Como implementar a técnica de Lições Aprendidas na prática?

"É errando que se aprende". Provavelmente você já ouviu essa expressão popular e até mesmo concordou com ela, certo?

Através dos erros é possível entender o que deve ser melhorado, tanto em um projeto empresarial quanto na vida pessoal.

Mas e os acertos? Aprender com eles também é fundamental, afinal, ninguém quer errar toda vez para poder aprender, não é mesmo?

Em vista disso, este artigo vai tratar sobre as lições aprendidas, ou seja, como tirar o melhor proveito dos projetos empresariais que tiveram sucesso e também dos que não obtiveram êxito.

O que são lições aprendidas?  

As Lições aprendidas são um conjunto de boas práticas adotadas por empresas que não desejam prorrogar os erros de um projeto para outro e também das que desejam continuar com os acertos em um novo projeto.

Assim, essas lições são caracterizadas como uma ferramenta simples e barata para refletir sobre tudo o que aconteceu em um processo, projeto ou atividade de uma empresa.

Além disso, este conceito está intimamente ligado com a melhoria contínua de uma organização. Através das lições aprendidas é possível tornar os resultados de uma empresa cada vez melhores e também mais eficientes.

Como o conceito de lição aprendida pode ser aplicado?

O hábito de "passar uma borracha" em cima do que deu errado e começar um novo projeto, como se fosse o primeiro, pode ser muito útil para gerar engajamento na equipe de trabalho.

Porém, não parar para entender o que deu errado pode acarretar no mesmo problema novamente, o que gera desperdício de tempo e dinheiro para as empresas.

O conceito de lições aprendidas propõe que sejam feitas reuniões ao final de cada etapa do projeto e também o registro destas lições para que se possa identificar os pontos de acertos e melhoria.

Então, continue lendo esse artigo e saiba mais sobre cada um desses pontos.

Reuniões

As reuniões não precisam ser formais e não devem despender muitas horas de trabalho. Basta que os envolvidos façam uma comparação a respeito do que era esperado e do que realmente aconteceu.

O gerente de projetos deve ser o responsável por criar um ambiente propício para a troca de informações entre toda a equipe, pois visões distintas de um mesmo projeto são essenciais para fazer uma análise crítica do que foi alcançado.

Logo, é importante que os participantes da reunião entendam que não é um encontro para apontar os erros das pessoas e sim a avaliação de todo processo a fim de melhorar os próximos projetos.

Para que uma lição seja aprendida ela deve ser bem estruturada. Assim, os pontos que devem ser discorridos são:

• O que ocorreu durante o projeto?
• Por que o evento ocorreu dessa maneira? (As causas)
• Quais as consequências acarretadas pelos erros e acertos do projeto? (Impacto)
• Qual é a sugestão para os projetos futuros?

Além disso, toda reunião planejada é uma reunião com menos tempo desperdiçado. Assim, é necessário que toda a equipe de gerenciamento de projetos esteja ciente do dia e horário da reunião.

Dessa forma, todos serão capazes de se preparar e levar questionamentos e sugestões para a manutenção de bons resultados.

Registro das lições aprendidas

O registro das lições aprendidas é a melhor forma de garantir que todos os pontos discutidos em uma reunião se transforme em mudanças da empresa para o sucesso dos futuros projetos.

Uma ótima maneira de se fazer isso é por meio da documentação de todos os pontos discutidos na reunião, em um formulário padronizado.

Dessa forma, será criado uma base de conhecimentos a fim de que os responsáveis pelo gerenciamento dos projetos avaliem o que precisa ser otimizado, façam uma análise de risco e pensem na melhor maneira de melhorar o que não deu certo.

O registro das lições aprendidas também é importante para os futuros membros da equipe de gestão de projetos. Logo, quando a empresa possui uma documentação dos pontos positivos e negativos, é muito mais fácil que eles entendam o que deve e não deve ser feito nos futuros projetos.

Lições aprendidas x Reunião de Retrospectiva

O conceito de lições aprendidas em projetos é amplamente difundido por empresas que utilizam o PMBOK®, porém a metodologia Scrum utiliza uma técnica muito parecida, a Reunião de Retrospectiva.

Então, continue lendo este texto e saiba quais as semelhanças e diferenças entre as lições aprendidas e a reunião de retrospectiva.

Lições aprendidas no PMBOK®

O PMBOK® é um guia o qual reúne um conjunto de normas, técnicas, métodos e processos consolidados por várias empresas com anos de experiência.

Neste guia, o conceito de lições aprendidas é amplamente utilizado. A sua aplicação aborda todos os itens que foram citados anteriormente neste artigo, como a forma em que as reuniões são feitas e o registro destas lições.

Na sexta edição do PMBOK® houve uma atualização. Agora, cada parte do projeto tem o seu próprio registro de lições aprendidas, que é atualizado ao longo do projeto e ao final do mesmo há um repasse do que foi registrado para os ativos de processos organizacionais.

Reunião de retrospectiva Scrum

O Scrum é um framework que possibilita a otimização no processo de criação e construção de produtos. Este método pode ser aplicado no desenvolvimento de qualquer produto e se tornou uma forma de gerenciamento de projetos.

A reunião de retrospectiva acontece ao final de todo Sprint ( também conhecido como ciclo de projeto).

De acordo com o Guia do Scrum, é aconselhável que o Product Owner não participe das reuniões, com a exceção dos casos em que é convidado. Dessa forma, os demais participantes ficarão mais à vontade para expor as suas ideias e questionamentos.

Este encontro tem como objetivo a análise dos principais itens que correram bem e devem ser mantidos para o próxima sprint, os principais aspectos que devem ser melhorados para proporcionar resultados na próxima etapa e o que deve ser descartado do projeto.

Mas, diferente do que acontece nas reuniões de lições aprendidas, nas reuniões de retrospectiva acontecem reflexões a respeito do grau de comprometimento dos envolvidos no projeto.

Além disso, o registro de tudo o que foi discutido nessas reuniões não é tão importante quanto nas lições aprendidas.

Lições aprendidas: utilize esta técnica na sua vida pessoal!

Viu como o conceito de lições aprendidas é capaz de impulsionar os resultados de um projeto? Então, porque não fazer isso na sua vida pessoal?

Afinal, parar para refletir na melhor forma de dar continuidade ao que deu certo e aprender com os erros pode ser o que você precisa para alcançar o que tanto deseja.

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