Saiba o que é a assinatura digital e qual é a sua importância para um negócio!

Já imaginou poder assinar seus documentos sem precisar usar impressora, caneta e sair de casa? Isso é possível por meio de uma assinatura digital, que permite assinar digitalmente diversos documentos!

Esse recurso pode ajudar microempreendedores na hora de realizar contratos de serviços, por exemplo. Tornando o processo de assinatura de documentos muito mais simples e rápido.

Ficou curioso em saber mais sobre como funciona a assinatura digital? Continue lendo este artigo, separamos alguns tópicos para ajudar no seu aprendizado, sendo eles:

• O que é assinatura digital?
• Qual é a importância da assinatura digital?
• Como funciona a assinatura digital?
• Como criar uma assinatura digital?
• Proteja o seu negócio! 

Vamos à leitura?

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma maneira de utilizar a criptografia (hash) para assegurar a integridade de um documento eletrônico.

Com o avanço da tecnologia, grande parte dos arquivos de inúmeras áreas mudou para o ambiente digital. E foi exatamente por isso que surgiu a necessidade que todos esses documentos fossem autenticados.

Da mesma maneira que uma assinatura manuscrita valida um contrato e outros vários documentos de papel, a assinatura eletrônica valida os documentos digitais.

A partir de 2001, após o surgimento da Infraestrutura de Chave Pública Brasileira - ICP Brasil, os documentos do meio digital assinados passaram a ter validade jurídica em todo o país, podendo substituir totalmente os documentos em papel.

Esta inovação ajudou muito a eficiência de assinatura de contratos.

Imagine o caso entre duas empresas com CNPJ que precisam assinar um contrato de prestação de serviço, seria necessário que um colaborador de cada empresa se deslocasse para realizar a autenticação em cartório, seria pior ainda caso as empresas fossem de cidades diferentes.

Todos esses problemas poderiam ser resolvidos simplesmente com a assinatura digital de qualquer lugar e a qualquer hora.

A assinatura digital garante a mesma segurança e validade jurídica da assinatura de um documento assinado no cartório, por meio de arquivo PDF, DOC, etc.

Esse tipo de assinatura pode garantir diversos benefícios para a empresa, vamos ver agora qual é a importância da assinatura digital.

Qual é a importância da assinatura digital?

Vamos ver agora 3 simples motivos que tornam a assinatura digital tão importante. Bora lá?

Redução de custos

Por meio da assinatura digital, é possível reduzir grande parte das despesas com materiais de escritório.

Isso porque é possível transformar todos os documentos da empresa para o meio digital, eliminando o uso de papéis, impressoras, toners e todos os outros equipamentos de impressão e armazenamento de documentos.

Além disso, também será possível observar uma grande redução na conta de energia, pois grande quantidade de impressão e escaneamento tendem a gastar bastante energia.

Sustentabilidade

O uso da assinatura eletrônica também implicará em uma empresa mais sustentável, que inclusive poderá ser mostrada ao mercado como modelo.

O que pode trazer grandes vantagens competitivas, tendo em vista que 85% dos brasileiros preferem comprar de companhias que pensam nas questões positivas do meio ambiente e da sociedade.

Melhoria na gestão de dados

Caso todo o processamento de documentos for realizado pela web, com assinaturas digitais, todos os seus arquivos ficarão centralizados na nuvem.

Portanto, você pode categorizá-los por tópico e desta forma encontrá-los rapidamente usando ferramentas de pesquisa especiais, mesmo aqueles documentos que são os mais antigos.

Esse é um excelente gerenciamento de dados, um detalhe que desempenha um grande papel no espaço empresarial competitivo.

Esqueça ter que procurar por documentos naquelas infinitas quantidade de pastas, que na maioria das vezes não estão organizadas como deveriam.

Mas vale lembrar que é necessário que a empresa tenha investido em cibersegurança previamente para garantir a máxima segurança dos documentos eletrônicos, ok?

Preparamos o tópico seguinte para explicar detalhadamente como este recurso funciona. Bora conferir?

Como funciona a assinatura digital?

A maneira mais simples de entender como funciona a assinatura digital é pensar que a assinatura convencional é substituída por um certificado digital e uma chave privada e exclusiva para uso do dono do documento.

Além da identificação e da chave privada, o documento também é assinado por uma Autoridade Certificadora, que funciona como uma terceira parte que o signatário e destinatário do documento digital confiam.

Desta maneira, a Autoridade Certificadora chancela e autentica o certificado digital e a assinatura presente nele, garantindo maior segurança ao documento.

Hoje em dia, é possível até mesmo declarar imposto de renda através do certificado digital, trazendo mais segurança para a sua declaração.

Viu como é simples e seguro? Bem melhor do que ir no cartório, não é mesmo? Então que tal conferir como criar uma assinatura digital?

Como criar uma assinatura digital?

O primeiro passo para criar uma assinatura digital é instalar o certificado SSL em seu computador. Esse certificado serve para possibilitar a comunicação criptografada de um site com um navegador, desta maneira, garantindo a segurança do usuário.

Grande parte dos sistemas de assinatura digital funciona de maneira online diretamente do navegador, e é por isso a importância de se ter um certificado SSL em sua máquina.

Para isso, é preciso que a pessoa interessada em criar uma assinatura digital procure por uma empresa brasileira que possui a habilitação para vender o certificado e encontre o plano que mais se adequa a sua realidade. Algumas das empresas são:

• Comodo
• Symantec
• GeoTrust
• Thawte

Após contratar o certificado, o advogado deverá entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, para emitir o certificado digital, que será associado à assinatura digital.

É necessário que o solicitante tenha em mãos seus documentos pessoais, para conferir a sua identidade e integridade da assinatura que será criada.

É importante ressaltar que existem diversos tipos de certificados e que podem ser acessados de várias maneiras, por meio de hardwares criptográficos e softwares.

Cada um deles terá um uso específico, então é importante conferir com a Autoridade Certificadora qual tipo de certificado é mais adequado para o seu uso.

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