Metodologias & Qualidade

Diagnóstico 5S: como fazer a auditoria de entrada, com 13 exemplos

A auditoria de entrada que registra o ponto de partida e transforma cada nota baixa em tarefa: seis passos, 13 exemplos ilustrativos e o modelo em branco.

Thiago Coutinho
Publicado em 14 de set de 2026  ·  Atualizado em 14 de set de 2026  ·  20 min de leitura
Thiago Coutinho de camiseta preta, em retrato frontal com expressão séria olhando para a câmera, diante de uma parede escura com o logo da Voitto iluminado ao fundo, com o texto Diagnóstico 5S: como fazer a auditoria de entrada, com 13 exemplos sobre fundo escuro à esquerda

O diagnóstico 5S é a auditoria que você faz antes de mexer em qualquer coisa na área. Ele dá nota de 0 a 4 aos 25 itens dos cinco sensos e soma tudo numa pontuação de 0 a 100. O que faz dele mais que uma nota é a evidência anotada ao lado de cada nota baixa: ela vira a lista de trabalho do programa 5S inteiro.

No zinco da Votorantim Metais, eu trabalhei no programa de manutenção autônoma, e a lição que trouxe de lá foi a ordem dos passos. Primeiro se limpa para achar anomalia. Depois se ataca a fonte de sujeira, porque quem para na limpeza limpa tudo de novo na semana seguinte.

O diagnóstico 5S segue a mesma lógica. A nota mostra o estado da área. A evidência é a etiqueta da anomalia. E a Implementação é o passo 2, que ataca a causa. Neste artigo a gente mostra como fazer o diagnóstico 5S em seis passos e como escrever a evidência que vira ação. Depois vêm 13 diagnósticos ilustrativos, cada um com PDF, e no fim fica o modelo vazio para imprimir. O diagnóstico abre o roteiro de implantação do 5S.

O que é diagnóstico 5S

O diagnóstico 5S é a auditoria de entrada da área piloto, feita antes de qualquer arrumação. Um checklist de 25 itens, cinco por senso, recebe nota de 0 a 4 pelo que se vê. Os subtotais viram percentual, o total vai para o Termo de Abertura e a evidência de cada nota baixa vira tarefa.

Ele é a primeira auditoria do programa, e as seguintes repetem a mesma folha. O checklist do diagnóstico 5S é a régua oficial do programa: na etapa de Análise, ele volta item a item, com as mesmas perguntas. Se um item muda no meio do caminho, a comparação entre entrada e saída perde o sentido. Por isso a gente trata o modelo como fixo, do mesmo jeito que se trata qualquer checklist de auditoria.

O capítulo 13 do meu livro, o Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt, trata de World Class Manufacturing. Na página 121, a frase é esta: “O primeiro passo está na elaboração do diagnóstico inicial da operação atual para identificar áreas de melhoria e oportunidades prioritárias. Após o diagnóstico é recomendado definir uma área piloto.” No WCM, o diagnóstico da operação vem antes da escolha da piloto. No Kit 5S, a gente faz o mesmo caminho em escala menor: a área piloto já escolhida recebe o próprio diagnóstico, com os 25 itens do checklist.

Fluxo do diagnóstico 5S em seis passos: auditar sem arrumar, ler a escala, dar nota pelo que se vê com a evidência ao lado, dar a menor nota na dúvida, fotografar o antes com local e ângulo, e somar os subtotais que vão para o Termo de Abertura
Os seis passos do diagnóstico 5S. A nota vai para o Termo de Abertura; a evidência vai para a lista de trabalho.

Os 25 itens se dividem em cinco por senso. O Seiri pergunta pelo que sobra. O Seiton, pelo lugar de cada coisa. O Seiso, pela limpeza e pelas fontes de sujeira. O Seiketsu, pelo padrão visível. E o Shitsuke, pelo hábito que sustenta os outros quatro. A definição de 5S do Lean Enterprise Institute usa a mesma ordem. Cada senso soma de 0 a 20, e esse subtotal vira percentual. A escala vale para todos os itens:

  • 0, não atende: o item não existe na área.
  • 1, iniciativa isolada: existe num canto, por esforço de alguém, sem padrão.
  • 2, atende em parte: existe em parte da área ou funciona às vezes.
  • 3, atende com falhas pontuais: é a regra na área, com desvios visíveis.
  • 4, atende e se mantém: qualquer pessoa confirma na hora.

Repare no nível 4. Ele pede que qualquer pessoa confirme o item na hora. Não basta o dono da área saber onde está cada coisa. Essa é a diferença entre um diagnóstico 5S e uma visita de cortesia, e é o que liga o 5S à manutenção autônoma: a área tem que se explicar sozinha. A metodologia 5S inteira depende dessa régua.

Como fazer o diagnóstico 5S em 6 passos

O modelo do Kit 5S traz um bloco de como usar. A gente abriu esse bloco em seis passos. Cada um responde a um jeito comum de estragar a foto de partida.

  1. Audite antes de mexer. O valor do diagnóstico 5S é registrar o ponto de partida real, por pior que ele seja. Faxina de véspera apaga justamente o que a auditoria veio ver.
  2. Leia a escala antes de sair. Quem audita tem que saber a diferença entre 1 e 2 antes do primeiro item. Se dois auditores usam réguas diferentes, as notas não somam.
  3. Dê a nota pelo que você vê. Percorra a área com o checklist na mão, num gemba walk completo. A intenção do time não pontua. Ao lado de cada nota, anote a evidência: o que, onde e quanto.
  4. Na dúvida, dê a menor. A dica do próprio modelo é direta: “régua frouxa na entrada rouba o mérito do time na Análise”.
  5. Fotografe o antes. Cada foto entra na tabela do fim com número, local e ângulo. Na Análise, as mesmas posições são fotografadas de novo. Sem foto de entrada, ninguém acredita no depois.
  6. Some e leve adiante. Some cada senso de 0 a 20, calcule o percentual e feche o total de 0 a 100. Essa pontuação vai para o Termo de Abertura. As evidências das notas baixas vão para a lista de trabalho.

Abrir o modelo de 25 itens que esses passos preenchem

O passo 4 pesa mais do que parece. Imagine um item entre 2 e 3. Se você dá 3, o programa começa com um ponto a mais do que merece. Na saída, esse ponto some da evolução, e o time perde o crédito de um trabalho que fez. Dar a menor protege a comparação.

O passo 3 é o que alimenta o resto do programa. Uma nota 1 com a frase certa já é meia tarefa escrita. Se a área nunca passou por auditoria, vale ler antes como se preparar para uma auditoria. Com uma diferença: no diagnóstico, preparar a área é não arrumar nada antes.

Como anotar a evidência que vira ação

A dica do modelo fecha com a frase que dá nome a este artigo: anote a evidência de cada nota baixa, porque ela vira a lista de trabalho da Implementação. É essa lista que dá gás para a etapa seguinte. Mas nem toda anotação vira tarefa com a mesma facilidade.

Nos 13 diagnósticos 5S ilustrativos deste artigo, as evidências caem em três tipos. Cada tipo pede uma ação diferente na Implementação:

  • Contagem. “18 insumos vencidos”, “58 peças sem giro”, “32 itens vencidos”. Vira cartão vermelho e destino, com o mesmo número.
  • Fonte com endereço. “Infiltração na rua D”, “dreno do ar-condicionado vazando”. Vira uma ação que bloqueia a fonte, no ponto anotado.
  • Ausência de padrão. “Cada turno guarda do seu jeito”. Vira foto-padrão, etiqueta única e padronização visível.
Diagrama com os três tipos de evidência do diagnóstico 5S e a ação que cada um gera: contagem vira cartão vermelho com destino, fonte com endereço vira bloqueio da fonte e ausência de padrão vira foto-padrão e etiqueta única
Três tipos de evidência, três tipos de ação. Exemplos tirados dos 13 diagnósticos ilustrativos.
Evidência anotada no diagnósticoÁreaO que virou na Implementação
18 insumos vencidos ou sem identificaçãoAlimentício18 insumos vencidos descartados com registro formal
58 peças sem giro há mais de 1 anoManutenção de elevadores58 peças sem giro devolvidas ao CD
32 itens vencidos entre medicamentos e materiaisSaúde32 vencidos descartados com registro e testemunha
14 caçambas sem manifesto arquivadoSustentabilidade14 caçambas regularizadas
Infiltração umedecendo embalagens na rua DFarmacêuticoInfiltração da rua D corrigida
Mofo num armário, com o dreno do ar-condicionado vazandoHotelariaDreno corrigido e mofo eliminado
Cada analista salva do seu jeitoFinanceiroNomenclatura única de arquivo e guia de 1 página

A anotação ruim é a que descreve sem apontar. “Área desorganizada” não diz onde começar. “Nada tem endereço; só o mecânico antigo acha” diz: o problema é de endereço, e o conhecimento está numa pessoa só. A segunda já entrega o primeiro item do plano de ação: dar endereço a cada coisa e ensinar o caminho a mais gente.

Uma regra prática ajuda na hora de escrever: a frase responde o quê, onde e quanto. O quê é o objeto: peça, insumo, caixa, dreno. Onde é o endereço: rua, bancada, armário, van. Quanto é a contagem, sempre que der para contar. Com os três elementos, a anotação vai direto para a lista de trabalho. Com dois, ainda serve. Com um só, a equipe precisa refazer a observação antes de agir.

E escreva na hora, com a área na frente. A anotação deixada para o fim do dia perde o número e o endereço, e o que sobra é uma impressão. Impressão não vira tarefa, porque ninguém sabe por onde começar nem quando terminou.

O terceiro tipo engana. “Cada turno guarda do seu jeito” parece vago, mas é a evidência exata de um Seiketsu baixo. O que falta ali é um padrão que qualquer pessoa confira de longe, e a ação sai direto para a gestão à vista.

O que 13 diagnósticos 5S mostram

A gente leu a auditoria de entrada e as ações de Implementação de 13 projetos 5S ilustrativos, de oficina a canteiro de obra. Quatro coisas se repetem:

  1. Nenhuma entrada chegou a 50%. As 13 notas gerais ficaram entre 28% e 42%. Com a régua aplicada pelo que se vê, entrada baixa é o normal, e ela marca o ponto de partida do programa.
  2. Seiso, 13 de 13. Em todos os casos, pelo menos um achado de limpeza voltou como ação que bloqueia a fonte: vedação, bandeja, coletor, lona, dreno, infiltração corrigida. É o item 12 do modelo, “as fontes de sujeira são conhecidas e listadas?”, fazendo o trabalho dele.
  3. Achado contado facilita a ação. Em seis áreas, a ação devolveu o número exato da evidência: 18 insumos, 58 peças, 32 vencidos, 14 caçambas, 3 equipamentos parados e 2 armários.
  4. O Shitsuke tem a evidência mais pobre. Nas 13 áreas, a anotação foi alguma variação de “nenhuma auditoria”. Ela diz o que falta, mas não aponta um lugar para agir. É aqui que o “dê a menor” faz mais diferença.
Área (ilustrativo)SeiriSeitonSeisoSeiketsuShitsukeGeral
Manutenção industrial25%20%30%35%40%30%
Produção35%25%40%40%50%38%
Produção de elevadores30%25%35%35%35%32%
Manutenção de elevadores30%20%30%35%40%31%
Logística30%20%35%35%45%33%
Alimentício35%35%45%45%40%40%
Farmacêutico30%30%40%45%40%37%
Saúde30%30%40%40%40%36%
Hotelaria30%25%40%40%40%35%
Serviços40%30%45%45%45%41%
Financeiro40%35%45%50%40%42%
Marketing35%30%40%45%45%39%
Sustentabilidade25%20%30%30%35%28%
Quadro com as 13 áreas ilustrativas: à esquerda a fonte de sujeira anotada no diagnóstico 5S, à direita a ação da Implementação que bloqueou essa fonte, como vedação no dosador, dreno corrigido, lona nas caçambas e coletor de cavaco
Seiso nos 13 diagnósticos: a fonte anotada na entrada e a ação que a bloqueou na Implementação.

Na tabela, o Seiso não tem a nota mais baixa. Mesmo assim, foi o senso que gerou as ações mais concretas. Isso acontece porque a sujeira tem origem física: um vazamento, um respingo, uma caçamba sem lona. Anotar a origem, e não só a sujeira, é o passo 2 da manutenção autônoma escrito dentro do checklist.

Para ver a nota por senso de um jeito que o time lê de longe, vale desenhar um gráfico de radar.

13 exemplos de diagnóstico 5S preenchidos, com PDF para baixar

Cada exemplo abaixo é um projeto ilustrativo do Kit 5S. O PDF traz, senso a senso, a nota de entrada, o achado anotado e a ação que esse achado virou na Implementação. É o caminho do achado à lista de trabalho numa página só. Um aviso antes de abrir: nenhum dos 13 projetos publica a nota dos 25 itens. O plano de cada um registra a nota por senso, a linha geral e a evidência, e é isso que o PDF transcreve, sem inventar nota de item. Um clique na miniatura amplia a folha numa janela, e você continua no artigo. Logo abaixo da folha, o botão vermelho abre o PDF para baixar; Esc ou um clique fora fecha a janela.

1. Manutenção industrial: a pior nota da empresa

Diagnóstico 5S da oficina de manutenção (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouEm 02/mar/2026, a oficina de manutenção fez o diagnóstico 5S e saiu dele com 30%, a pior nota da empresa. Seiri em 25% e Seiton em 20% puxaram a média para baixo.

A evidência do Seiri tinha número: 3 equipamentos parados há mais de 1 ano, além de peças obsoletas de máquinas que a fábrica nem tem mais. No Seiton, a anotação apontou uma pessoa: só o mecânico antigo achava as coisas.

Limpeza, aqui, tinha endereço. Óleo escorria da bancada de desmontagem, e limalha e névoa oleosa cobriam as prateleiras.

Foram três mutirões de sábado e 156 cartões vermelhos. Os 3 equipamentos saíram com baixa formal. A bancada ganhou bandeja coletora, a usinagem leve ganhou coifa de limalha, e a rede de ar comprimido teve o vazamento corrigido.

Cada peça ganhou endereço por família, de OF-A1 a OF-E6, e a ferramenta de uso comum ganhou quadro de sombras. Quem tira uma ferramenta deixa um cartão de empréstimo na sombra vazia. O checklist que nem existia rodou em 96% dos turnos.

2. Produção: a afiadora que vazava

Diagnóstico 5S da ferramentaria da linha de montagem (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouCom 52 m², a ferramentaria da linha de montagem fechou o diagnóstico 5S em 38%, com 31 fotos datadas. Seiton em 25% foi a nota mais baixa: nada tinha endereço fixo, e a ferramenta de precisão morava numa caixa improvisada. No Seiri, a sucata dividia prateleira com ferramenta boa.

Três achados de limpeza foram anotados: vazamento de óleo na afiadora, cavaco acumulado e limpeza só quando alguém reclamava. Numa folha de entrada, eu dou mais valor ao terceiro: não tem óleo nem cavaco, tem falta de rotina, e mesmo assim entrou na lista.

A afiadora recebeu retentor novo e bandeja de contenção, e o cavaco ganhou anteparo e coletor. A sucata saiu com romaneio de 640 kg, e 4 autoauditorias de junho deram de 71% a 83%. O achado que parecia o mais fraco dos três deu a tarefa mais simples: uma limpeza de 10 minutos ao fim de cada turno.

3. Produção de elevadores: 52 gabaritos sem modelo

Diagnóstico 5S do posto de pré-montagem de portas de pavimento (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouPortas de pavimento passam por um posto de pré-montagem que marcou 32% no diagnóstico 5S. Seiso, Seiketsu e Shitsuke empataram em 35%.

Nas estantes, 52 dispositivos e gabaritos de modelos descontinuados. No Seiton, com 25%, a parafusaria se misturava em caixas comuns.

Cavaco sob as bancadas e óleo na região das furadeiras foram os achados de limpeza. Faltava folha de setup, e a passagem de turno não verificava o posto.

A furadeira recebeu bandeja e coletor de cavaco, e a folha de setup saiu por família de modelo. Nos turnos, as autoauditorias marcaram 76% em maio e 88% em junho. Com aval da engenharia, 48 dispositivos foram sucateados, e o posto ganhou 11 m² livres. Eu gosto da diferença entre 52 anotados e 48 sucateados. Ela mostra que a evidência abre a conversa, e quem decide o destino da peça é a engenharia.

4. Manutenção de elevadores: 58 peças e 12 vans diferentes

Diagnóstico 5S da base de manutenção e do kit embarcado das 12 vans (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouAlém da base, esta área tem um anexo que anda: o kit embarcado das 12 vans. O diagnóstico 5S deu 31%, com Seiton em 20%.

A anotação do Seiri veio contada: 58 peças sem giro há mais de 1 ano, e ferramentas em triplicata nas vans. No Seiton, cada van rodava com uma carga diferente, e isso impedia remanejar técnico entre rotas.

Entulho no mezanino escondia uma infiltração, e os baús das vans não tinham rotina de limpeza. Eu chamo isso de fonte escondida: só aparece quando o entulho sai do caminho.

Na Implementação, as 58 peças voltaram como 58 devoluções ao CD. As 12 vans receberam kit padrão idêntico e lista plastificada na porta de cada baú. A infiltração foi corrigida, e estopa e graxa ganharam armário fechado.

A conferência de van, que só acontecia quando dava problema, passou a ter ficha assinada toda sexta, e a autoauditoria de julho deu 85%. Toda semana, 2 vans passam por verificação amostral, para a ficha de sexta não virar carimbo.

5. Logística: um checklist abandonado desde 2025

Diagnóstico 5S da doca de expedição 3 (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouSó o conferente antigo achava os volumes. A anotação do Seiton, com 20%, cabia nessa frase, e ela resume a doca de expedição 3, que fechou o diagnóstico 5S de 06/abr/2026 em 33%. No Seiri, paletes quebrados e um transpalete parado há meses ocupando posição de carga. O checklist de doca estava abandonado desde 2025. Nenhuma auditoria anterior sustentava os 45% do Shitsuke, a maior nota da doca.

Na limpeza vieram três fontes: sobras de filme stretch, lascas de madeira e óleo vazando da empilhadeira.

Filme ganhou coletor, cada palete começou a ser inspecionado na entrada e a empilhadeira teve o vazamento corrigido. Os endereços D3-A1 a D3-C8 tiraram o mapa da cabeça do conferente. Com placar entre turnos, o checklist voltou a ser preenchido, e a adesão passou de 95%.

6. Alimentício: o dosador que sujava a sala

Diagnóstico 5S da sala de pesagem e preparação (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouPesagem e preparação dividem uma sala que passou pelo diagnóstico 5S em 02/fev/2026 e ficou com 40%. No Shitsuke, a anotação foi precisa: o checklist de boas práticas não tinha itens de organização.

Seiri e Seiton marcaram 35%. A varredura achou 18 insumos vencidos ou sem identificação e utensílios de receitas descontinuadas. Na balança, a evidência dizia o que atrapalhava: ela vivia cercada de coisas apoiadas.

Com 45%, a limpeza dividiu com o Seiketsu a nota mais alta da sala, e mesmo assim trouxe o achado mais útil. Farinha em suspensão forrava as prateleiras, e a essência respingava no suporte.

O dosador ganhou vedação nova contra a farinha, e o suporte da essência, bandeja anti-respingo. Os 18 insumos voltaram como 18 descartes com registro formal.

A organização ainda não estava na rotina. Cada turno teve 1h de treino com os 8 operadores. O checklist 5S não ganhou folha própria: entrou no registro diário de boas práticas que a sala já tinha.

7. Farmacêutico: vencidos misturados com aprovados

Diagnóstico 5S do almoxarifado de insumos (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouSão 480 posições em 90 m² no almoxarifado de insumos, e o diagnóstico 5S deu 37%, com fotos datadas de cada rua. Seiri e Seiton empataram no fundo, com 30%.

No Seiri, a anotação achou vencidos no meio dos aprovados. No Seiton, a evidência trouxe a proporção: posições sem endereço em quase metade das ruas, e o FEFO dependia da memória dos auxiliares. O Shitsuke registrou 6 desvios de rastreabilidade no trimestre anterior.

Duas fontes de sujeira tinham endereço. Paletes danificados soltavam farpa e serragem, e uma infiltração umedecia embalagens na rua D.

A lista de trabalho saiu quase pronta. Endereço rua-prateleira-posição e FEFO físico, com saída pela frente e reposição por trás. Paletes plásticos substituíram os que soltavam farpa, e a infiltração da rua D foi corrigida. Faixas de piso verde, amarela e vermelha separaram aprovado, quarentena e reprovado.

Daqui para baixo, o diagnóstico 5S sai do chão de fábrica. Entram posto de enfermagem, rouparia, escritório, arquivo, estúdio e canteiro. A régua de 25 itens é a mesma.

8. Saúde: 32 vencidos no posto da ala B

Diagnóstico 5S do posto de enfermagem da ala B (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouNa ala B, 22 leitos dependem de um único posto de enfermagem, que fechou o diagnóstico 5S em 36% e com 28 fotos datadas. O Seiri contou 32 itens vencidos entre medicamentos e materiais. Nas gavetas lotadas faltavam separadores, e o material de urgência não tinha local único.

O papelão das caixas soltava sujeira no posto, e a fita adesiva deixava resíduo em bancadas e portas. A conferência de validade, no Seiketsu, não seguia calendário.

Com a farmacêutica presente na triagem, os 32 vencidos foram descartados com registro e testemunha. Caixas plásticas laváveis substituíram o papelão, e um suporte de fitas acabou com o resíduo adesivo. Desde março, a dupla checagem quinzenal de validade é cumprida em 100% das vezes.

9. Hotelaria: mofo dentro do armário

Diagnóstico 5S da rouparia central da governança (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouAntes das notas, a rouparia central da governança passou por 1 semana de cronometragem: 25 min por carro de andar e 45 peças extraviadas por mês. O diagnóstico 5S fechou em 35%.

Seiton em 25%. Nada tinha endereço, a peça ia para onde coubesse, e a camareira dependia da governanta para achar. No Seiri, dois armários entulhados de enxoval fora de giro.

A anotação foi até a causa do mofo: o dreno do ar-condicionado vazava dentro de um armário. O fiapo da secadora espalhado pela rouparia também tinha origem conhecida.

Dreno corrigido, e filtro da secadora limpo a cada turno. Os 2 armários foram esvaziados, com 34 lotes fora de giro baixados, somando 240 peças.

No Shitsuke, a baixa sem regra e o extravio sem dono ganharam rotina: autoauditoria semanal de 10 itens e auditoria mensal da governanta. Os 7 carros de andar receberam guia.

10. Serviços: headset e fonte sem posto fixo

Diagnóstico 5S do escritório da operação com 48 posições e arquivo (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouHeadset e fonte migravam entre as 48 posições deste escritório de operação, e o arquivo não tinha índice. Foi a anotação do Seiton, com 30%: nenhum posto era padronizado. O diagnóstico 5S deu 41%, com 26 fotos datadas, e o Seiri achou headsets e fontes com defeito nas gavetas.

Pó nas CPUs, copos e papel avulso nas posições. Os copos apontavam uma fonte que faxina não resolve: o consumo na posição de trabalho.

Consumo, só na copa. Cada ilha ganhou bandeja de papel, e a limpeza ficou em 5 min por turno. As 48 posições receberam kit padrão, e 72 atendentes passaram por 30 min de treino. A implantação inteira desse escritório, da entrada à saída, está contada no case 5S do escritório de atendimento.

11. Financeiro: cinco cópias do mesmo contrato

Diagnóstico 5S da sala do financeiro, do arquivo físico e das pastas de rede (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouAqui a área é dupla: a sala do financeiro e o arquivo, físico e de rede. Com 42%, foi a maior entrada de diagnóstico 5S dos 13 casos.

O Seiton ficou em 35%, e a evidência não deixou dúvida. A rede misturava pastas pessoais às oficiais, com até 5 cópias do mesmo contrato. No Seiri, caixas de obras encerradas há mais de 8 anos.

A limpeza anotou papel danificado pela infiltração na janela e caixas mofadas no piso. No Seiketsu, com 50%, cada analista salvava do seu jeito. É uma evidência de ausência, e ela também vira ação.

As 104 caixas passaram pelo cartão: 61 expurgadas com tabela de temporalidade, 24 ao arquivo central e 19 mantidas. A infiltração foi corrigida. Cada analista agora salva pela nomenclatura AAAA-MM_tipo_fornecedor, com guia de 1 página, e as autoauditorias do time deram 78% em maio e 87% em junho. Os 42% conviviam com o mesmo contrato salvo em até 5 lugares. Eu desconfio de entrada alta justamente por isso.

12. Marketing: brindes de um rebranding antigo

Diagnóstico 5S do estúdio e do almoxarifado de materiais promocionais (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouO dado mais forte veio do Seiri: 40% dos itens sem uso previsto, entre estúdio e almoxarifado de materiais promocionais. As duas salas formam uma área só, que ficou com 39% no diagnóstico 5S.

Brindes e lonas do rebranding de 2024 estavam misturados ao estoque vigente. Caixas fechadas não tinham etiqueta, e o estoque não conferia com a planilha. O Seiton ficou em 30%.

Carpete manchado no estúdio e embalagens abertas no meio da área de gravação. A segunda anotação já dizia de onde vinha a sujeira: do lugar onde as caixas eram abertas.

A abertura de caixas foi para a bancada da entrada, e piso vinílico substituiu o carpete. Dos 93 cartões vermelhos, 38 lotes de brindes seguiram para doação. No lugar de cada evento montado de um jeito, entraram 3 kits pré-montados, com lista na tampa.

13. Sustentabilidade: caçambas sem lona nem manifesto

Diagnóstico 5S da central de resíduos do canteiro (caso ilustrativo), com a nota de entrada de cada senso, os achados anotados e as ações que cada evidência gerouPior nota de diagnóstico 5S entre as áreas avaliadas do grupo: 28%, na central de resíduos do canteiro. Uma amostragem mediu 54% de segregação correta.

Seiton em 20%: baias sem placa nem cor, e tinta e solvente a céu aberto. No Seiri, entulho misto, com madeira boa jogada junto da sucata.

Sem lona nas caçambas, o vento espalhava lama e resíduo leve pela central. A canaleta de drenagem estava obstruída.

A lona passou a ser obrigatória, a canaleta foi desobstruída e a betoneira ganhou anteparo no respingo, com varrição diária. Os perigosos foram para abrigo coberto com contenção, e as baias ganharam cor e placa.

A evidência do Shitsuke era de papel: 14 caçambas sem manifesto arquivado. As 14 foram regularizadas, e o diálogo diário de segurança levou o assunto à equipe por 3 semanas.

Cinco erros que apagam a foto de partida

Quando um diagnóstico 5S não vira lista de trabalho, o defeito costuma estar num destes cinco pontos.

  1. Arrumar antes de auditar. O jeitinho de véspera apaga o que a auditoria veio registrar. Depois, a Análise compara a saída com uma área que nunca existiu.
  2. Dar nota pela intenção. “O time já ia fazer isso” não pontua. A nota sai do que está na área no dia.
  3. Deixar nota baixa sem evidência. Um 1 sem frase não vira tarefa. Alguém vai ter que voltar à área para descobrir o que era.
  4. Mudar o checklist no meio do programa. Item trocado entre a entrada e a Análise quebra a comparação. O modelo é a régua oficial justamente para isso.
  5. Fotografar sem local e ângulo. Quem refaz a foto na Análise precisa saber de onde a primeira foi tirada. Sem esse registro, o depois não bate com o antes.

Qual desses custa mais caro? O terceiro. Os outros distorcem a nota, e o terceiro faz o programa perder a lista de trabalho. Se a sua empresa já roda auditoria interna, o hábito de registrar evidência já existe. No 5S, ele só muda de objeto.

Depois do diagnóstico 5S: para onde vai cada anotação

Duas coisas saem do diagnóstico 5S. A primeira é o número: a pontuação de entrada, que vai para o Termo de Abertura e vira a base da meta. A segunda é a lista: as evidências das notas baixas, que alimentam o cronograma de implantação.

Cada senso manda a anotação para uma ferramenta diferente. Os achados de Seiri vão para o cartão vermelho. As fontes do Seiso ganham ação com dono e prazo. A ausência de padrão do Seiketsu se resolve com foto-padrão, trabalho padronizado e, quando o posto pede passo a passo, um POP. No Shitsuke, a saída é o calendário de autoauditoria.

São melhorias pequenas, uma por evidência, no espírito do kaizen. E se a sua dúvida é mais ampla, sobre a empresa inteira e não sobre uma área, o caminho é outro: o diagnóstico empresarial. O diagnóstico 5S responde por uma área de cada vez.

Baixe o modelo em branco e faça o diagnóstico 5S da sua área

Impresso, o P02 ocupa 3 páginas. A primeira traz o como usar, a escala e os cabeçalhos de área auditada, auditores e data. Depois vêm os 25 itens, com a coluna de evidência ao lado de cada nota, o resumo por senso e a tabela do registro fotográfico do antes.

Modelo em branco do diagnóstico inicial da área do Kit 5S, com os 25 itens de verificação divididos pelos cinco sensos, a escala de 0 a 4, o resumo por senso e a tabela do registro fotográfico do antesImprima, leve para a área e não arrume nada antes. Preencha a evidência de toda nota abaixo de 3. No fim, leve a pontuação ao Termo de Abertura, e as frases viram a sua lista de trabalho.

O modelo é uma das peças do Kit 5S, que leva a área piloto do diagnóstico até a auditoria de saída. Para ver como o diagnóstico conversa com as outras etapas, leia também sobre o 5S no ambiente de trabalho.

Se você quer fazer isso com método e com alguém do lado, te convido a conhecer as academias de certificação da Voitto. A gente certifica quem aplica 5S com a régua na mão e a área na frente.

Perguntas frequentes

O que é diagnóstico 5S?
É a auditoria de entrada da área, feita antes de qualquer arrumação. Um checklist de 25 itens recebe nota de 0 a 4 pelo que se vê, e o total de 0 a 100 registra o ponto de partida do programa.
Qual a diferença entre diagnóstico 5S e auditoria 5S?
O diagnóstico 5S é a primeira auditoria do programa. Ele usa a mesma régua das auditorias seguintes, e é isso que permite comparar a entrada com a saída na etapa de Análise.
Posso arrumar a área antes do diagnóstico 5S?
Não. A auditoria existe para registrar o ponto de partida real. Arrumar antes infla a nota de entrada e esconde a evolução que o time vai conquistar depois.
Qual é uma nota de entrada normal?
Nos 13 diagnósticos ilustrativos deste artigo, as notas gerais ficaram entre 28% e 42%. Nota baixa na entrada é o normal, e é ela que dá espaço para mostrar resultado.
O que fazer com o resultado do diagnóstico 5S?
A pontuação vai para o Termo de Abertura e vira base da meta. As evidências das notas baixas viram a lista de trabalho da Implementação: cartão vermelho, bloqueio de fonte de sujeira, padrão visual e rotina de autoauditoria.
Quem deve fazer o diagnóstico 5S?
O modelo pede o nome dos auditores. O que importa é que todos usem a mesma escala e deem a nota pelo que veem. Na dúvida entre duas notas, a regra é dar a menor.
Thiago Coutinho
Escrito por
Thiago é engenheiro de produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela UFJF. Especialista Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou na Votorantim Metais e MRS Lo…

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