Gestão de tarefas para médicos: descubra a importância desta aliada e siga as 7 dicas para implementá-la

A gestão de tarefas para médicos é a maior aliada para o acompanhamento de processos em ambientes como clínicas, consultórios, hospitais e até de profissionais com mais de uma escala.

Através da gestão de tarefas, médicos podem não só realizar as atividades de uma maneira mais produtiva, como também são capazes de administrar melhor o próprio tempo, passando a ter mais horas no dia a dia para gastar ao lado de quem ama ou realizar algum projeto próprio.

Por isso, o artigo a seguir vai explicar como funciona a gestão de tarefas para médicos, além de mencionar algumas dicas, que vão tornar o seu cotidiano mais produtivo. Você aprenderá a seguir:

• O que é a gestão de tarefas?
• O que é a gestão de tarefas para médicos
• Benefícios de uma boa gestão de tarefas para o seu consultório
• 7 dicas de gestão de tarefas para médicos

O que é a gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é um conjunto de ações que tem como finalidade organizar as suas demandas da forma mais produtiva possível.

As técnicas e ferramentas de gestão de tarefas não necessariamente precisam ser aplicadas apenas no dia a dia de gestores de grandes empresas.

Afinal, todo e qualquer profissional que tenha demandas a entregar deve utilizar alguma ferramenta de gestão, caso queira administrar melhor o seu tempo.

Antigamente, a gestão de tarefas ficava sob a tutela de um profissional, enquanto nos dias de hoje, a transformação digital possibilita uma facilidade passiva de inveja para quem precisava organizar suas tarefas em cadernetas e agendas. As tecnologias atuais proporcionaram muito mais agilidade à vários setores.

O que é a gestão de tarefas para médicos

A gestão de tarefas para médicos, ou até para outros profissionais de saúde, serve para que o profissional não se perca, em meio à rotina conturbada de atendimento ao paciente, de emissão de prontuário eletrônico, plantões, entre outras tarefas surpresas.

Assim como no caso de outros profissionais, a gestão de tarefas para médicos é uma aliada indispensável para quem deseja ter um melhor controle do tempo e conseguir encontrar espaços em aberto diante de todas as demandas diárias.

Além disso, o dia a dia do gestor médico não só fica mais fácil, mas também pode vir a ter resultados positivos caso aplique ferramentas de gestão na sua clínica.

9 benefícios de uma boa gestão de tarefas para o seu consultório

Aumentar a produtividade do seu consultório é um benefício garantido, uma vez que o médico responsável faça uma boa gestão das demandas médicas.

Além de atuar diretamente na melhoria das atividades internas, auxiliando até mesmo os próprios pacientes, os benefícios da implantação de uma gestão de tarefas podem ser diversos. Entre eles, podemos listar:

1. Comunicação mais próxima e precisa com o paciente
2. Redução do tempo de espera
3. O consultório, clínica ou mesmo hospital, ganha um aumento de produtividade
4. Trabalho em equipe mais organizado e otimizado
5. O time de colaboradores passa a ter acesso à agenda de uma forma mais fácil e, se possível, online, para assim, controlar de maneira simplificada as demandas diárias
6. O gestor e os profissionais evitam ser pegos de surpresa durante o dia a dia
7. Demandas urgentes ficam mais fáceis de serem encaixadas na agend
8. O compromisso com o horário marcado de seus profissionais passa a ser um diferencial competitivo, entre eles e no seu atendimento
9. O ambiente de trabalho acaba se tornando mais agradável de maneira geral.

7 dicas de gestão de tarefas para médicos

A gestão de tarefas para médicos pode ser implementada no seu dia a dia a partir de algumas dicas que você pode fazer desde já.

O ideal é que você aplique todas essas dicas de uma só vez. Certamente, em algumas semanas você poderá dar conta do enorme ganho que isso proporciona ao seu consultório ou clínica médica.

1. Ressalte a importância da gestão de tarefas para a sua equipe

Para que uma boa gestão de tarefas funcione, não basta que apenas o médico responsável entenda a importância da nova metodologia.

Todo o quadro de colaboradores deve estar apto, alinhado e entendido à respeito dos cronogramas de entregas e da utilização das ferramentas pertinentes.

Ou seja, a engrenagem da gestão de tarefas só vai girar se todos se esforçarem para atender, consultar, utilizar as ferramentas da maneira correta e entregar resultados dentro do prazo, caso contrário, gargalos logísticos são inevitáveis.

2. Faça um mapeamento e organize as atividades

O grande segredo de uma boa gestão de tarefas para médicos, é conseguir reunir todas as informações possíveis em um único local.

Desde as atividades dos colaboradores, aos processos internos da clínica, conseguir olhar e entender cada etapa das atividades poderá fazer a diferença à curto, mas principalmente, à médio e longo prazo.

Para conseguir acompanhar todas as atividades a serem executadas por todos os profissionais da sua equipe, a Voitto preparou a Planilha de Cronograma, baixe gratuitamente!

3. Defina um profissional para ficar responsável pelo gerenciamento das tarefas da sua clínica ou consultório.

O seu consultório ou clínica precisa de um profissional inteiramente dedicado à gestão de tarefas para médicos, para que esta se realize de maneira completa.

Durante o dia, é este profissional que recebe a informação se haverá algum cancelamento ou remarcação por parte dos pacientes. Com isso, ele poderá atualizar a agenda online dos profissionais, caso você já tenha optado por ferramentas como Trello ou Asana.

Não esqueça de utilizar as ferramentas e redes sociais em conjunto com seus colaboradores, caso exista alguma mudança de tarefas urgentes. Para você ter uma ideia, mais de 70% de negócios usam redes sociais como ferramenta de gestão, segundo o Sebrae.

O profissional responsável por estas atividades deverá dominar todas as ferramentas adotadas pela cínica e fazer, além do gerenciamento da agendas de tarefas, o gerenciamento do atendimento por telemedicina, quando este for o caso.

4. Faça reuniões de acompanhamento das atividades da clínica

Fazer reuniões com os colaboradores para saber sobre suas demandas, sobre como estão suas tarefas e sobre o andamento do projeto, é fundamental para auxiliá-lo a entender e resolver cada etapa do processo.

A partir deste controle, você passa a observar e entender melhor as particularidades de cada profissional, podendo alterar delegações caso necessário.

Um modelo interessante a se seguir para que estas reuniões não tomem mais tempo do que o necessário é o modelo Daily Scrum, visite nosso artigo sobre o tema para saber mais.

5. Consulte métricas para clínicas médicas

Para que uma gestão de tarefas para médicos seja precisa e eficiente, é necessário começar com a implantação onde, provavelmente, existam mais gargalos a serem consertados.

Desta maneira, enxergar as demandas e produções em tempo real pode ajudar na busca de resultados eficientes, além de tornar mais simples o controle das atividades.

Por isso, as métricas para clínicas médicas são indispensáveis para quem deseja realizar um diagnostico análitico e preciso sobre os processos internos de sua empresa, através da gestão de tarefas específicas do setor.

6. Ouça sempre o seu paciente

Sempre que possível converse com um visitante da sua clínica ou consultório. A opinião do paciente, assim como a do cliente de um negócio, é a síntese de uma boa ou má gestão de tarefas.

É por meio dele que você descobre problemas nas delegações das tarefas e, muitas vezes, escuta melhorias que podem ser facilmente implantadas em seu negócio.

7. Utilize ferramentas de gestão de tarefas

Atualmente, a transformação digital tem o objetivo de desburocratizar processos e serviços, dando mais agilidade aos gestores e colaboradores de vários segmentos, e com a medicina não seria diferente.

Hoje há dezenas de ferramentas online que se propõe como uma solução, quando o assunto é gestão de tarefas para médicos e outros profissionais.

Dois nomes bastante conhecidos e gratuitos são Trello e Asana.

O primeiro, permite que você crie tarefas e subtarefas, podendo marcar o colaborador encarregado pela demanda que passará a receber lembretes sobre a proximidade data de entrega ou até atualizações do status.

Já o Asana, funciona de maneira parecida, porém, seu grande diferencial acaba sendo o layout, capaz de funcionar em diversos processos e estratégias diferentes.

Além dos famosos nomes citados, pode-se fazer uso do prontuário eletrônico e do Google Agenda para auxiliar na gestão de tarefas.

O prontuário eletrônico é um software que te permite armazenar dados de saúde e histórico médico de todos os seus pacientes. Desta maneira, ele economiza o seu tempo e o do paciente, que não precisa relatar os mesmos problemas a cada vez que visita a sua clínica.

Já o Google Agenda é uma ferramenta simples e gratuita, que permite o agendamento de compromissos e a visualização de compromissos compartilhados por outras pessoas. Devido a esta funcionalidade pode se tornar muito útil, apresentando para toda a equipe compromissos individuais e coletivos.

Cabe a você complementar a sua formação!

Por mais bem preparado que você, como profissional da saúde, esteja, existem particularidades da gestão de um negócio que podem acabar te pegando desprevenido.

Porém, diferente do que é dito por aí, não é somente na prática que se aprende a gerir um negócio e prosperar como empreendedor.

A Voitto preparou para você o Ebook Gestão para Médicos , onde você aprenderá estratégias que, não só te impedirão de fechar as portas, como também farão o seu negócio prosperar e crescer de maneira escalável!

Agora sim, você estará preparado para empreender e, na prática, consolidar todo o conhecimento e preparo obtido até aqui!