Auditoria 5S: checklist de 25 itens, como pontuar e 13 exemplos preenchidos

Quando tirei a certificação de auditor líder da ISO 9000 no IRCA, aprendi a pedir primeiro a evidência: o registro assinado, a foto datada, o item no lugar. Intenção não pontua, e promessa também não. Numa auditoria 5S vale a mesma régua, e é ela que separa um programa que evoluiu de um programa que só parece arrumado no dia da visita.

O R11, checklist de auditoria 5S do Kit 5S, fecha com uma dica. Ela resume o espírito da coisa: “A nota só tem valor se doer um pouco: auditoria generosa esconde exatamente o que precisa de ação.” Eu acrescento uma condição: a nota também precisa ser comparável. O R11 se apresenta como a mesma régua do diagnóstico inicial, mas, com o P02 ao lado, 23 dos 25 itens aparecem com outra redação. Por isso imprimo uma folha só e uso essa mesma folha na entrada, na saída e em cada auditoria periódica.

Neste guia você vê o que é a auditoria 5S, como pontuar cada item de 0 a 4 e como ler a faixa do resultado. Depois vêm 13 auditorias de entrada e saída preenchidas a partir dos casos do Kit 5S, o que elas mostram senso a senso, os 6 passos para aplicar a sua e o modelo em branco para baixar.

O que é auditoria 5S

Auditoria 5S é a verificação periódica de uma área com um checklist fixo, que dá nota de 0 a 4 a cada item de cada senso e soma tudo numa pontuação de 0 a 100%. Ela compara a área consigo mesma ao longo do tempo e aponta os itens que pedem ação.

No meu livro, o Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt, a auditoria 5S aparece no capítulo 13, sobre World Class Manufacturing. Na página 108, ao tratar do pilar de organização do posto de trabalho, o texto diz: “Dicas pertinentes incluem a realização de auditorias regulares de 5S e o envolvimento ativo de todos os funcionários na manutenção da organização”. Na mesma página, a lista de ferramentas de gestão do pilar põe lado a lado “5S, auditorias de 5S, gestão visual, checklists de organização”. Para o livro, a auditoria 5S é uma das ferramentas de gestão do pilar, listada ao lado da gestão visual.

Na folha da auditoria 5S, a nota de cada item vai de 0 (inexistente) a 4 (exemplar). O subtotal de cada senso vai de 0 a 20 pontos e, multiplicado por 5, vira porcentagem. O total dos 25 itens já sai de 0 a 100 e é a pontuação geral, de onde vem a faixa de leitura.

Cada peça vizinha responde uma pergunta. O checklist de 25 itens (R11) é a régua e diz o que se confere. O gráfico radar (R12) desenha os cinco subtotais num pentágono e mostra o formato do programa. O diagnóstico inicial (P02) é a primeira aplicação da régua, a auditoria 5S de entrada. E o calendário de auditorias (C14) diz quando cada auditoria periódica acontece e quem audita. Para auditoria fora do 5S, o texto sobre o que são auditorias cobre os tipos e os papéis.

O que 13 auditorias 5S de entrada e saída mostram

A gente juntou, caso a caso, as duas pontas dos 13 casos do Kit 5S, tiradas do diagnóstico inicial e da análise antes × depois do Plano Mestre. São exemplos preenchidos (ilustrativos), com a mesma régua de 25 itens na entrada e na saída. Olhando as 26 auditorias 5S juntas, cinco coisas aparecem:

1. Seiton é o senso mais fraco na entrada, nas 13 áreas. Em três delas ele empata com Seiri; em nenhuma fica acima de outro senso. É também o que mais sobe: a média vai de 26,5% para 88,8%. O achado se repete de área para área: nada tem endereço, e só quem trabalha ali há anos acha as coisas.
2. Na saída, o mais fraco é sempre Seiso ou Shitsuke. Seiso fica em último, sozinho ou empatado, em nove áreas, e Shitsuke em oito. Shitsuke, o senso mais alto na entrada, com 41,2% de média, é o que menos sobe: 42 pontos.
3. A meta geral esconde senso abaixo da meta. Cinco áreas bateram a meta geral com um senso marcado como “quase”: Shitsuke no alimentício, no farmacêutico, na produção de elevadores e na central de resíduos, e Seiso no financeiro. Pela média, estão aprovadas. Pelo senso, cada uma tem um compromisso aberto.
4. Todas entram em início e saem em consolidado ou acima. As notas de entrada vão de 28% a 42%. As de saída vão de 82% a 92%: três áreas em referência e dez em consolidado. Nenhuma para na faixa parcial, e o ganho vai de 45 a 56 pontos.
5. Nenhum caso registra a nota item a item. O Plano Mestre guarda o senso e o total. Isso basta para comparar entrada e saída, mas não para aplicar a regra do R11 para a faixa consolidado, que manda atacar os itens com nota 2 ou menos. Para isso, a folha com as 25 notas precisa ser arquivada junto.

Há uma tensão pequena entre as duas fontes. O bloco de análise do Plano Mestre pede “mesma régua da entrada, mesmo auditor se possível”. O R11 diz que a nota vale mais quando feita “idealmente, por alguém de fora da área: quem convive com o desvio todo dia deixa de enxergá-lo”. As duas regras cabem juntas quando o auditor de entrada já vem de fora e volta na saída. É a combinação que eu prefiro: o mesmo auditor, de fora, nas duas pontas da auditoria 5S.

As 13 auditorias 5S lado a lado

A tabela junta a pontuação geral de entrada e de saída, a meta de cada projeto e o senso mais baixo nas duas auditorias 5S. A última coluna aplica as faixas de leitura do R11 à nota de saída.

Duas leituras saem da tabela. A meta varia de 78% a 90%, e as duas mais altas são do almoxarifado de insumos farmacêuticos e da sala de pesagem de alimentos: onde um item fora do lugar vira desvio de qualidade, a régua sobe. E nenhuma área tem o mesmo senso mais fraco na entrada e na saída. O projeto resolve o que a entrada aponta e deixa à mostra o senso que só aparece quando a bagunça sai do caminho.

Para transformar o resultado em rotina, a meta e a reação precisam de um lugar. É o papel do plano de controle: que nota da auditoria 5S se espera, com que frequência se mede e o que se faz quando ela cai.

Como fazer uma auditoria 5S em 6 passos

O roteiro abaixo é o que o R11 pede, na ordem em que eu aplico. Ele serve para a auditoria 5S de entrada, para a de saída e para as periódicas, e é essa repetição que dá valor à nota.

1. Use sempre a mesma régua. Os mesmos 25 itens, cinco por senso, em todas as auditorias da área. O R11 é direto: “Mudar a régua entre auditorias quebra a comparação antes × depois”. Item que não se aplica fica na folha, com o motivo.
2. Escolha quem audita. O ideal é alguém de fora da área, com o líder junto para ouvir, explicar e assinar. O líder acompanha, mas não dá a nota da própria área.
3. Preencha o cabeçalho antes de entrar. Área auditada, auditor, data, tipo (entrada, saída ou periódica), a auditoria anterior com data e nota, e o líder. Sem a anterior no cabeçalho, ninguém lê a evolução.
4. Dê a nota olhando a evidência. De 0 a 4 por item, “olhando a evidência real, não a intenção nem a promessa”. Foto datada de cada nota baixa, porque é ela que orienta o compromisso.
5. Some por senso e no total. Os cinco itens de cada senso somam de 0 a 20, e o subtotal vezes 5 é a porcentagem do senso. Os 25 itens somam de 0 a 100, e o total é a pontuação geral.
6. Feche com compromisso e próxima data. Para cada item fraco, ação, responsável e prazo, como no exemplo do R11: “item 15 com nota 2 → treinar limpeza-inspeção”. Auditor e líder assinam, e a próxima auditoria 5S sai marcada na mesma folha.

Ver o checklist em branco que esses seis passos preenchem

A escala de 0 a 4 só funciona se todo auditor entender o mesmo por cada nota. As definições do R11 são curtas:

• 0, inexistente: nada foi feito;
• 1, iniciado, mas inconsistente: há tentativa, sem constância;
• 2, parcial: funciona em parte da área ou parte do tempo;
• 3, bom: implantado, com desvios pontuais;
• 4, exemplar: implantado, sustentado e visível para qualquer visitante.

A diferença entre 3 e 4 é a que mais gera discussão. Minha regra: se preciso de alguém da área para me mostrar que o item está certo, a nota é 3. O 4 é o que um visitante enxerga sozinho, em segundos, o padrão conferível de longe do item 20. Para a postura de quem conduz, vale ler como aplicar uma auditoria interna; para o líder que recebe o auditor, como se preparar para uma auditoria.

13 exemplos de auditoria 5S preenchidos, com PDF para baixar

Cada exemplo traz as duas pontas de uma área na auditoria 5S, senso a senso, com os achados que justificaram as notas baixas e os ganhos medidos no fim do projeto. O PDF de cada caso reúne as duas folhas, com a nota por senso, e não item a item, porque é assim que o Plano Mestre registra. Ao clicar na miniatura, a folha abre ampliada sem sair do artigo, e o botão vermelho logo abaixo dela baixa o PDF. Os casos são ilustrativos, tirados do Kit 5S, e os números vêm do Plano Mestre de cada um.

1. Produção: ferramentaria com Shitsuke de 50% na entrada

São 6 pessoas nos turnos e 52 m² de ferramentaria na linha de montagem. A auditoria de entrada, com 31 fotos datadas, deu 38%.

O senso mais baixo era Seiton, com 25%: nada tinha endereço fixo e ferramenta de precisão ficava em caixa improvisada. Em Seiri, com 35%, havia sucata misturada com ferramenta boa e itens parados há mais de 1 ano.

Em 26/jun, a saída marcou 89%, contra meta de 85%, e Seiri chegou a 95% com 121 cartões destinados. A procura por ferramenta caiu para 5 min por dia e por operador, onde antes tomava 22, algo como R$ 26 mil por ano, e 9 m² ficaram livres.

O que me chama atenção é o Shitsuke. Era o senso mais alto da entrada, 50%, numa área sem nenhuma auditoria feita antes e com a rotina dependendo do preparador de cada turno. Fechou em 85%, no limite, empatado com o Seiso, que carrega a lacuna do cavaco fino da afiadora, com vedação até 15/jul. Shitsuke alto numa área nunca auditada costuma medir a boa vontade da equipe, e é por ele que eu começaria a próxima auditoria 5S.

2. Produção de elevadores: o posto que fechou com um senso devendo

Havia 52 dispositivos e gabaritos de modelos descontinuados nas estantes do posto de pré-montagem de portas de pavimento quando a auditoria de entrada passou por lá. A nota geral foi 32%.

Seiton, com 25%, era o ponto mais baixo: parafusaria misturada em caixas comuns. Seiso e Seiketsu marcaram 35% cada, com cavaco sob as bancadas e nenhuma folha de setup.

Com 88% em 25/jun, a meta de 85% foi batida 5 dias antes do prazo. Medido em 12 trocas, o setup médio ficou em 19 min, ante 34, e a peça errada na montagem recuou para 4 ocorrências mensais, contra 14. Ao redor do posto, 11 m² foram liberados.

O senso que não fechou foi Shitsuke: 80%, contra meta de 85%, marcado como “quase”, com a lacuna no 3º turno tratada em julho.

Aqui a pontuação geral e o senso contam histórias diferentes. Pela faixa, 88% é consolidado e o projeto está encerrado. Pelo senso, há um compromisso aberto com dono e prazo, e é ele que a primeira auditoria periódica precisa conferir.

3. Manutenção: a oficina com a pior nota da empresa

Na auditoria de 02/mar/2026, a oficina de manutenção industrial marcou 30%, a pior nota da empresa. Nenhum senso passou de 40%, e Seiton ficou em 20%.

O Seiri de 25% reunia ferramenta danificada junto com a boa e 3 equipamentos parados há mais de 1 ano. No Seiso, de 30%, havia óleo escorrendo da bancada de desmontagem.

A saída veio em 22/jun: 84%, acima da meta de 80%. Os 3 equipamentos foram sucateados. Achar uma ferramenta hoje leva 4 min; eram 18. As compras duplicadas pararam em maio, perto de R$ 21 mil por ano, e a equipe ganhou mais de 2h por dia nos ~10 atendimentos diários.

Seiso e Shitsuke fecharam em 80%, os dois no limite. Numa oficina, o óleo é a sujeira que volta sozinha, e o item de limpeza-inspeção é o primeiro a denunciar uma vedação cedendo. Com margem zero nos dois, basta um vazamento novo para o Seiso ficar abaixo da meta na auditoria 5S seguinte.

4. Manutenção de elevadores: base e vans com a mesma régua

Aqui a área auditada anda de van. O escopo é a base de manutenção mais o kit embarcado das 12 vans, e a entrada deu 31%.

Os achados mostram por que isso pesa: havia 58 peças paradas, sem giro fazia mais de 1 ano, e cada van levava ferramenta em triplicata, com uma carga diferente da outra. Seiton ficou em 20%.

O projeto fechou em 28/jul com 85%, 3 dias antes do prazo para a meta de 80%. Chamado com retorno por falta de peça: 14% antes, 5% no bimestre jun-jul. O atendimento médio foi de 96 para 74 min, e as 12 vans rodam com o mesmo kit padrão.

Dois sensos pararam exatamente na meta de 80%, Seiso e Shitsuke, com plano em agosto.

Quando a área tem partes que se movem, vale registrar no cabeçalho da auditoria 5S quais vans foram conferidas naquele dia. Sem isso, a nota do mês seguinte pode estar olhando outras vans, e a comparação perde o chão.

5. Logística: doca de expedição com Seiso no limite

Volume sem endereço, nada demarcado no piso e só o conferente antigo sabendo onde estava cada carga: com esses achados, o Seiton da doca de expedição ficou em 20% na auditoria de 06/abr/2026. A nota geral foi 33%.

Um transpalete parado havia meses ocupava posição de carga. O Shitsuke era o senso mais alto, 45%, mas o achado dizia outra coisa: checklist de doca abandonado desde 2025.

Em 27/jul, a doca saiu com 85%, acima da meta de 80%. A avaria caiu de 2,8% para 1,1% dos volumes, e cada veículo carrega em 31 min, onde antes levava 42: ~3h20 de doca por dia, 11 min em cada um dos ~18 veículos, e cerca de R$ 7 mil por mês em ressarcimentos evitados.

Desde 15/jun, o corredor de emergência segue 100% livre. Eu dou peso a esse item porque o auditor o confere em segundos, e corredor obstruído é desvio no dia em que acontece, sem esperar pela média.

Com Seiso em 80%, “sim, no limite”, a doca fecha sem folga no senso de limpeza. Filme stretch no piso era achado da entrada, e minha leitura é que, numa doca com ~18 veículos por dia, essa sujeira volta rápido.

6. Alimentício: meta de 88% e um senso em 85%

Por ser área de alimento, a sala de pesagem e preparação recebeu uma meta acima do padrão da empresa: pelo menos 88%. A auditoria de entrada, de 02/fev/2026, tinha dado 40%.

Apareceram 18 insumos vencidos ou sem identificação, farinha em suspensão forrando as prateleiras e rótulo manuscrito ilegível. Seiri e Seiton empataram em 35%, e nenhuma auditoria 5S tinha sido feita antes.

Quando a saída chegou, em 18/mai, a sala marcou 91%. Não conformidade interna de boas práticas: eram 9 por mês, agora é 1. Cada lote passou a ser pesado em 7 min, não mais em 12, e não aparece insumo vencido desde 20/mar. Nos ~40 lotes semanais, a pesagem devolve mais de 3h por semana.

Mesmo assim, o Shitsuke parou em 85%, abaixo dos 88% da meta, marcado como “quase”. A geral passa na meta, e o Shitsuke, sozinho, não passa.

O atalho para fechar esse senso passa pelo checklist de boas práticas: se ele ganhar os itens de organização, a rotina diária confere o que a auditoria 5S mensal cobra.

7. Farmacêutico: almoxarifado de insumos em referência

O almoxarifado de insumos guarda 480 posições em 90 m², e a auditoria de entrada fotografou cada rua com data. Resultado: 37%, com Seiri e Seiton em 30%.

Vencidos misturados com aprovados, posições sem endereço em quase metade das ruas e FEFO dependendo da memória dos auxiliares. O Shitsuke, de 40%, registrava 6 desvios de rastreabilidade no trimestre anterior.

Na saída, em 26/jun, a nota foi 92%, acima da meta de 90%, a mais alta do conjunto. Os desvios de rastreabilidade zeraram. Nas 8 checagens semanais em sequência, o FEFO saiu 100% conforme; o inventário, que tomava 6h, fecha em 2h30. Foram 68 cartões vermelhos tratados.

É uma das três áreas que saíram em referência, e o R11 manda sustentar e virar vitrine. Só que o Shitsuke fechou em 85%, “quase” diante da meta de 90%.

Eu não deixaria o almoxarifado virar vitrine antes de fechar esse senso. Área que serve de modelo precisa mostrar a rotina funcionando, não só o endereço na prateleira.

Os sete exemplos acima são de fábrica, oficina e armazém, onde a auditoria 5S confere ferramenta, peça e insumo. Os seis seguintes auditam um posto de enfermagem, uma rouparia, dois escritórios, um estúdio e uma central de resíduos de obra. A régua de 25 itens é a mesma; o que muda é o que cada item encontra.

8. Saúde: posto de enfermagem e o plantão noturno

O primeiro achado no posto de enfermagem da ala B, de 22 leitos, foi uma contagem: 32 itens vencidos entre medicamentos e materiais. A nota geral, com 28 fotos datadas, foi 36%.

Seiri e Seiton ficaram em 30%, com gavetas lotadas sem separador e material de urgência sem um local único.

O posto chegou a 90% em 28/abr, contra meta de 85%. Não há mais item vencido, a busca de material de urgência caiu de 4,5 para 1 min na simulação cronometrada e a dupla checagem quinzenal de validade está em 100% desde março. Foram 84 cartões com destino registrado.

A lacuna tem hora marcada: o Seiso fechou em 85%, no limite, pela limpeza das gavetas inferiores no plantão noturno, com o rodízio redistribuído até 15/mai.

Uma auditoria 5S feita sempre no plantão da manhã não enxerga esse desvio. Numa área que funciona dia e noite, eu alternaria o horário da auditoria periódica, porque o turno auditado é o único que a nota representa.

9. Hotelaria: rouparia central com cronômetro

Poucas auditorias de entrada trazem um cronômetro junto. A da rouparia central da governança trouxe: 1 semana de medição, 25 min para montar cada carro de andar e 45 peças extraviadas por mês. A nota foi 35%.

No Seiton, de 25%, nada tinha endereço, e a camareira dependia da governanta para achar peça. No Seiso, de 40%, havia mofo num armário por causa do dreno do ar-condicionado. É limpeza revelando problema, o que o item de limpeza-inspeção procura.

A rouparia bateu a meta de 85% três dias antes do prazo, com 88% em 12/jun. O carro de andar ficou em 11 min, ~1h38 por dia devolvida à governança, e o extravio caiu para 17 peças por mês, 62% a menos. Dois armários foram liberados para amenities.

Os cinco sensos bateram a meta, mas Seiso e Shitsuke fecharam exatamente em 85%. Este caso junta a nota da auditoria 5S a uma medida cronometrada da operação, e vale copiar a dupla. Os 88% mostram que a rouparia mudou, e o carro de andar em 11 min mede quanto a governança ganhou com isso.

10. Financeiro: quando o Seiso é digital

No financeiro, uma parte da área auditada não ocupa espaço nenhum. Além da sala e do arquivo físico, a auditoria 5S entrou nas pastas de rede, onde havia até 5 cópias do mesmo contrato.

A entrada deu 42%, a mais alta dos casos, e Seiton era o senso mais baixo, com 35%. No arquivo físico, havia caixas de obras encerradas há mais de 8 anos e caixas mofadas no piso.

Em 26/jun vieram os 87%, com a meta de 82% batida 4 dias antes do prazo. Localizar um documento leva 1,5 min, contra 9, junho fechou com 1 dia útil a menos e 40% da sala de arquivo foi liberada. As horas recuperadas somam ~R$ 14 mil por ano.

Ficou para trás o Seiso: 80%, “quase” diante dos 82%, e a lacuna é o Seiso digital, tratada em julho. O R11 foi escrito para a área física, então o auditor precisa decidir antes o que conta como pasta de rede limpa.

Essa tradução vai escrita no próprio checklist, item por item, e segue igual nas auditorias seguintes. Mudar o critério digital no meio do caminho é mudar a régua.

11. Serviços: escritório de atendimento e arquivos digitais

Com 48 posições de atendimento e um arquivo, o escritório da operação entrou na auditoria 5S com 26 fotos datadas e nota de 41%. O Seiton, de 30%, era o retrato do dia a dia: nenhum posto padronizado e arquivo sem índice.

Nas gavetas havia formulários de campanhas encerradas e headsets com defeito. O Shitsuke, de 45%, trazia um achado que vejo muito em escritório: combinados anteriores que não se sustentaram.

A saída, em 12/mai, marcou 86%, acima da meta de 80% e com folga. Preparar um posto leva 4 min (eram 15); achar um documento, menos de 1 min (eram 12). Dois armários foram liberados, deixou de existir um retrabalho de busca estimado em R$ 12 mil anuais, e 96 itens físicos mais 3,1 mil arquivos digitais saíram com destino registrado.

No limite, com 80%, ficou o Seiso, e o que o documento registra é a limpeza nas ilhas longe da copa. A resposta foram lixeiras adicionais até 29/mai.

Gosto desse caso porque a lacuna não foi lida como falta de disciplina. A auditoria apontou o senso, e a análise achou uma causa física, que se resolve com uma lixeira no lugar certo.

12. Marketing: estúdio e materiais promocionais

Brindes e lonas do rebranding de 2024 misturados ao estoque vigente, e 40% dos itens sem uso previsto. Assim abria a auditoria de entrada do estúdio e do almoxarifado de materiais promocionais, com nota geral de 39%.

O Seiton marcou 30%, e o Seiso, de 40%, pegou poeira nas estantes abertas, carpete manchado e embalagens abertas no meio da área de gravação.

Cinco dias antes do prazo, em 10/jul, a área marcou 86% e passou da meta de 80%. O kit de evento, que tomava 3 h, sai em 1h10 na média de 3 eventos cronometrados. Não houve reimpressão por material perdido desde maio, eram R$ 9,1 mil por ano, e o estúdio voltou a operar sem aluguel externo.

A arrumação depois das gravações é a lacuna registrada, e ela segurou o Seiso em 80%. Leio aí o efeito do pico de uso: é logo depois dele que a limpeza escapa.

Numa área assim, a auditoria periódica rende mais no dia seguinte a uma gravação ou evento, com o pico recém-passado. A nota que interessa é a da área depois do uso.

13. Sustentabilidade: a central de resíduos que partiu mais de baixo

Nenhuma área avaliada do grupo entrou tão baixo quanto a central de resíduos do canteiro: 28%. A mesma auditoria mediu a segregação correta por amostragem, que estava em 54%.

Seiton ficou em 20%, com tinta e solvente a céu aberto. No Seiso, de 30%, a canaleta de drenagem estava obstruída. No Shitsuke, de 35%, não havia indicador, e 14 caçambas estavam sem manifesto arquivado.

Na saída, em 28/jul, o canteiro chegou a 82%, contra meta de 78%. A segregação correta foi a 93%, o custo de destinação caiu R$ 3,2 mil por mês e as 14 caçambas foram regularizadas, com a documentação 100% em dia.

Shitsuke fechou em 75%, “quase” diante dos 78%, a menor nota de senso em todas as saídas do conjunto. Atribuo isso ao vaivém de quem passa pela central, dos novos contratados às empreiteiras, porque a disciplina dali depende de gente que vai embora. A área partiu de mais longe, pediu a meta mais baixa do grupo e ainda assim ficou com o Shitsuke abaixo da própria meta.

Como ler o resultado da auditoria 5S

A faixa de leitura do R11 transforma a nota geral numa decisão:

• 90 a 100%, referência: sustentar e virar vitrine para as próximas áreas;
• 70 a 89%, consolidado: atacar os itens com nota 2 ou menos;
• 50 a 69%, parcial: reforçar padrões e rotina antes de expandir;
• abaixo de 50%, início: voltar aos três primeiros sensos com o líder junto.

A faixa diz o que fazer, mas não diz onde. Para isso, desça ao senso e depois ao item. Nos 13 casos, a nota de saída ficou em consolidado ou referência, e mesmo assim cinco áreas tinham um senso abaixo da meta. Levar os cinco subtotais da auditoria 5S para o quadro de gestão à vista deixa o senso fraco exposto à equipe inteira, no lugar onde ela trabalha.

O diagnóstico inicial (P02) descreve a escala com outras palavras, de “não atende” a “atende plenamente e se mantém”, e o R11 vai de “inexistente” a “exemplar”. Os números da escala são os mesmos, mas a diferença vai além dos rótulos: em alguns itens muda o que se pede. No item 12, o P02 quer as fontes de sujeira “listadas”, e o R11 as quer “tratadas”. O P02 traz também uma dica que repito na auditoria 5S de entrada: “nota de entrada baixa é combustível do programa, não vergonha”. Na entrada, a nota baixa é o ponto de partida. Da saída em diante, é o sinal de que alguma coisa escapou.

O R11 pede a assinatura do líder da área ao lado da do auditor, e o motivo é prático: número só mobiliza quando alguém responde por ele. Com a assinatura, cada compromisso da folha ganha dono e prazo.

Cinco erros que tiram o valor da nota

Uma auditoria 5S pode usar o checklist certo e ainda assim não servir para nada. Os cinco erros que eu mais encontro:

1. Auditoria generosa. Dar 3 onde é 2 para não desanimar a equipe. A conta chega na auditoria seguinte, quando a nota cai sem que nada tenha piorado.
2. Régua trocada. Tirar itens difíceis ou trocar a escala entre a entrada e a saída. A comparação morre, e o ganho vira opinião.
3. Auditor da própria área. Quem convive com o desvio para de vê-lo. O auditor de fora leva outro par de olhos para o mesmo desvio.
4. Intenção pontuando. “A gente vai etiquetar semana que vem” vale 0 ou 1, não 3.
5. Resultado sem compromisso. A folha fecha sem responsável e prazo, e a próxima auditoria 5S encontra os mesmos itens com a mesma nota.

O item 15 do R11, a limpeza que revela vazamentos, desgaste e folgas, é o que mais vejo pontuado errado. Muita área dá nota alta porque o piso está limpo, e o item não pergunta isso: pergunta se a limpeza virou inspeção. Na Votorantim Metais, a manutenção autônoma foi um dos programas em que trabalhei, e foi lá que aprendi a ler a limpeza desse jeito: quem limpa com atenção é o primeiro a ver o vazamento.

Ferramentas que trabalham junto com a auditoria 5S

O auditor precisa de uma referência para comparar. O POP da área, as fotos-padrão e o trabalho padronizado são essa referência, e a padronização é o que leva o item 16 do R11, padrões visuais publicados, de nota 1 para nota 3. Entre uma auditoria 5S e outra, o kamishibai espalha verificações curtas pela semana e o gemba walk leva a liderança até a área. Quando a nota cai abaixo do combinado, a reação pode seguir a lógica de um OCAP: gatilho, ação e responsável escritos antes do problema.

Depois da auditoria vem o SDCA girando: padrão, execução, checagem e ação, e cada queda merece virar lição aprendida. Quem está começando encontra o caminho em implantação do programa 5S e no cronograma de implantação; um caso inteiro, da entrada à saída, está no case de 5S em serviços.

Para situar o 5S no sistema maior, leia 5S e Lean, a metodologia 5S e o panorama do programa 5S. O glossário do Lean Enterprise Institute define os 5S como práticas de local de trabalho que favorecem o controle visual e a produção enxuta, e é esse controle visual que a auditoria 5S mede. Sobre o lado de auditor, contei o que a certificação me ensinou em o que aprendi com auditoria ISO.

Baixe o modelo em branco e faça a auditoria 5S da sua área

O R11 do Kit 5S é o checklist de auditoria 5S em branco, com os 25 itens, a escala, as faixas de leitura e o campo de compromissos. Imprima uma folha por auditoria e arquive as folhas em ordem de data, para ler a evolução da área de uma auditoria para a seguinte.

O cabeçalho pede área auditada, auditor, data e tipo de auditoria, além do líder da área e da nota da auditoria anterior, com a data dela. O miolo traz os 25 itens em cinco blocos, um por senso, cada item com nota de 0 a 4 e o subtotal do senso. Embaixo vêm a escala, as quatro faixas de leitura, os compromissos com responsável e prazo e as assinaturas, com a data da próxima auditoria.

Se a sua área ainda não tem nota, comece pela auditoria 5S de entrada, mesmo sabendo que ela vai sair baixa. Os 13 casos deste artigo entraram entre 28% e 42% e terminaram acima de 80%. O que eles têm em comum é ter medido a entrada, para que a saída tivesse com o que se comparar.

Quem vai auditar várias áreas precisa de prática com a escala e de alguém que confira as primeiras notas. As academias de certificação têm formação com avaliação e acompanhamento para quem vai coordenar o 5S em mais de uma área.