você sabe quais análises devem ser feitas? Alguns exemplos são: o business model canvas, a análise swot e o planejamento de metas.

Características da Gestão do Conhecimento

As características de uma eficiente gestão do conhecimento envolvem três conceitos importantes, que são os dados, as informações e o conhecimento. Cada um deles consiste em alguns pontos essenciais, os quais veremos a seguir.

Dados

Os dados são os registros de atividades, de estruturas e operações internas e externas da empresa. Eles consistem em novas informações que devem ser analisadas.

Os bancos de dados podem ser avaliados e mensurados levando em conta os seus custos, a sua quantidade e também a velocidade. Por isso, nem sempre acumular dados em uma empresa é sinônimo de ter informação qualificada.

Informações 

São mensagens que possuem o objetivo de alterar a maneira como o receptor vê algo. Em outras palavras, as informações são os dados interpretados, relevantes e capazes de gerar conhecimento.

Conhecimento

É um processo não linear. Ele pode ser modificado a partir do instante que interage com o meio ambiente. Desse modo, o conhecimento está em permanente transformação e, por essa razão, demanda sistemas para controlá-lo.

Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas

A gestão do conhecimento é importante para as empresas porque enriquece o intelecto dos colaboradores, valorizando ao máximo o capital humano. Além disso, proporciona as melhores práticas, facilita as tomadas de decisões e propicia iniciativas inovadoras na organização.

Quanto mais a empresa levar em conta a realização de uma eficiente gestão de conhecimento, mais competitiva ela vai ser, bem como vai atender melhor os seus clientes.

Além disso, a gestão do conhecimento também é importante porque controla o conhecimento acumulado na mente dos colaboradores, nos departamentos e processos executados, estruturando as atividades organizacionais no ambiente interno e externo, como um gerenciamento corporativo. Sendo assim, vejamos a seguir as vantagens desse método.

Vantagens das Ferramentas de Gestão do Conhecimento

Já te mostramos como este processo é importante e porque deveria implementá-lo, mas para você ter uma visão mais ampla do que pode alcançar com ela, veja as principais vantagens ao usar as ferramentas de gestão do conhecimento:

  • Redução de tempo na realização de processos;
  • Tomada de decisões mais precisas e ágeis;
  • Eficiência na comunicação da empresa como um todo, gerando engajamento;
  • Melhora no resultado e entregas dos setores;
  • Vantagem competitiva;
  • Ações com embasamento, obtendo um planejamento melhor, diminuindo também a necessidade de consultoria externa;

Viu? E não para por aí, continue lendo e descubra como aplicá-la.

Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?

Pensando em objetivos práticos, podemos notar algumas vantagens que a gestão de conhecimento gera no dia a dia de uma empresa. Vamos ver quais são elas?

  • Melhor aproveitamento dos dados: possibilita um melhor uso dos dados para produzir informações úteis para a empresa, facilitando a realização de planejamentos, otimizando as atividades cotidianas e evitando o retrabalho.
  • Beneficia o ambiente de trabalho: empresas que investem em gestão de conhecimento aproveitam esses recursos para a troca de experiências, aprimorando as capacidades intelectuais dos colaboradores e os incentivando a compartilhar aquilo que eles sabem.
  • Acelera os processos internos: os processos internos da empresa se tornam mais ágeis, facilitando o planejamento e a elaboração de estratégias, pois os dados gerenciados são precisos e devidamente analisados.

Quais os desafios da gestão de conhecimento nas empresas

A gestão de conhecimento é um processo muito importante para as empresas, porém alguns desafios podem ser encontrados na sua implementação, como:

Ausência de incentivo

A empresa necessita estimular e divulgar esse tipo de gestão. Para superar essa falta de estímulo é necessário criar práticas que valorizam o conhecimento e administrar eventos internos que colocam o funcionário em uma situação confortável para expressar dados relevantes.

Diálogo insuficiente

Os colaboradores apenas vão identificar o conhecimento de cada um durante conversas e momentos de interação.

Para obter isso é importante acrescentar reuniões mais frequentes no dia a dia e mais vivência para transferência de conhecimento. A partir do momento em que o colaborador se expressar ele mostrará o que sabe e com isso poderá compartilhar os seus conhecimentos com os demais.

Pouca prática

O ato da escrita é essencial para a estruturação e organização do conhecimento, porém essa habilidade nem sempre é desenvolvida internamente nas empresas.

Como fazer para que cada um expresse sua sabedoria por meio da escrita? Painéis e ferramentas de gestão do conhecimento têm de ser disponibilizados para romper essa barreira da escrita e estimular o registro do conhecimento acumulado pelos colaboradores.

Falta de retenção

Um dos grandes desafios de uma empresa é segurar os talentos do seu time. Pelo fato de que a gestão de conhecimento está relacionada com o gerenciamento de pessoas, então a falta de retenção é um desafio.

Para facilitar a retenção é necessário pensar em medidas que visam melhorar o ambiente de trabalho, pensando nas características e no perfil de cada colaborador.

Com isso, é possível aproveitar o potencial dos colaboradores, retirando deles o que oferecem de melhor na hora de realizarem as suas atividades.

Características que as Ferramentas de Gestão do Conhecimento devem possuir 

Como vamos te mostrar mais a frente, existem diferentes tipos de ferramentas e a depender do seu objetivo ou como prefere gerenciar sua empresa, sua escolha de qual usar vai mudar.

Contudo, existem algumas características essenciais que você deve se atentar ao escolhê-la.

1. Clareza 

Toda movimentação de informação estará contida nesta plataforma, então ter clareza de como movimentar e utilizar a plataforma é essencial, de nada adianta uma estrutura complicada que os colaboradores não entenderão.

O que faz menção a uma importante observação, os colaboradores são os que mais usufruirão deste modelo, então tenha certeza de pegar algo interativo que eles também possam contribuir e dar feedbacks.

2. Segurança 

Aqui você deverá prestar atenção o quanto de segurança essa plataforma pode te oferecer, afinal à medida que sua empresa cresce e seus dados ficam mais relevantes e em maior quantidade, perder estas informações pode ser um risco a integridade da empresa.

Por isso, analise o quanto você está garantido e o quanto você deve colocar de informação nesta plataforma.

3. Integração dos setores

Aqui deve-se analisar o método em que sua empresa trabalha e descobrir uma ferramenta que consiga manter as áreas conectadas e integradas, afinal a separação por segmento pode causar desinformação.

5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento

Diante da importância da gestão do conhecimento, torna-se fundamental encontrar maneiras que permitam melhorá-la. Para isso, é pertinente pensar em ferramentas de gestão do conhecimento e formas que auxiliam esse processo. Vamos ver alguns exemplos?

1. Google Drive

O Google Drive é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento nas empresas. Ele possui versões pagas e gratuitas de acordo com a capacidade de armazenamento.

Com a transformação digital, ele é uma excelente ferramenta na qual você pode salvar documentos em diversos formatos, como planilhas do Excel, e permitir acesso a pastas para pessoas específicas online.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta de gestão do conhecimento gratuito, muito utilizada para o gerenciamento de equipes e projetos. Por isso, pode ser uma grande aliada na organização da gestão do conhecimento das empresas.

O Trello é dividido entre quadros e cartões, nos quais é possível realizar comentários e anexar documentos.

3. Confluence 

Essa é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento que permite criar e personalizar qualquer coisa, desde simples anotações até políticas de RH de uma empresa.

Um dos grandes benefícios dessa ferramenta de gestão do conhecimento é poder integrá-la a outras soluções como o Trello, Google Docs, etc. Além disso, a ferramenta possui sistema de criptografia, o que permite mais segurança de dados e informações.

4. HEFLO

Essa é uma ferramenta de gestão do conhecimento voltada para BPM (Business Process Management) e com ela é possível criar, editar e modelar processos de negócios.

Com essa solução, todas as informações são processadas e armazenadas em nuvem e podem ser acessadas por todos os membros da equipe. A ferramenta possui uma modalidade de conta grátis e outra com recursos mais robustos para empresas e grandes equipes.

5. Bitrix24

O Bitrix é uma suíte completa de soluções tecnológicas que vão desde simples calendários a intranets e redes sociais privadas que permitem a colaboração de projetos dos mais variados tipos.

Além dessas ferramentas de gestão de conhecimento e projetos, o Bitrix também oferece CRM e outras ferramentas completas de colaboração e automação.

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Thiago Coutinho

Thiago Coutinho

Thiago é engenheiro de produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela UFJF. Especialista Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou na Votorantim Metais e MRS Logística, onde foi gestor e especialista em melhoria contínua. Com certificações MOS® e Auditor Lead Assessor ISO 9001, atuou em projetos de consultoria e ministrou treinamentos e palestras em congressos como ENEGEP e Six Sigma Brasil. Professor nas áreas de Gestão e Empreendedorismo, é fundador do Grupo Voitto e mentor de empresas, dedicando-se à liderança executiva da Voitto, com a visão de torná-la a maior escola online de gestão do Brasil.

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