Saiba o que é um Cronograma e como utilizá-lo para melhorar a execução dos seus trabalhos!

O cronograma é uma representação visual que organiza e estabelece a sequência de atividades a serem realizadas em um determinado período. Ele fornece uma visão geral das tarefas, prazos e recursos necessários para a conclusão de um projeto ou plano, auxiliando na gestão do tempo.

Aposto que você já se viu perdido em meio às tarefas que tinha que fazer e até ficou sem saber por onde começar uma obrigação. Ou talvez não tenha conseguido cumprir uma deadline por falta de um planejamento estratégico.

Se você se identificou com alguma dessas situações, saiba que não está sozinho. Isso não é uma particularidade sua, na verdade, esse é um problema mais comum do que parece!

A chave para driblar esses obstáculos é criar cronogramas para organizar suas tarefas.  Se você deseja aprender mais sobre o assunto, continue lendo nosso artigo. Aqui vamos abordar:

• O que é um Cronograma?
• Quais os objetivos do Cronograma?
• Quais são os tipos de Cronograma?
• Como criar um Cronograma?
• Cronograma no MS Excel;
• 6 ferramentas de Cronograma no MS Project;
• Gerenciamento do Cronograma.
  

O que é um Cronograma?

O cronograma é uma ferramenta visual que ajuda a organizar o tempo investido em determinada tarefa. São utilizadas estratégias e prazos para realizar um projeto da melhor maneira.

Além disso, a palavra cronograma veio do grego, onde khronos significa "tempo" e gramma significa "algo escrito ou desenhado".

O cronograma pode ser utilizado tanto para gestão pessoal quanto para gerenciamento de projetos, por exemplo.

Sua representação gráfica mais utilizada é na forma do Diagrama de Gantt. Ele consiste na representação das tarefas em forma de barras em um eixo temporal. Sua principal vantagem é a facilidade de se observar as datas de início e término de cada uma das atividades.

Diagrama de Gantt

O Diagrama de Gantt, também conhecido como Gráfico de Gantt, é uma ferramenta visual  utilizada para monitorar o avanço temporal de um projeto.

O eixo vertical do diagrama demonstra quais atividades devem ser feitas, já o eixo horizontal mostra o tempo de execução, do início até a conclusão. Dessa maneira, é possível controlar os prazos de entregas de um projeto com mais precisão.

O recurso foi desenvolvido pelo engenheiro mecânico Henry Gantt, em 1917, com objetivo de ser uma ferramenta de controle de produção. E, como já podemos observar, esse objetivo foi alcançado com extrema maestria.

Veja a seguir um exemplo de diagrama de Gantt:

Quais os objetivos do Cronograma?

São inúmeros os objetivos e funcionalidades de um cronograma, então listamos os mais relevantes, confira:

Identificar e organizar a sequência cronológica de atividades;

É comum não saber por onde começar um projeto, portanto o cronograma serve como um guia para planejar cada etapa, quanto tempo será necessário para executar tais ações e determinar um prazo para a conclusão.

Manter claro os prazos para entrega de cada tarefa

A construção de um cronograma é essencial para delimitar a duração de uma atividade. Além disso, ajuda a priorizar cada tarefa de acordo com seu prazo de entrega.

Deixar evidenciado o atraso ou adiantamento da conclusão de toda atividade

Por ser uma ferramenta visual, é fácil entender quais tarefas estão atrasadas ou adiantadas.

Aliás, graças ao cronograma você consegue gerenciar os atrasos e analisar quais impactos eles podem ter no seu projeto.

Auxiliar no controle com intuito de seguir o planejamento

O cronograma deve ser acompanhado com certa frequência, assim você saberá se o planejamento está sendo seguido. Ou seja, há um controle sobre o que foi estipulado e o que foi entregue.

Prever com maior exatidão uma data para conclusão de um projeto.

Um cronograma permite que você acompanhe o passo a passo de um projeto. Dessa forma, a previsão de entrega é mais precisa.

Passar maior credibilidade

Um projeto que possui um cronograma bem definido ganha credibilidade com outras equipes. Isso demonstra dedicação e estratégia, portanto os times sentem maior confiança em fazer trabalhos conjuntos.

Agora que você já sabe o que é cronograma e quais os seus objetivos, que tal aprender a criar um?

Quais são os tipos de Cronograma?

Como já demonstramos com o diagrama de Gantt, não existe apenas um tipo de cronograma. Você pode escolher usar aquele que mais se adequa ao seu projeto e modo de trabalho. Confira a seguir alguns:

Cronograma de Marcos

Esse tipo de cronograma é estruturado por um eixo com datas e outro com os marcos do projeto, isto é, os eventos principais.

O cronograma de Marcos é utilizado para visualizar o que é alcançado em determinada data. Sendo assim, ele funciona como um complemento de outros cronogramas. Veja o exemplo:

Diagrama de Rede

O diagrama de rede é um cronograma organizado através de blocos que se conectam. Como consequência, é preciso executar cada uma das atividades em ordem para concluir o projeto. Veja a seguir:

Linha do Tempo

Esse recurso demonstra visualmente os principais marcos a serem desenvolvidos em um período linear. Veja o exemplo:

Como criar um Cronograma?

Primeiramente, deverá ser realizado o escopo do projeto, para que assim não nos percamos nas atividades a serem desempenhadas. É importante saber exatamente o que o projeto abrange ou não.

Para isso, é interessante se desenvolver uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), com isso fica mais visível todas as atividades que devem ser desempenhadas, bem como qual atividade é dependente de uma outra atividade.

De posse dessa lista de tarefas, defina os prazos para entrega de cada uma dessas atividades e, se uma depender do término de outra, defina também a data de início com base nisso. Agora, basta organizar a ordem cronológica de execução.

A revisão e a manutenção de um cronograma realista continuam sendo executadas durante todo o projeto à medida que o trabalho avança.

É possível realizar tudo isso manualmente ou com auxílio de alguma ferramenta. Neste post iremos apresentar como fazer um cronograma no MS Excel, com um bônus de 6 ferramentas de Cronograma do MS Project.

Cronograma no MS Excel

Agora, vou explicar como criar um cronograma no MS Excel. Como já mencionei, é preciso ter em mãos as atividades a serem executadas com as datas de início e o tempo de duração. Com isso, monte uma tabela.

A título de exemplo, montamos a tabela a seguir para poder realizar o passo a passo da montagem do cronograma.

Neste caso, a empresa irá realizar um projeto de revisão do seu modelo de gestão. Perceba que a tabela tem duas séries: início e duração. São elas que garantem o deslocamento e comprimento das barras do cronograma.

Para inserir o gráfico, vamos selecionar todo o intervalo da tabela Inserir > Gráficos > Barras > Barras empilhadas, e assim gerar o seguinte gráfico.

Temos que retirar o preenchimento da série "início", pois ela é utilizada como se fosse uma coluna auxiliar. Podemos também excluir as linhas de grade e a legenda, bem como alterar a cor e estilo do gráfico de forma que fique visualmente agradável.

Para finalizarmos nosso cronograma, temos que inverter a ordem das atividades, pois nossa primeira atividade do cronograma deve ser o levantamento de dados.

Para isso, basta selecionar o eixo vertical, Clicar com o botão direito do mouse > Formatar eixo > Categorias em ordem inversa.

Ao fazer isso, teremos a alteração da ordem do nosso eixo vertical, ficando da forma usual:

6 ferramentas de Cronograma no MS Project

O MS Excel é muito utilizado para a criação de cronogramas , porém, recomendamos também o MS Project para tal tarefa, já que com ele o trabalho é simplificado.

Basta definir as datas de início e a duração de cada atividade que o software gera o Gráfico de Gantt automaticamente, sem o passo a passo apresentado para o Excel.

Para desenvolver um cronograma no MS project é necessário entender o processo de análise das dependências, restrições entre tarefas, sequenciamentos, durações e recursos atribuídos.

Para esse processo existem algumas ferramentas e técnicas. Vamos a elas:

1. Análise da rede de cronograma

Para realizar essa análise, são utilizadas várias técnicas analíticas.

Algumas delas são : o método do caminho crítico, o método da cadeia crítica, análise "e se" e o nivelamento de recursos para calcular as datas de início e término mais cedo e mais tarde para as partes incompletas das atividades do projeto.

2. Método do caminho crítico

Esse método calcula as datas teóricas de início e término mais cedo e início e término mais tarde, para todas as atividades, sem se considerar quaisquer limitações de recursos, executando uma análise dos caminhos de ida e de volta através da rede do cronograma.

Em qualquer caminho da rede, a flexibilidade do cronograma pode ser medida pela diferença positiva entre as datas mais tarde e mais cedo, e é chamada de "folga total".

Os caminhos críticos têm uma folga total igual a zero ou negativa e as atividades do cronograma que estão no caminho crítico são chamadas "atividades críticas".

3. Método da cadeia crítica

Técnica de análise de rede do cronograma que modifica o cronograma do projeto para que se leve em conta a limitação de recursos.

O caminho crítico restrito por recursos é conhecido como a cadeia crítica. Já o método da cadeia crítica adiciona buffers de duração que são atividades sem trabalho do cronograma para gerenciar as incertezas. Esses buffers proporcionam uma folga no cronograma.

4. Análise do cenário "E se"

Esta é uma análise da pergunta “E se a situação representada pelo cenário ‘X’ acontecer?”.

O resultado desta análise pode ser usado para avaliar se o cronograma do projeto é praticável sob condições adversas e para preparar planos de contingência e de resposta para superar ou mitigar o impacto de situações inesperadas.

5. Aplicação de antecipações e esperas

Pode ser feito o adiantamento de algumas atividades e tempos de espera, conforme já explicado anteriormente.

6. Compressão do Cronograma

Encurtar o cronograma do projeto sem mudar o seu escopo é a questão deste tópico. O objetivo é respeitar as restrições do cronograma, datas impostas ou outros dos seus objetivos.

Existem dois principais métodos: Compressão e Paralelismo. No primeiro é feito um trade-off entre custo e prazo para saber como podemos reduzir o prazo com o menor custo.

Já no segundo, é feita a alteração da execução sequenciada pela execução em paralelo das atividades.

Gerenciamento do Cronograma

O esquema a seguir sintetiza o funcionamento do gerenciamento do cronograma, mostrando os inputs e análises a serem feitas antes de gerar o cronograma do projeto.

A entrada das atividades, durações e recursos na ferramenta de elaboração de um plano gera um cronograma com datas planejadas para completar as atividades do projeto.

Assim, se determina as datas planejadas de início e de término para as atividades e marcos do projeto, como ilustrado na exemplo a seguir.

Agora que você já sabe o que é um cronograma, qual a sua importância para a gestão de projetos e o procedimento para criar um, que tal aperfeiçoar o conhecimento adquirido com esse post?

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