Finanças & Negócios

Política de crédito e cobrança: perfis, régua, exemplos e modelo

Os perfis que enquadram pelo histórico, a régua com um dono por faixa, a conta de capital de giro que convence o comercial e o primeiro dia de uma política contra a carteira real

Thiago Coutinho
Publicado em 16 de set de 2026  ·  Atualizado em 6 de out de 2026  ·  22 min de leitura
Colaboradora da Voitto de óculos e camiseta preta, sorrindo no escritório com o letreiro iluminado ao fundo, com o texto Política de crédito e cobrança: perfis, régua, exemplos e modelo sobre fundo escuro à esquerda

Quem decide o prazo de pagamento na sua empresa? Na maioria das vezes, quem está com o pedido na mão e o cliente do outro lado da linha. A política de crédito e cobrança existe para que essa decisão seja tomada antes, por escrito, e para que o atraso tenha uma resposta combinada faixa por faixa.

Durante dois anos eu coordenei as operações da MRS em Lafaiete. O coordenador chefia os inspetores, e os inspetores chefiam os maquinistas. Numa cadeia assim, regra boa é a que diz em que momento uma decisão sobe de nível e quem responde por ela quando sobe. Uma régua de cobrança é exatamente isso, aplicada ao dinheiro que o cliente deve.

Este texto acompanha a Cedro e a política de crédito dela. A Cedro faz móveis planejados, e a gente desenhou essa empresa fictícia como exemplo corrido do kit financeiro. A política dela é bem feita: cinco perfis, cinco faixas, um dono por faixa e uma meta. Cruzada com a planilha de contas a receber do mesmo dia, mostra onde a política de crédito escrita ainda não alcança a carteira de verdade.

Vêm a seguir a ferramenta C17 campo por campo, o caso Cedro em três leituras, a conta de capital de giro que sustenta a conversa com o comercial e dois trechos do livro. Depois, as exceções, quatro políticas preenchidas com PDF, a meta e a folha em branco. Só a da Cedro saiu do kit: as outras três eu montei para este artigo, e nenhuma descreve empresa real.

O que é política de crédito e cobrança

Política de crédito e cobrança é o documento que define, antes do pedido, quem recebe prazo, com qual limite e por quantos dias, e o que a empresa faz em cada faixa de atraso. Tem duas metades: os perfis de crédito, que decidem a concessão, e a régua de cobrança, que decide a reação.

Prazo de pagamento é crédito. A empresa entrega o produto, ainda não recebeu, e financia o cliente com o próprio caixa até a data combinada. Quando o cliente atrasa, financia mais um pouco, sem ninguém ter decidido isso. Dito assim, a concessão de prazo vira uma decisão financeira. Na rotina, quem toma essa decisão é o comercial, com o pedido aberto na tela.

O comercial é movido a fechar pedido, e isso é bom para a empresa. A política de crédito tira dele o peso de decidir crédito sob pressão e devolve uma regra que ele consegue explicar ao cliente. As duas metades dependem uma da outra: perfil sem régua concede e não acompanha, e régua sem perfil cobra quem nunca deveria ter recebido aquele prazo.

Do lado de quem paga, o espelho é o contas a pagar com aging. Do lado de quem recebe, a política de crédito conversa o tempo todo com o contas a receber e a inadimplência, porque usa as mesmas faixas de atraso para enquadrar e para cobrar.

A C17 campo por campo

A ferramenta deste texto é a C17 do Kit de Ferramentas para Gestão Financeira. Ela fecha a fase de Decisão, junto do plano de ação e do A3. Pelo guia do kit, a C17 entrega uma coisa só: quem recebe quanto de prazo, e o que acontece exatamente quando esse prazo estoura, faixa por faixa.

A folha cabe numa página e tem cinco blocos. Cada um responde a uma pergunta que, sem a política, alguém responde de cabeça na hora do pedido. É padronização aplicada ao crédito.

  1. Cabeçalho: código, responsável e vigência. A vigência tem data de início e periodicidade de revisão.
  2. Perfis de crédito: cinco linhas, cada uma com critério de enquadramento, limite de crédito e prazo concedido.
  3. Régua de cobrança: uma linha por faixa do aging, de a vencer até 90+, com ação, responsável e canal.
  4. Leitura e meta: o número que motivou a política e o número que diz se ela funcionou.
  5. Sinais de política completa: três checagens para quem revisa.

Em cima da folha ficam três instruções curtas. A primeira manda enquadrar cada cliente pelo histórico de pagamento, e não pelo relacionamento comercial, com o mesmo critério de faixa do aging. A segunda amarra a régua às faixas da planilha de contas a receber: quem chega em 90+ já está classificado como inadimplente antes de qualquer decisão manual. A terceira pede registro de toda mudança de limite ou prazo, e revisão da política de crédito quando o checklist de saúde financeira mudar de veredito em recebíveis.

Repare num detalhe que volta mais adiante. A terceira instrução pede registro de toda mudança, e a folha não tem um campo para isso. O registro de exceções mora fora da C17, e é por ele que a política costuma se desfazer.

O caso Cedro: uma política que nasce de 6,8%

A Cedro fatura R$ 8.040.000 por ano, com margem líquida de 9,4%, e mesmo assim o caixa aperta. O retrato financeiro do caso explica por quê: ciclo financeiro de 75 dias, dos quais 60 são o prazo médio de recebimento. O cliente leva dois meses para pagar, e o fornecedor cobra em 30 dias.

A política de crédito dela entra em vigor em 05/08/2026, sob a controladoria, com revisão trimestral. A leitura que a justifica está escrita na própria folha: inadimplência de 6,8%, os R$ 26.550 dos dois títulos acima de 90 dias, contra a referência de 3,0% do checklist. A meta também está lá: prazo médio de recebimento perto de 45 dias e inadimplência abaixo de 3,0%.

Perfil na política de crédito da CedroLimite de créditoPrazo concedido
Cliente novo, sem históricoR$ 15.000,0030 dias, sem parcelamento
Recorrente adimplenteAté R$ 60.000,0045 dias
Recorrente com atraso ocasionalLimite mantido, sem aumento45 dias, cobrança preventiva a partir do dia 25
Atraso reincidenteLimite reduzido em 50%30 dias, com sinal de 30% do pedido
Inadimplente (faixa 90+)Crédito suspensoSó à vista, novo pedido só após acordo

O desenho conversa com o resto do kit. O prazo de 45 dias do adimplente é a mesma referência que o checklist usa para o ciclo. O perfil inadimplente usa a mesma marcação da coluna Inadimplente? da planilha de contas a receber. E a primeira ação do plano de ação do caso, levar o prazo médio dos dois maiores clientes de 60 para 45 dias até 30/09, é a política de crédito aplicada a quem mais pesa na carteira.

Até aqui, a gente olhou a política só no papel. O que interessa é o que ela faz no primeiro dia de vigência, com a carteira que já existe. Na mesma data, 05/08/2026, a planilha de contas a receber da Cedro tem dez títulos e R$ 388.950 em aberto. Dá para pôr as duas folhas lado a lado.

Os perfis contra a carteira do primeiro dia

Enquadrar exige o histórico de 12 meses, e a planilha de contas a receber é uma fotografia. Com o que a fotografia de 05/08 mostra, esta é a minha leitura, que o kit não faz:

  • Nova Lima e Bittencourt têm título acima de 90 dias e caem no perfil inadimplente: crédito suspenso, só à vista.
  • A construtora Horizonte e a Decor & Cia têm um só título vencido, entre 31 e 60 dias. O perfil ocasional para em 1-30, e o reincidente pede mais de um título nessa faixa.
  • A Studio tem três títulos ao mesmo tempo na faixa de 1 a 30 dias. Título isolado não é, e atraso reincidente também não.
  • A Bello só tem título a vencer. Sem histórico na folha, não dá para dizer se é cliente novo ou adimplente.
Gráfico de barras do saldo em aberto por cliente da Cedro em 05/08/2026 contra os limites da política de crédito: Horizonte R$ 136,8 mil e Studio R$ 130,3 mil, os dois sem perfil e acima de duas vezes o limite de R$ 60 mil; Bello R$ 45,6 mil sem leitura; Bittencourt R$ 31,1 mil e Nova Lima R$ 16,8 mil inadimplentes; Decor & Cia R$ 28,4 mil sem perfil; linhas tracejadas em R$ 15 mil e R$ 60 mil
Saldo em aberto de cada cliente da Cedro contra os dois limites escritos na política. Desenho próprio sobre a R07 e a C17 do caso do kit.

Somados, os três clientes sem perfil têm R$ 295.500 em aberto, 76,0% da carteira. Com o histórico completo alguns deles podem caber, e é por isso que a fotografia não basta para enquadrar. Mesmo assim, o desenho dos critérios deixa um vão: atraso entre 31 e 60 dias num título só, e vários títulos simultâneos até 30 dias, não têm perfil.

O segundo achado é de tamanho. O maior limite da política de crédito é R$ 60.000, para o adimplente. A Horizonte deve R$ 136.800 e a Studio, R$ 130.300, mais de duas vezes esse teto. São os dois clientes que o plano de ação quer renegociar, e a política de crédito não diz que limite eles têm.

Eu acrescentaria uma sexta linha antes da primeira revisão: cliente estratégico, com limite e prazo definidos cliente a cliente, aprovados pela diretoria e revistos a cada trimestre. A análise de risco de crédito desse cliente é o lugar da conta. Sem essa linha, os dois maiores devedores ficam fora da regra justamente onde ela mais pesa.

A régua e quem responde em cada faixa

A régua da Cedro usa as mesmas cinco faixas da planilha de contas a receber. Lembrete três dias antes do vencimento, contato no primeiro dia útil de atraso, acordo com bloqueio de novo pedido a prazo, renegociação formal e, acima de 90 dias, crédito suspenso e cobrança externa. Até 60 dias quem age é a controladoria. Na faixa de 61 a 90, o comercial. Acima disso, a diretoria.

Gráfico de pontos com os dez títulos da Cedro em 05/08/2026 posicionados nas faixas da régua de cobrança, de a vencer a 90+, com o responsável de cada faixa: controladoria até 60 dias, comercial de 61 a 90 e diretoria acima de 90; Bittencourt aparece duas vezes, com a NF 8650 em 82 dias e a NF 8700 em 150 dias
Os títulos da Cedro em 05/08/2026, cada um na faixa da régua em que está. Desenho próprio com a planilha de contas a receber e a política do mesmo caso.

O gráfico mostra o que a tabela da régua esconde. A Bittencourt, uma empresa de reformas, tem um título com 82 dias, que pela régua fica com o comercial, e outro com 150 dias, que fica com a diretoria. O mesmo cliente recebe duas abordagens de duas pessoas diferentes, na mesma semana, sobre a mesma dívida.

É aqui que a lógica de Lafaiete serve. Numa cadeia de três níveis, a regra precisa dizer quando a decisão sobe e, depois que subiu, quem fica com ela. Eu escreveria assim: quando qualquer título do cliente chega em 90+, o cliente inteiro passa para o dono da faixa mais alta. A régua continua por faixa, e o responsável passa a ser um só.

O plano de ação do caso tem outra tensão do mesmo tipo. A ação de cobrar os títulos acima de 90 dias, com prazo em 20/08, está com a controladoria e cita a régua da C17. Só que a régua da C17 põe a faixa 90+ com a diretoria. As duas folhas são do mesmo caso e não combinam o dono. Uma matriz RACI de uma linha por faixa resolve: a diretoria aprova, a controladoria executa.

Na faixa de 31 a 60, a ação é a mais difícil da régua: bloquear novo pedido a prazo. É a única com custo comercial imediato, e por isso é a primeira que alguém contorna. A conversa de acordo dessa faixa rende mais quando é preparada com o método Harvard de negociação: interesse de cada lado antes da posição.

Prazo é capital de giro: a conta para o comercial

A resistência mais comum à política de crédito é a frase "vai engessar a venda". A resposta que funciona é uma conta na unidade que o comercial usa. A Cedro fatura em média R$ 670.000 por mês. Cada dia de prazo médio de recebimento prende, em ordem de grandeza, um trigésimo disso no cliente: uns R$ 22.300.

Baixar o prazo médio de 60 para 45 dias, a meta da política de crédito, solta perto de R$ 335.000 de caixa, numa conta de bolso minha sobre o faturamento médio. O guia do caso faz a conta completa do capital de giro e do ciclo financeiro. Manter o ciclo atual, de 75 dias, sai por R$ 107.383,56 a cada mês. Com o ciclo na referência de 45 dias e a dívida a 2,0% ao mês, as duas metas do checklist, o custo cai para R$ 19.824,66.

A taxa importa porque o prazo que a Cedro dá ao cliente é financiado com dívida de giro, e o checklist do caso registra o custo dessa dívida em 6,5% ao mês, contra a referência de 2,0%. O mercado de crédito tem referência pública: as taxas de juros que o Banco Central publica por modalidade. Quando o crédito que a empresa toma custa mais do que a margem que o prazo extra traz, conceder esse prazo dá prejuízo.

O livro põe essa conta no lugar certo. Entre os critérios de impacto de um projeto, o capítulo 19, chamado "Definição do Problema e Planejamento do Projeto", lista a "Redução do capital de giro" (p. 158). Política de crédito bem feita é um projeto desse tipo, com ganho em reais, e pode ser apresentada assim à diretoria.

O que o livro diz sobre concessão de crédito

Na mesma lista de projetos por setor do capítulo 19, a parte de serviços financeiros traz este item: "Otimização do processo de concessão de crédito: iniciativa para diminuir o tempo necessário de análise e aprovação de créditos" (p. 159). Ele lembra uma coisa que a política de crédito costuma esquecer: crédito também é processo, e processo lento empurra o comercial para a exceção.

Se a análise de um cliente novo leva uma semana, o vendedor libera o pedido por conta própria e promete regularizar depois. A Cedro exige análise de crédito obrigatória antes do primeiro pedido a prazo. Vale escrever junto quanto tempo essa análise pode levar, e o que acontece com o pedido enquanto isso.

O outro trecho que eu trago está nos casos práticos da Parte V, a etapa de Medição. Um deles é o "Projeto de redução do custo de juros e multas por pagamentos atrasados de fornecedores" (p. 314). No mapa do processo desse caso, a saída esperada é a NF paga no prazo, e entre as entradas do pagamento aparece a política de pagamento, ao lado do analista e do sistema (p. 319).

Cadeia fornecedores, entradas, processo, saídas e cliente; entradas como X (causas), saídas como Y (efeitos) e Y = f(X)
No mapa do caso, a política de pagamento entra como X, uma entrada que dá para controlar, e a nota paga no prazo é o Y, a saída que o fornecedor percebe. Adaptado da formação Green Belt Lean Seis Sigma da Voitto.

É o lado de quem paga, e a lição vale para quem recebe. A política de crédito entra no mapa de processos como variável de entrada, um X que a empresa controla, e o atraso é a saída, o Y. Quem trabalha com Seis Sigma reconhece a equação Y = f(X): para mexer no atraso, mexa no que entra. A política de crédito é o X mais barato de mudar, porque depende só de uma decisão e de um documento.

Por que enquadrar pelo histórico de pagamento

A primeira instrução da C17 incomoda, e vale desdobrar. Relacionamento comercial é informação real: cliente antigo, parceiro de projetos, contato próximo da diretoria. O problema aparece quando ele ocupa o lugar do histórico de pagamento na hora de dar prazo.

As duas coisas medem dimensões diferentes. Relacionamento mede importância e disposição. Histórico mede o comportamento de pagamento, que depende do caixa do cliente e dos processos internos dele, e nenhuma proximidade comercial altera isso.

Você já reparou quem pede mais prazo na sua carteira? Quase sempre é o cliente mais próximo, porque ele sabe que pode. A proximidade que deveria facilitar a cobrança é a que inibe a ligação. A empresa acaba financiando, com o próprio capital de giro, justamente quem ela mais preza.

A política de crédito desloca o relacionamento para onde ele funciona. Cliente estratégico com histórico ruim pode receber preço, atendimento e prioridade de entrega diferenciados. Prazo, ele recebe pelo histórico, como todo mundo. E o histórico tem uma vantagem prática: é verificável na própria planilha de contas a receber, sem reunião.

Exceções com validade e aprovador

Toda política de crédito tem exceção, e ela é bem-vinda quando é registrada. O problema é a exceção combinada de boca. Ela fica fora do sistema de pedidos, e quem emite a nota ou cobra o título nem sabe que ela existe.

Diagrama do ciclo da política de crédito e cobrança: pedido a prazo, perfil de crédito que decide limite e prazo, vencimento, régua de cobrança por faixa de atraso e histórico de 12 meses, que volta ao perfil; ao lado do perfil, a exceção registrada com aprovador e validade; ao lado da régua, a revisão quando o checklist muda de veredito em recebíveis
O desenho da política em ciclo: a régua de hoje gera o histórico que enquadra o próximo pedido. Desenho próprio sobre as instruções da C17 do kit.

Como a C17 não tem campo para isso, eu acrescentaria um bloco à folha, com uma linha por exceção e seis colunas:

  • Cliente e perfil em que ele está enquadrado.
  • Limite ou prazo do perfil e o valor concedido na exceção.
  • Motivo, numa frase que outra pessoa entenda daqui a seis meses.
  • Quem autorizou, entre os aprovadores que a política nomeia.
  • Validade, sempre com data. Exceção sem data de fim vira regra em poucos meses.
  • Situação na revisão: encerrada, renovada ou convertida em perfil novo.

A coluna de validade é a que mais protege. Quase toda exceção nasce temporária, "só neste pedido", e sem data de fim ela se acumula. A primeira política de crédito ilustrativa abaixo mostra o tamanho disso numa distribuidora. Vale também registrar a exceção negada, com o motivo: quando o mesmo pedido é negado de novo e de novo, ou o perfil está apertado demais, ou o comercial não entendeu o critério.

Cada exceção aprovada é uma decisão de crédito, e decisão boa deixa rastro. O registro de decisões é o formato para isso, e ele torna a revisão trimestral uma conferência de linhas escritas, sem puxar nada pela memória.

Exemplos de política de crédito preenchidos

Seguem quatro políticas no formato da C17. Clique na miniatura para ver a folha inteira e baixar o PDF. Primeiro vem a da Cedro, tirada do kit. Depois, três que eu montei para mostrar o que o caso não cobre: exceção sem controle, régua com limite legal e carteira de poucos clientes grandes.

Nas três montadas, um bloco calculado fica abaixo da régua. Vale ler esse bloco antes da leitura final da folha, porque a conclusão se apoia nele.

1. Cedro Móveis Planejados: cinco perfis, cinco faixas e uma meta de 3,0% (caso do kit)

Política de Crédito e Cobrança (C17) preenchida do caso ilustrativo do kit, a Cedro Móveis Planejados, com vigência a partir de 05/08/2026: cinco perfis de crédito, de cliente novo com limite de R$ 15.000,00 a inadimplente com crédito suspenso, régua de cobrança de a vencer a 90+ com ação, responsável e canal, leitura com inadimplência de 6,8% e meta de 3,0%Fabricante de móveis planejados, a Cedro tem entre os clientes construtoras, empresas de reforma e escritórios de arquitetura. A política entra em vigor em 05/08/2026, com a controladoria como responsável e revisão trimestral.

O motivo está escrito na leitura: 6,8% de inadimplência, R$ 26.550,00 em 2 títulos com mais de 90 dias, mais que o dobro do 3,0% de referência. E o recebimento em 60 dias pesa mais que tudo no ciclo de 75.

Os perfis vão do cliente novo, com R$ 15.000,00 e 30 dias, ao adimplente, com até R$ 60.000,00 e 45 dias. O reincidente perde 50% do limite e paga sinal de 30% do pedido.

A régua tem um dono por faixa. A controladoria cuida das três primeiras, o comercial assume a renegociação de 61 a 90 dias, e a diretoria decide a cobrança externa na faixa 90+.

O desafio está fora da folha. Os critérios pedem 12 meses de histórico, e a carteira do primeiro dia tem clientes que não cabem em nenhum perfil. Eu levaria a folha para a primeira revisão já com essa lista na mão.

2. Distribuidora de material elétrico: a política que virou soma de exceções

Política de crédito ilustrativa no formato da C17, de uma distribuidora de material elétrico com data de referência de 30/06/2026: cinco perfis com limites de R$ 5.000,00 a R$ 25.000,00, régua por faixa e o registro de oito exceções em aberto, com R$ 77.500,00 de limite acima do perfil e R$ 69.500,00 sem exceção válidaInstaladoras, pequenas construtoras e condomínios compram nesta distribuidora com prazo. A política foi escrita em 2025, com limite de R$ 25.000,00 para o adimplente, e os vendedores negociavam o resto caso a caso. Folha ilustrativa, montada para este artigo. Antes de mexer em qualquer perfil, a gerência financeira listou as exceções em aberto.

Eram oito, com R$ 77.500,00 de limite acima do perfil. Em 30/06/2026, quatro estavam vencidas e duas nunca tiveram data de fim: R$ 69.500,00, ou 89,7% do excesso, sem exceção válida.

O registro trouxe outro dado. Quatro das oito foram autorizadas pelo próprio vendedor da conta, que a política nem lista como aprovador. Uma construtora reincidente, com limite de R$ 12.500,00, comprava com R$ 25.000,00.

A meta da revisão ficou curta: zero exceção sem validade, e exceção acima de 20% do limite só com a diretoria. Se eu tivesse que levar um hábito só desta folha, seria a coluna de validade.

3. Colégio particular: a régua que a lei limita

Política de crédito ilustrativa no formato da C17, de um colégio de ensino fundamental e médio com data de referência de 15/05/2026: perfis por família, régua de cobrança sem penalidade pedagógica, a tabela de treze parcelas em aberto e o quadro por faixa, com R$ 20.460,00 em aberto e R$ 11.300,00 de duas famílias com parcela acima de 90 diasO colégio cobra mensalidade de R$ 1.450,00 no fundamental e R$ 1.680,00 no médio, com vencimento no dia 10. Exemplo montado para este texto.

A régua antiga previa bloquear o portal de notas a partir de 31 dias de atraso. A coordenação financeira refez a política de crédito pelo que a Lei 9.870/1999 permite, e o artigo 6º dela proíbe penalidade pedagógica por inadimplência.

Em 15/05/2026, treze parcelas de cinco famílias somavam R$ 20.460,00.

Duas famílias tinham parcela acima de 90 dias. Somadas as parcelas mais novas delas, o total dessas duas chegava a R$ 11.300,00, ou 55,2% do que estava em aberto.

Dos quatro, este me anima mais, porque a lei tira da régua o recurso mais óbvio. Como a régua não pode punir o aluno, a alavanca foi para a rematrícula. Família reincidente só renova com acordo assinado, e a inadimplente acerta a dívida antes do novo ano letivo.

A matrícula M-1187 é o caso que testa a regra: cinco parcelas, a mais antiga com 125 dias. O aluno segue na sala, e a conversa vai para a direção, por carta registrada.

4. Revenda de insumos agrícolas: limite pela área e prazo de safra

Política de crédito ilustrativa no formato da C17, de uma revenda de insumos agrícolas com data de referência de 10/09/2026: perfis com limite calculado pela área plantada, régua com execução de CPR e o quadro de seis produtores com R$ 2.719.000,00 de exposição na safra, dois deles acima do limiteA revenda vende sementes, fertilizantes e defensivos para produtores de soja e milho, com pagamento na colheita, em 30/04/2027. Política ilustrativa.

Seis produtores concentram a carteira da safra 2026/2027, com R$ 2.719.000,00 de exposição. Os dois maiores somam R$ 1.860.000,00, ou 68,4%.

O limite deixou de ser negociado por conversa. Passou a sair da área: R$ 1.800 de custo de insumo por hectare, vezes 50%, ou R$ 900 por hectare para quem tem histórico limpo.

Com a conta feita, dois produtores passam do limite. A Fazenda da Serra excede em R$ 170.000,00, com CPR registrada. A Fazenda do Cerrado excede em R$ 115.000,00, sem garantia nenhuma.

Eu começaria pelo Cerrado: o excesso é menor, mas ali a revenda não tem nada para executar. A decisão foi exigir CPR do Cerrado antes da próxima entrega e fixar a meta de concentração dos dois maiores abaixo de 60%.

Nas quatro, o trabalho difícil é o mesmo: escrever antes o que hoje se decide na hora. Os perfis e a régua fazem metade disso. A outra metade é de quem revisa a política com a carteira na mão e tem autoridade para mudar um limite.

Meta, indicadores e revisão

A meta é o campo da C17 que diz se a política de crédito funcionou. A da Cedro é boa porque usa números que o financeiro já acompanha. Para saber se a política de crédito funciona, quatro indicadores bastam:

IndicadorO que medeNa Cedro
Prazo médio de recebimentoO tempo real entre a venda e o dinheiro na conta60 dias, meta perto de 45
Inadimplência (90+ sobre a carteira)O que a régua não recuperou a tempo6,8%, meta abaixo de 3,0%
Carteira acima de 30 diasO trabalho da régua nas faixas iniciaisR$ 150.750, 38,8%
Pedidos dentro do limite do perfilSe a política existe fora do papelMedir a partir da vigência

O terceiro indicador é o mais útil e o menos usado. Ele mostra se a régua está trabalhando. Muito acima de 30 e pouco acima de 90 indica régua que age tarde, mas age. Muito acima de 90 indica régua parada. Na Cedro, R$ 150.750 estão acima de 30 dias, e R$ 124.200 deles ainda não chegaram em 90. É ali que a régua rende.

O prazo médio só é confiável quando a baixa de cada título é conferida no extrato, pela conciliação bancária. Título pago que continua na planilha infla o prazo e manda a régua cobrar quem já pagou.

O quarto indicador diz se a política de crédito saiu do papel. Aderência baixa pode ser indisciplina ou limite descolado da realidade comercial, e a revisão precisa testar as duas hipóteses antes de escolher entre cobrar adesão e mudar o parâmetro. Os indicadores financeiros do kit trazem o resto do painel.

A revisão tem dois gatilhos. Um é de calendário, trimestral na Cedro. O outro é de resultado, o que a C17 escreve: o checklist mudou de veredito em recebíveis. Melhora também pede revisão. Política apertada demais custa venda, e indicador bom por dois trimestres abre espaço para alongar prazo em troca de volume. O efeito no caixa dessa troca se testa antes nos cenários financeiros.

Quando a carteira tem poucos clientes grandes

O desenho por perfis supõe muitos clientes, em que a média faz sentido. Quando três ou quatro clientes respondem pela maior parte da carteira, como na Cedro e na revenda de insumos dos exemplos, o perfil vira uma linha por cliente.

O que permanece é o principal: a decisão sai do momento do pedido e fica registrada. O limite passa a sair de uma conta explícita, como a área plantada no agronegócio, onde a revenda divide a safra com o crédito rural dos bancos, e a garantia entra na política de crédito junto do prazo.

A régua também muda. Com poucos clientes grandes, suspender pedido custa caro e protestar é quase impensável. Ela encolhe para as faixas iniciais e o peso vai para a negociação. A consequência é que a concessão precisa ser mais rigorosa, já que a reação depois é mais fraca.

E há um risco que merece estar escrito: o prazo do cliente grande vira o ciclo financeiro da empresa. Um cliente que responde por 40% da receita e paga em 60 dias define, sozinho, boa parte do capital de giro. Essa conta deveria aparecer no fluxo de caixa projetado antes de o prazo ser aceito.

Erros comuns na política de crédito e cobrança

  • Enquadrar por relacionamento. Mede importância, e a empresa financia quem mais preza.
  • Critério que a fotografia não verifica. Perfil que depende de 12 meses precisa do histórico guardado, senão o enquadramento vira opinião.
  • Faixas da régua diferentes das do aging. Obriga tradução toda semana e trava a rotina.
  • Teto de limite menor que os maiores clientes. Os devedores que mais pesam ficam fora da política.
  • Dois donos para o mesmo cliente. Título por faixa e cliente sem responsável único geram duas cobranças desencontradas.
  • Exceção sem validade nem aprovador. Em um ano, a política vigente é a soma das exceções.
  • Política sem meta. Ninguém sabe se ela funcionou nem quando revisar.
  • Publicar sem treinar quem vende. Regra que o vendedor não sabe justificar vira regra a contornar.

O último erro é o que mais derruba política de crédito nova. O comercial enfrenta o cliente com a condição na mão, e precisa de uma frase pronta. Dizer ao cliente que a política da casa dá 45 dias a quem tem doze meses sem atraso, e que ele chega lá em três pedidos, transforma uma negativa em caminho. Uma reunião explicando a conta do capital de giro costuma bastar, e o 5W2H da implantação põe nome e data nisso.

Modelo de política de crédito e cobrança para baixar (PDF)

Fecha o texto a C17 vazia, com as três instruções do kit, o cabeçalho, os cinco perfis e as cinco faixas prontos para preencher.

Modelo em branco da Política de Crédito e Cobrança (C17) do kit: três instruções de preenchimento no topo, cabeçalho com empresa, responsável e vigência, a tabela de perfis de crédito com critério, limite e prazo, a régua de cobrança por faixa com ação, responsável e canal, e os campos de leitura e metaO PDF é a folha de política de crédito do kit, sem dados: perfis com critério, limite e prazo, e a régua com ação, responsável e canal para cada faixa do aging.

Abrir e baixar a C17 em branco (PDF)

Antes de preencher, eu faria três coisas. Abra a planilha de contas a receber do dia e confira se cada cliente cai em algum perfil. Ponha o saldo dos maiores clientes ao lado do maior limite. E acrescente o bloco de exceções, com validade e aprovador.

No kit, a C17 vem depois do retrato financeiro, do checklist e da análise do capital de giro, e antes do plano de ação e do A3 que vai para a diretoria. Ela é o ponto em que o diagnóstico vira regra.

Topa sair da teoria ainda nesta semana? Separe uma tarde, abra o contas a receber e enquadre os dez maiores clientes pelos perfis. O que não couber em nenhum é a primeira linha da sua política de crédito. Se quiser formar gente da sua equipe para decidir com dado, a Academia de Certificação da Voitto é o caminho. E o Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt mostra como um problema medido, como a inadimplência, vira projeto com meta e responsável.

Perguntas frequentes

O que é uma política de crédito e cobrança?
É o documento que define, antes do pedido, quem recebe prazo, com qual limite e por quantos dias, e o que a empresa faz em cada faixa de atraso. Tem duas metades: os perfis de crédito, que decidem a concessão, e a régua de cobrança, que decide a reação.
Quais perfis de crédito uma política deve ter?
O modelo do kit usa cinco: cliente novo, recorrente adimplente, atraso ocasional, atraso reincidente e inadimplente. Cada um com critério de enquadramento pelo histórico, limite e prazo. Confira se os maiores clientes cabem em algum, porque é neles que a política de crédito mais pesa.
Por que enquadrar pelo histórico e não pelo relacionamento?
Relacionamento mede importância e disposição. Histórico mede o comportamento de pagamento, que depende do caixa e dos processos do cliente. Na prática, o cliente mais próximo costuma ser o que mais estica o prazo.
Quais faixas usar na régua de cobrança?
As mesmas do aging de contas a receber: a vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 e mais de 90 dias. Com faixas iguais, o relatório da semana já é a lista de trabalho, e cada faixa tem uma ação e um responsável.
Quem deve ser o responsável por cada faixa da régua?
Um nome por faixa, com escalada: o financeiro nas iniciais, o comercial na renegociação e a diretoria acima de 90 dias. Quando um título do cliente chega em 90+, vale passar o cliente inteiro para o dono da faixa mais alta.
Como registrar exceções na política de crédito?
Uma linha por exceção, com cliente, perfil, valor do perfil e valor concedido, motivo, quem autorizou e data de validade. Exceção sem data de fim vira regra em poucos meses, e a política de crédito passa a ser a soma das exceções.
Como medir se a política de crédito funciona?
Com o prazo médio de recebimento, a inadimplência acima de 90 dias, a carteira acima de 30 dias e a parte dos pedidos dentro do limite do perfil. A carteira acima de 30 dias mede o trabalho da própria régua.
Quando revisar a política de crédito e cobrança?
Na data de revisão escrita no cabeçalho, trimestral no caso do kit, e sempre que o checklist de saúde financeira mudar de veredito em recebíveis. Melhora também pede revisão, porque política apertada demais custa venda.
A política de crédito engessa o comercial?
Ela define a condição em que a venda acontece e leva a exceção para quem vê a carteira inteira. Na prática ajuda o vendedor, porque uma regra escrita é mais fácil de sustentar diante do cliente do que uma decisão pessoal.
Onde baixar um modelo de política de crédito e cobrança?
A C17 em branco está em PDF na seção do modelo, no fim do artigo, com as instruções do kit, os perfis e a régua. As quatro políticas preenchidas abrem nos exemplos, cada uma com o próprio PDF.
Thiago Coutinho
Escrito por
Thiago é engenheiro de produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela UFJF. Master Black Belt em Lean Seis Sigma, trabalhou na Votorantim Metais e MRS Logísti…

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