Ciclo PDCA: entenda o que é, qual utilidade e funcionamento!

Antes de te falar o que é o Ciclo PDCA, preciso te contar sobre a motivação para o seu surgimento. No início do século passado, grandes indústrias obtinham seus principais resultados decorrentes da fase de desenvolvimento, sendo um processo ou um produto.

O planejamento antecipado era visto apenas como algo formal, que deveria ser utilizado para que erros de grande proporção não ocorressem.

Já os demais detalhes seriam conhecidos e trabalhados somente na fase que era estabelecida como de maior importância: a fase de execução.

Esta estratégia gerava um resultado imprevisível, correto? Então, para satisfazer o crescimento da competitividade em escala global, um método estruturado para a resolução de problemas e até mesmo para o gerenciamento de projetos foi difundido no mundo: o PDCA.

Quer saber mais sobre o Ciclo PDCA? Neste artigo você verá:

O que é o Ciclo PDCA?
Origem do Ciclo PDCA
O que o Ciclo PDCA proporcionou para as empresas?
Qual é a utilidade do Ciclo PDCA?
O Ciclo PDCA também é aplicável ao Lean Seis Sigma?
As 4 etapas do Ciclo PDCA
Por que usar o PDCA?
Ciclo PDCA: como aplicar com a metodologia MASP?

O que é o ciclo PDCA

Ciclo PDCA

O PDCA é um método de gerenciamento com foco na melhoria contínuaque tem como objetivo controlar e melhorar os processos e produtos continuamente.

O PDCA cresceu muito e se tornou famoso dentro da Qualidade Total (TQC), considerada como um sistema de gestão inovador para a época - e até para os dias atuais! - com princípios e fundamentos ainda adotados.

Neste período, as ferramentas da qualidade também estavam sendo usadas com forte apelo estratégico, e não demorou muito para que fossem introduzidas a este modelo revolucionário para resolução de problemas e geração de oportunidades.

Origem do Ciclo PDCA

A origem do Ciclo PDCA remonta ao ano de 1920 nos Estados Unidos da América. Foi criado por Walter Andrew Shewhart (estatístico), que deu, primariamente, seu sobrenome ao Ciclo. Acontece que o Ciclo de Shewhart tinha somente três passos, isto é: a especificação, a produção e a inspeção.

Qual é a utilidade do Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA serve para aplicar melhoria contínua na gestão de processos. Em outras palavras, isto otimiza o processo, já que aumenta a velocidade e a qualidade, além de diminuir os custos. Assim, os resultados melhoram de maneira expressiva.

Vantagens da aplicação do PDCA nas empresas

As vantagens da aplicação do PDCA nas empresas se dão pelo aumento de competitividade, melhoria de produtos e processose lucro, já que os problemas empresariais são corrigidos de modo muito mais eficiente.

Nesse sentido, é possível, por meio do próprio ciclo de melhoria e da gestão da qualidade, a padronização dos resultados obtidos. Assim, este problema não retorna e o desempenho envolvido é estabilizado.

Com o tempo, as indústrias e demais organizações que utilizavam o Ciclo PDCA começaram a obter os benefícios de sua adoção. Pois, além da correção de problemas, este método também possibilita e estimula o enfoque na prevenção e na melhoria de processos e produtos.

O Ciclo PDCA também é aplicável ao Lean Seis Sigma?

Por se tratar de uma metodologia de pensamento estruturada para a resolução de problemas e oportunidades, ele é sim aplicável também a projetos Lean Seis Sigma.

Por isso, não é à toa que algumas empresas nacionais e internacionais adotam o Ciclo PDCA para turbinar os seus resultados.

Além disso, os princípios culturais e a motivação para surgimento, que tornaram hábito o uso de ferramentas e técnicas peculiares para cada lado entre o PDCA e o Lean Seis Sigma são semelhantes.

Caso queira aprofundar mais sobre este tópico, que tal ler o artigo Ciclo Pdca e sua relação com o Método DMAIC?

As 4 etapas do Ciclo PDCA

Para uma melhor compreensão do Ciclo PDCA, vamos explicar o que acontece em cada uma dessas 4 etapas e quais são as ferramentas que você pode utilizar para implementá-las.

1. Planejar (Plan)

Depois de uma breve identificação do problema-oportunidade, é realizado um consistente levantamento de dados e informações, para que, assim, o escopo deste projeto de correção, prevenção ou de melhoria possa ser o mais completo possível.

Por meio destas informações contidas no escopo, o problema será analisado e as soluções para resolvê-lo serão conhecidas e inseridas em um plano de ação.

Existem diversas ferramentas da qualidade que podem te auxiliar nessa etapa. E quais são elas?

O Fluxograma, por exemplo, pode ser utilizado para conhecer o problema
A Folha de Verificação e o Histograma para mensurá-lo
A Brainstorming, o Diagrama de Dispersão, o Diagrama de Ishikawa e o Diagrama de Pareto para analisá-lo, ponderá-lo e encontrar as soluções mais apropriadas
E, por último, tem o Diagrama de Gantt, que através dele o Plano de Ação pode ser facilmente elaborado.

2. Executar (Do)

Com o plano de ação em mãos para resolver o problema, todas as tarefas entram de fato em funcionamento!

As causas raízes já foram descobertas e as melhores ideias para resolvê-las já foram conhecidas. Agora, só resta executá-las de acordo com o plano.

É nessa fase que os resultados são gerados. O nível de resultados depende da qualidade das ações e do nível de execução do plano de ação.

Ferramentas como a FMEA (Análise dos Modos de Falha e Seus Efeitos)podem auxiliar também nesta missão.

Agora irei dar algumas valiosas dicas para esta etapa, então pega um papel e anote!

Apresente claramente as tarefas, para não cobrar algo que foi "mal combinado"
Acompanhe e registre os resultados, sendo eles positivos ou negativos
Peça a opinião dos operadores e supervisores sobre as alterações, pois eles que executam e acompanham o processo de perto
No caso de treinamentos, programe-se para não comprometer as atividades da empresa e transmita a importância dos mesmos.

Tem uma frase muito boa do Carlos Brito, CEO da AMBEV, que resume essa etapa: "É melhor uma ideia simples e uma execução impecável, do que uma ideia genial e uma execução falha".

3. Avaliar (Check)

Ações executadas deverão ser mensuradas!

Essa etapa basicamente é uma reflexão sobre os resultados e sobre o comprometimento dos responsáveis com a implementação das ações definidas.

Então, agora está na hora de falar das ferramentas da qualidade que auxiliam nessa etapa. Vamos lá?

O Histograma e as Cartas de Controle podem ser muito bem aproveitadas. Além destas, aqui também deve ser utilizada a métrica de desempenho relacionada lá no escopo do projeto, seja ela um indicador de OEE, um indicador de capacidade de processo (CPK) ou até mesmo uma métrica 6 Sigma, por exemplo.

Existem alguns pontos importantes de verificação, sendo eles:

Garantia da autenticidade das informações da meta para que os resultados não sejam mascarados
Procure converter e comparar os resultados financeiros gerados pela ação
No caso de os resultados serem insatisfatórios, certifique-se de que todas as ações foram implantadas
Alteração de algum fator (interno ou externo) pode alterar as características e análises do problema e, consequentemente, alterar os resultados.

4. Agir (Act)

Validou as ações executadas? Então, agora o objetivo é padronizar os ganhos obtidos!

Chegamos na última etapa, na qual são aplicadas as ações para corrigir aquilo que foi identificado como errado na 3ª etapa. Com isso, você pode estar aperfeiçoando o seu processo de forma contínua.

Para que os mesmos problemas não retornem e o desempenho futuro decorrente não reduza, ferramentas como 5S, POP (Procedimento Operacional Padrão), CEP (Controle Estatístico de Processos) e Poka-Yoke podem ajudar.

É lógico que existem casos e casos para esta mútua aplicação, mas deixar de implantar ao mínimo uma destas ferramentas poderá ser prejudicial no futuro.

Como já dizia o pai do Sistema Toyota de Produção, Taiichi Ohno: "Onde não há padrão, não pode haver melhoria".

Por que usar o PDCA?

O Ciclo PDCA é muito útil, porque atua diretamente nos problemas empresariais e busca melhoria contínua. Sendo assim, o Ciclo PDCA torna o processo mais eficiente, resultando em menos desperdício, mais qualidade e maior lucro.

Ciclo PDCA: como aplicar com a metodologia MASP?

Sabendo que o MASP é uma metodologia de gestão da qualidade, dá para perceber que o Ciclo PDCA tem ideia relacionada, já que o PDCA é um método de gerenciamento com foco em melhoria contínua.

A metodologia MASP e o Ciclo PDCA são ferramentas utilizadas, muitas vezes em conjunto, por organizações que desejam atuar na causa dos problemas e na melhoria da efetividade dos processos da organização.

O que é a metodologia MASP?

MASPé uma metodologia com base no Método de Análise e Solução de Problemas. Já o PDCA é um ciclo de melhorias, composto pelas etapas Plan, Do, Check e Action, como você pôde ver anteriormente.

Ambas as metodologias são utilizadas na gestão da qualidade para a melhoria de processos.

Quadro comparativo das metodologias MASP PDCA

Comparação PDCA e MASP

Aplicação da metodologia MASP e PLAN do ciclo PDCA

A metodologia MASP faz uso dos conceitos do PDCA, em especial da etapa P (Plan) para desenvolver um foco na melhoria contínua.

Conheça as etapas do método MASP:

1. Identificação do Problema: Definição de problema e reconhecimento de importância

2. Observação: Descoberta das características específicas do problema através de coleta de dados e da observação do local

3. Análise: Definição das causas influentes e escolha das mais prováveis

4. Planejamento da ação: Elaboração do plano de ação

5. Ação: Execução das ações propostas

6. Verificação: Verificação da efetividade das ações realizadas

7. Padronização: Elaboração de padrão a ser utilizado posteriormente de acordo com os resultados obtidos. Foco: prevenir reincidência de erros/problemas

8. Conclusão: Reavaliação do processo utilizado para resolução do problema e planejamento de melhorias.

Comparação MASP e PDCA

Na fase do planejamento (P): Utilização de ferramentas para identificação do problema, a exemplo brainstorming para levantar todas as causas do problema. Posteriormente, priorização do Diagrama de Ishikawa para verificar o comportamento das causas que serão investigadas. Para planejar as ações, poderá ser utilizada a ferramenta 5W2H como plano de ação.

Na fase de execução (correspondente ao D): realização do plano de ação.

Na fase da verificação (correspondente ao C): constatação se plano de ação foi efetivo.

Na fase da conclusão (correspondente ao A): padronização do plano de ação, caso tenha sido efetivo ou direcionamento de ações de prevenção para que os mesmos erros/problemas não voltem a ocorrer.

Lembrando que, da finalização de um ciclo e início de outro, é imprescindível o planejamento do que será realizado. Ao passo que as ações são realizadas, a organização deve acompanhar e monitorar os resultados para a avaliação da efetividades da implantação ao final do ciclo.

Tenha ferramentas que te ajudarão a definir, mensurar, analisar e propor soluções a problemas que interferem no desempenho da empresa!

Com o nosso kit completo de ferramentas do Lean Seis Sigma você poderá aplicar o Seis Sigma, utilizando as principais ferramentas utilizadas por Belts na aplicação de cada etapa do método DMAIC.

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