Aprenda como usar o Checklist para melhorar a produtividade na sua rotina

O Checklist é uma ferramenta prática e visual, com ela você pode melhorar a velocidade com que seus processos são concluídos, além de dar uma visão melhor do que está sendo produzido ou o que já foi finalizado.

Se você busca aumentar sua produtividade em sua rotina, esse texto é para você!

Ao longo deste artigo iremos explicar sobre:

• O que é Checklist?
• Para que serve um Checklist?
• Quais os tipos de Checklist?
• Como elaborar e implementar um Checklist no dia a dia
• Softwares que utilizam Checklists

Se interessou? Então leia até o final e fique por dentro de tudo que você precisa saber para atingir seus objetivos.

O que é Checklist?

A tradução literal de Checklist é "lista de verificação", se trata de uma lista com os afazeres que devem ser realizados de forma sistemática dentro de um determinado tempo ou prazo.

Para que serve um Checklist?

Como vimos anteriormente, o checklist é nada mais, nada menos, que uma lista de afazeres que você deve cumprir para atingir um determinado objetivo ou meta.

Em outras palavras, essa lista se trata de uma ferramenta visual quete ajuda a visualizar o que deve ser feito, como deve ser feito, e quando deve ser feito para que você alcance o que deseja.

Ele serve para:

• Reduzir erros
• Automatizar o processo
• Organizar as etapas

Pode ser empregado dentro de outras metodologias que ajudam a alcançar uma eficiência acima da média.

Como é o caso do SCRUM, um guia que possibilita a otimização do desenvolvimento de qualquer projeto, dos simples aos mais complexos.

Se quiser aprender mais sobre o assunto, não perca tempo!

Você entende qual é a importância da agilidade para a realização de uma gestão efetiva?

O segredo para otimização de projetos está em usar um método ágil! O framework Scrum, por exemplo, é um método usado para o gerenciamento de projetos, baseado no desenvolvimento de software, que beneficia a empresa e os clientes com agilidade e flexibilidade em sua elaboração.

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Quais os tipos de Checklist?

É difícil dizer ao certo a quantidade exata de Checklists que existem, até porque, essa ferramenta pode ser personalizada da maneira que você achar melhor para realização de seus processos.

Mas vamos tentar classificá-los em 3 tipos, são eles:

1. To Do (Lista de afazeres)

Essa lista, diz respeito ao que deve ser feito, pode ser empregada em qualquer situação, seja na formulação de uma etapa de trabalho, até na organização de uma rotina de estudos.

Além disso, ela pode ser implementada com auxílido da metodolgia GTD, na qual você é direcionado a listar suas tarefas e definir as prioridades de acordo com importãncia e urgência.

2. Verificação

Em segundo temos o checklist de verificação, um dos mais comuns que existem, se trata de uma lista que elenca o que deve ser feito para alcançar uma determinada meta.

Geralmente essa lista é estruturada na ordem em que as tarefas têm de ser concluídas, traçando assim um caminho a ser seguido até o objetivo final.

3. Lista de Coordenação

Em terceiro temos nossa lista de coordenação, consiste em um checklist capaz de acompanhar se as etapas de um trabalho estão sendo cumpridas, ou acompanhar as entregas do processo.

Esse tipo de lista de afazeres é uma das mais comuns para gestão de projetos, pois permite o gerente, ou o encarregado, acompanhar tudo que está sendo feito, ou o que já foi finalizado, bem como o "caminho" até o produto final.

Como elaborar e implementar um Checklist no dia a dia

Para elaborar um checklist não há segredos, porém, é necessário uma certa atenção e compromisso para que tudo funcione como previsto

Para ter uma lista de tarefas eficiente, você deve se atentar aos seguintes parâmetros:

1. Defina a frequência e o que vai ser feito

É nessa primeira etapa que você define como será sua lista de afazeres, é agora também que você deve definir a frequência dessas ações, se elas serão diárias, semanais ou mensais, isso vai da sua escolha, ou do que melhor se adaptar ao seu modelo de trabalho.

Se acaso o seu projeto demandar mais etapas, é nessa hora também que você deve defini-las, lembre-se que, o é um guia de ações a serem tomadas para alcançar determinado objetivo.

2. Atribua um responsável 

É muito importante informar quem irá ser o encarregado de preencher e utilizar esse checklist, pois será ele quem irá efetuar o controle de como os itens estão sendo realizados.

Muitas vezes é necessário treinar as pessoas para que elas se familiarizem e se lembrem de preencher a lista de afazeres, criando assim, uma cultura ágil dentro de sua rotina de trabalho.

3. Teste sua lista

Por último, mas não menos importante, é chegado a hora de testar sua lista e ver se de fato ela funciona, se possui falhas ou se está de fácil entendimento para todos.

Por ela ser uma visual ela geralmente se torna uma ferramenta intuitiva e de fácil uso, mas, é sempre feedback e avaliar a adaptação deles a essa nova rotina.

Softwares que utilizam Checklists

Já sabemos o que é um checklist, para que ele serve e também como criar a nossa própria lista de afazeres.

Mas para quem está está sentindo dificuldades de como criar no papel, aqui vai algumas dicas de plataformas que podem te auxiliar nesta jornada.

Existem vários programas e sites que podem te ajudar na hora de elaborar a sua lista, vamos citar aqui alguns que consideramos mais relevantes para você.

1. Canva

Nossa primeira dica é para você que prefere algo mais visual e personalizado, o Canva é uma plataforma online que contém um banco de designs que pode facilitar na hora de elaborar seu checklist.

Para utilizar é muito simples, basta criar uma conta gratuita com seu email na plataforma Canva, clicar na opção "criar um design" ou pesquisar pela palavra "Checklist", assim, o próprio site irá te oferecer diversos layouts de listas para você escolher a que mais lhe agrada.

2. Monday

A segunda dica é o Monday, um site para gestão de processos, seu portfólio conta com grande empresas de renome como a Coca-Cola, Apple entre outras.

Com ele você pode tanto criar checklists como delegar as funções desses itens aos seus colaboradores, para usar basta se cadastrar no Monday.

3. Meister Task

Em terceiro temos mais um software de gestão de projetos gratuito, trata-se do Meister Task.

Uma ferramenta completa para gerenciar suas listas de trabalho, bem como fazer um acompanhamento minucioso do como os colaboradores estão trabalhando.

E o melhor? Ele possui uma versão gratuita, basta se inscrever no site do Meister Task.

4. Trello

Nossa quarta dica é o Trello, além de ser um software online para gestão de projetos, ele possui em suas especificações uma ferramenta para criação de Checklists.

Para utilizar é muito simples, basta criar uma conta na plataforma do Trello, e começar a criação de seus Checklists, é muito simples

Após a criação de um cartão referente ao projeto a tarefa a ser executada, é hora de definir os itens para que aquela tarefa seja finalizada, é aí que começamos nosso checklist.

Após criar e nomear sua lista, é hora de incluir os itens que vão compor as suas entregas, nossa dica aqui é pôr em ordem de relevância, ou seja, elencar a sequência em que as tarefas devem ser feitas.

Assim você terá uma visão mais detalhada do que deve ser feito, quando deve ser feito e acima de tudo, o que já foi finalizado pela sua equipe.

5. Quire

Nossa última dica, mas não menos importante é o Quire, uma plataforma online para auxiliar as equipes de projetos ou vendas a alcançar suas metas e objetivos, com ele, também é possível aumentar a visibilidade de suas ações.

Por ser um software bem visual, seu uso é simples, e não deve gerar problemas de adaptação para os novos usuários, para fazer uso hoje mesmo, basta se registrar gratuitamente online no Quire.

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