Exemplo de A3 preenchido, campo a campo

Quem procura um exemplo de A3 preenchido costuma encontrar o gabarito vazio e a explicação do que cada quadro deveria conter. O gabarito é a parte fácil. A dificuldade aparece quando alguém senta com a folha impressa e precisa decidir quantas palavras cabem no contexto, qual número entra na situação atual e como a cadeia causal termina em cinco linhas.

Este artigo faz o caminho inverso. Em vez do formulário em branco, um exemplo de A3 preenchido campo a campo, com o texto que apareceria dentro de cada quadro, as tabelas como elas ficariam e as contas conferidas do começo ao fim.

O caso é uma célula de montagem de painéis elétricos com 10,0% de reprovação no teste final. Todos os números fecham entre si: a estratificação soma o total, as contramedidas somam a redução prometida, o acompanhamento bate com o previsto e o payback sai do custo declarado no plano.

Você vai ver os oito campos preenchidos e quanto texto cabe em cada um. Depois, como escrever a análise de causa no espaço disponível, por que o A3 é instrumento de diálogo, como a folha é usada com o orientador, a diferença entre os três tipos e os erros que se repetem.

Os números do exemplo foram montados para este artigo, no formato dos kits da Voitto. São ilustrativos: mostram a mecânica de preenchimento e a aritmética que precisa fechar, não descrevem uma empresa real.

O que é o relatório A3 e por que ele cabe em uma folha só

O relatório A3 é o registro completo de um problema em uma única folha de papel A3 (297 por 420 mm), do contexto ao aprendizado. Ele não é um formulário de prestação de contas: é o roteiro de uma conversa. A restrição de espaço é o recurso central, porque obriga quem escreve a escolher o que realmente sustenta a decisão.

A folha única muda o comportamento de quem preenche. Em um documento sem limite, todo dado coletado entra, e o leitor precisa descobrir sozinho qual número decide. Em um A3, cabe um gráfico, uma tabela e alguns parágrafos curtos. O autor é forçado a responder: de tudo que eu medi, o que prova o problema?

O relatório A3 também carrega a lógica do ciclo PDCA na própria diagramação. O lado esquerdo é o Plan: contexto, situação atual, meta e análise. O lado direito é Do, Check e Act: contramedidas, plano, acompanhamento e aprendizado. Ler a folha da esquerda para a direita é girar o ciclo.

A origem na Toyota e o que o tamanho do papel tem a ver com isso

O formato nasceu na Toyota nos anos 1960, junto com a consolidação do Toyota Production System. A escolha do A3 foi prática: era o maior papel que passava nas máquinas de fax da época e ainda podia ser lido por um grupo de pessoas em volta de uma mesa, sem projetor.

O que começou como limitação de equipamento virou disciplina de pensamento. A Toyota passou a tratar o A3 como o suporte físico de um método de formação: um subordinado escreve, um orientador (o coach, normalmente o gestor direto) devolve perguntas, e a folha é refeita quantas vezes for preciso até que o raciocínio se sustente sozinho.

Por isso o A3 aparece na literatura da Toyota como ferramenta de desenvolvimento de pessoas antes de ferramenta de solução de problema. O problema é o pretexto; o produto principal é alguém que aprendeu a pensar em cima de fato observado.

Os oito campos e o que muda de um lado para o outro

O A3 clássico de solução de problema tem um cabeçalho e oito campos. O cabeçalho traz título, autor, área, orientador e data da versão; os campos se distribuem em duas colunas, quatro de cada lado.

A regra prática é simples: o lado esquerdo só contém fato e raciocínio; nenhuma solução pode aparecer ali. O lado direito só contém ação e resultado; nenhum diagnóstico novo pode aparecer ali. Quando uma contramedida vaza para a situação atual, o A3 deixou de ser análise e virou justificativa de uma decisão já tomada.

O caso usado neste exemplo de A3 preenchido

O exemplo a seguir é uma célula de montagem de painéis elétricos de comando, com dois eletricistas por turno e um posto de teste elétrico ao fim da linha. Todo painel passa por esse teste antes da expedição, e o resultado é registrado em folha de verificação por modo de falha.

Os dados de linha de base cobrem o primeiro semestre. A célula produziu 1.020 painéis por mês, 6.120 no período. Desses, 612 reprovaram no teste elétrico final e voltaram para retrabalho, o que dá 10,0% de reprovação.

Cada retrabalho consome 42 minutos de eletricista montador, ao custo de R$ 68,00 por hora do posto, o que dá R$ 47,60 de mão de obra, mais R$ 18,40 de terminais e cabos descartados. Total de R$ 66,00 por evento, R$ 40.392,00 no semestre, cerca de R$ 80.784,00 ao ano no mesmo ritmo.

A partir daqui, cada seção deste exemplo de A3 preenchido traz um campo da folha como ele apareceria escrito, seguido do comentário sobre por que aquele texto está ali e não outro.

Cabeçalho e contexto: os dois primeiros campos preenchidos

O cabeçalho ocupa uma faixa de dois centímetros no topo e não tem prosa: é identificação pura.

O título nomeia o problema, não a solução. "Reprovação no teste elétrico final" é título; "Implantação de poka-yoke na crimpagem" não é, porque entrega a resposta antes da análise.

O contexto vem logo abaixo e responde por que o problema merece atenção agora. Texto do campo:

"A célula monta painéis de comando para três clientes industriais, com prazo contratual de 12 dias. O teste elétrico final é a última barreira antes da expedição, e a reprovação gera retrabalho dentro da própria célula, consumindo capacidade de montagem e empurrando a entrega. No primeiro semestre o índice ficou em 10,0%, acima do limite interno de 5,0% acordado com a qualidade em janeiro."

São 64 palavras. O campo cita o cliente, a consequência e o limite acordado, sem causa nem solução. Contexto que abre com "todos sabem que qualidade é fundamental" desperdiça espaço que o Pareto vai precisar.

Situação atual: o campo que carrega o número e o gráfico

Este é o campo mais denso da folha: mostra o tamanho do problema em unidade medida, no período, com a estratificação que localiza onde ele se concentra. Prosa curta, gráfico grande.

Texto do campo: "Semestre de referência: 6.120 painéis produzidos, 612 reprovados no teste elétrico final, 10,0%. Média de 102 eventos por mês, estável nos seis meses. Custo por evento de R$ 66,00, R$ 40.392,00 no semestre. Estratificação por modo de falha:"

Abaixo do texto entra o diagrama de Pareto dos modos de falha, com a tabela de apoio:

Quatro modos respondem por 89,9% dos 612 eventos. Essa é a única conclusão que o campo tem direito de tirar, e ela é descritiva: diz onde o problema está, não por que ele acontece.

Erro frequente: escrever aqui "o operador não tem treinamento em crimpagem". Isso é hipótese de causa e pertence ao campo 4. Situação atual só recebe o que foi contado, pesado ou cronometrado.

Meta: uma frase com valor, prazo e linha de base

O campo de meta é o menor da folha e o mais fácil de errar. Ocupa três ou quatro linhas e precisa conter quatro elementos: indicador, valor atual, valor desejado e data.

Texto do campo: "Reduzir a reprovação no teste elétrico final da célula de painéis de 10,0% (média do primeiro semestre, 612 eventos em 6.120 painéis) para 4,0% até 31/12, o que corresponde a no máximo 41 eventos por mês. Redução relativa de 60%."

São 40 palavras com os quatro elementos. O valor de 4,0% fica abaixo do limite interno de 5,0% citado no contexto, e o campo de contramedidas mostra que ele é alcançável com o que foi proposto.

A tradução do percentual em contagem absoluta (41 eventos por mês) não é redundância. É o que permite ao supervisor saber, no dia 20, se o mês está dentro ou fora, sem esperar o fechamento.

Análise de causa: os cinco porquês dentro do quadro

A análise ataca o primeiro item do Pareto, terminal mal crimpado, 214 eventos, 35,0% do total. A ferramenta escolhida foi os 5 porquês, porque a cadeia era linear e cabia em cinco linhas. O campo ficou assim:

1. Por que o painel reprova no teste? Porque há contato intermitente no terminal do circuito de comando.
2. Por que há contato intermitente? Porque a altura de crimpagem do terminal está acima da faixa especificada (1,45 a 1,55 mm) em 8 de 10 amostras medidas.
3. Por que a altura está fora da faixa? Porque a crimpagem foi feita com a matriz de bitola errada no alicate.
4. Por que a matriz errada foi usada? Porque a bancada tem um alicate universal com matriz intercambiável para cinco bitolas, trocada à mão a cada circuito.
5. Por que a troca manual falha? Porque o padrão do posto não vincula bitola do cabo à matriz, e não existe verificação de crimpagem antes do painel seguir.

Causa raiz registrada no campo: "padrão de trabalho sem vínculo entre bitola e matriz, somado à ausência de verificação de crimpagem no próprio posto". Uma raiz de padrão e uma raiz de detecção.

A cadeia passa por uma medição no segundo passo (8 de 10 amostras fora da faixa). Sem esse dado, o terceiro porquê seria opinião. Um 5 porquês que vai do sintoma à falta de treinamento em quatro saltos, sem nenhum número no meio, não é análise, é narrativa.

Contramedidas: o que cada uma ataca e quanto promete

Contramedida não é sugestão: é mudança específica, com alvo declarado e efeito estimado. Cada linha aponta para um modo de falha do Pareto e para a raiz identificada.

A conta de fechamento do campo é obrigatória e cabe em duas linhas: "417 eventos evitados sobre 612, 68,1% do total. Residual estimado de 195 eventos no semestre, 3,2% de reprovação, abaixo da meta de 4,0%."

Essa aritmética separa um A3 de uma lista de boas intenções. Se a soma não alcança a meta, ou faltam contramedidas, ou a meta é otimista, e as duas conclusões precisam aparecer na folha antes da reunião.

Plano de implementação: 5W2H em oito linhas

O plano converte as contramedidas em tarefas com dono e data, em uma tabela no padrão 5W2H reduzida às colunas que cabem: o quê, quem, quando e quanto.

O investimento de R$ 7.030 se paga em 1,5 mês contra a economia de regime de R$ 4.686 por mês, conta que aparece em uma linha ao pé da tabela. Um plano de ação em A3 não tem espaço para justificativa financeira longa: tem espaço para o payback em números.

Acompanhamento: a tabela que fecha o ciclo

O acompanhamento é o único campo que nasce vazio e é preenchido depois, à mão, mês a mês. Registra o indicador da meta contra o previsto, e nada mais.

Texto do campo: "Meta de 4,0% atingida em outubro e sustentada por três meses. Dezembro fechou em 3,0%, 31 eventos, contra 32,5 eventos por mês previstos no campo de contramedidas. Desvio de 4,6% para melhor, dentro da variação normal do indicador."

No semestre foram 279 reprovações contra 612 na base, redução de 54,4%. Os 333 eventos evitados valem R$ 21.978,00. Em regime, a diferença entre 102 e 31 eventos por mês representa R$ 4.686,00 por mês, R$ 56.232,00 ao ano. Esses números fecham o campo e substituem qualquer parágrafo de comemoração.

Aprendizado e padronização: o campo que quase ninguém preenche

O último campo é o que mais sofre com falta de espaço e de disciplina, e é o que dá retorno fora da célula. Tem três obrigações: o que virou padrão, o que ficou aberto como plano de ação futuro e o que vale para outro lugar.

• Padronizado: instrução de trabalho IT-042 revisada com o vínculo bitola x alicate por cor; verificação de altura de crimpagem incorporada ao checklist de início de turno; auditoria mensal do padrão pela qualidade.
• Em aberto: os sete modos residuais (62 eventos no semestre de base) não foram atacados e passam a ser o alvo do próximo A3, com meta de 3,0% para 2,0%.
• Transferível: as duas outras células de montagem usam o mesmo alicate universal e têm o mesmo modo de falha não medido. Abrir folha de verificação nas duas em janeiro.

Padronizar impede o indicador de voltar. Sem a instrução revisada e a auditoria, o alicate dedicado some da bancada em quatro meses e o A3 vira documento sobre um resultado que não existe mais. É aqui que o ciclo PDCA troca de P para S, de melhoria para manutenção do patamar.

Quanto texto cabe em cada campo do A3

Uma folha A3 em corpo 10, em duas colunas, comportaria cerca de 1.300 palavras se fosse texto corrido. Como metade a dois terços do espaço vai para gráfico, tabela e diagrama, sobram entre 400 e 600 palavras de prosa para a folha inteira. Esse é o orçamento real.

O exemplo de A3 preenchido deste artigo fica em 431 palavras de prosa, dentro da faixa. Quem escreve o primeiro A3 produz o dobro e depois corta, e cortar é a parte útil: o que sobrevive é o que sustenta a decisão.

Como escrever a análise de causa no espaço disponível

A análise é o campo em que o espaço aperta mais, porque é onde mora o raciocínio: 40 a 70 palavras mais um diagrama pequeno. Três escolhas resolvem quase todos os casos.

Quando as causas candidatas se espalham por método, máquina, mão de obra e material, a espinha de peixe resolve melhor que uma lista, porque agrupa visualmente e ocupa menos espaço por causa registrada. A escolha entre ela e os 5 porquês é de geometria, não de preferência.

Três regras valem para as três formas. Cada elo precisa de verbo e sujeito identificável, nada de "falta de padrão" solto. Pelo menos um elo aponta para um dado do campo de situação atual. E a causa raiz é uma frase sublinhada, não uma lista de cinco itens.

O A3 é instrumento de diálogo, não relatório de encerramento

A confusão mais cara é tratar o A3 como entregável. Nesse modo, alguém preenche a folha sozinho, imprime e apresenta: a reunião vira defesa, as perguntas viram ataque e a folha é arquivada. O documento fica perfeito e não muda nada.

No uso original, o relatório A3 circula antes de estar pronto. A versão 1 tem o contexto e a situação atual e nada mais. Ela é levada ao orientador exatamente assim, e a conversa é sobre o que falta medir. A versão 2 traz a análise, e a conversa é sobre a solidez da cadeia causal. As contramedidas só aparecem na versão 3 ou 4.

Essa sequência torna o A3 um instrumento de formação. O autor não recebe resposta pronta; recebe a pergunta que o faz voltar ao posto. A folha registra o estado atual do pensamento de alguém, e é normal que mude cinco vezes.

Há um sinal simples para saber em qual dos dois modos a organização está: conte quantas versões o último A3 teve. Uma versão indica relatório. Quatro ou cinco indicam diálogo.

Como o A3 é usado na conversa com o orientador

A conversa é curta, de 15 a 30 minutos, em pé, com a folha sobre a mesa ou na parede. O orientador lê em silêncio antes de falar, da esquerda para a direita, sem pular para as contramedidas.

O orientador não corrige a folha com caneta: aponta o campo e devolve a pergunta, porque resposta escrita por ele não ensina nada. Em troca, tem obrigação de responder rápido, porque um A3 que espera duas semanas perde a conexão com o problema.

Do lado do autor, a preparação é ir ao posto antes de cada versão: as perguntas pedem observação, não raciocínio de escritório. O exemplo só tem medição de altura de crimpagem porque a pergunta da v2 foi "em quantas peças você mediu?".

A3 de solução de problema, de proposta e de status

Existem três famílias de A3 e elas não têm os mesmos campos. Usar o layout errado é o erro estrutural mais comum, e aparece antes de qualquer erro de conteúdo.

O A3 de proposta serve para decisões do tipo comprar a segunda célula ou terceirizar a montagem. O lado esquerdo continua com contexto e situação atual, mas a análise é substituída por duas ou três alternativas comparadas em critérios explícitos, com recomendação ao fim.

O A3 de status é o mais próximo de um relatório convencional: plano original, realizado, desvios e o que foi feito a respeito. É a folha que sustenta o plano de ação nas semanas seguintes a um kaizen, quando a equipe já se desfez.

Os erros de preenchimento que aparecem em quase toda folha

O conjunto de defeitos se repete de folha para folha. São erros de forma, não de conteúdo, e por isso morrem em uma revisão.

Quem estiver montando o primeiro exemplo de A3 preenchido como treino, use um problema real e pequeno da própria área. Problema inventado não resiste ao campo de situação atual, porque não existe folha de verificação de onde tirar os 612 eventos.