Como funciona o controle de ponto através do celular? Veja um guia explicativo

A pandemia da Covid-19 tem reforçado como a importância do uso de tecnologias no contexto do mercado de trabalho é fundamental. Principalmente com a necessidade de isolamento social e o aumento da adesão ao home office, algumas ferramentas de gestão têm se mostrado cruciais neste momento.

É o caso das ferramentas de gestão da jornada de trabalho, dentre elas, o controle de ponto pelo celular, por meio de aplicativo.

Com ele, tanto a empresa quanto o funcionário têm uma maneira ágil, acessível, segura e fácil de realizar o registro e controle de jornada de trabalho, processo de gestão que é muito importante para ambas as partes.

Neste guest post, o Tangerino - controle de ponto digital explica o que é, as formas como ele pode ser feito, legislação e as falhas de gestão que o ponto digital consegue corrigir, além de algumas dicas importantes para incentivar que os funcionários façam o registro do ponto corretamente. Confira!

O que é controle de ponto e como ele pode ser feito

O controle de ponto nas empresas é considerado obrigatório pelo art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que determina as regras e diretrizes para sua implementação.

Ele é, basicamente, um processo de gestão que registra a jornada de trabalho dos funcionários, mostrando seus horários de entrada e saída da empresa e intervalos intrajornada.

Com essas informações, a empresa, especialmente o setor de Recursos Humanos, consegue fazer a folha de ponto, para realizar o pagamento correto dos funcionários, considerando questões como horas extras, banco de horas, faltas e atrasos.

Além disso, realizar o correto controle de ponto é fundamental para garantir a segurança jurídica da empresa e do funcionário, em caso de processo trabalhista, que é muito comum, principalmente se tratando de erros no registro da jornada de trabalho.

Ao longo dos anos e com o avanço das tecnologias, foram surgindo novos formatos de controle de ponto que tornaram esse processo mais ágil, para a empresa e para o colaborador, e também com menos chances de ocorrerem erros de registro e de processamento pelo RH.

Desde o início dessa prática, existem quatro métodos para controle da jornada de trabalho que são mais utilizados pelas empresas, veja quais são:

Ponto manual

É considerado o mais antigo e o mais passível de erros e fraudes. É feito em uma folha ou livro de ponto, onde o funcionário registra manualmente seus horários e dá sua assinatura para validação.

O registro de ponto manual tem sido substituído por outras tecnologias mais avançadas, principalmente porque atrasa o processo de contabilização das horas por parte do RH ou Departamento Pessoal.

Ponto mecânico

Apesar de ter sido uma evolução na época de seu surgimento, o registro de ponto mecânico também é considerado um recurso antigo.

Funciona da seguinte forma: a empresa disponibiliza um relógio cartográfico na entrada e o funcionário insere um cartão de papel no relógio para registrar sua jornada de trabalho.

Além de também ser passível de erros, com a possibilidade da marcação no lugar errado e rasuras, o ponto mecânico demanda tempo para o registro, já que, geralmente, formam-se longas filas, e também do RH, que precisa fazer sua contabilização de forma manual.

Ponto eletrônico

Esse modelo é mais avançado e ágil do que os outros dois anteriores. Com ele, o funcionário registra seus horários no equipamento de ponto, por meio de uma senha individual, leitura de um cartão por aproximação ou identificação da impressão digital.

Ponto digital

O controle de ponto digital é considerado o mais moderno em termos de tecnologia, agilidade, flexibilidade e redução de erros e fraudes.

Com ele, as empresas podem disponibilizar o registro de ponto pelo celular, tablet ou computador. Além disso, esse modelo permite que o controle seja feito de qualquer lugar, inclusive para funcionários em home office ou que realizam trabalho externo.

A tecnologia também entrega à empresa relatórios completos e personalizados, que podem ser solicitados em tempo real e com todas as informações necessárias.

A legalidade e as vantagens do controle de ponto pelo celular

Até a publicação da Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a "lei do controle de ponto", somente o controle de ponto manual, mecânico e eletrônico eram permitidos pela legislação.

No entanto, com a publicação da portaria 373 pelo MTE, ficou autorizado o uso de novas tecnologias para facilitar o controle da jornada de de trabalho dos colaboradores. Dentre as possibilidades, está o aplicativo de controle de ponto digital.

Usando apenas um celular, tablet ou computador a empresa consegue disponibilizar o registro de ponto digital e gerenciá-lo de forma simples e acessível. Veja as principais vantagens:

• Mais agilidade para os colaboradores, que conseguem registrar o ponto de forma simples usando o celular
• Fechamento da folha de ponto simplificado, já que os dados são disponibilizados rapidamente, com relatórios completos e sem a possibilidade de erros manuais
• Mais segurança das informações e garantia da veracidade dos registros, com a proteção contra erros e fraudes
• Emissão de relatórios que ajudam a tornar a gestão mais estratégica, permitindo a análise de absenteísmo e produtividade, por exemplo.

Além dessas vantagens diretas, o controle de ponto pelo celular supera falhas na gestão causadas pelo ponto manual. É o caso da capacidade de evitar erros causados por fraudes, rasuras e alterações manuais, que podem ser feitos por funcionários e até gestores.

Outra falha evitada é que a empresa não corre o risco de perder os registros, já que as informações são armazenadas na nuvem e podem ser acessadas remotamente.

Dicas para engajar a equipe no controle de ponto pelo celular

Para garantir o máximo de eficácia nos registros é muito importante que a empresa crie estratégias de engajamento entre os funcionários. Essas estratégias devem ir além da obrigatoriedade, das ameaças de descontos no salário e punições, por exemplo.

Mais do que isso, é importante criar uma cultura na qual o colaborador entenda a importância desse processo de gestão para a empresa e para si mesmo, valorizando o registro de ponto como um hábito que garanta a sua segurança e uma melhor relação entre empresa-colaborador.

Confira algumas dicas para motivar os funcionários e torná-los mais engajados quanto ao registro de ponto:

• realize a conscientização e fale sobre a importância do registro de ponto tanto para os funcionários quanto para a empresa, para acompanhar a jornada de trabalho e gerar todas as informações necessárias para a folha de ponto.
• explique todas as vantagens do ponto digital, como transparência nas informações, facilidade para bater ponto, segurança, mobilidade e acompanhamento do banco de horas
• envolva os funcionários mais influenciadores na comunicação interna da empresa sobre o registro de ponto para que todos participem desse processo
• crie programas de recompensas e premiações para os colaboradores com melhor desempenho no final do mês, isso significa reconhecer, aqueles que não se esqueceram de bater ponto na hora certa
• envie lembretes diários para que não se esqueçam de registrar o seu ponto ou especificamente para aqueles que mais esquecem de registrá-lo.

Percebeu as vantagens e a importância de contar com uma tecnologia como o controle de ponto pelo celular? Além de colocar a empresa em um patamar de inovação e agilidade, a solução entrega mais segurança e reforça o quanto as relações trabalhistas são importantes para a organização.