Veja como fazer a gestão de compras de empresas no Excel

Ter uma boa gestão de compras em sua empresa é um dos meios mais eficientes de administrar os recursos, aquisição de matérias-primas e de evitar desperdícios de dinheiro e tempo.

Ela garante que a cadeia de suprimentos nunca pare devido à falta de materiais e consegue otimizar processos, além de criar uma boa relação com os clientes por conseguir entregar os produtos sempre no prazo acordado.

Essa ferramenta tem por objetivo auxiliar na gestão de compras de uma empresa. Com ela é possível cadastrar todos os fornecedores, bem como todos os produtos que deles são comprados e o preço pago pelos mesmos.

A partir dessas informações é possível saber o quanto foi gasto com essas compras em um determinado período e também o quanto foi gasto por fornecedor. Essas informações são de suma importância para o controle financeiro de insumos e podem auxiliar nas negociações com os fornecedores.

Mas afinal, o que é exatamente a Gestão de Compras? Vamos descobrir!

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é a atividade responsável pela aquisição de materiais e matérias-primas dentro da empresa de acordo com as políticas específicas a cada organização. Parte essencial no processo de suprimentos, ela possibilita um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis na empresa.

Cabe ao administrador de compras planejar as aquisições de forma a realizá-las no tempo correto, na quantidade certa e verificar se recebeu efetivamente o que foi adquirido, além de trabalhar o desenvolvimento de fornecedores.

Caberá ao profissional ainda administrar os contratos com os fornecedores e realizar as negociações de forma justa e honesta, garantindo sempre as melhores condições para a empresa, principalmente no que se refere à condições de pagamento equilibrando preço, prazo e qualidade.

Desta forma, a empresa terá garantido o aumento em sua produtividade, pois não haverá o problema de falta de materiais e perda de prazos, além de realizar compras com o menor custo possível impactando diretamente no faturamento final da organização.

Percebeu a importância de uma boa gestão de compras? Então, vamos lá. Vou te mostrar o passo a passo de como fazê-la utilizando o Excel!

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Também preparamos para você um vídeo com o passo a passo da utilização da planilha de Gestão de Compras, não deixe de assistir!

Veja na videoaula abaixo o funcionamento da planilha

Entenda como usar a planilha de Gestão de compras

A planilha se dispõe em abas e por meio dos botões é possível navegar entre elas.

Utilize os botões verdes para navegar nas abas. Em cada aba existe uma seta verde no canto superior esquerdo. Ao clicar nela você será direcionado para essa tela inicial, cuja aba se chama "Início". Os gráficos são uma pequena amostra dos resultados da ferramenta e os valores existentes são meramente ilustrativos.

Cadastramento

Ao clicar em "Cadastramento", você será remetido para a seguinte aba:

Nessa parte você deve realizar o cadastramento de Materiais na respectiva coluna, bem como os fornecedores. Para um bom e adequado funcionamento da gestão de compras no Excel, ao menos um fornecedor deve ser preenchido.

É altamente recomendável que todos os dados dos fornecedores sejam preenchidos e, caso necessário, dados adicionais sejam cadastrados. Quanto melhor conhecer seus fornecedores, maiores serão as chances de se ter o produto quando necessita e a preço adequado.

Compras e Estoque

Nessa aba, perceba que nas colunas preenchidas em verde já aparecem os materiais cadastrados na planilha anterior. Na linha de "Fornecedor", você deverá escolher qual o fornecedor que lhe vende o referido material.

Perceba que existe uma caixa de opções com os fornecedores previamente cadastrados. Após essa operação pasta colocar a Quantidade e o Preço, e o cadastro estará completado.

Análise dos Resultados

Como resultados serão gerados dois gráficos: O Gráfico Mensal e o Gráfico por Fornecedores.

• Gráfico Mensal: esse gráfico compila e exibe os resultados de todo o gasto realizado com fornecedores naquele mês.

• Gráfico por Fornecedores: esse gráfico compila e exibe o valor gasto com determinado fornecedor. Aqui você pode verificar a frequência de uso desse fornecedor, o valor gasto e avaliar se sua parceria tem sido positiva ou não.

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