Você conhece o VSM? Aprenda como essa ferramenta otimiza processos!

O Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) é uma ferramenta essencial do Lean Manufacturing que permite visualizar e analisar todo o fluxo de produção de um produto ou serviço, desde o fornecedor até o cliente final.

Reduzir desperdícios, ter rotinas mais eficientes, aumentar a satisfação do cliente e estar sempre à frente da concorrência são alguns dos desafios mais comuns para empresas de qualquer segmento. Por isso, o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) está sendo cada vez mais utilizado.

Com o objetivo de trazer mais assertividade para todos os processos, o VSM se tornou uma das ferramentas aliadas a diversas técnicas de gestão que visam tornar as companhias mais sustentáveis e bem-sucedidas.

Por isso, você precisa entender a fundo sobre essa técnica, suas vantagens e como aplicá-la na prática. Mas, não se preocupe! Aqui você encontrará tudo o que precisa saber sobre o tema através dos seguintes tópicos:

• O que é VSM?
• Como funciona o VSM?
• Benefícios da aplicação do VSM;
• Quais são as 4 visões do VSM?
• VSM em Projetos Lean Seis Sigma;
• Como fazer um bom VSM?

O que é VSM?

VSM é a sigla utilizada para designar a expressão em inglês Vector Space Model. O termo pode ser traduzido para português como Mapeamento do Fluxo de Valor.

Sendo assim, antes de entender a fundo o que é VSM, é preciso garantir que o conceito de fluxo de valor esteja claro. Esse é o nome dado para o conjunto de todos os processos e atividades necessárias para entregar um produto ou serviço para o cliente final.

Dessa forma, o fluxo de valor envolve todas as etapas, desde a obtenção de matérias-primas e a produção até a distribuição e venda.

Diante disso, surge a necessidade de construir um mapa dos processos nele abordados. Nesse momento a ferramenta VSM ajuda com o objetivo de identificar as atividades que agregam valor e as que não agregam valor ao produto ou serviço, a fim de eliminar desperdícios e melhorar a eficiência do processo.

Por isso, pode-se dizer que o VSMé uma técnica muito utilizada para melhorar a qualidade, reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente. Vale também ressaltar que essa ferramenta é amplamente implementada em metodologias de gestão, como o Lean Manufacturing e o Six Sigma.

Agora que você já sabe o que é VSM, é hora de entender mais a fundo como é feito esse mapeamento do fluxo de valor. Confira detalhes no tópico a seguir!

Como funciona o VSM?

O Mapeamento do Fluxo de Valor possui um funcionamento relativamente simples. Afinal, todos os seus process steps são voltados para o objetivo final: identificar as etapas que compõem o fluxo de valor de um produto ou serviço, desde o início até o final.

Dessa forma, para que isso seja alcançado, o VSM começa com a seleção do processo que será analisado e, em seguida, com a coleta de dados e informações sobre cada uma das etapas que o compõem. Dentre elas, é fundamental levantar aspectos como:

• Duração de cada uma das etapas do processo;
• Número de pessoas envolvidas, bem como de máquinas e equipamentos utilizados;
• Volume de produção.

Tendo como base esses dados e informações levantadas, chega o momento de desenvolver um mapa do fluxo de valor. O documento evidenciará todas as etapas do processo, desde o fornecedor até o cliente final.

Além disso, com o processo mapeado também será possível criar um fluxo ideal. Com ambas as ferramentas em mãos, os gargalos e desperdícios serão identificados. Sendo assim, será mais fácil tomar medidas para eliminá-los ou reduzi-los.

Sendo assim, é fácil perceber que o VSM propicia a melhoria contínua do produto ou serviço, através da criação de um plano de ação que leve em conta o mapa do estado atual e as oportunidades de melhorias em todas as etapas.

Ou seja, o mapeamento do fluxo de valor é o responsável por fazer com que a empresa tenha processos cada vez mais otimizados e assertivos.

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Benefícios da aplicação do VSM

A aplicação do VSM oferece diversos benefícios em diferentes áreas de aplicação. Alguns dos principais benefícios são:

Identificação de desperdícios independentemente do processo

O uso do VSM é assertivo para descobrir os resíduos em qualquer processo, seja ele administrativo, fabril ou qualquer outro!

Isso acontece, pois, a ferramenta é capaz de detalhar cada etapa significativa do processo. Com esses dados e informações geradas, torna-se possível quantificar quais atividades geram valor e quais não.

Sendo assim, fica mais fácil que a empresa consiga focar em melhorias para o que realmente importa do ponto de vista do cliente. Gerando mais eficácia e tornando a companhia mais competitiva.

Foco em produzir o máximo valor para o cliente

Como você já sabe, o VSM busca mapear os processos e analisá-los do ponto de vista do cliente. Por isso, a sua utilização impacta diretamente no valor que é produzido para os consumidores finais através da melhoria da gestão da qualidade.

Partindo dessa ótica de avaliação, a ferramenta será capaz de prever possíveis ameaças à comercialização dos produtos, bem como oportunidades para possibilitar uma experiência mais satisfatória e/ou aumentar a demanda por algum bem ou serviço.

Vale ressaltar, também, que devido ao fato de que o VSM é uma técnica de melhoria contínua, ao adotá-la a empresa passa a ter uma postura proativa. Ou seja, aprimorando cada vez mais e sendo pioneira na implementação de ações no setor.

Promoção da cultura de melhoria contínua

Atrelado ao ponto anterior, o VSM permite que ao mapear os fluxos sejam acompanhados indicadores de desempenho importantes. Nesse sentido, torna-se mais fácil averiguar a melhora de cada um deles e traçar estratégias para reverter casos que o resultado não seja tão positivo.

Dessa forma, a companhia passa a ter uma cultura de melhoria contínua. Ou seja, propor ações para que a experiência do cliente seja cada vez mais satisfatória.

Nesse sentido, entre os pontos os indicadores que podem ser acompanhados estão:

• Média de duração de processos para detectar eventuais atrasos;
• Utilização da capacidade produtiva para identificar pontos a serem otimizados ou oportunidades de redução de custos;
• Identificação de quantidade de matéria-prima utilizada;
• Tempo médio de estocagem e condições em que o produto fica armazenado.

Para a melhoria contínua os tomadores de decisão devem utilizar o VSM para que seja comparado o estado atual com o ideal. Com base nisso, será possível traçar e executar planos de ação para otimizar os processos.

Em resumo, o VSM é uma ferramenta poderosa para lidar com o mapeamento dos processos, permitindo a identificação de pontos de melhoria e a comparação da situação atual com o cenário ideal.

Quais são as 4 visões do VSM?

Dado que o VSM é uma ferramenta utilizada para analisar, visualizar e otimizar os fluxos de valor em um processo produtivo, é preciso que a sua aplicação siga etapas estratégicas para que essas tarefas sejam mais assertivas.

Por isso, para que o VSM identifique desperdícios, gargalos, atrasos e outras oportunidades de melhoria no fluxo de produção, deve-se levantar dados e informações voltados para as quatro visões distintas que o compõem.

Sendo assim, separamos detalhes sobre cada uma delas. Confira:

1. Visão do Cliente

A visão do cliente é o cerne de toda a discussão do VSM. Afinal, é ela que possibilita que as melhorias sejam assertivas e impactem diretamente na satisfação do consumidor final.

Essa é a visão que tem como objetivo identificar as necessidades e expectativas dos clientes, averiguando como cada uma delas afeta o processo produtivo.

Assim, com o entendimento sobre o que é valorizado pelos consumidores e o que é considerado desperdício do ponto de vista dele, será possível ajustar o fluxo de produção para melhor atender às suas demandas.

2. Visão do Processo

A visão do processo é uma dimensão considerada mais interna. Afinal, ela representa o fluxo de produção do processo produtivo.

Sendo assim, é essa perspectiva que tornará possível identificar todas as etapas de desenvolvimento, os períodos de duração de ciclo de cada uma delas e os estoques intermediários.

Diante desse ângulo interno, gargalos e desperdícios serão identificados, bem como eventuais oportunidades de melhoria no processo produtivo.

3. Visão dos Materiais

Enquanto a visão de processos é mais ampla, a visão de materiais pode ser considerada uma análise minuciosa e detalhada de cada uma das etapas do processo produtivo.

É durante o mapeamento dos materiais que os especialistas identificarão quais são os materiais e como funcionam as suas respectivas logísticas, desde o recebimento até a entrega ao cliente.

Nesse momento alguns pontos serão essenciais para identificar e propor melhorias. Entre eles estão, por exemplo:

• Volume dos estoques intermediários;
• Desperdícios de materiais;
• Duração dos tempos de espera e de transporte.

4. Visão das Informações

Por fim, temos a visão das informações. Esta permite identificar como os dados são gerados, coletados, processados e utilizados no processo produtivo.

Além disso, também averiguar qual o processo utilizado para que sejam coletadas as informações diante dos aspectos mapeados.

Dessa forma, essa perspectiva permite identificar oportunidades de melhoria na comunicação entre os envolvidos no processo, bem como na coleta e análise de dados.

Sendo assim, é a visão das informações que torna possível tomar decisões mais informadas e melhorar a eficiência do processo produtivo.

De maneira resumida, cada uma dessas visões oferece uma perspectiva única sobre o VSM e pode ser aplicada em diferentes contextos.

A compreensão individual e coletiva de cada uma delas permite que as melhorias sejam mais assertivas e os processos tenham uma otimização em linha com o que é esperado pelo cliente.

Mas, afinal, quais são os pontos que o VSM poderá melhorar? Veja a seguir quais desperdícios essa ferramenta pode capturar.

Quais são os desperdícios que o VSM irá capturar?

Ao mapear o fluxo de valor, o VSM pode ajudar a identificar desperdícios e oportunidades de melhoria. Alguns dos desperdícios que o VSM pode capturar incluem, por exemplo:

• Tempo de espera: o VSM permite a mensuração de qualquer tempo em que o produto ou serviço não esteja sendo processado, ou seja, esteja em espera. Como por exemplo os períodos em que aguarda aprovação, inspeção ou autorização;
• Superprodução: com a análise dos processos, o VSM detectará se há gargalo com a produção acima do que o necessário ou antes do necessário, levando a estoques excessivos e custos adicionais;
• Transporte: outro ponto que o VSM contribui é na análise da logística, levantando pontos como fluxo de locomoção produtos desnecessariamente, aumentando os custos e o risco de danos ou perda;
• Processamento desnecessário: a aplicação do VSM também ajuda a mapear etapas desnecessárias ou momentos de retrabalho. Sendo assim, ajuda a reduzir desperdício de tempo e recursos com a redução desses gargalos;
• Estoques excessivos: como o VSM faz uma análise minuciosa de todo processo produtivo, ele é capaz de avaliar se a companhia mantém níveis desnecessariamente altos de estoque, levando a custos adicionais de armazenamento, obsolescência e depreciação. Além disso, permite propostas de melhoria diante do ajuste do fluxo para que esteja mais próximo dos estoques ideais;
• Defeitos: outro ponto importante é o fato de que o VSM possibilita reduzir a produção de produtos ou serviços que não atendam às especificações do cliente, levando a retrabalho, reparo ou rejeição.

Como você já percebeu, o VSM é uma técnica completa e por isso é muito utilizada em metodologias de gestão. Por isso, entenda mais a fundo como a sua aplicação pode corroborar para que projetos Lean Seis Sigma sejam mais bem-sucedidos.

VSM em Projetos Lean Seis Sigma

O VSM é uma ferramenta de projetos Lean Seis Sigma. Afinal, essa metodologia e essa técnica compartilham do mesmo objetivo: reduzir desperdícios e melhorar a gestão da qualidade e eficiência dos processos.

Sendo assim, o foco do uso do VSM nessa abordagem é mapear o fluxo de valor do processo, a fim de identificar principalmente as atividades que não agregam valor, ou seja, podem ser consideradas como uma perda ou um gargalo.

Nesse sentido, a combinação do VSM com projetos Lean Seis Sigma tem vários benefícios, como por exemplo:

• Foco no valor para o cliente: concentração de esforços em atividades que agregam valor ao cliente, eliminando atividades que não geram esse impacto ou são ineficientes;
• Identificação de desperdícios: detecção de gargalos e perdas no processo, que podem ser eliminados para melhorar a eficiência e a qualidade através da redução dos desperdícios Lean Manufacturing e outros;
• Redução de tempo e custo: ao eliminar atividades desnecessárias e otimizar o processo, o VSM fará com que os projetos Lean Seis Sigma reduzam o tempo e os custos necessários para produzir um produto ou serviço;
• Melhoria contínua: auxílio na identificação oportunidades de melhoria e na implementação de mudanças de forma assertiva.

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Como fazer um bom VSM?

Para fazer um bom VSM, é importante seguir algumas etapas e considerar alguns pontos importantes. Pensando nisso, separamos algumas dicas para tornar a aplicação dessa técnica mais simples. Aqui estão as principais dicas:

1. Selecione um processo

Em geral, o VSM pode ser aplicado em todos os processos de uma empresa. No entanto, para que ele seja mais assertivo é necessário que tenha um projeto específico para cada um deles.

Por isso, antes de iniciar a sua execução, escolha um processo crítico que seja importante para a organização e que tenha potencial para melhoria. Em cima dele, serão desenvolvidos todos os próximos passos.

2. Defina o escopo

Como qualquer ferramenta ou plano, o VSM também precisa de uma etapa de planejamento. É nela que será definido todo o escopo de execução.

3. Faça um time

A implementação do processo de VSM precisa de um time que foque na sua execução. Por isso, monte uma equipe com colaboradores que conheçam o base e que possam contribuir com informações relevantes.

Vale lembrar que as pessoas não precisam necessariamente estarem com foco no projeto em toda a sua jornada de trabalho. Ou seja, essa pode ser uma atividade adicional às tarefas já executadas no dia a dia.

4. Mapeie o fluxo de valor atual

Com as pessoas certas, faça o mapeamento do processo atual Para isso, inclua todas as atividades, tempos de processamento, estoques, tempos de espera, transportes e outras informações relevantes.

5. Identifique desperdícios

Com todos os dados e informações em mãos, a equipe deverá analisar de maneira detalhada o mapeamento realizado.

Essa avaliação permitirá que desperdícios no processo sejam identificados. Alguns dos gargalos que podem ser o foco dessa etapa são:

• Superprodução;
• Tempo de espera;
• Transporte;
• Processamento desnecessário;
• Estoques excessivos;
• Movimentação desnecessária;
• Causas de eventuais defeitos.

6. Mapeie o fluxo de valor ideal

Depois de entender o fluxo como ele é e as oportunidades de melhorias, chega o momento de mapear um fluxo de valor ideal. Nele serão eliminados os desperdícios e a eficiência do processo será melhorada.

7. Defina um plano de ação e acompanhe resultado

Com base no mapa de fluxo de valor ideal, defina um plano de ação para implementar as melhorias identificadas.

Para cada estratégia implementada, faço o controle dos resultados das melhorias. Vale ressaltar aqui o foco na melhoria contínua, ou seja, não podem faltar ajustes conforme for necessário.

Dicas Extras

Além disso, é importante considerar as seguintes dicas para fazer um bom VSM:

• Envolva todos os stakeholders relevantes, incluindo colaboradores, fornecedores e até mesmo clientes;
• Use símbolos padronizados para representar as atividades e informações na construção dos mapas dos fluxos;
• Valide todas as informações coletadas com mais de uma pessoa que trabalha em cada etapa do processo produtivo;
• Faça revisões regulares do VSM para garantir que ele continue atualizado e o lead time esteja otimizado;
• Use o VSM como uma ferramenta para identificar oportunidades de melhoria contínua no sistema Lean Manufacturing e em outras metodologias de gestão. 

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