Project Charter: a base sólida para o sucesso do gerenciamento Seis Sigma

Você sabe o que é project charter? Para que ele serve e como fazer? Se respondeu não para alguma dessas perguntas, continue lendo esse artigo e descubra as respostas.

O que é Project Charter?

O termo de abertura do projeto (TAP), em inglês Project Charter, também conhecido como contrato de projeto, é o documento que firma um acordo entre a equipe executora do projeto, o Belt responsável e os gestores da empresa (Champions e Sponsors).

Essa ferramenta é utilizada na fase de definição do projeto, para finalizar a primeira etapa do método DMAIC.

Além disso, tem como objetivo manter a equipe alinhada com o foco do projeto, formalizando as principais definições do trabalho através de cronograma, escopo e meta.

Agora que você já sabe o que é e para que serve essa ferramenta, leia o próximo tópico deste artigo e aprenda agora mesmo como fazer.

Como fazer um Project Charter?

Um bom project charter deve conter o título do projeto, o nome do líder do projeto, a data de elaboração do contrato e a descrição do problema. Deve apresentar claramente os objetivos do projeto e o que é esperado da equipe, garantindo assim o comprometimento dos envolvidos.

A descrição do problema deve apresentar alguns pontos levantados na voz do cliente, sendo importante apresentar o problema do seu ponto de vista, como líder do projeto, mas também do ponto de vista dos clientes internos e/ou externos.

É necessário também ter o escopo do projeto bem definido, ou seja, estar bem detalhado tudo que faz parte do projeto e também tudo aquilo que não faz parte do projeto. Deve-se também listar a equipe e quem são os responsáveis de realizar cada etapa.

Além disso, também deve-se colocar no project charter o indicador do projeto, sua periodicidade e o atual valor. Pode-se ilustrar o comportamento histórico do processo com um gráfico de séries temporais, por exemplo.

Por último, mas não menos importante, um bom contrato de projeto deve conter um cronograma com pelo menos as datas de início e término de cada etapa do método DMAIC. Deve ser impresso e assinado pelos membros da equipe, sponsor e champion que estão envolvidos no projeto.

O Project Charter no gerenciamento de projetos

O contrato de projeto é a regra do jogo, não existe projeto em andamento se não existir contrato assinado pelo gestor.

Ele é um documento vivo. Conforme acontece a evolução das análises, das investigações, e estabelecendo o ganho real do projeto, o Master Black Belt deve ir complementando-o até o final da fase de análise do projeto.

Quanto mais recheado esse contrato for, mais valor possui como documentação ativa, inclusive na forma de portfólio do próprio belt.

O project charter também pode ser usado pelo Belt como ferramenta de negociação com seus gestores para conseguir mais tempo de dedicação ao projeto, ou trocar um membro da equipe.

Essa ferramenta também pode te ajudar a gerenciar a iniciativa Seis Sigma que está acontecendo em sua organização, além de te ajudar a estar sempre atualizado com o projeto.

O papel do master black belt é utilizar essa ferramenta de forma proativa e não reativa, ou seja, não deixar que o problema ocorra para poder atuar, mas sim, prever o que pode dar certo ou errado, de forma a agir antes que ele aconteça.

Os 7 elementos do Project Charter

Pensando em te nortear a desenvolver um termo de abertura do projeto, separei 7 elementos essenciais para sua elaboração, confira a seguir:

1. Business case

O business case contém uma descrição do motivo para realização do projeto. Define o benefício quantificável do projeto e como ele se alinha com a estratégia ou metas de negócios no Six Sigma Project Charter.

2. Declaração do Problema

A declaração do problema é dada por uma descrição mais específica e focada nos sintomas provenientes do problema que será abordado pela equipe. Essa declaração deve ser objetiva e direta ao problema, de forma que não gere dúvidas posteriormente.

3. Metas e objetivo específico

O objetivo específico ou declaração da meta refere-se aos resultados previstos para o projeto. As metas consistem numa declaração dos alvos específicos do projeto, necessários para alcançar o propósito global esperado.

4. Fatores Críticos de Sucesso

Nos fatores críticos de sucesso são esclarecidas e documentadas as restrições e limitações do projeto e outros fatores que afetam o esforço da equipe em concluir o projeto com sucesso. Deve ser documentado todos os riscos inerentes ao projeto.

5. Escopo do projeto

No escopo são identificados os limites para o projeto e é descrito o escopo específico do mesmo. Ele descreve as condições de contorno e identifica os principais parâmetros cobertos ou não cobertos pelo projeto.

6. Plano de trabalho

O plano de trabalho refere-se aos principais marcos do projeto e muitas vezes é identificado com um gráfico. Um plano de projeto deve responder às questões-chave de "Quem, o quê, onde, quanto, como e quando", o 5W2H,  determinada ação deve ser executada.

7. Estrutura da equipe

A Estrutura da equiperefere-se aos recursos humanos do projeto. Normalmente, os recursos são gerentes de projeto, líderes e membros da equipe do projeto. É importante estar definida as funções de cada um dos membros envolvido.

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