Descubra porque adotar o modelo de home office em sua empresa e como fazer isso!

O formato de trabalho em modelo home office é hoje uma tendência ao redor do mundo, já que, tanto colaboradores quanto empresas que passaram a trabalhar dessa forma enxergam mais vantagens do que desvantagens na sua adoção.

Só no Brasil, mais de 77% das pequenas e médias empresas implementaram o modelo durante a pandemia, e dessa forma, ele está se tornando cada vez mais o futuro do mercado de trabalho.

Por conta disso, muitos negócios estão considerando a migração para o trabalho à distância, mas se sentem perdidas nesse processo e não sabem por onde começar.

Se esse é o seu caso, prossiga na leitura deste artigo, pois iremos te auxiliar nessa mudança por meio dos seguintes tópicos:

• Por que implantar home office?
• Como implementar o home office em minha empresa?
• 4 Ferramentas para tornar a implantação do home office mais eficiente
•  Prepare seus colaboradores para a nova realidade

Primeiramente, vamos começar vendo alguns dos benefícios oferecidos por esse modelo de trabalho. Vamos lá!

Por que implantar o home office?

Reduz custos 

A implantação do home office permite que uma empresa reduza consideravelmente seus custos, já que não existem gastos com o deslocamento de funcionários, bem como otimiza o uso de espaços físicos.

Além de tudo, há a diminuição de custos como contas de luz, água e aluguel, que costumam pesar quando um negócio mantém diversos funcionários presencialmente.

Permite a atividade do negócio em circunstâncias adversas

Com a pandemia por conta da covid-19, foi necessário estabelecer o distanciamento social a fim de que não houvesse a transmissão do vírus, e por isso muitas cidades decretaram o fechamento de serviços não essenciais.

O a implementação do trabalho remoto foi a alternativa que permitiu que vários negócios continuassem ativos. 

Dessa maneira, com o home office, é possível manter uma empresa ativa mesmo em circunstâncias adversas.

Além do mais, ele permite que pessoas em qualquer lugar do mundo inteiro possam trabalhar em um mesmo negócio, o que é de grande valor tanto para os colaboradores quanto para as empresas.

Aumenta a produtividade dos colaboradores 

Um dos principais ganhos que uma empresa pode ter ao instaurar o modelo de home office é o aumento da produtividade de seus colaboradores.

Essa melhora ocorre pois essa forma de trabalho possibilita manter um equilíbrio mais adequado entre a vida pessoal e profissional, já que não necessita de deslocamento, além de proporcionar maior autonomia e flexibilidade.

Deste modo, os funcionários se sentem mais dispostos e mais motivados, o que leva ao acréscimo da produtividade.

Mas como fazer para implementá-lo em sua empresa? É o que você irá descobrir agora mesmo!

Como implementar o home office em minha empresa?

Algumas dicas para implementar um home office de maneira eficiente em sua empresa são:

Crie um plano de ação

O primeiro passo que deve ser tomado quando se deseja implementar o home office em sua empresa é estabelecer um plano de ação completo, que possua etapas, prazos e responsáveis por cada área.

Assim, é importante organizar os colaboradores, determinando quem já pode ir para o modelo de home office e quem ainda necessita de um período de adaptação de processos ou até mesmo de equipamentos.

Além disso, é importante levantar todas as necessidades para a migração, seja de equipamentos, como computadores, teclados, impressoras,  instalações, entre outros recursos diversos.

Fortaleça o empoderamento na cultura organizacional

A cultura organizacional de uma empresa que deseja um trabalho home office deve ser uma cultura voltada para a autonomia do profissional, a fim de que os mesmo possam resolver situações do dia-a-dia de trabalho de maneira independente.

Desse jeito, essa questão precisa ser institucionalizada como um valor da empresa, para demonstrar aos colaboradores que ela preza por uma postura proativa, e dessa forma, eles se sentirão confortáveis e motivadospara trabalhar em casa.

Crie regras e normas para o home office

Regras e normas precisam ser estabelecidas para mostrar aos colaboradores que, mesmo estando em um escritório em casa, é preciso seguir o compromisso sério que é firmado com a organização.

Assim, é preciso estabelecer diretrizes com relação a jornada de trabalho, com políticas que sejam claras e consistentes, e os funcionários que forem fazer parte da rotina do trabalho remoto devem entender e concordar com essas diretrizes.

Com todos sabendo suas obrigações e responsabilidades, o trabalho consegue continuar acontecendo de forma eficaz.

Prepare as equipes e faça treinamentos

Para seguir esse modelo de trabalho é preciso treinar as equipes para que elas consigam seguir os novos processos de trabalho. 

Por exemplo, eles precisam aprender a fazer login de forma correta nas ferramentas que serão utilizadas e a tomar todas as medidas de segurança necessárias.

Além disso, é importante orientar a respeito de como deve ser a postura de trabalho em casa, e ainda, essa orientação deve ser adequada à função que cada um dos colaboradores trabalhando exerce e a rotina da empresa.

Inclusive, aqui na Voitto temos um material super especial que vai ajudar seus colaboradores nesse processo! Veja só:

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Padronize as ferramentas

Por último, para que um ambiente de trabalho em formato remoto seja funcional, todos devem fazer o uso das mesmas ferramentas de comunicação e gestão.

Aliás, é interessante escolher fazer o uso de sistemas em nuvem, que possibilitam a troca de informações ao mesmo tempo e ainda são melhores para o trabalho em equipe colaborativo.

Vale lembrar que, quanto mais avançado o seu negócio estiver se tratando da transformação digital, mais fácil será passar por esse processo de uso de novas ferramentas.

Por conta dessa necessidade, agora vamos te mostrar as principais ferramentas utilizadas pelas empresas que adotam esse modelo de trabalho nos dias atuais. Veja só:

4 Ferramentas para tornar a implantação do home office mais eficiente

É importante saber investir nas ferramentas e nos recursos mais condizentes com cada equipe ou cada empresa, de acordo com suas características de trabalho.

Portanto, aqui estão algumas das mais importantes para o gerenciamento das atividades e a produtividade dos colaboradores:

1. Trello

O Trello é uma ferramenta voltada para o gerenciamento de projetos. Com ela, é possível planejar e organizar tarefas, fazendo o detalhamento do fluxo de trabalho por meio de quadros, checklists, entre outras funcionalidades.

Além do que, ele possibilita atribuir tarefas a membros de uma equipe, fazer upload de arquivos, e ainda possui diversos planos, que variam conforme a necessidade de cada usuário.

2. Slack

A Slack é uma plataforma utilizada para a comunicação empresarial, facilitando a troca de informações entre os colaboradores, e hoje é uma das principais ferramentas com essa finalidade usadas durante o home office.

Dessa forma, ela funciona como uma espécie de escritório online, onde equipes podem trabalhar de maneira unificada, trocando projetos, enviando arquivos, fazendo reuniões, entre outros.

3. Google Drive

O Google Drive é um salvador de vidas quando se trata do trabalho remoto. Como é um plataforma de armazenamento e compartilhamento em nuvem, permite a concentração de todos os arquivos de um negócio em um único local de forma segura.

Também, dentro dele é possível que diversas pessoas editem um documento em tempo real, tornando o trabalho muito mais eficaz.

4. Google Hangouts Meet

Serve para realizar chamadas de vídeo com um grande número de pessoas presentes.

Ainda, oferece diversas funcionalidades, como a opção de gravar as chamadas, enviar mensagens de texto, compartilhar a tela do computador, entre outras que facilitam a realização de reuniões e o compartilhamento de informações durante as mesmas.

Por fim, após realmente implementar o modelo home office, eu aposto que estará procurando os melhores treinamentos para que as equipes de sua empresa consigam se adaptar.

E foi pensando nisso que a Voitto desenvolveu um super treinamento elas! Quer saber mais a respeito? Se liga no próximo tópico!

Prepare seus colaboradores para a nova realidade

O que é o novo normal? Essa pergunta ainda não está respondida e apenas com o tempo aprenderemos a lidar com esse novo cenário.

Mas de uma coisa temos certeza: cada vez mais a habilidade de saber trabalhar remotamente, entregando resultado, e não apenas tempo trabalhado, faz-se necessária.

Por esse motivo, no curso Home Office de Alta Performance mostraremos a você que não importa mais onde é o trabalho, mas o quanto você entrega. Além disso, iremos te ensinar que a comunicação, grande responsável pelo insucesso de algumas empresas remotas, não será mais sua dificuldade, mas sim, fator de potencialização dos seus resultados.

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