Excel para leigos: as mais básicas Funções do Excel para você dar o pontapé inicial

O Excel é um dos softwares da Microsoft mais conhecidos no mundo e um dos mais utilizados pelas empresas.

Essa popularidade está relacionada com as inúmeras funcionalidades que ele oferece nas mais diversas áreas de atuação.

Para se ter uma ideia da sua versatilidade, o programa é usado tanto por quem deseja controlar melhor suas finanças pessoais, quanto para quem precisa analisar e manipular um grande conjunto de dados.

Neste artigo, mostraremos como esse software está estruturado, assim como alguns recursos básicos como fórmulas, funções e os principais atalhos do teclado.

Para que você já fique por dentro do que irá aprender, deixamos aqui um breve resumo do que irá encontrar por aqui:

• Como o Excel funciona?
• Fórmulas básicas do Excel
• Funções do Excel 
• 21 Atalhos do Excel para facilitar a usabilidade!

O nosso intuito é ajudar leigos e iniciantes a dar o primeiro passo para aprender a utilizar esta tecnologia em seu cotidiano.  Então, vamos lá!

Como o Excel funciona?

O Excel é um editor de planilhas, e uma planilha nada mais é do que uma tabela.

Como toda a tabela, a do Excel é composta por linhas e colunas, sendo que as linhas são numeradas de 1 à infinito, e colunas, nomeadas de A à Z e depois de AA a ZZ.

Cada quadradinho da tabela é chamado de célula, então aquele quadradinho que fica no encontro da coluna C com a linha 5 recebe o nome de célula "C5".

Dica Voitto: A seleção de uma célula pode ser feita com um simples clique ou apertando a tecla SHIFT junto com alguma das setas do teclado. No entanto, caso deseje realizar a seleção de um intervalo de forma rápida, podemos utilizar o atalho CTRL +  SHIFT + Seta.

Fórmulas básicas do Excel

O Excel realiza várias operações matemáticas por meio de fórmulas. As fórmulas são equações que realizam cálculos matemáticos na planilha. Os dados a serem usados nas contas podem ser fornecidos pelo usuário ou referências de outras células, sendo que toda fórmula deve começar pelo sinal de igualdade (=).

E como as primeiras fórmulas que aprendemos na escola são as de adição, subtração, multiplicação e divisão, no Excel não podia ser diferente:

• Adição: Para realizar uma adição é necessário utilizar o sinal de soma “+”. Exemplo: Deseja-se somar as células A1 com A2, portanto a célula seria assim: =(A1+A2)
• Subtração: Para a subtração, é necessário utilizar o sinal de subtração “-”. Exemplo: Deseja-se subtrair as células C2 com B4, portanto a célula ficaria assim: =(C2-B4)
• Multiplicação: Para a multiplicação é necessário utilizar o sinal “*” (Asterisco).  Exemplo: Deseja-se multiplicar 3 células B5, C2 e D2, portanto a célula ficaria assim: =(B5*C2*D2)
• Divisão: Para realizar uma divisão é necessário utilizar a Barra “/”. Exemplo: Deseja-se dividir o número A1 por 2, portanto a célula no Excel ficará assim: =(A1/2)
  

Funções do Excel

Função é uma fórmula automática, ou seja, uma operação pré-definida que opera sobre os valores das planilhas.

As funções do Excel diferem das fórmulas comuns na medida em que o usuário fornece os valores (parâmetros), mas não os operadores.

As funções são compostas por dois elementos: o nome da função e os valores, que são exibidos entre parênteses. Vamos ver um exemplo?

Exemplo: =SOMA(A5:A10)

Onde: SOMA é o nome da função.

A5:A10 são os seus argumentos, ou seja, o grupo de células que desejamos somar.

O Excel realiza cálculos com maior rapidez dependendo de como os parâmetros são digitados. Exemplo: a função =SOMA(A5:A10) é equivalente a fórmula =A5+A6+A7+A8+A9+A10.

Dica Voitto: Os "dois pontos" representa "até" e o "ponto e vírgula" representa "um ou outro".

As funções mais utilizadas pelos usuários são aquelas que conseguem resumir uma operação mais complexa em uma simples palavra, facilitando e agilizando o trabalho do usuário.

Para te auxiliar, trouxemos as funções mais utilizadas no Excel. Confira a lista abaixo:

Função SOMA()

A função =SOMA() é usada para somar as células ou números que estão entre parênteses. Já foi explicada anteriormente nesse artigo, mas ainda sim é uma das funções mais utilizadas pelos usuários

Função MAX()

É utilizada para retornar o valor máximo entre aqueles valores ou células selecionadas pelo usuário.

Exemplo:

=MAX(A1:A5), sendo que A1 = 2, A2 = 5, A3 = 5, A4 = 15 e A5 = 3.

A função retornará o valor máximo entre os escolhidos, ou seja, nesse exemplo ela retornará o valor 15, já que é o máximo entre eles.

Função MIN()

É utilizada para retornar o mínimo entre os valores ou células selecionadas pelo usuário. Funciona exatamente igual a função MAX() descrita acima.

Exemplo:

Deseja-se obter a média das notas do período letivo de um aluno.

Foram realizadas 3 provas e as notas foram respectivamente armazenadas nas células do excel:  B1=10, B2=8 , B3=6.

Para realizar o cálculo da média das notas basta utilizar a função =MÉDIA(B1:B3), dessa forma a resposta seria o número 8, já que a média das notas 10, 8 e 6 é oito.

Função SE()

É utilizada no Excel quando o usuário quer realizar alguma operação, somente quando alguma condição pré determinada é atendida.

Vamos a um exemplo?

Suponha que em uma planilha de controle de estoques, quando o número de produtos chegar a zero, deve-se criar um alerta para o funcionário repor o estoque.

De modo geral a função SE ficará assim: =SE(teste lógico;valor se verdadeiro;valor se falso)

Isso significa que a célula assumirá um valor caso o teste lógico seja verdadeiro, e caso seja falso assumirá outro valor. No exemplo do estoque teríamos:

=SE(A1=0;”Produto em falta, reabastecer!”;A1)

Ou seja, caso o valor da célula do estoque seja igual a zero, isto é, não há estoque, o retorno da função será um aviso:

“Produto em falta, reabastecer!”

Já quando o valor for falso, isto é, o valor do estoque é maior que zero, a função terá como retorno o próprio valor do estoque, já que aqui não queremos alterar nada.

Função SOMASE()

É utilizada quando se deseja somar algumas células, mas só quando a condição estabelecida for verdadeira. Essa função é uma mescla da função SOMA() com a função SE().

Exemplo:

Se caso quiséssemos somar os valores de um intervalo (C2:C5) em que os valores de outro intervalo distinto (B2:B5) correspondesse ao valor "Voitto" a fórmula ficaria da seguinte maneira: =SOMASE(B2:B5;"Voitto";C2:C5)

Função CONT.NÚM()

É utilizada quando deseja-se contar quantos valores numéricos estão presentes em um intervalo. Ou seja, ela conta cada aparição de um valor numérico em um determinado intervalo, não considerando o valor da célula em si, mas sim como uma aparição de um valor numérico qualquer.

Para isso, basta selecionar o intervalo desejado e aplicar a seguinte fórmula: =CONT.NÚM(B1:B30), onde (B1:B30) é o intervalo selecionado por você.

Mas espera, ainda não acabou! O Excel possui várias funções e para complementar ainda mais o seu aprendizado, não deixe de assistir o vídeo abaixo que separamos para você.

Nele, você conhecerá outras funções do excel que farão a diferença durante sua utilização do software.

Agora que já entendemos sobre as principais funções utilizadas, vamos aprender alguns atalhos que podem facilitar sua vida ao usar o excel!

21 Atalhos do Excel para facilitar a usabilidade!

As teclas de atalho servem para facilitar a vida daqueles que utilizam o Excel. Confira quais os comandos mais usados para realizar funções básicas no software:

1. CTRL + 1: É o atalho para a formatação de células. Use esse atalho e a janela de formatação da célula se abrirá.
2. CTRL + SHIFT + $: Quando se estiver trabalhando com valores monetários, é possível aplicar o formato de moeda utilizando esse atalho. Ele retorna o valor com duas casas decimais e com o símbolo “R$”. Valores negativos são colocados entre parênteses.
3. CTRL + SHIFT + “*” (Asterisco): Esse comando é extremamente útil quando você precisa selecionar os dados que estão em volta de uma única célula que está ativa. Caso existam células vazias no meio dos dados, elas também serão selecionadas.
4. CTRL + “+” (Sinal de adição): Usado para inserir células. Ao selecionar uma coluna toda e usar esse atalho, ele cria outra coluna. O mesmo ocorre para a linha.
5. CTRL + “-” (Sinal de subtração): Usado para excluir células. Ao selecionar uma coluna toda e usar esse atalho, ele exclui a coluna inteira. O mesmo ocorre para a linha.
6. CTRL + D: Repete o comando inserido na célula anterior, inclusive fórmulas e formatação. Por exemplo: deseja-se colocar o valor "85" no intervalo A1:A150. Basta inserir esse valor na primeira célula. Selecionar o intervalo A1:A150 e pressionar o atalho. O mesmo feito na primeira célula se repetirá para as outras.
7. CTRL + R: Funciona da mesma forma que o comando acima, mas para preenchimento de colunas.
8. CTRL + ALT + V: Atalho para Colar Especial. Quando essa janela estiver aberta, basta teclar a tecla V que a opção Valores é selecionada.
9. CTRL + PAGE DOWN: Utilize esse comando para mudar para a próxima planilha da sua pasta de trabalho.
10. CTRL + PAGE UP: Similar ao comando anterior. Porém, ao executar você muda para a planilha anterior.
11. CTRL + Setas de direção: Move o cursor para a última célula preenchida. Se houver alguma célula vazia no meio, o cursor será movido para a última célula preenchida que estiver antes da vazia.
12. CTRL + BARRA DE ESPAÇO: Utilize esse atalho se você quiser selecionar a coluna inteira onde está o cursor.
13. SHIFT + BARRA DE ESPAÇOS: Semelhante ao comando acima, porém, seleciona a linha inteira onde está o cursor.
14. ALT + “=” (Sinal de igualdade) : AutoSoma.
15. ALT + “;” (Ponto e vírgula): Seleciona apenas células visíveis (útil para copiar dados de uma tabela onde há filtros ou células foram ocultadas). Com este comando, apenas as células visíveis serão selecionadas.
16. Tecla F2: Se você cometer algum erro enquanto está inserindo fórmulas em uma célula, pressione o F2 para poder mover o cursor do teclado dentro da célula, usando as setas para a direita e esquerda. Caso você pressione uma das setas sem usar o F2, o cursor será movido para outra célula.
17. Tecla F4: Repete o último comando ou ação, se possível. Quando uma referência a uma célula ou um intervalo de células é selecionado em uma fórmula, F4 circula por todas as várias combinações de referências absolutas e relativas.
18. Tecla F5: Exibe a caixa de diálogo Ir Para.
19. Tecla F8: Use essa tecla para ligar ou desligar o modo de seleção estendida. Esse pode ser usado da mesma forma que o SHIFT. Porém, ele só será desativado quando for pressionado novamente, diferente do SHIFT, que precisa ser mantido pressionado para que você possa selecionar várias células da planilha.
20. Tecla F9: Calcula todas as planilhas do Excel em todas as pastas de trabalho abertas.
21. Tecla F11: Reconhece automaticamente todo o intervalo preenchido da célula ativa e gera um gráfico em uma outra aba. Muito útil para se fazer gráficos de maneira muito ágil.
    

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