Gestão de clínicas médicas: principais desafios, erros e como ter sucesso

A gestão de clínicas médicas é um grande desafio para qualquer empreendedor da área da saúde. Afinal, por conta do distanciamento do universo empresarial, pouco se dedicam à técnicas de gestão.

Por esse motivo, muitos médicos gestores podem se sentir ansiosos e inseguros quando colocados diante de situações que envolvem uma gestão de clínicas.

Felizmente, os primeiros passos para que você consiga ter sucesso neste universo podem ser adquiridos ao longo do tempo, sem a necessidade de uma possível pós graduação.

Neste guia completo que preparamos para você, abordaremos temas relevantes à gestão de clínicas, como:

• O que é a gestão de clínicas?
• Importância de uma boa gestão de clínicas e consultórios médicos;
• 5 objetivos principais do gerenciamento das atividades das clínicas;
• Principais desafios e erros encontrados na gestão de clínicas;
• Como fazer a gestão de clínicas?

O que é a gestão de clínicas?

A gestão de clínicas é um conjunto de técnicas que visa o bom funcionamento de todos os processos de uma empresa da área médica.

Dentro da gestão de clínica, funções específicas podem ser atribuídas a esses profissionais de saúde, como:

• Liderar equipes;
• Definir estratégias;
• Controlar estoques de diferentes produtos;
• Manter o fluxo de caixa;
• Administrar diferentes demandas que podem surgir.

E provavelmente, você deve estar se perguntando qual a verdadeira importância de uma boa gestão de clínicas, certo? Por isso, é importante que você esteja atento(a) aos tópicos seguintes.

Importância de uma boa gestão de clínicas e consultórios médicos

Ter uma boa gestão de clínicas e consultórios médicos é um fator indispensável para uma percepção positiva da sua empresa por parte dos seus pacientes.

Precisamos ressaltar também, que quando você aprende como gerenciar uma clínica ou consultório médico, sua empresa pode criar diferentes maneiras de crescimento.

Afinal, graças a uma boa gestão, você pode alcançar objetivos como redução do tempo ocioso entre consultas ou aumento de produtividade da equipe médica.

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5 objetivos principais do gerenciamento das atividades das clínicas

Dentro de uma gestão de clínica médica, existem muitos objetivos que podem ser traçados e alcançados se existir uma boa implementação do método.

Entre tantas existentes, separamos algumas das principais para que você conheça melhor. São elas:

1. Soluções de atendimento

Uma boa gestão de clínicas pode proporcionar um aos pacientes seguindo estratégias para humanizar o setor.

2. Melhora de posicionamento

A partir de um plano bem traçado e executado, você pode posicionar o seu consultório médico, através da gestão, criando assim uma experiência diferenciada aos olhos do seu cliente e dos próprios concorrentes de mercado.

3. Equilíbrio financeiro

A gestão de clínicas também envolve gestão financeira para médicos e por isso pode tornar os seus ganhos mais positivos.

4. Otimização de processos

Sob o olhar de um bom gestor, os processos internos são melhorados e trazem benefícios logísticos. Assim, é possível evitar possíveis gargalos e melhorar soluções internas.

5. Fidelização de pacientes

A gestão de clínicas garante ainda que os pacientes sejam fidelizados a sua empresa, desde que metas e objetivos sejam traçadas através de uma gestão de clínicas eficiente.

Principais desafios e erros encontrados na gestão de clínicas

Até aqui, você já entendeu o quê é a gestão de clínicas, a sua importância e quais objetivos você pode alcançar por meio dela.

Entender os desafios que a implantação de um sistema de gestão pode trazer para a sua empresa, é fundamental para evitar possíveis erros e conflitos internos.

Para evitar este tipo de situação em sua clínica médica, separamos alguns dos principais desafios e erros em gestão de clínicas:

• Controle de atendimento:um bom gestor de clínicas médicas precisa conseguir controlar os atendimentos e as demandas diárias de maneira eficiente.

• Mensurar dados: uma das ferramentas mais usadas por bons gestores de clínicas é a mensuração de dados. Seja ela para análise de pacientes ou para processos internos. Afinal, a visão analítica só pode ser alcançada com a visão estratégica de um gestor diante de dados relevantes.

• Conciliação:um dos principais desafios da gestão de clínicas é a conciliação de todas as atividades do gestor, já que as principais tomadas de decisão do negócio deverão passar por suas mãos.

Erros da gestão de clínicas

Alguns erros de gestão podem levar a sua clínica ao fracasso. Para que isso não aconteça, separamos alguns erros mais comuns que são cometidos.

• Não desenvolver processos internos: toda empresa necessita de um processo interno. Aliás, é fundamental que o negócio tenha pessoas designadas para determinadas funções e que elas saibam exatamente quais são suas atividades diárias.

Além de facilitar a organização diária, a clínica em si, acaba se tornando extremamente produtiva.

• Misturar conta física e jurídica: até mesmo gestores médicos experientes cometem o erro de misturar contas pessoais e jurídicas comprometendo a saúde financeira da empresa. Lembre-se: Até mesmo você, empreendedor médico, deverá ter um salário estipulado pelo seu negócio para que não haja confusão patrimonial.

• Não ter um planejamento financeiro: o planejamento financeiro é crucial para desenvolver uma boa gestão de clínicas.Isso se dá ao fato de que o planejamento financeiro é o principal recurso para direcionar o destino da clínica. Sem um planejamento financeiro adequado, outros processos internos podem ser prejudicados diretamente ou até mesmo impossibilitados.

• Não gerenciar o Marketing médico: um bom marketing auxilia você a levar a ajuda médica necessária para mais pessoas. Não gerenciá-lo pode acarretar em dificuldades quanto ao estreitamento de laços entre você e os seus pacientes e diminuir a sua visibilidade no mercado.

Como fazer a gestão de clínicas?

A gestão de clínicas pode ser feita a partir de mudanças de hábitos, práticas e pensamentos nos principais eixos do seu negócio, sendo eles:

• Controle financeiro;
• Controle de pessoal;
• Controle de estoque;
• Controle de agendamentos;
• Softwares de gerenciamento.

Essas mudanças quando somadas integram um sistema de gestão para a sua clínica que certamente farão a diferença.

1. Saiba administrar financeiramente a sua clínica

Para que você possa administrar os recursos financeiros da sua clínica separamos algumas alternativas que podem te auxiliar.

• Anote os fluxos de caixa: registre todas as entradas e saídas no cotidiano da sua clínica. Com essas informações em mãos, é possível analisar todos os pontos importantes de maneira detalhada, como também priorizar demandas e projetos dentro de sua clínica médica.
• Trace metas: crie uma meta para o setor financeiro da sua empresa e informe os colaboradores envolvidos em cada etapa, para que todos os setores estejam alinhados.
• Busque conhecimento: tenha em mente que nunca é tarde demais para aprender. Por isso, esteja sempre disposto a investir nos seus conhecimentos de gestão.

2. Faça a gestão de pessoas do consultório

Os seus colaboradores são os recursos mais valiosos da sua organização. Saber geri-los é muito importante para o sucesso de sua clínica. Para isso, existem algumas atitudes que podem ser tomadas, sendo elas:

• Converse com os seus colaboradores: mantenha uma relação amigável com seus colaboradores para sempre entender o andamento dos processos, medidas tomadas dentro de suas funções e para buscar entender as necessidades de cada um.
• Atribua tarefas específicas: procure entender as características dos setores e dos colaboradores. Desta forma, além de conseguir distribuir tarefas de maneira mais simples, a produtividade dos departamentos será muito melhor.
• Mantenha o ambiente acolhedor: manter o ambiente da sua clínica acolhedor o torna produtivo. Construa um ambiente agregador em todas as áreas da sua clínica médica. Certamente isso será refletido em uma melhor experiência para o paciente.

3. Cuide da gestão de estoques

Gerir os recursos materiais é importante para otimizar espaço e evitar desperdícios financeiros. Para que fazer uma boa gestão do estoque da sua clínica é necessário que você:

• Contabilize o inventário:para uma boa gestão de clínicas médicas acontecer é preciso que o inventário seja contado de forma exata, para que não haja desperdício de insumos, nem falta de material.
• Separe um espaço exclusivo para o estoque: mantenha um espaço exclusivo para estocar os produtos necessários nos atendimentos e processos internos da sua empresa.

Além de preservar os materiais, a equipe acaba sabendo onde encontrar qualquer tipo de material necessário ao longo do período de trabalho.

• Sistematize e padronize os produtos:Ao sistematizar e padronizar os seus produtos, você garante um maior controle de estoque.

Uma dica importante, é organizar materiais por prazo de validade ou frequência de uso, para evitar descartes desnecessários ou perda de tempo na busca.

4. Organize a agenda da clínica

Ter um bom controle da sua agenda clínica é essencial para a organização do seu dia de trabalho, sendo assim:

• Confirme a consulta sempre no dia anterior: Confirmar a consulta com muita antecedência pode tornar a informação esquecível, podendo aumentar as chances de cancelamento.

Por isso, relembrar o paciente da consulta é fundamental para evitar falhas neste processo de atendimento e possíveis prejuízos financeiros.

• Facilite os canais de atendimento: Use as redes sociais e outros meios de atendimento para facilitar o agendamento ou cancelamento de consultas.

Se possível, centralize essa operação em uma máquina ou em um único sistema para que possíveis falhas sejam evitadas.

• Informatize a sua agenda: Adote um sistema de gestão que trabalhe ao lado de alguma ferramenta online e informatize a sua agenda de consultas.

Com isso, a sua gestão de clínicas pode se beneficiar de mais facilidade e praticidade ao longo dos dias.

5. Utilize softwares de gestão

Felizmente, com a tecnologia conseguimos ter mais liberdade para controlar processos e fazer uma gestão empresarial muito mais assertiva.

No mercado, existem várias opções de softwares que podem te auxiliar desde o gerenciamento de processos internos, como atendimento ao consumidor e até mesmo, durante as consultas médicas.

Alguns exemplos de softwares são:

• Prontuário eletrônico: O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é usado por várias clínicas médicas desde a autorização do CFM de nº 1.639/2002.
• Customer Relationship Management: o Customer Relationship Management (CRM) é um dos softwares mais usados para otimizar a manutenção da gestão de pacientes na gestão de clínicas.

Eles oferecem soluções para manter uma boa relação com os pacientes e organizar os principais dados relacionados ao público em um único local, dando ao gestor de clínicas a oportunidade de tomar as melhores decisões com base em informações precisas.

• Enterprise Resource Planning: o Enterprise Resource Planning (ERP), significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial em tradução livre. Basicamente, ele é responsável por compilar técnicas de gestão de clínicas em apenas um só software.

Programas de ERP têm ajudado a gestão de clínicas a reduzir o número de pessoas necessárias para suprir controles operacionais, como o estoque, fluxo de caixa, despesas, entre outros.

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