Aprenda a utilizar as funcionalidades do Google Forms a seu favor!

O Google Forms é uma das grandes funcionalidades do atual Google Workspace. Com ele, é possível realizar cadastros, fazer testes, coletar informações, criar perguntas e enviar pesquisas personalizadas de acordo com a necessidade do seu usuário.

Essa criação de formulário pode ser feita por você e por outras pessoas, por meio do compartilhamento do documento e da sua edição, principalmente através do Google Drive, a qualquer hora e com qualquer dispositivo web, desktop ou móvel.

A ferramenta é uma das mais versáteis para criar formulários, oferecendo inúmeras possibilidades. Continue neste artigo e aprenda a utilizar o Google Forms nas mais distintas situações da sua vida acadêmica e profissional a partir dos seguintes tópicos:

• O que é Google Forms?
• Para que serve o Google Forms?
• Como funciona o Google Forms?
• Vantagens do Google Forms
• Como criar um formulário no Forms?

Boa leitura!

O que é Google Forms?

Apresentado em 2012, o Google Forms é uma ferramenta gratuita do Google Workspace para criar formulários distintos, como fichas de cadastro, questionários, pesquisas de opinião, enquetes, entre outros.

Por ser integrado ao sistema Google, é possível exportar parte ou todos os dados coletados em um formulário para outras plataformas da empresa, como os Slides, as Planilhas e até mesmo para outros Forms.

A plataforma conta com uma interface inspirada no Material Design, que consiste na apresentação de botões e ícones flat, além de uma paleta de cores sóbria e minimalista.

Além disso, o Forms apresenta vários modelos prontos que você pode usar, separados em categorias, assim como também permite a sua edição completamente do zero, permitindo maior personalização de acordo com os seus objetivos.

Segurança na plataforma

Vale lembrar que, atualmente, as atividades realizadas na Internet são regulamentadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, tornando necessária a realização de práticas conscientes neste setor que evitem a exposição de dados e a sua destinação inadequada pela rede.

O próprio Google ressalta a sua alta segurança de dados na plataforma, inclusive proteções avançadas contra malwares. Por ser uma ferramenta utilizada em nuvem, também evita a apresentação de arquivos em desktops e consequentes vazamentos de informações dos formulários criados no Forms.

Outras medidas de segurança adotadas pela Google são criptografia em trânsito e em repouso de todos os arquivos criados no Forms, além da conformidade dos controles de segurança, privacidade e proteção de dados.

Uma dica!

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A carta de controle, ou Gráfico de Controle, é uma das ferramentas de gestão voltadas para a qualidade. Ela tem a função de ilustrar, por meio de um gráfico, as características as quais o produto ou processo foram finalizados, permitindo-se identificar de forma clara quando algum destes estiver fora do limite de aceitação, evitando que produtos não conformes cheguem até os clientes, ou avancem dentro da linha de produção, reduzindo os gastos com desperdícios e retrabalhos. Além disso, a partir do Gráfico de Controle é possível perceber eventuais anomalias dentro de algum processo, quando por exemplo, uma série de produtos começam a apresentar defeitos semelhantes dentro de um curto espaço de tempo.

No Ebook Gráficos de Controle, ensinaremos como criar um Gráfico de Controle no Excel de forma bem simples e ilustrativa. Seu objetivo é acompanhar estatisticamente o desempenho de um processo, verificando se o mesmo se encontra dentro dos limites de especificação para o processo.

Veja como usar essa poderosa ferramenta para controle de processos.

Para que serve o Google Forms?

Os formulários Google servem para coletar informações, criar testes ou fazer pesquisas de tendências, a partir de questionários personalizados. Ele é bastante usado para realizar levantamentos, já que proporciona uma visualização das respostas de acordo com a sua incidência pelos seus usuários.

Com as respostas coletadas, é possível analisar padrões e assim tomar decisões mais assertivas relacionadas a um estudo, a um setor do trabalho ou a ações gerais de uma empresa, permitindo a realização de planejamentos mais estratégicos.

Dessa forma, entender como pensam colaboradores, clientes, fornecedores e até público-alvo é imprescindível para o desenvolvimento de soluções, produtos e campanhas efetivas, com base nas pessoas que realmente estão envolvidas no processo.

Principais funcionalidades

Confira a seguir alguns exemplos de como o Google Forms pode ser utilizado no seu dia a dia:

• Gerenciar inscrições de eventos;
• Captar leads;
• Recolher listas de presença;
• Criar votações;
• Realizar cadastro de newsletters;
• Fazer enquetes;
• Coletar dados cadastrais;
• Realizar quizzes;
• Fazer pesquisas de satisfação;
• Fazer pesquisas de mercado;
• Fazer pesquisas de opinião, principalmente anônimas;
• Realizar avaliações de desempenho;
• Coletar feedbacksem empresas;

Com a pandemia, uma das principais funcionalidades do Google Forms foi a criação de testes e provas para serem respondidos por alunos de colégios e faculdades, de forma remota, já que as aulas não estavam sendo presenciais.

A ferramenta facilitou a correção desses testes, já que os professores podiam deixar o gabarito e as respostas pré-programadas, além de permitir que os alunos visualizassem o que a turma respondeu em cada questão.

Como funciona o Google Forms?

O Google Forms funciona a partir da criação de um formulário personalizado de acordo com as suas preferências e objetivos. Com ele, você pode escolher vários tipos de perguntas, ordená-las, personalizar listas e até mesmo realizar testes.

Além disso, também é possível personalizar o formulário seguindo um layout e uma identidade visual, selecionando cores, imagens e fontes. Um exemplo interessante é a utilização da logo de sua empresa no cabeçalho do formulário, transmitindo mais credibilidade aos clientes que acessarem a página.

Porém, há uma galeria de modelos com alguns questionários já prontos para a sua utilização. Alguns desses exemplos são Informações de Contato, Agendamentos de Horário, Confirmação de presença em eventos, Inscrições em Eventos, Feedback de Eventos e Solicitação de Pedido, podendo realizar mudanças em cada campo.

Outra possibilidade é o anexo de arquivos para complementar o formulário, como gráficos, fotos, vídeos e até mesmo incorporados do YouTube. Isso pode simplificar o pensamento do usuário na elaboração de suas respostas, além de utilizá-los para definir as preferências em cada questão.

Também é possível criar uma base de usuários que serão utilizados para responder o formulário e, assim, enviar notificações por e-mail toda vez que uma nova resposta for submetida, sem a necessidade de entrar toda hora para checar novas atividades na página.

Por fim, é possível exportar todas as respostas obtidas para uma planilha do Google ou para um arquivo tipo CSV, além de obter um resumo dessas respostas e imprimi-las, para anexá-las e utilizá-las como base em uma análise de dados mais aprofundada.

Vantagens do Google Forms

Essa ferramenta permite uma análise dos dados coletados em tempo real, por meio de resumos automáticos, gráficos ou tabelas geradas automaticamente no Google Sheets. Qualquer pessoa pode responder a um questionário do Forms, a menos que esteja selecionada a obrigatoriedade de oferecer um endereço de e-mail.

Outra vantagem do Google Forms é o aperfeiçoamento da experiência do usuário a partir de formulários simples e intuitivos, que mostram perguntas baseadas em respostas. A plataforma permite tanto a edição como a resposta desses formulários a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo, seja ele web, desktop ou móvel.

A ferramenta também permite a criação de diversos formulários e testes, onde é possível escolher o padrão da pergunta, como questões de múltipla escolha, além de ver as respostas certas ou erradas de todos os usuários, de forma anônima ou não, a depender da personalização.

Outra alternativa desses questionários é utilizá-los para pesquisas de satisfação, que contam com perguntas por escala de 0 a 5, correspondendo a níveis entre “insatisfeito, satisfeito e muito satisfeito”. Essa é uma ótima opção para empresas avaliarem o que está positivo em seus serviços e soluções e o que deve ser aprimorado.

Assim como o Planilhas Google, é possível realizar validação de dados, cartas de controlee outros documentos a partir das respostas obtidas no Google Forms. Basta selecionar a opção de compilar as informações para o Google Sheets ou, ainda, exportar em um arquivo do tipo CSV para análise em outro software de dados.

Outras configurações presentes no Google Forms é permitir que o usuário responda aquele questionário apenas uma vez, reduzindo as tentativas de manipulação de resultados, além da personalização da mensagem de confirmação de envio e da desativação do recebimento de respostas no formulário.

Como criar um formulário no Forms?

Primeiramente, é necessário fazer login em uma conta Google, ou caso não tenha, realizar o cadastro com um endereço de e-mail válido.

Em seguida, acessando o endereço do Google Forms, você pode escolher entre criar um formulário em branco ou selecionar a opção de um dos modelos prontos da plataforma, divididos nas categorias pessoal, trabalho e educação. Caso você já o tenha utilizado, também são exibidos o histórico de arquivos no canto superior,

Vale lembrar que para a criação deste formulário, é preciso ter em mente quais são os objetivos que se deseja atingir e quais são as questões ou tópicos que devem estar presentes.

Com as escolhas feitas, as primeiras ações no seu arquivo é a escrita do título, que preferencialmente deve ter a ver com o assunto do seu questionário, além da sua descrição para o usuário que for acessá-lo.

Embaixo, estão dispostas as caixas de perguntas, que podem ser escrita livre, escrita curta, questões de múltipla escolha, caixa de seleção, entre outras, com a opção de deixá-las obrigatórias ou não para o envio do formulário e organizá-las de forma aleatória ou pré-estabelecida. Também é possível colocar vídeos, imagens e gráficos.

Outra opção é personalizar o formulário de acordo com a navegação do usuário. Você pode selecionar quais perguntas ficarão em uma página, a partir da opção “Quebra de página”, escolhendo também quantas páginas terá o questionário.

Ainda, em questões de múltipla escolha, é possível levar o usuário a uma página de acordo com a sua resposta, a partir da opção “Continuar para página com base na resposta”.

Finalizado o questionário, compartilhe com o público de interesse, por meio do e-mail, link ou incorporado em uma página ou website. Para conferir o que eles responderam, basta clicar na aba “respostas”, podendo acessá-las de maneira individual ou com uma visão geral indicando a porcentagem de cada escolha.

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