Metodologias & Qualidade

OCAP: o que é, como fazer e 11 exemplos preenchidos

O OCAP é o que separa a carta de controle que avisa da equipe que sabe reagir: como escrever gatilho, prazo e responsável antes do primeiro ponto fora, e 11 planos preenchidos para baixar.

Thiago Coutinho
Publicado em 30 de jul de 2019  ·  Atualizado em 2 de set de 2026  ·  21 min de leitura
Profissional revisando um plano de reação impresso

No programa Mundo Empreendedor eu entrevistei empreendedores presencialmente em sete países, da Rússia a Portugal. Fui procurando o que fazia uns atravessarem crise e outros não, e esperava encontrar plano melhor. Não era isso. Quem atravessava tinha decidido antes quem reage, e a quê. O OCAP é essa decisão escrita, aplicada a processo.

Na prática o nome é sigla de Out of Control Action Plan, e o problema que ele resolve aparece sempre do mesmo jeito. A equipe montou a carta de controle, o indicador está monitorado, e um dia o ponto sai do limite. Aí a pergunta chega: e agora? Se a resposta for uma reunião, o ganho do projeto já começou a vazar. Neste guia você vai ver o que o OCAP é, os três elementos que ele tem, os cinco tipos de gatilho que eu encontrei nos onze, e como escrever o seu. E 11 planos de reação preenchidos e baixáveis, do pronto-atendimento ao canteiro de obra.

O que é o OCAP?

O OCAP é o plano de reação de um indicador: um documento que diz, antes de o problema acontecer, qual sinal dispara a reação, o que fazer em que ordem, quem faz e em quanto tempo. Ele fica anexado à carta de controle. Existe para tirar a decisão do improviso no pior momento.

No meu livro, o Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt (Editora Atlas), ele está no capítulo 33, "Ferramentas de Controle", na seção 33.2. O que eu escrevo na página 478 define o escopo: "O OCAP é uma ferramenta utilizada para direcionar ações em situações em que um processo está fora de controle. Trata-se de um fluxograma ou descrição textual da sequência de atividades que devem ser realizadas após a ocorrência de um evento ativador".

Repare em "após a ocorrência de um evento ativador". O OCAP não é monitoramento e não é análise. Ele começa quando o sinal aparece. Termina quando o indicador volta para a faixa, com o registro feito. Num projeto Lean Seis Sigma ele vive no Controlar do DMAIC, ao lado da carta de controle e do plano de controle.

Como se lê um OCAP: o gatilho objetivo à esquerda, a ação padrão no centro, o responsável e o prazo de reação à direita, e o registro obrigatório fechando o ciclo
Gatilho, ação, responsável e prazo na mesma linha. É o formato que faz qualquer pessoa do processo saber o que fazer.

Os três elementos de um OCAP

Na seção 33.2.1 do livro eu separo a ferramenta em três elementos, e vale usar essa divisão para conferir se o seu plano está completo. Ativadores são as condições que indicam quando o OCAP deve ser usado. Pontos de verificação são as condições do processo que precisam ser investigadas para achar a causa especial. E finalizadores são as ações que mitigam o problema e eliminam a causa.

A maioria dos planos que eu vejo em sala tem o primeiro e o terceiro. E pula o do meio. Fica um documento que diz "se passar de tanto, faça isso", sem dizer onde olhar antes de agir. O resultado é reação rápida na coisa errada, que consome o crédito da equipe e não devolve o indicador. Eu já entreguei um plano desses. Gatilho apertado, ação escrita, e nenhuma linha dizendo onde olhar antes de agir. O time reagiu três vezes no lugar errado antes de alguém notar que o que faltava era o ponto de verificação que eu não tinha escrito.

Duas profissionais da Voitto conferindo um documento sobre a mesa, com um monitor ao fundoEm três dos 11 documentos deste artigo o plano manda conferir se o dado é real antes de agir: em saúde e logística isso é o primeiro passo, em manutenção industrial o segundo. A equipe confirma que o alerta não é falha de registro antes de mexer no processo. Nos outros oito o passo não está escrito, e é a lacuna que eu mais aponto em sala. Parece burocracia até a primeira vez que um turno inteiro é remanejado por causa de um apontamento errado.

O terceiro elemento é o que liga o OCAP ao resto. Finalizador que só contém não elimina causa, e a rubrica do próprio livro separa as duas coisas. Quando a contenção repete, o caminho é reabrir a análise com Pareto e 5 Porquês, não escrever um gatilho mais apertado. E quando dá para impedir o erro em vez de reagir a ele, o caminho é o poka-yoke, que elimina a necessidade do sinal.

Como fazer um OCAP em 5 passos

Sete dos 11 documentos deste artigo usam a mesma sequência de cinco passos. Ela é o esqueleto de qualquer OCAP: conter, diagnosticar, corrigir, verificar e registrar. Vale descrever uma vez, porque a partir daqui o que muda entre os casos é o conteúdo de cada passo, não a ordem.

1. Conter é proteger o cliente, não o indicador. É a parte que mais gente inverte. No pronto-atendimento a contenção é priorizar a alta de quem já está esperando. No farmacêutico é não liberar o lote. Na obra é bloquear o pedido por estimativa. Nenhuma delas resolve a causa, e nenhuma delas pode esperar o diagnóstico.

2. Diagnosticar começa conferindo a medição. Só três dos 11 escrevem essa pergunta, e ela deveria estar nos onze: o dado está certo? Registro duplicado, status errado e horário digitado errado produzem sinal falso. E sinal falso tratado como real queima a confiança no gráfico. Só depois disso é que se estratifica por turno, rota, andar ou frente, e se vai ao gemba olhar.

3. Corrigir é agir no X que saiu do padrão. Não no Y. O indicador é consequência. O plano existe para levar a equipe de volta à variável de entrada que se mexeu. O kit incompleto, o gabarito com desvio, o checklist não preenchido, a escala furada.

4. Verificar é olhar os pontos seguintes. Um ponto de volta na faixa não é retorno ao controle. Os documentos pedem acompanhamento dos pontos seguintes do gráfico. Alguns fixam prazo: no plano de manutenção industrial a eficácia é verificada em D mais 30.

5. Registrar é o passo que a maioria corta, e é o que faz o resto valer. Sem registro não existe recorrência visível, e sem recorrência visível a causa nunca sobe para análise. O exemplo de serviços, aqui embaixo, tem a melhor redação dessa regra que eu já vi num documento de operação. O registro costuma ser uma folha de verificação simples, com data, sinal, causa e ação.

A sequência de reação do OCAP: conter, diagnosticar, corrigir, verificar e registrar, com o registro alimentando a revisão do padrão
A ordem importa: conter protege o cliente agora, e o registro é o que transforma a ocorrência em melhoria do padrão.

Os cinco tipos de gatilho que aparecem nos onze planos

Li os 11 documentos esperando encontrar gatilho de ponto fora do limite e nada mais. Encontrei cinco. E o último separa plano de reação de plano de susto, porque dispara antes de o indicador se mexer.

Tipo de gatilhoO que disparaO que ele pega
Ponto fora do limiteum ponto acima do limite superior de controlecausa especial aguda: algo mudou nesta semana
Deslocamentosete pontos consecutivos acima da linha centralo processo inteiro andou; degradação de um X crítico
Tendênciaseis pontos consecutivos subindo, mesmo dentro dos limitesdeterioração gradual: desgaste de padrão, rotatividade, item novo
Gatilho de Xuma entrada fora do padrão: checklist incompleto, kit faltando, gabarito com desvioa causa antes de virar indicador; é linha rotulada em seis dos 11 documentos
Preventivoevento previsto no calendário, antes de qualquer ponto sairo pico conhecido: fechamento de trimestre, casa cheia, modelo novo na linha

E existe um que não vem do gráfico: o gatilho de meta de negócio, que dispara com o indicador dentro dos limites e fora do alvo. Ele está escrito em dois dos 11, e o exemplo de logística mostra a redação. Quando é esse o caso, o caminho é olhar a capabilidade do processo, e não apertar o gatilho.

O gatilho preventivo é o que eu mais defendo em sala, e o que menos aparece nos planos que chegam para eu revisar. Nestes 11, que são projetos-modelo, ele está em seis. A American Society for Quality descreve a carta de controle como instrumento para distinguir variação comum de causa especial. O gatilho preventivo faz o passo seguinte: quando a causa especial é conhecida e tem data, dá para reagir antes. O Lean Enterprise Institute descreve o jidoka como a capacidade de parar diante de anomalia, e um OCAP com gatilho preventivo é isso escrito para indicador. E quando a anomalia ainda não aconteceu, a ferramenta é outra: o FMEA pontua risco de falha antes de existir sinal para reagir.

11 exemplos de OCAP preenchidos, com PDF para baixar

Os 11 planos de reação abaixo saíram dos projetos-modelo que a gente usa na Academia Lean Seis Sigma. Clique na miniatura para abrir a página inteira, e pegue o PDF se quiser usar de referência. Todos trazem gatilho, ação, responsável e prazo. O que muda entre eles é o que vale olhar.

SegmentoIndicador monitoradoO que esse plano tem de próprio
Serviçoserro de faturamento, gráfico p semanalgatilho sazonal para o fechamento de trimestre
Saúdetempo de permanência no pronto-atendimentoa reação ramifica por gargalo, com prazo por passo
Farmacêuticolead time de liberação de lote, carta I-MRtabela de sintoma, onde verificar e ação
Manutenção industrialMTTR dos equipamentos críticosquatro ramos de correção pelo componente que subiu
Logísticaerro de separação, gráfico p semanalgatilho por meta de negócio dentro dos limites
Hotelariatempo de liberação de quartoregistro de uma aplicação real, com o resultado
Financeiromedições glosadas, gráfico p semanaltabela de prevenção, escrita antes de existir desvio
Marketingconversão de leads em visitaso único com o gatilho abaixo do limite inferior
Produção de elevadoresretrabalho de portas de pavimentorevisão preventiva antes de modelo novo entrar
Manutenção de elevadorestaxa de rechamadao gatilho de X mais detalhado dos onze
Sustentabilidaderesíduo por metro quadrado de obramudança de fase obriga a recalcular os limites

1. Serviços: o gatilho que dispara antes do problema

OCAP do centro de serviços compartilhados: quatro sinais com gatilho numérico, ação padrão, responsável e prazo, ligados ao gráfico p semanalQuatro sinais, e o quarto é o mais instrutivo. Os três primeiros são o de sempre. Um ponto acima do limite superior de 3,6% no gráfico p. Sete pontos consecutivos acima da linha central de 2,6%, ou uma tendência de seis pontos. O quarto dispara sem nenhum ponto ter saído.

Ele se chama pico sazonal, e a regra é o fechamento de trimestre, com histórico de 8,5%. A ação não é reagir. É reforço preventivo na semana anterior, com mutirão de conferência e dupla checagem nos contratos com aditivo. O plano trata um pico conhecido como sinal, o que é o contrário de esperar o gráfico avisar do que o calendário já dizia.

O terceiro sinal é o gatilho de X, e vale copiar a redação. Ele dispara quando o aditivo passa de D mais 2. Ou quando um bloqueio de cadastro passa de 24 horas. Ou quando o checklist fica abaixo de 100%. Nenhum desses é o indicador. São as entradas, e reagir nelas evita chegar ao ponto fora.

Numa nota logo abaixo da tabela de sinais o plano escreve a frase que eu passei a usar em sala: "sinal tratado sem registro no diário de bordo é considerado não tratado". E completa dizendo que o registro alimenta a revisão mensal com a dona do processo. Custa dois minutos de escrita por ocorrência, e sem isso a ocorrência não vira aprendizado nenhum.

2. Saúde: a reação que ramifica pelo gargalo do turno

OCAP do pronto atendimento: sete passos de contenção e verificação com responsável e prazo de reação, ramificando por gargaloA reação aqui não é uma sequência, é uma árvore. O gatilho é objetivo. Média do turno acima de 3,0 horas contra meta de 2,5, ou prazo de 45 minutos do laboratório estourado. A partir do passo 2 o plano pergunta qual etapa está estourando, e cada resposta leva a uma ação diferente.

Se for laboratório, o enfermeiro navegador aciona coleta prioritária e cobra o prazo com o plantão, em até 30 minutos. Se for reavaliação, o médico coordenador redistribui a fila. Ele prioriza as altas pendentes de verde e azul, no mesmo prazo. Ramificar é o que evita a reação genérica, que num pronto-atendimento significa chamar mais gente para um gargalo que não é de gente.

Os prazos por passo são o detalhe que eu mais aproveito deste documento. Confirmar o alerta é imediato. Identificar o gargalo tem 15 minutos, agir nele tem 30, e o remanejamento de apoio tem 45. Não é rigor por rigor: sem prazo por passo, a reação inteira herda o prazo do passo mais lento.

O baseline era de 4,9 horas de porta-alta, com 6,2% de evasão e ganho estimado em R$ 486 mil por ano. O que estava em jogo na reação não era o gráfico. O escalonamento tem gatilho próprio: se o indicador não voltar à faixa em 2 horas, ou se repetir por três turnos, sobe do Green Belt para o champion.

3. Farmacêutico: quando conter significa não liberar o lote

OCAP do lead time de liberação: tabela de sintoma, onde verificar, ação de correção, responsável e prazo, vinculada à carta I-MRAlém do fluxo de cinco caixas, este OCAP traz uma tabela de decisão, e é ela que faz o trabalho. Em vez de perguntar em que passo você está, ela lista cinco sintomas. E diz, para cada um, onde verificar e o que fazer. Fila de análise acima de dez lotes olha o painel e aciona reforço. Equipamento parado olha o status. A ação é acionar manutenção com rota alternativa, em até 4 horas.

A linha do desvio é a que mostra o que contenção quer dizer aqui. Diante de um resultado fora de especificação, a garantia da qualidade isola o lote e abre investigação. E o documento escreve entre parênteses o que isso significa na prática: "não liberar". A contenção protege quem vai tomar o medicamento, e só depois protege o indicador.

O aprendizado que eu tiro deste caso vale para qualquer processo regulado. Reincidência não para na análise de causa: ela pode atualizar o plano de controle, pelo rito de controle de mudança. Só ele fecha o laço até a alteração formal do padrão, e é assim que a reação deixa de virar muleta permanente.

4. Manutenção industrial: quatro ramos para o mesmo indicador

OCAP do MTTR: três sinais de acionamento na carta de controle e cinco passos de reação, com o passo 4 ramificando em quatro ramosO passo 4 deste plano não tem uma ação, tem quatro. Depois de estratificar o MTTR por etapa da ordem de serviço, a equipe descobre qual componente subiu, e o ramo correspondente diz o que fazer, com dono e prazo. Espera de peça audita os kits e a política de mínimo e máximo. Prazo de 3 dias. Diagnóstico audita a aderência aos guias e recicla os técnicos com desvio, em 5.

Os outros dois ramos tratam execução e deslocamento, com prazos de 5 e 3 dias. Escrever quatro ramos parece excesso até você notar o que a alternativa produz. Uma única ação genérica, que serve para os quatro casos e não resolve nenhum. O MTTR é soma de etapas, e reagir ao total sem saber qual etapa cresceu é apostar.

Os gatilhos usam a carta do MTTR, com linha média de 3,1 horas e limite superior de 4,6. E acrescentam um corte semanal de 6,0 horas no painel. O baseline era de 6,8 horas contra meta de 3,5, então o plano começa a valer num processo que ainda estava longe do alvo.

A verificação de eficácia tem data, e isso é raro: em D mais 30 o plano reavalia se a contenção funcionou e se o MTTR voltou ao padrão, e se não voltou o assunto escala ao champion. E o documento escreve o seu próprio fim de linha: persistindo por 60 dias, o sponsor avalia abrir um novo projeto DMAIC.

5. Logística: o sinal que dispara com o processo dentro dos limites

OCAP do erro de separação: quatro sinais no gráfico p semanal com interpretação típica, fluxo de reação e tabela de escalonamentoO sinal 4 deste plano dispara quando a taxa semanal passa de 1,0% mesmo estando dentro dos limites de controle, e a interpretação está escrita na coluna ao lado: "meta de negócio em risco". É o caso do processo estável no lugar errado, que a carta sozinha não acusa. Essa coluna de leitura pronta, colada no gatilho, é coisa que nenhum outro dos onze traz.

Os outros três sinais também chegam com a leitura feita, e é isso que eu levaria para qualquer plano. Ponto fora do limite quer dizer que algo mudou nesta semana. Sete pontos acima da linha central significa deslocamento, com degradação de um X crítico. Tendência de seis pontos é deterioração gradual. É o que rotatividade e item novo sem regra produzem.

E o fluxo prevê o que a maioria não prevê. Depois de diagnosticar, há uma bifurcação explícita. Causa encontrada segue para corrigir e registrar. Causa não encontrada escala para o champion em até 24 horas, com os dados da estratificação na mão. Deixar esse ramo fora do papel é o que faz o operador ficar sozinho com o problema, e o plano escolhe não fazer isso.

6. Hotelaria: o único plano que registra a própria aplicação

OCAP do tempo de liberação de quartos: quatro gatilhos com ação padrão, prazo e responsável, e um registro de aplicação real com o resultadoSó um dos onze documentos traz um acionamento já registrado, e é este. No registro, a casa aparece com 92% de ocupação por um evento na cidade. O gatilho preventivo foi acionado na véspera, com kits extras montados e escala ajustada.

O dia fechou em 47 minutos de tempo médio de liberação, contra um limite superior de 52. E sem fila no lobby. O registro alimentou a revisão mensal de setembro e o playbook enviado à outra unidade da rede. É a prova de conceito do gatilho preventivo que eu defendo na seção anterior: a reação começou antes de existir desvio.

Os gatilhos corretivos usam limite superior de 52 minutos e linha central de 43, e o segundo deles tem uma redação que vale notar. Ele dispara por cinco dias seguidos acima da linha central. Ou por três dias com menos de 95% dos quartos prontos até as 15h. Dois critérios diferentes no mesmo gatilho, porque o hóspede sente os dois.

A contenção é toda de sequenciamento. A governanta redistribui camareiras entre andares, prioriza quartos com chegada prevista e aciona kit extra da lavanderia, em 30 minutos. Nenhuma linha do plano pede gente a mais.

E o gatilho de X trata a falha onde ela nasce: kit de enxoval atrasado, previsão de chegadas não enviada ou carrinho de amenities incompleto. O plano manda tratar com o responsável direto e escreve os três candidatos sem dizer qual: lavanderia, recepção ou supervisora, no mesmo turno e antes do próximo pico de check-outs.

7. Financeiro: o gatilho que bloqueia o envio

OCAP do gráfico p de glosas: quatro gatilhos objetivos com prazo e responsável, sequência padrão de reação e tabela de prevençãoAlém dos gatilhos de reação, este OCAP tem uma tabela de prevenção com três situações previstas e uma nota de replicação, e ela é o que eu levaria primeiro para uma área administrativa. Contrato novo na carteira exige checklist do contratante configurado. Antes da primeira medição. Revisão de projeto exige memória de cálculo atualizada no mesmo ciclo, com versão controlada.

O quarto gatilho não pede reação depois: ele bloqueia antes. Checklist incompleto, dupla conferência não feita ou item sem aditivo formalizado bloqueiam o envio. A medição não sai até a correção. O item sem aditivo sai do boletim e entra num rito quinzenal de formalização.

Os limites são de 5,9% na linha central e 8,4% no superior, com inferior em 3,4%. O gráfico é o p semanal de medições glosadas. Um dos gatilhos ignora o gráfico: glosa em contrato-âncora dispara no mesmo dia, qualquer valor. É a decisão de tratar cliente grande como caso à parte, escrita em vez de combinada.

O custo evitado aqui não aparece em nenhuma linha do documento, e é o argumento mais forte dele. Glosa reapresentada é retrabalho de duas áreas mais atraso de caixa. O bloqueio antes do envio troca isso por uma conferência de minutos.

8. Marketing: o único plano com o gatilho de cabeça para baixo

OCAP da conversão de leads: quatro sinais com ação imediata de contenção, ação de diagnóstico e correção, responsável e prazoAqui o indicador é do tipo quanto maior melhor, e isso inverte o plano inteiro. O gatilho dispara com o ponto semanal abaixo do limite inferior de 12,1%. Ou com sete pontos seguidos abaixo da linha central de 14,5%. Quem copia modelo de OCAP de outro processo sem olhar o sentido do Y escreve um plano que nunca dispara.

A contenção do primeiro sinal é de fila, não de campanha. Verificar a fila de leads, a escala do plantão e o funcionamento da roleta. E redistribuir o que estiver represado, no mesmo dia. O diagnóstico vem depois, em 48 horas, sobre os X do processo.

O segundo sinal desmente a explicação que a área costuma dar primeiro. Ele dispara com o prazo de primeira resposta abaixo de 90% por dois dias seguidos, contra meta de 95%. A causa a investigar é absenteísmo, pico de volume ou falha da automação do WhatsApp. Não é qualidade de mídia, e o plano já sabia disso antes do primeiro sinal.

E tem um sinal que dispara sem olhar o Y: custo por lead acima de R$ 80 por uma semana, ou menos de 70% dos leads dentro do perfil. A contenção é congelar as alterações de campanha em teste e revisar os públicos ativos com a agência, no prazo de uma semana. Congelar antes de diagnosticar é o detalhe que eu levaria daqui, porque diagnosticar no meio de um teste em movimento é diagnosticar duas coisas ao mesmo tempo.

9. Produção de elevadores: revisão preventiva antes do modelo novo

OCAP do retrabalho de portas: quatro sinais com prazo de reação e responsável, fluxo padrão de cinco passos e três níveis de escalonamentoModelo novo entrando na linha é sinal, e esse é o quarto gatilho deste OCAP. A ação acontece na semana anterior à entrada. Gabarito dimensionado e verificado. Janela de parâmetros validada pela engenharia e incluída na tabela, e racks compatíveis com as dimensões do modelo. Nada disso é reação, é preparação com gatilho de calendário.

O gatilho de X é o mais específico dos três primeiros. Ele dispara com gabarito acima de 0,3 milímetro de desvio, solda fora da tabela, ou porta movimentada fora de rack. A ação trata na origem. Recuperar ou trocar o gabarito, reorientar o soldador na tabela da cabine, bloquear a movimentação fora de rack e repor revestimento.

Um retrabalho de 6,9% é o teto da carta, e chegar lá manda segregar os lotes do período e passar o calibre nos gabaritos, em 24 horas. A faixa normal vai de 2,7% a 6,9%, com centro em 4,8%.

O escalonamento tem três degraus, e o terceiro define o limite do plano: acima de 8% por quatro semanas, o assunto sai da fábrica e vai ao ritual mensal da diretoria industrial. Documento que não escreve onde para acaba absorvendo problema que já não é dele.

10. Manutenção de elevadores: o gatilho de entrada mais detalhado dos onze

OCAP da taxa de rechamada: quatro sinais com prazo e responsável, fluxo de cinco passos e escalonamento por reincidênciaNenhum outro plano detalha tanto o gatilho de entrada. O terceiro sinal dispara com checklist concluído abaixo de 98%. Ou tempo médio abaixo do mínimo, kit do veículo abaixo de 95% completo, ou equipamento repetitivo sem plano em 7 dias. Quatro condições, cada uma com a sua ação, e um dono que o plano deixa como área.

A ação correspondente é igualmente concreta. Devolver a ordem de serviço incompleta e reprogramar a visita, recalcular a agenda da rota, repor o kit em 24 horas, abrir o plano da engenharia. E registrar no painel do sistema de campo, porque sem registro a reincidência não aparece.

O que esse detalhamento desmente é a explicação fácil da rechamada, que é técnico desatento. Os quatro gatilhos apontam para checklist, agenda, kit e plano de engenharia, e o plano define o dono como uma área entre três: supervisão, suprimentos ou engenharia.

11. Sustentabilidade: quando o próprio limite do gráfico precisa mudar

OCAP do resíduo por metro quadrado: quatro sinais com prazo e responsável, fluxo de cinco passos e escalonamento por reincidênciaMudança de fase da obra também entra como sinal, e a ação que ela dispara é a mais incomum dos onze: recalcular os limites do próprio gráfico. Quando a obra entra em fachada ou acabamento fino, o mix de resíduo muda. A ação preventiva inclui reavaliar os limites para o novo mix.

Isso resolve um problema que eu vejo travar indicador de obra com frequência. O gráfico foi calibrado numa fase e a obra muda de fase. O indicador passa a acusar desvio que é só mudança de composição. A equipe perde a confiança no gráfico, e com razão.

Numa obra o número que assusta é pequeno: 0,145 metro cúbico de resíduo por metro quadrado é o limite superior, com linha central em 0,127 e inferior em 0,110. Passar dele bloqueia qualquer pedido por estimativa, manda verificar o silo de argamassa e auditar as caçambas do período com foto, em 24 horas.

O escalonamento sobe para a gerência da obra na reincidência em duas semanas seguidas, e para o sponsor acima de 0,15 por quatro semanas. A dona do processo conduz o diagnóstico com mestres e empreiteiros, que é onde a informação está.

E o aprendizado que eu tiro daqui não é sobre resíduo. Prever a própria recalibração é admitir que o processo vai mudar. Sem isso o documento é arquivado no terceiro mês da obra.

Cinco erros que fazem o OCAP não ser usado

1. Escrever o plano depois do primeiro sinal. Um OCAP redigido no meio da crise é ata de reunião, não plano de reação. Dois dos 11 escrevem de quando passam a valer, e os dois amarram isso ao handover do projeto: o do centro de serviços e o financeiro. Os outros nove deixam implícito, e é uma linha que não custa nada e encerra a discussão de se já valia.

2. Gatilho que depende de interpretação. "Se o indicador piorar muito" não é gatilho. Quatro planos escrevem isso na própria página, dizendo que os sinais são objetivos e sem interpretação caso a caso. Quem faz controle de qualidade não deveria decidir no feeling quando reagir, e é exatamente isso que um limite numérico resolve.

3. Ação sem dono e sem prazo. É o erro que mais esvazia a ferramenta, porque o documento continua parecendo completo. Nove dos onze documentos deste artigo trazem responsável e prazo na própria linha da ação. Nos outros dois eles ficam fora dessa linha: logística junta tudo numa tabela de responsabilidades, e manutenção industrial espalha pelos passos do fluxo. É esse par, dono e prazo, que faz o OCAP funcionar como um 5W2H de emergência.

4. Não prever o caso da causa não encontrada. É o ramo que o plano do centro de distribuição escreve, e vale reler no exemplo de logística, aqui embaixo. Escalonar é o caminho previsto, não fracasso do time. Quem não escreve isso transfere o problema para quem tem menos alçada para resolvê-lo.

5. Tratar contenção como correção. Conter repetidamente o mesmo desvio dá a sensação de processo sob controle e é o contrário disso. O plano do pronto-atendimento escreve a distinção com clareza, dizendo que recorrência indica causa não eliminada e pede reabrir a análise em vez de apenas conter.

Ferramentas que trabalham junto com o OCAP

O OCAP não monitora nada por conta própria. Ele reage ao que a carta de controle sinaliza, e é no plano de controle que ficam definidos o indicador, a frequência e os limites que ele usa como gatilho. Na seção 33.2.2 do livro eu trato dessa dupla: a carta diz que o processo saiu de controle, e o OCAP diz o que fazer a respeito. O indicador e a meta que ele protege vêm de mais atrás, do Project Charter, e a régua estatística dos limites vem do controle estatístico de processo.

Do lado da correção, o finalizador quase sempre aponta para um padrão. Restabelecer o procedimento operacional padrão é a ação mais comum nos 11 documentos, e quando o desvio mostra que o padrão é que estava errado, o plano termina atualizando o próprio POP. É o laço que liga reação a melhoria contínua. Quando a correção é grande demais para caber numa linha de reação, ela sai do OCAP e vira plano de ação com dono e prazo próprios.

FerramentaO que fazRelação com o OCAP
Carta de controlesepara variação comum de causa especialproduz o sinal que aciona o OCAP
Plano de controledefine indicador, frequência, limites e donoé onde o gatilho do OCAP está especificado
POPdescreve como o trabalho deve ser feitoé o padrão que o finalizador restabelece ou atualiza
5W2Hdetalha ação com dono, prazo e customesma lógica, aplicada à reação e não ao projeto

Quando a recorrência mostra que a causa não foi eliminada, o caminho sai do Controlar e volta para trás. Aí entram Ishikawa, matriz de causa e efeito e matriz esforço x impacto para escolher a próxima contramedida. E a ocorrência inteira cabe numa página de relatório A3, que é como ela costuma chegar à reunião mensal.

Baixe o modelo em branco e escreva o seu plano de reação

Miniatura do modelo de OCAP preenchível da VoittoO modelo de OCAP da Voitto é um PDF preenchível. Traz o campo do indicador e do gráfico vinculado. Tem as linhas de gatilho com ação padrão, responsável e prazo de reação, o fluxo dos cinco passos e o bloco de escalonamento. Ele é a ferramenta 19 do Kit de Ferramentas Lean Seis Sigma, que reúne as 20 ferramentas do DMAIC na ordem de uso.

Ver o modelo em tamanho grande

Escrever as linhas é a parte rápida. O que faz o plano ser usado é a conversa que vem antes. Acordar com quem opera o processo qual número dispara a reação. E acordar com quem responde pelo indicador o que acontece quando a causa não aparece. É essa negociação que a gente treina na Academia Lean Seis Sigma, com banca no fim. Voltando aos empreendedores dos sete países: nenhum deles me falou de plano de reação com esse nome. Todos, sem exceção, sabiam dizer quem atendia o telefone quando o pior acontecia.

Perguntas frequentes

O que é OCAP?
OCAP é a sigla de Out of Control Action Plan, ou plano de ação para fora de controle. É o documento que define, antes de o problema acontecer, qual sinal dispara a reação, o que fazer em que ordem, quem faz e em quanto tempo. Fica anexado à carta de controle do indicador e é usado na fase Controlar do DMAIC, para que a reação a um desvio não dependa de reunião nem de improviso.
Quais são os três elementos de um OCAP?
Ativadores, pontos de verificação e finalizadores. Os ativadores são as condições que indicam quando o plano deve ser usado, normalmente um limite numérico no gráfico. Os pontos de verificação são as condições do processo que precisam ser investigadas para achar a causa especial. Os finalizadores são as ações que mitigam o problema e eliminam a causa. Planos que pulam o elemento do meio produzem reação rápida na coisa errada.
Qual a diferença entre OCAP e plano de controle?
O plano de controle define o que é monitorado: indicador, método de medição, frequência, limites e responsável. O OCAP define o que acontece quando esse monitoramento acusa desvio. Um descreve o regime normal e o outro descreve a exceção. Na prática o OCAP fica anexado ao plano de controle, e é dele que tira os números que usa como gatilho.
Quando o OCAP deve ser acionado?
Quando um sinal objetivo aparece, e não quando alguém acha que piorou. Nos onze planos aparecem cinco tipos de sinal. Um ponto fora do limite de controle. Sete pontos consecutivos do mesmo lado da linha central. Uma tendência de seis pontos na mesma direção. Uma variável de entrada fora do padrão, que é o gatilho de X. E o gatilho preventivo, que dispara antes por evento previsto no calendário. Alguns planos acrescentam o gatilho de meta de negócio, para o caso do processo estável fora do alvo.
Quem é o responsável por executar o OCAP?
Quem opera o processo faz os primeiros passos, e é por isso que o plano precisa estar escrito em linguagem de operação. Na maioria dos documentos deste artigo a primeira linha de reação é o coordenador de turno, a supervisão ou a dona do processo. O prazo vem em minutos ou horas. O escalonamento para champion e sponsor tem gatilho próprio, quase sempre ligado a recorrência ou a causa não encontrada.
Onde encontro exemplos de OCAP preenchidos?
Neste artigo há 11 planos de reação completos em PDF, um por segmento: serviços, saúde, farmacêutico, manutenção industrial, logística, hotelaria, financeiro, marketing, sustentabilidade e os dois do setor de elevadores. Todos gratuitos, com gatilho, ação padrão, responsável e prazo preenchidos. São os projetos-modelo da Academia Lean Seis Sigma da Voitto.
Thiago Coutinho
Escrito por
Thiago é engenheiro de produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela UFJF. Especialista Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou na Votorantim Metais e MRS Lo…

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