Case de 5S no financeiro: o desperdício está na pasta, não na mesa

Case de 5S em setor administrativo costuma ser contado com foto de mesa limpa. Este é contado com o dia útil de entrega do fechamento, o percentual de título pago em atraso e o tempo que alguém leva para achar uma nota fiscal.

O cenário é um financeiro de 14 pessoas, com 3.200 títulos a pagar por mês, 11.250 lançamentos conciliados e nove contas bancárias. O setor entregava o fechamento no 11º dia útil contra uma meta de 5º, com 237 horas extras por mês.

A tese deste case de 5S no financeiro é simples e incômoda. O desperdício de um escritório não está na gaveta, está na pasta compartilhada. Programa que ataca a mesa e não toca no arquivo digital rende pouco e vira piada interna em dois meses.

Você vai ver o que havia dentro dos 128.000 arquivos da pasta de rede e o padrão de nome que substituiu o versão_final_2_OK.xlsx. Também as 412 caixas destinadas por prazo legal, a anomalia de planilha que escondia R$ 38.400 e as três coisas que quebraram no meio.

Os números deste relato foram compostos para este artigo, no formato dos kits da Voitto, e conferidos entre si. Mostram a ordem de grandeza e a forma do registro. Não é o relato de um cliente nomeado nem a descrição de um setor real.

O financeiro que entregava o fechamento no 11º dia útil

O setor tem 14 pessoas: cinco em contas a pagar, quatro em contas a receber, três em conciliação, uma analista fiscal e uma coordenadora. A empresa fatura cerca de R$ 22 milhões por mês.

O volume mensal: 3.200 títulos a pagar, 4.180 a receber, nove contas bancárias e 11.250 lançamentos conciliados. O cadastro de fornecedores tinha 4.180 registros.

O prazo interno de entrega do fechamento era o 5º dia útil. A média dos 12 meses anteriores foi o 11º. Nenhum mês fechou no prazo.

O pedido que chegou à diretoria não citava 5S. Citava contratação: mais duas pessoas para dar conta do fechamento. A pergunta que ninguém tinha feito era onde o tempo estava sendo gasto.

O programa durou 20 semanas até a primeira auditoria completa, e foi medido por 12 meses depois disso. O formato seguido foi o de um programa de 5S com medida de fechamento por etapa.

Os seis sintomas que o time já sabia de cor

Ninguém precisou de diagnóstico para listar o que incomodava. Os seis itens abaixo saíram de uma reunião de 50 minutos com as 14 pessoas.

• Pasta de rede sem padrão de nome: 128.000 arquivos, com versão_final_2_OK.xlsx ao lado de versão final (1).xlsx na mesma subpasta.
• Planilha de conciliação com dono único: 34 abas, 2.180 fórmulas e nove macros, e uma pessoa só sabia operar. Nas férias dela o fechamento atrasou quatro dias a mais.
• Documento fiscal físico sem critério: 412 caixas-arquivo em 38 m² de sala, sem inventário, com caixa de 2009 ao lado da do mês anterior.
• Caixa de entrada como lista de tarefas: a conta compartilhada tinha 3.180 mensagens não lidas e quatro pessoas mexendo sem regra de quem trata o quê.
• Aprovação parada no silêncio: o pedido ia ao gestor por e-mail e ficava lá. Ninguém era avisado de que tinha chegado nada.
• Fechamento que estoura o prazo: meta no 5º dia útil, média no 11º, com 237 horas extras por mês concentradas na primeira quinzena.

O quinto sintoma é o que mais custava dinheiro e o que menos parecia desorganização. Aprovação parada em silêncio vira juros e multa.

A linha de base: o que foi medido antes de mexer em nada

As duas primeiras semanas foram só de medida, sem tocar em arquivo, pasta ou caixa. Sem isso o resultado não tem contra o que ser comparado.

O tempo de localização foi cronometrado em 120 buscas reais em duas semanas, com média de 14 minutos. O volume mensal, contado no mesmo período, é de 240 buscas.

Os títulos em atraso saíram do relatório do ERP, filtrados por causa: 224 de 3.200, ou 7,0%. A conta inclui só os que atrasaram por falha de processo, não por falta de caixa.

A conciliação foi medida pelo casamento automático: 78,0% dos 11.250 lançamentos. Os 22,0% restantes, 2.475, eram tratados à mão, a 1,8 minuto cada.

A hora extra veio da folha, com 237 horas por mês. A nota de 5S saiu de um checklist de 20 itens, de 0 a 5, com teto de 100. O setor tirou 31 na primeira auditoria de 5S.

A mesa arrumada não era o problema

A primeira proposta foi a de sempre: mutirão de gaveta, foto de antes e depois, adesivo marcando onde fica o grampeador. O time já tinha visto isso e chamava de semana do adesivo.

O motivo de o 5S de escritório render pouco é aritmético. Uma mesa de analista tem talvez 40 itens. A pasta de rede que essa mesma pessoa usa tinha 128.000 arquivos. Arrumar os 40 e não tocar nos 128.000 é trabalhar no lugar errado.

A cronometragem confirmou. Das 120 buscas, 104 foram por arquivo digital e 16 por documento físico, com média de 12 e 27 minutos.

A decisão foi tratar a pasta compartilhada como o chão de fábrica do setor. Cada senso foi aplicado primeiro no digital e depois no físico. O paralelo entre fluxo de informação e de material aparece na comparação entre 5S e Lean.

Isso não anula o físico. As 412 caixas saíram, e com critério. Mas entraram como segundo alvo. Um case de 5S em serviços que começa pela gaveta costuma parar na gaveta.

As 20 semanas e a medida que fechou cada etapa

O cronograma foi montado por senso, com data e uma medida obrigatória. Etapa sem medida não fecha, apenas acaba.

São 20 semanas: 2, 4, 5, 3, 3 e 3. O Seiton levou cinco, mais que qualquer outro senso, porque renomear 28.300 arquivos sem quebrar vínculo de planilha é trabalho de lote em lote.

A ordem importa. Renomear antes de descartar significa renomear arquivo que ia sair. O encadeamento é o mesmo do plano mestre de 5S e segue a sequência descrita na metodologia do 5S.

Seiri digital: o que havia dentro dos 128.000 arquivos

A varredura levou nove dias, com um script que gerou hash, data do último acesso, dono e caminho de cada arquivo. A pasta tinha 2.400 GB. A classificação seguiu regra escrita, e cada arquivo caiu em uma categoria única.

• Duplicata exata, mesmo hash: 31.400 arquivos. Excluídos, mantida uma cópia.
• Versão intermediária do mesmo documento: 18.700 arquivos. Mantida só a última.
• Sem acesso há mais de cinco anos e fora de prazo de guarda: 24.900 arquivos. Excluídos.
• Arquivo pessoal ou fora do escopo: 2.100 arquivos. Movidos para fora da pasta.
• Dentro do prazo de guarda, sem uso corrente: 22.600 arquivos. Movidos para a área de retenção.
• Ativo, de uso corrente: 28.300 arquivos. Ficaram na árvore nova.

A árvore ativa ficou com 28.300 arquivos, 22,1% do original. Dos 2.400 GB restaram 640 GB na área ativa e 410 GB na retenção, com 1.350 GB eliminados.

O número que mais chamou atenção não foi o das duplicatas, e sim o das 18.700 versões intermediárias. É o arquivo salvo com sufixo novo porque ninguém confiava em sobrescrever. Esse padrão aparece em qualquer exemplo de aplicação do 5S administrativo.

Seiri digital: as 1.140 duplicatas no cadastro de fornecedor

O segundo alvo do Seiri não estava em pasta nenhuma, e sim no ERP, com 4.180 registros de fornecedor para uma base real bem menor.

A conferência por CNPJ encontrou 1.140 duplicatas, o mesmo fornecedor cadastrado duas ou três vezes com grafias diferentes. Outros 620 não tinham movimento havia três anos. Sobraram 2.420 ativos.

Cadastro duplicado quebra a conciliação, porque o mesmo pagamento aparece sob dois códigos. E espalha dado bancário divergente, causa de 31 dos 224 títulos em atraso.

Os 1.140 duplicados foram fundidos e os 620 sem movimento, inativados. Excluir cadastro com histórico de lançamento arrebenta relatório de anos anteriores.

Depois da limpeza, o casamento automático da conciliação subiu antes de qualquer mudança de regra. Foi o primeiro ganho visível e ajudou a segurar o time nas semanas seguintes.

Seiri físico: as 412 caixas e o prazo que manda no descarte

O arquivo tinha 412 caixas em 38 m². O inventário levou dois dias, com seis pessoas, e listou tipo de documento, ano e volume por caixa.

A regra foi escrita antes de qualquer caixa ser aberta e validada pelo jurídico e pela contabilidade. Descarte fora de prazo é risco, não ganho de espaço.

Essa tabela é a daquela empresa. Prazo de guarda muda com regime tributário, setor e contrato, e cada empresa precisa validar a sua.

Com a régua pronta, as 412 caixas foram destinadas: 121 fora de prazo, descartadas com fragmentação certificada; 186 sem consulta, para guarda externa; 87 de consulta frequente, digitalizadas; e 18 permanentes, para o cofre. Saem da sala as 121 descartadas e as 186 que foram para a guarda externa, 307 no total. As 87 digitalizadas continuam ali, porque digitalizar documento fiscal não dispensa a guarda do original dentro do prazo legal, e o cofre das 18 permanentes fica na própria sala. Somadas, são as 105 que restaram.

Ficaram 105 caixas em 12 m². Os 26 m² devolvidos viraram a sala de reunião que o setor não tinha e passou a usar no fechamento.

Seiton: a árvore de quatro níveis e quem pode criar pasta

A árvore antiga chegava a 11 níveis, com caminhos tão longos que estouravam o limite do sistema e impediam a cópia. A nova tem quatro e nenhum a mais.

1. Nível 1, o processo: Pagar, Receber, Conciliar, Fiscal, Tesouraria e Retenção. Seis pastas, que não viram sete sem decisão da coordenação.
2. Nível 2, o ano: 2024, 2025, 2026. Uma pasta por ano, criada em dezembro do ano anterior.
3. Nível 3, o mês ou o objeto: 01 a 12 no que tem ciclo mensal, ou nome do cliente e do contrato no que não tem.
4. Nível 4, o documento: aqui ficam os arquivos e aqui acaba. Não existe pasta dentro do nível 4.

A regra de permissão foi o que fez a árvore durar. Só a coordenadora cria pasta de nível 1 e 2. Qualquer um cria no nível 3, dentro do formato. Ninguém cria no 4.

A pasta Retenção é somente leitura. Ali ficam os 22.600 arquivos dentro do prazo de guarda que ninguém abre no dia a dia e que não podem sumir.

Seiton: o padrão de nome, campo a campo

O padrão tem cinco campos separados por sublinhado: data em AAAAMMDD, tipo em quatro letras, contraparte, identificador do documento e versão. Nada mais.

Data em primeiro lugar não é detalhe. Com AAAAMMDD na frente, a ordenação alfabética da pasta já é a cronológica.

A coluna da esquerda é literal. Aqueles nomes existiam, e o versão_final_2_OK.xlsx era o relatório de fechamento que ia à diretoria todo mês.

O campo de versão resolveu a origem das 18.700 versões intermediárias. Com v01, v02 e v03 no nome, a pessoa sobrescreve sem medo: a numeração já diz qual é o mais recente.

Seiton: a fila de aprovação que parava no silêncio

Os 224 títulos em atraso por falha de processo foram abertos por causa. A maior fatia não tinha nada a ver com arquivo.

• Aprovação parada com gestor que não foi avisado de que havia algo a aprovar: 98.
• Nota fiscal recebida sem pedido de compra vinculado: 54.
• Documento não localizado na hora de pagar: 41.
• Cadastro de fornecedor incompleto ou com dado bancário divergente: 31.

O Seiton aqui não foi de pasta, foi de fila. A solicitação de pagamento passou a entrar por um formulário único, e não por cinco canais entre e-mail, mensagem e papel.

A caixa compartilhada deixou de ser lista de tarefas. Ficou com três pastas: aguardando documento, em tratamento e concluído. E-mail fora de pasta é e-mail não tratado, visível em dois segundos.

O quadro de pendências ficou numa tela na parede, com os títulos que vencem em até cinco dias e quem precisa aprovar cada um. É gestão à vista aplicada a fila de aprovação, e resolveu os 98 do silêncio.

Seiso: vinte minutos de sexta e a integridade da planilha

Seiso em setor administrativo não é passar pano. É a rotina que impede a pasta de voltar ao estado anterior e a planilha de mentir sem avisar.

A rotina de pasta é na sexta, das 16h40 às 17h. Cada um varre a área de trabalho e o nível 3 que usou na semana. Arquivo fora de padrão é tratado ali.

A segunda rotina é mensal e é a mais importante deste case. Seis planilhas foram classificadas como críticas, e cada uma passa por um checklist de nove itens.

1. Intervalo de fórmula cobre todas as linhas, inclusive as acrescentadas no mês.
2. Nenhum link externo aponta para caminho de máquina local.
3. Nenhuma célula com erro de referência ou de valor, mesmo fora da área visível.
4. Nenhuma aba oculta referenciada por fórmula ativa.
5. Toda macro tem descrição de uma linha.
6. Versão no nome do arquivo bate com o conteúdo.
7. Dono e suplente declarados na primeira aba.
8. Proteção de célula de fórmula ativa.
9. Backup do mês anterior existe e abre.

O item que resolve o dono único é o sétimo. Toda planilha crítica tem duas pessoas nomeadas, e o suplente executa a conferência. Quem só assiste não aprende. Essa lógica de inspeção com registro é a do radar do 5S.

Seiso: as 62 anomalias e a que escondia R$ 38.400

A primeira rodada nas seis planilhas críticas encontrou 62 anomalias. A distribuição diz mais que o total.

• Fórmula com intervalo que não cobria as linhas novas: 17 ocorrências.
• Link externo apontando para caminho de máquina local: 14 ocorrências.
• Erro de referência ou de valor fora da área visível: 11 ocorrências.
• Aba oculta com versão antiga referenciada por fórmula ativa: 9 ocorrências.
• Macro sem descrição do que faz: 7 ocorrências.
• Planilha sem dono e suplente declarados: 4 ocorrências.

A mais cara é a primeira. Em uma das nove contas, o total somava um intervalo fixo que parara de cobrir as linhas acrescentadas três meses antes.

O efeito era uma diferença de R$ 38.400 que aparecia como saldo conciliado e não estava. Ninguém tinha notado, porque o número fechava com ele mesmo. Fórmula errada é consistente, e consistência passa por acerto.

Os 14 links para caminho local são o outro achado sério. Apontavam para a pasta de uma máquina específica. Trocada a máquina, a planilha pararia sem explicação.

Seiketsu: duas páginas de padrão e um template com dono

O padrão de nomenclatura e guarda cabe em duas páginas: a árvore de quatro níveis, os códigos de tipo, os cinco campos do nome e a regra de quem cria pasta. Sem introdução nem objetivo.

O formato é o de um procedimento operacional padrão curto: o que fazer, na ordem, com um exemplo ao lado de cada regra. É o exemplo que faz alguém aplicar sem perguntar.

O template de conciliação foi refeito do zero. A primeira aba traz dono, suplente, data da última conferência e os nove itens do checklist. As abas de cálculo vêm depois.

Também foi padronizada a rotina de fechamento em uma folha só: 22 tarefas, com responsável, dia útil previsto e a tarefa que a antecede. É o equivalente administrativo do trabalho padronizado.

Foi aí que apareceu o motivo real do 11º dia útil. Sete das 22 tarefas estavam encadeadas em série sem precisar estar. Na versão nova, quatro passaram a rodar em paralelo, e duas mudaram para o último dia útil do mês anterior.

Shitsuke: auditoria no sétimo dia útil, dentro do fechamento

A auditoria é mensal e acontece no 7º dia útil, dentro da janela de fechamento. Isso é deliberado: auditoria marcada em semana calma mede a semana calma.

Leva 40 minutos, com dois auditores, e um é sempre da controladoria. Auditor de dentro conhece o motivo de cada exceção e acaba aceitando todas.

O checklist tem 20 itens pontuados de 0 a 5, com teto de 100. A amostra é sorteada: 20 arquivos da árvore ativa, três planilhas críticas e uma caixa do arquivo físico.

Cada arquivo sorteado é verificado em quatro coisas: nível certo da árvore, cinco campos do nome, versão coerente e ausência de duplicata na mesma pasta.

A nota saiu de 31 na linha de base para 64 na primeira auditoria e 86 no mês 12. Foram 12 auditorias em 12 meses, sem remarcação: o suplente audita quando o titular falta.

A dona da planilha e os outros focos de resistência

A resistência mais forte veio de quem tinha mais a perder com o padrão, e a razão dela era legítima.

A analista que operava a planilha tinha construído aquilo em seis anos, e as macros eram dela. Falar em documentar e nomear suplente soou como preparar a substituição.

A conversa que destravou foi direta: ela virou dona da planilha no documento, autora do template novo e responsável por treinar o suplente. Quem escreve o padrão não é substituído por ele.

O segundo foco foi o medo de apagar algo que o fisco fosse pedir. Esse medo não é irracional: é a razão de a pasta ter 128.000 arquivos. Só cedeu com a tabela de guarda assinada pelo jurídico.

O terceiro foi a frase de que renomear arquivo é perda de tempo. Ela parou quando a cronometragem foi para a parede: 240 buscas por mês, 14 minutos cada, 56 horas mensais procurando arquivo.

Três coisas que quebraram no meio e o conserto de cada uma

Nenhum dos três problemas abaixo estava no plano. Dois custaram dias de operação e o terceiro quase matou o padrão.

O primeiro foi a renomeação em massa. O script renomeou 6.200 arquivos de uma vez, e 340 vínculos de planilha quebraram no mesmo instante. O fechamento daquele mês atrasou dois dias.

O conserto foi criar atalho do nome antigo para o novo por 90 dias, e renomear em lotes de até 500 arquivos, com varredura de vínculo antes. Nenhum lote seguinte quebrou.

O segundo foi a ordem errada entre descarte e parecer. A exclusão começou antes de a tabela de guarda estar assinada, e 1.900 arquivos foram para a quarentena por engano e voltaram do backup.

O terceiro foi o padrão de nome inicial, que tinha sete campos e gerava nomes de até 96 caracteres. A adesão na primeira conferência foi de 34%. Reduzido para cinco campos e 48 caracteres em média, subiu para 91%. Esse tipo de recuo controlado é parte normal da implantação do programa de 5S.

Doze meses depois: os números, o custo e o que segurou

A medição do mês 12 repetiu o método da linha de base: as mesmas 120 buscas cronometradas e o mesmo filtro de causa no relatório de atraso.

As horas extras fecham com os dias de fechamento. Antes eram sete dias úteis de sobrecarga, nove pessoas a três horas, mais um sábado de seis pessoas a oito horas: 237 horas. Depois são três dias, seis pessoas, duas horas, sem sábado: 36 horas.

As 201 horas de diferença, a R$ 57,75 cada, valem R$ 11.607,75 por mês e R$ 139.293,00 por ano. Essa hora extra vem do custo-hora cheio de R$ 38,50, que é R$ 8.470 mensais por pessoa divididos por 220 horas, com adicional de 50%.

As outras três linhas: R$ 227.865,60 por ano em juros e multa evitados, com 192 títulos a menos a R$ 98,90 cada; R$ 24.948,00 das 54 horas mensais de conciliação manual; e R$ 20.328,00 das 44 horas de busca. O bruto é R$ 412.434,60.

O programa custou R$ 66.532,00, ou R$ 4.752,29 por pessoa. São R$ 27.720,00 de horas internas, 41,7%, referentes a 720 horas, e R$ 38.812,00 de material e serviço, 58,3%: R$ 14.800 de indexação, R$ 12.180 de OCR em 34.800 páginas, R$ 7.200 de treinamento, R$ 3.180 de material e R$ 1.452 de fragmentação.

Descontados os recorrentes de R$ 9.597,60 de guarda externa e R$ 8.400 de licença, o líquido em regime é de R$ 394.437,00 por ano. O apurado nos 12 primeiros meses foi de R$ 239.878,20, porque o regime só chegou no nono mês. O custo ficou coberto no sétimo.

Quatro coisas seguraram a condição: auditoria fixa no 7º dia útil com suplente nomeado, controle de quem cria pasta, dono e suplente em toda planilha crítica e a depuração de sexta. O roteiro está em como implantar 5S na empresa e a parte difícil em como sustentar o 5S.