Desvende o poder do PMO e fortaleça a gestão de projetos!

Em qualquer organização, o gerenciamento de projetos pode ser considerado como uma atividade complexa e desafiadora. Por isso, muitas organizações encontraram no Project Management Office (PMO) uma forma de garantir o sucesso e a eficiência na execução de novas ideias e processos.

Essa abordagem tem como base a criação de uma estrutura centralizadora, que será capaz de desempenhar um papel fundamental na governança, no suporte e no aprimoramento contínuo dos projetos. Afinal, terá como foco o desenvolvimento e a aplicação de metodologias, processos e melhores práticas a fim de padronizar e alinhar as ações aos objetivos estratégicos da organização.

Quer entender mais a fundo sobre os detalhes do conceito e das principais funções do PMO, bem como sua importância na gestão eficaz de projetos? Então, confira este conteúdo até o final e descubra tudo o que você precisa saber através dos seguintes tópicos:

• O que é PMO?;
• Para que serve um PMO?;
• Funções de um PMO;
• Tipos de PMO;
• Diferença entre PMO e VMO.

O que é PMO?

A sigla PMO é utilizada para designar a expressão em inglês Project Management Office. Sua tradução literal é escritório de gerenciamento de projetos e por si só já é capaz de passar uma ideia alinhada com o seu significado prático.

O PMO, em geral, é a forma de estrutura organizacional que desempenha um papel fundamental na gestão de projetos em uma empresa. O que pode ser feito através do suporte e orientação aos gerentes de projetos, bem como no auxílio no planejamento, execução, monitoramento e controle de cada ideia.

Sendo assim, dentro do PMO, existe a figura do gerente de projetos. Esse é o profissional responsável pela execução e entrega dos projetos dentro dos prazos, orçamentos e requisitos estabelecidos.

Para que isso seja alcançado, o gerente junto a sua equipe deve ser capaz de estabelecer metodologias de gestão, processos e boas práticas para a gestão de projetos na empresa, através da padronização e a adoção de abordagens eficazes, garantindo consistência e eficiência nas operações.

Dessa forma, para garantir o sucesso dos projetos, é necessário que o PMO esteja envolvido desde o início, desde a concepção de uma nova ação. Sendo fundamental para garantir que os objetivos estratégicos estejam alinhados na teoria e na prática.

Mas, para que serve um PMO? Confira em detalhes a seguir!

Para que serve um PMO?

Um PMO tem como objetivo centralizar e fortalecer a gestão de projetos na organização, garantindo a entrega bem-sucedida dos projetos, o alinhamento com a estratégia organizacional e a maximização do valor para a organização como um todo.

Por isso, é possível dizer que essa função serve para fornecer suporte e valor agregado à gestão de projetos, contribuindo assim para o sucesso dos projetos e o alcance dos objetivos estratégicos.

Sendo assim, isso é alcançado por meio da padronização de processos, compartilhamento de melhores práticas, gerenciamento de recursos, monitoramento e controle, suporte à tomada de decisão, promoção de uma cultura colaborativa entre outras ações.

Para descobrir mais a fundo quais são elas, confira as funções de um PMO no próximo tópico!

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Funções de um PMO

Como você já pôde perceber, um PMO (Project Management Office) pode ter um escopo de trabalho variado e adaptável às necessidades de cada uma das organizações. Sendo assim, as funções podem variar de acordo com o nível da demanda, senioridade e detalhes de cada projeto.

Diante desse contexto, é possível elencar as atividades mais comuns de um PMO. Com isso, destacamos:

Desenvolvimento e implementação de metodologias de gerenciamento de projetos

O PMO é um dos pontos focais quando o assunto é a otimização dos processos e metodologias aplicadas à gestão de projetos dentro de uma organização.

Por isso, ele é responsável por desenvolver modelos de documentos, diretrizes e melhores práticas para o planejamento, execução, monitoramento e controle de práticas.

Suporte e orientação aos projetos

Toda a questão de suporte e orientação aos gerentes de projeto e às equipes de projetos em andamento também é fornecida pelo PMO.

Dessa forma, o profissional pode atuar como consultor, disseminador de conhecimento através de treinamentos e workshop, bem como facilitador dos processos fornecendo recursos e ideias estratégicas, como o lado mais visual do gerenciamento de processos.

Gestão de portfólio de projetos

Em alguns casos, é responsabilidade do PMO o gerenciamento do portfólio de projetos da organização. Isso envolve a avaliação e a seleção de projetos, a priorização com base nos objetivos estratégicos, a alocação de recursos, a análise de riscos e a monitorização do desempenho geral do portfólio.

Controle e acompanhamento de projetos

O PMO também acompanha o andamento dos projetos. Para isso, desenvolve atividades como:

• Coleta informações sobre o status e o desempenho;
• Fornece relatórios regulares para a alta direção;
• Identifica problemas e desvios em relação aos objetivos estabelecidos;
• Facilita a tomada de decisões informadas e ações corretivas.

Padronização de processos

Para ter um processo mais uniforme e reports padronizados, cabe ao PMO desenvolver e manter atualizados os modelos de documentos, templates e diretrizes para a gestão de projetos.

Essa função é fundamental para garantir a consistência e a conformidade em todos os projetos da organização. Tornando, assim, a comunicação mais assertiva e a colaboração entre as equipes mais fácil.

Gestão de recursos

Outro ponto muito importante dentre as funções de um PMO é o papel na gestão centralizada de recursos. Dentre as atividades dessa vertente estão a alocação e o planejamento de recursos humanos, materiais e financeiros para os projetos.

Melhoria contínua

Por fim, uma das funções do PMO é a busca e a implementação da melhoria contínua. Para isso, é necessário controlar os processos, avaliar os indicadores e outros outputs, bem como fazer análises de riscos e colher feedbacks das pessoas envolvidas.

Nesse sentido, cabe ao PMO criar planos de ação, colocá-los em prática, disseminar as melhores práticas e acompanhar os resultados alcançados.

Para o sucesso desse ponto, confira também as habilidades requisitadas de um gerente de projetos. Afinal, são cargos que se complementam e potencializam os impactos em toda a companhia.

Agora que você já entendeu quais são as principais funções, é hora de conhecer os tipos de PMO existentes. Para isso, leia o próximo tópico!

Tipos de PMO

Diferentes projetos, podem demandar diferentes focos de um PMO. Pensando nisso, é possível dividir essa função em alguns tipos. Os três principais são:

PMO de Suporte

O PMO de Suporte (Supportive PMO) é o tipo que possui foco em atuar como um centro de recursos, fornecendo suporte e orientação aos projetos. Por isso, é possível destacar que ele possui um papel consultivo. Sendo assim, executa funções como:

• Fornecer melhores práticas;
• Elaborar os modelos de documentos e demais padrões;
• Oferecer treinamentos e capacitações para as equipes em gerenciamento de projetos;
• Auxiliar na implementação de processos e metodologias;
• Ser um facilitador no gerenciamento de projetos para o sucesso dos mesmos.

PMO de Controle

Já o PMO de Controle (Controlling PMO) possui um nível mais alto de controle sobre os projetos. Diante disso, suas atividades são:

• Definir os processos, padrões e diretrizes que os projetos devem seguir;
• Monitorar o desempenho dos projetos;
• Coletar informações sobre o andamento e o status;
• Fazer relatórios para a alta direção da organização;
• Estar envolvido na seleção e priorização de projetos;
• Alocar recursos nas ações;
• Definir metas;
• Acompanhar o cumprimento dos prazos e orçamentos.

PMO Diretivo

Por fim, temos o PMO Diretivo (Directive PMO). Esse tipo é conhecido por possuir o mais alto nível de controle e influência sobre os projetos. Afinal, diferente dos demais, ele tem autoridade direta sobre e assume a responsabilidade pela sua entrega bem-sucedida.

Para isso seja atingido, é preciso que o PMO Diretivo desempenhe as seguintes funções:

• Definir e impor processos, metodologias, padrões e políticas de gerenciamento de projetos;
• Selecionar, iniciar, executar e encerrar projetos;
• Ser responsável pelo gerenciamento centralizado de recursos;
• Ser o gestor de portfólio de projetos; 
• Ser parte integrante da tomada de decisões estratégicas relacionadas a projetos.

Apesar de existirem essas divisões teóricas bem definidas, é comum que as companhias moldem as funções e responsabilidades de acordo com as demandas específicas.

Por isso, é comum se deparar com situações em que PMO combine características de mais de um tipo, adaptando-se às necessidades específicas da organização e dos projetos.

PMO e VMO são conceitos que muitas pessoas confundem. Para que você não seja uma delas, entenda com clareza suas aplicações no tópico abaixo!

Diferença entre PMO e VMO

Apesar de serem dois termos que se entrelaçam em alguns pontos, PMO (Project Management Office) e VMO (Value Management Office) possuem diferenças conceituais que precisam ser levadas em consideração para que sejam utilizados em contextos corretos.

Esses pontos divergentes tangem normalmente ao foco e a responsabilidade de cada uma das vertentes. Para que você entenda mais a fundo, separamos detalhes a seguir!

O PMO (Project Management Office) é uma estrutura organizacional com o objetivo de centralizar e padronizar a gestão de projetos dentro das empresas em que é aplicada. Para isso, a metodologia fornece:

• Suporte e orientação para acompanhamento de projetos em andamento;
• Formas de avaliação para a seleção, priorização e execução de novos projetos;
• Maneiras de aplicar outras metodologias em conjunto, como a gestão ágil de projetos.

Dessa forma, é possível entender a atuação do PMO como um centro de excelência em gerenciamento de projetos. Afinal, ele é responsável por estabelecer políticas, processos, metodologias e ferramentas para garantir que as entregas e metas sejam entregues com sucesso.

A função de PMO é responsável por:

• Desenvolvimento de cronogramas e orçamentos;
• Acompanhamento de métricas e indicadores de desempenho de projetos;
• Gestão de riscos; 
• Coordenação de recursos junto ao gerente de projetos;
• Alinhamento da comunicação entre os projetos e as partes interessadas.

Já o VMO (Value Management Office) é um tipo de estrutura organizacional que se concentra na gestão dos fornecedores externos de uma organização.

Dessa forma, diferente do PMO, a sua meta principal é garantir que as relações com os fornecedores sejam eficientes, produtivas e alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. Para tanto, o foco de atuação está em selecionar, avaliar, contratar e manter o gerenciamento contínuo dessa parte da cadeia.

Por isso, está dentro das suas atribuições:

• Estabelecer padrões de desempenho;
• Monitorar os acordos contratuais;
• Gerenciar os relacionamentos com os fornecedores; 
• Acompanhar os níveis de serviço;
• Buscar oportunidades de melhoria na cadeia de suprimentos;
• Negociar cláusulas de contratos;
• Resolver eventuais disputas com fornecedores;
• Otimizar as relações com fornecedores externos. 

Dessa forma, é possível afirmar que o VMO se concentra na gestão dos fornecedores externos, enquanto o PMO se relaciona à gestão de projetos internos, garantindo a eficiência e a entrega bem-sucedida dos projetos.

Vale ressaltar que ambos desempenham papéis fundamentais no que tange a governança e a gestão dos projetos e fornecedores de uma instituição.

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