Como ser mais produtivo no trabalho: pare de contar tarefas e comece a cronometrar

Diego Paladini é graduado em educação física e cria conteúdo na internet desde 2013, em projetos sobre saúde, rotina e produção de conteúdo, junto com a esposa, que é personal organizer. Nesta conversa com Adriana Cubas, ele parte de uma definição de produtividade que inclui a própria saúde, derruba o culto à madrugada e entrega um conjunto de técnicas que não dependem de aplicativo nenhum.

A definição que muda o resto

"Produtividade, para mim, é dar conta de tudo que você precisa fazer — inclusive da tua saúde física e mental. Produtividade tem que englobar você. Tem que englobar também você." — Diego Paladini

E a razão pela qual ele não negocia esse ponto:

"Eu sou professor de educação física, então você não vai me convencer que você vai ter uma vida saudável sem cuidar da própria saúde. E cuidar da própria saúde não é tomar remédio — é cuidar dela para não precisar tomar remédio."

O erro mais comum: tratar o tempo por estimativa

Perguntado onde mais vê gente falhando, a resposta é específica:

"Talvez o principal desafio, onde eu vejo muita gente falhando, é na gestão de tempo. Em aprender quanto tempo demora para fazer cada coisa que você faz na sua vida." — Diego Paladini

E o exemplo que ele usa para mostrar o quanto o problema é cultural:

"A gente cresce com esse vício de ser simpático. A pessoa pergunta 'você está onde? vai demorar?' e a pessoa fala 'não, estou chegando'. E aí tem gente que interpreta 'eu estou chegando' como 'falta dois minutos para eu chegar', ou como 'eu estou saindo de casa agora'."

O diagnóstico:

"A gente lida de uma forma muito subjetiva, muito amadora, muito largada com a questão do tempo. Quanto tempo demora para você varrer a sua casa? Quanto tempo demora para você fazer um vídeo? Não precisa saber exatamente minutos e segundos, mas você precisa ter noção. Senão, sem isso, você não consegue organizar a sua vida."

O primeiro passo é anotar, inclusive o invisível

Ele faz lista de tarefas em papel desde a escola:

"Eu acho que eu era o único estagiário da academia que tinha um papelzinho e uma caneta sempre no bolso, porque eu fazia lista de tarefa. E aí isso foi me dando, com o tempo, uma noção de quantas coisas eu consigo fazer numa manhã, quantas à tarde, quantas coisas são possíveis e eu posso prometer para os outros que eu vou fazer." — Diego Paladini

E o detalhe que resolve a sensação de improdutividade em casa:

"Anotar todas as atividades que você faz no dia, desde as mais simples — cozinhar, lavar louça, limpar a casa. Principalmente atividades que a gente não anotaria se a gente estivesse no escritório. Tem que anotar essas atividades."

Ele registra que mantém esse hábito até para as tarefas domésticas repetidas:

"Eu tenho anotado tudo na agenda: 'lavei louça'. Estou fazendo a mesma coisa todo dia de manhã, mas estou fazendo questão de escrever — para não acabar o dia e falar 'pô, eu fiz só duas coisas'. Não. Eu fiz duas coisas que tomaram um tempão, mas eu fiz um monte de tarefa pequena que me tomou um bom tempo."

A rotina deles: manhãs para a casa, tardes para o trabalho

A regra da casa dele vem adaptada de uma fala de série: manhãs são para café e contemplação. Só que com uma extensão:

"A gente adaptou assim: esse café e contemplação inclui todas as atividades domésticas. Varrer a casa, lavar a louça, fazer comida, ir no mercado, ir na feira, cuidar dos cachorros — todas essas atividades são feitas de manhã. E aí, à tarde, a gente tem livre, desempatado, para trabalhar." — Diego Paladini

E a contabilidade que torna a regra operável:

"Se eu acordar oito horas da manhã, isso aí, onze horas, está feito. Onze horas eu já posso fazer os meus exercícios. Se eu acordar uma hora mais tarde e quiser fazer essa rotina da manhã, eu vou perder meus exercícios. Então vou ter que improvisar isso mais tarde."

O ganho que ele aponta não é tempo, é interrupção:

"Você não precisa parar uma reunião agora e falar 'segura aí um pouquinho que eu tenho uma louça para lavar'. Não. Já providenciei, já cuidei disso."

E Adriana Cubas marca a ressalva necessária sobre modelos:

"Tudo que é em formato de fórmula mágica é engessado, é inatingível, é ilusório muitas vezes. Funciona para aquela pessoa em específico, mas não é porque funciona para ela que vai funcionar para todo mundo." — Adriana Cubas

O exemplo dela: cozinha as refeições da semana no domingo, porque descobriu, errando, que não daria conta no meio da semana. E a formulação de Diego, que generaliza sem engessar:

"Corra o menor risco possível de chegar meio-dia e falar: putz, tem que fazer arroz. Porque daí você vai perder um tempo que você não precisaria ter perdido."

Multitarefa não é produtividade — e nem é real

Esta é a parte mais contundente do episódio.

"É fundamental entender que a imensa maioria das pessoas ao seu redor não são altamente produtivas. Essa é uma imagem que você criou delas." — Diego Paladini

O mecanismo que produz a imagem:

"As pessoas não postam na rede social delas as dificuldades da vida, as coisas que deram errado, as fotos mal tiradas. Então, no fundo, a gente só conhece a nossa própria improdutividade — e aí, covardemente, a gente vai comparar essa improdutividade com a produtividade aparente dos outros."

E a frase que resume o argumento:

"Ficar sentado na frente do computador não é sinal de produtividade. Você ficar duas horas na frente da pia não quer dizer que você lavou bem a louça. Provavelmente quer dizer que você lavou mal." — Diego Paladini

Adriana acrescenta o eixo do ritmo biológico:

"Quatro da manhã, cinco da manhã, eu sou uma ameba. Eu não existo, eu não consigo raciocinar de verdade. Então a gente tem que entender quando é que você está num pico mais criativo, mais produtivo." — Adriana Cubas

O inegociável não é a hora de acordar

O trecho mais útil para quem segue conteúdo de produtividade:

"O que é inegociável não é o horário que você acorda — é a quantidade de horas de sono que você tem." — Diego Paladini

A resposta dele a quem diz dormir pouco e se sentir bem:

"Sim, seu corpo acostumou com isso. Não quer dizer que isso é saudável, não quer dizer que seu corpo não vai cobrar o preço ao longo da sua vida."

E a reconciliação com o hábito de acordar cedo, que ele não condena — apenas cobra a conta:

"Para acordar às quatro da manhã, você vai ter que dormir às oito da noite. Se você conseguir dormir oito horas da noite, você pode acordar às quatro da manhã e ser feliz."

O argumento fisiológico:

"Sono não é perda de tempo, que nem a gente tende a achar quando não estuda nada da área biológica. O corpo não está parado quando a gente está dormindo. Nosso cérebro está trabalhando muito, nosso corpo está trabalhando muito, tudo para recuperar a gente de um dia para o outro. Se você não dorme bem, você não vai ser produtivo."

E a conclusão, que inverte o símbolo de status:

"Acordar cedo barra dormir pouco não é sinal de sucesso. É sinal de que você não sabe planejar a sua vida, de que você não sabe equilibrar — e isso vai estourar lá na frente."

A analogia da dívida

"Tem gente que se acha inteligente fazendo isso trabalhando com finanças, mas o cara não está entendendo que lá na frente a dívida que ele está juntando vai estourar o orçamento dele. Ele está se achando muito inteligente por gastar muito agora, mas lá na frente o corpo dele não vai ter essa negociação. Não vai ter como falar 'ah, dá um desconto'. Não vai ter desconto." — Diego Paladini

E a do elástico

"Se você pegar um elástico e ficar só esticando, você vai arrebentar ele muito mais rápido e vai ter uma durabilidade muito menor do que se você esticar e voltar. Se você ficar só esticando, não dá bom." — Diego Paladini

Dizer não é dizer sim a outra coisa

Perguntado que orientação dá a quem tem dificuldade de recusar, Diego oferece duas leituras — e a segunda é a que raramente aparece.

A leitura emocional:

"A dificuldade de falar não tem muito a ver com a falta de respeito consigo mesmo. Você acha ruim falar não para a pessoa, mas você está dizendo não para você — porque o teu tempo é limitado. Então você vai ter que escolher: você faz uma coisa para você ou faz uma coisa para a pessoa." — Diego Paladini

A leitura organizacional:

"Mas às vezes não tem a ver tanto com essa parte emocional. Tem a ver só com desorganização: a pessoa não sabe o que ela quer, ou o que ela precisa, ou como ela deveria estar ocupando aquele tempo dela. Então volta para o problema da agenda. Quem não tem lista de tarefas e não tem prioridade acaba achando horários no seu dia que estão disponíveis para alguém alugar."

E a formulação que fecha:

"Falar não tem muito a ver com o que você está dizendo sim para você. Quais são as coisas que você precisa fazer? Quais são as coisas que você quer fazer? Quais são as coisas que você acha que tem que fazer para chegar no próximo degrau da sua carreira?"

Criatividade: o banho, o ócio e o grupo de um

Perguntado como ser produtivo em trabalho criativo, quando a ideia não aparece sob demanda, ele começa pelo lugar onde as ideias aparecem:

"Eu tenho as melhores ideias de conteúdo no banho. E aí eu entendi por quê: porque na hora que você está no banho, você não está pensando em outra coisa, você não está com estímulos visuais atrapalhando a sua mente." — Diego Paladini

Agendar o ócio criativo. O argumento é contraintuitivo porque contraria o próprio conselho dele de fazer lista:

"Você pode ter na tua lista de tarefa um espaço na tua agenda para ficar contemplando um pouquinho. Parar de consumir — porque também muita ideia vem de consumo. Mas às vezes o seu cérebro precisa de um momentinho para ele pegar e organizar aquelas coisas que estão chacoalhando. E pum, vem a ideia."

Documentar em qualquer lugar. Ele chegou a rabiscar no vidro do box: "porque eu crio e perco ideia com uma frequência absurda". A infraestrutura dele:

• Bloquinhos e post-its à vista no escritório
• Algo para escrever do lado da cama
• E a solução mais prática do episódio: um grupo de mensagens só com ele mesmo

"Se você não sabe como fazer um grupo no WhatsApp com você mesmo: você cria um grupo, convida alguém, e aí depois você exclui essa pessoa — de uma maneira educada e polida, por favor. Mas aí você vai ter um grupo só com você mesmo. Então eu anoto muita coisa que vem na cabeça, às vezes eu mando áudio, às vezes eu escrevo." — Diego Paladini

Meditar, na versão mínima. E ele desarma a objeção antes de ela aparecer:

"Coisa simples, nada de 'ah, meditar'. É parar, quieto, sentar confortável, fechar o olho e respirar — prestar atenção na tua respiração entrando e saindo, devagarzinho. Você vai ver que às vezes pode ser que ali também venha alguma ideia. Às vezes você está meditando cinco minutos, vem uma ideia, beleza, acabou a meditação. Para, escreve. Não precisa ficar meia hora meditando." — Diego Paladini

Exercício físico e produtividade: o que a empresa deveria fazer

A resposta à relação é direta: sim.

"Quando você faz atividade física, você fica mais bem disposto. Para algumas pessoas parece contraintuitivo: você vai se cansar, e como é que você fica mais bem disposto? Você se cansa naquele momento. Mas isso, sendo treinado a médio prazo, você já consegue ter uma disposição absurdamente melhor." — Diego Paladini

Serve exercício aeróbico ou de força — o que importa é a regularidade.

E então ele passa à parte que interessa a quem decide benefícios:

O mínimo:

"As empresas não estão fazendo favor nenhum incluindo nos benefícios dos funcionários uma mensalidadezinha de uma academia. É igual um vale-refeição, vale-alimentação: é o básico do básico."

O que ele de fato defende:

"Qualquer momento que a empresa olhar e falar: você pega esse horário aqui, das oito às nove da manhã, está aqui valendo o teu ponto, está valendo o teu horário na empresa, você está sendo pago, mas você não vai ser cobrado nada, porque é o momento da sua atividade física. Porque, fazendo isso, você tem uma produtividade melhor e tem muito menos chance de faltar no trabalho por causa de problemas de saúde. Isso é um investimento da empresa." — Diego Paladini

E ele antecipa a objeção: "alguém vai levantar a mão e falar 'mas se o cara pegar esse horário, pode ficar dormindo'. Aí é um problema dele" — mas o enquadramento da empresa deve ser "como eu estimulo as pessoas a cuidarem da saúde", já que "a maioria das pessoas não cuida da saúde por falta de tempo".

Uma ressalva técnica sobre ginástica laboral:

"Ginástica laboral não é uma atividade em que você vai sentir uma melhora na sua disposição. É muito mais uma atividade em que você vai prevenir problemas para os funcionários."

E o fecho:

"Se mexer não é luxo, se mexer não é para estética. Se mexer é para a saúde e para a sua própria produtividade."

Com o alerta sobre postergar:

"Cuidar da saúde depois que eu já estiver rico — aí é tarde demais."

Interrupções: o que dá para evitar e o que não dá

A triagem vem primeiro:

"Tem que entender se isso faz parte do seu trabalho. Se esse tipo de interrupção faz parte, você vai ter que conviver. É muito ruim, porque cada momento em que você para, se concentra e mergulha num trabalho, quando você é interrompido, você vai precisar de um tempo para retomar aquilo." — Diego Paladini

"Perceber quais interrupções acontecem com frequência e quais são imprevisíveis é o primeiro passo."

As medidas concretas que ele lista:

Sobre os grupos de mensagem, o critério dele é claro: "se alguém começar a puxar um papo sobre bicicleta agora à tarde, vai me interromper o meu trabalho. Eu preciso conversar disso agora? Não — eu posso conversar disso no momento mais oportuno".

E a parte social, que ninguém resolve com configuração:

"Levou um tempo para amigos e família entenderem que não é porque a gente está em casa no meio do dia que dá para conversar no meio do dia. Conversar e explicar que home office não é casa da mãe Joana é importante, porque não é todo mundo que entende ainda o que é um home office." — Diego Paladini

O fone de ouvido como sinal, não como som

A melhor história do episódio sobre foco:

"Já virou tanto um hábito colocar o fone para se concentrar que já teve tardes inteiras de trabalho que eu passei com o fone no ouvido sem estar ouvindo nada. Porque foi só o lance de eu botei o fone para meio dizer 'olha, estou concentrado', e ela não me interrompeu. E eu lá escrevendo um texto no mais absoluto silêncio, e nem me liguei disso." — Diego Paladini

E a conclusão realista:

"Distração vai ter, não dá para achar que não vai ter. O lance é: como é que você consegue voltar o foco o mais rápido possível? E as distrações em que você tem um pouquinho de culpa, é tentar analisar se você não tem como dar uma acertada nisso."

Adriana acrescenta o gatilho que funciona para ela: música sem voz, instrumental ou lo-fi, usada como sinal de retomada de foco. E conta o próprio problema com mensagens — "parece que eu estou entrando no mundo de Nárnia, porque eu começo e, quando eu vi, passaram duas horas" —, resolvido com três janelas fixas no dia: meia hora de manhã, na hora do almoço e no fim do dia.

Como saber se passou do limite

"Se você conseguiu fazer o que você precisava fazer e você teve um tempo para cuidar de você, está tudo certo. Você pode ultrapassar seus limites e ainda assim estar sendo improdutivo. Se você fez 500 coisas no teu trabalho e não balanceou isso com a tua vida, se você não gastou um tempinho com você, você está sendo uma pessoa hiperimprodutiva." — Diego Paladini

E o conselho que ele recebeu de um gestor, no começo da carreira, trabalhando das seis da manhã às dez da noite entre dois departamentos:

"Eu falei: cara, sinto que não estou dando conta, eu vou para casa todo dia tarde. E ele falou: olha, dê o seu horário, vá para a sua casa, que sempre vai ter coisa para fazer. Esse é o jeito de você se sentir produtivo. Não é ficando além do horário e fazendo mais, porque isso é um ciclo sem fim." — Diego Paladini

Com a versão popular da mesma ideia, que ele atribui à avó de um amigo:

"Nós vamos morrer, o trabalho vai ficar aí."

E a técnica contra a sensação de não ter feito nada

Adriana compartilha a própria, e admite que soa estranho:

"Eu falo em voz alta, para mim mesma, tudo o que eu fiz desde o momento em que eu acordei. Parece papo de louco, mas funciona. 'Adriana, você levantou às sete, fez café, limpou a casa, respondeu tantos e-mails, atendeu dois clientes na parte da manhã, deu a devolutiva para eles.' Depois que eu termino de falar, eu falo: caramba, olha só quanta coisa eu fiz hoje — e eu estava achando que eu não fiz nada." — Adriana Cubas

Diego confirma o diagnóstico em três palavras: "não registra, cara".

E Adriana fecha o episódio com a definição por negação:

"Produtividade não é se manter 100% ocupado o tempo inteiro, fazendo um monte de coisas aleatórias só para provar para os outros que está fazendo algo. É aquilo que você faz que tem significado, dentro do seu limite, respeitando a sua saúde física e mental." — Adriana Cubas

Quem é Diego Paladini

• Graduado em educação física
• Cria conteúdo na internet desde 2013
• Mantém, junto com a esposa, projetos em nichos distintos: um sobre saúde, exercício, alimentação e rotina; um canal pessoal; e um projeto sobre criação de conteúdo, antecipado em 2020 por causa da demanda de amigos e conhecidos que queriam mudar de carreira
• A esposa é personal organizer, e a combinação das duas formações é a origem do conteúdo de produtividade deles

A entrevistadora é Adriana Cubas, palestrante e consultora de carreira, apresentadora do quadro Escalando Carreiras do VoittoCast.

Ouvir o episódio

VoittoCast #93 — Como ser mais produtivo no ambiente de trabalho? Quadro: Escalando Carreiras, com Adriana Cubas Convidado: Diego Paladini

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Página do episódio no VoittoCast

Para aplicar

• Todos os episódios do VoittoCast
• Soft skills: os três grupos que importam
• Inteligência emocional no trabalho: o que muda
• Excesso de trabalho: sinais e teste de prioridade
• Produtividade: o que é e como medir
• Agilidade no trabalho: o que é e como praticar
• Como conciliar trabalho e estudo
• Cansaço mental: causas e o que fazer
• Matriz de Eisenhower: como priorizar tarefas