O que é handoff e como utilizar essa estratégia para minimizar erros!

Quando o assunto é otimização de processos, um Handoff bem estruturado é essencial. Este nome pode não ser tão conhecido, mas passamos diariamente por situações de handoff.

Neste artigo, mostraremos como utilizar o handoff para melhorar os processos da sua empresa!

O que é Handoff?

Handoff é qualquer ponto em um determinado processo onde o trabalho ou informação é passada de uma função para a outra. Ele está presente em situações cotidianas e impacta diretamente na área de Customer Success de uma empresa.

Qual o objetivo do Handoff?

O objetivo primordial é fazer com que as informações sejam passadas de forma segura, para que não haja falha de comunicação. Evitando falhas, os obstáculos para o desenvolvimento da empresa são minimizados, evitando problemas futuros e garantindo o sucesso do cliente.

A seguir iremos falar sobre a importância do Handoff e dar dicas de como melhorar as estratégias para alavancar os resultados da sua empresa!

Qual a importância do Handoff?

Para que um trabalho se desenvolva de maneira assertiva é necessário que o Handoff seja feito corretamente. A passagem de informação com erros dificulta um processo bem executado, principalmente em um contexto onde as mesmas circulam rapidamente.

A falha de comunicação, faz com que as equipes de trabalho percam o controle do processo. Esta falha na passagem de dados,acaba por gerar um retrabalho notório, perdendo um tempo importante quando o assunto é a entrega de um produto/serviço.

Além disso, informações passadas e armazenadas corretamente possibilitam uma gestão do conhecimento capaz de gerar um valor e posicionamento de mercado da sua empresa.

As melhores estratégias de hand-off!

Vamos imaginar que você vá a um Hospital, e no momento da consulta alega ao médico uma alergia de determinado medicamento. O médico, por sua vez, não presta atenção na informação e repassa o pedido sem anotá-la. A consequência pode ser extremamente perigosa, colocando a vida do paciente em risco.

Esse processo passou por dois handoffs: o primeiro no momento em que o médico não anota a informação dada pelo cliente e depois quando ele não repassa para a enfermeira.

Dentro de muitas empresas os handoff acontecem a todo momento mas nem sempre impacta tão drasticamente como no exemplo dado acima. Entretanto, o conjunto deles, a longo prazo, pode afetar os resultados finais.

1) Automatize os processos

A quantidade de informações dentro de uma empresa tende a crescer com o tempo,e, para que essas sejam armazenadas e repassadas de forma correta é necessário tornar a rotina mais dinâmica. Para isso os processos devem ser automatizados, evitando que a qualidade do produto ou serviço final seja afetada.

A passagem de tarefa manualmente, já não é a melhor das opções. As possibilidades que as tecnologias trazem reduzem o tempo de serviço de forma exponencial. Seja utilizando uma tabela do Excel ou um Software de gestão mais avançado.

Além disso, quando as informações são bem delegadas, evita-se o retrabalho, podendo aumentar a receita final da empresa. Para iniciar este processo, é necessário levantar todas as tarefas que são realizadas dentro do ambiente de trabalho.

Um software muito utilizado neste processo é o ERP para pequenas e médias empresas, ele conecta os setores, as informações nele armazenadas podem ser acessadas por todos da empresa. No quesito Planejamento Financeiro, elimina a necessidade de fazer cálculos manuais de controle.

2) Utilize o CRM

A sigla CRM é definida como Customer Relationship Management, que significa Gerenciamento de Relação com Clientes. É uma ferramenta capaz de registrar e organizar os pontos de contato que o consumidor tem com o vendedor da empresa em questão.

Quando um vendedor entra em contato com o potencial cliente, ele coleta informações importantes. Com o CRM, você pode ter todos esses dados armazenados em um único lugar, facilitando a análise.

A perda de detalhamento no atendimento, pode comprometer uma futura venda, e consequentemente o faturamento da empresa. Segundo dados levantados pelo Software Advice, 74% das empresas que usam CRM reportam melhorias na comunicação interna e na comunicação com clientes.

3) Faça Checklists

As Checklists, como o próprio nome já diz, são listas para controle de tarefas . Através dela, é possível verificar se tudo foi feito na ordem correta, evitando o esquecimento de tarefas e informações.

Essa ferramenta pode ser utilizada em diversas situações, desde as mais simples até as mais complexas. Existem plataformas que auxiliam neste processo.

O Trello é uma dessas plataformas e é muito utilizado para a organização de tarefas. Ele tem como característica os quadros, que podem ser criados individualmente. Dentro destes quadros existe a opção de checklist, bastante intuitiva e padronizada.

O controle destas listas é tão importante quanto criá-las, pois dessa maneira o controle da qualidade estará sempre em dia!

4) Handoff agreement

O Handoff agreement é um acordo de transferência realizado pelas equipes de trabalho. Com ele, é possível definir o que as equipes ou pessoas deverão realizar antes de passar uma tarefa/informação.

Este documento pode ser algo simples, mas bem feito, para que nada fique subentendido. Dessa forma,  reduz a possibilidade de erros futuros e até mesmo o desalinhamento das equipes de trabalho.

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