Dicionário da EAP: o documento que diz onde cada pacote de trabalho termina
Por que a caixinha da EAP não basta, quais são os campos do dicionário, por que o critério de aceite é o único campo que resolve briga de escopo, e o que acontece com o projeto quando o dicionário não existe.
A EAP decompõe o projeto até o pacote de trabalho e para ali. O que ela não faz (e nunca prometeu fazer) é dizer o que significa aquela caixinha. "Treinamento da equipe" é um pacote válido numa EAP. Também é uma frase que três pessoas leem de três jeitos: uma entende quatro horas de apresentação, outra entende turma prática com avaliação, a terceira entende acompanhamento até a operação estabilizar.
O dicionário da EAP existe para fechar essa lacuna. É o documento que pega cada pacote de trabalho e escreve, em linguagem verificável, o que entra, o que não entra, quem entrega e como se sabe que está pronto.
O nome confunde e vale desfazer logo: não é um glossário de termos do projeto. É um dicionário no sentido de verbete por pacote. Cada entrada define um elemento da estrutura. O PMI descreve o documento como o companheiro da EAP, responsável por detalhar escopo, entregáveis, responsável, recursos e critério de aceitação de cada elemento.
Este texto trata do dicionário. Se o que você precisa é montar a estrutura em si (os níveis, a regra dos 100%, a decomposição), a EAP: estrutura analítica do projeto cobre esse lado. E se você chegou aqui procurando o documento que descreve campos de uma base de dados, o assunto é outro: veja o dicionário de dados.
Você vai ver o que o documento é, os nove campos e o que cada um previne, por que o critério de aceite carrega o documento inteiro, como escrever um critério que se verifica, o dicionário preenchido pacote a pacote, o elo com orçamento e controle de mudanças, os erros que aparecem sempre, e o que fazer num projeto que já está rodando sem dicionário.
Uma nota de procedência, porque ela muda como você lê o exemplo. Os verbetes que aparecem no texto foram montados para este artigo a partir do formato da ferramenta P05 do Kit Gestão de Projetos da Voitto. São ilustrativos: servem para mostrar o preenchimento, não para relatar um projeto real da Voitto ou de cliente.
O que é o dicionário da EAP
O dicionário da EAP é um documento com uma entrada por pacote de trabalho da estrutura analítica. Cada entrada descreve o pacote com detalhe suficiente para que alguém que não participou do planejamento consiga executá-lo, orçá-lo e aceitá-lo.
A relação entre os dois documentos é rígida: o dicionário não cria escopo, ele descreve o escopo que a EAP já decompôs. Se um verbete precisa falar de algo que não está na estrutura, o problema está na estrutura, não no verbete. Esse é o teste mais rápido de consistência entre os dois.
A profundidade é a do pacote de trabalho, não a do nível intermediário. Pacotes são as folhas da árvore, o nível mais baixo, aquele que não se decompõe mais e que recebe estimativa de custo e duração. Escrever verbete para nível intermediário duplica informação e cria duas fontes da verdade para a mesma coisa.
Vale insistir num ponto que costuma gerar resistência: o dicionário é o documento mais chato de preencher e o que mais economiza tempo depois. A economia não aparece no planejamento: aparece na primeira vez que alguém pergunta se aquilo estava no escopo, e a resposta sai em quinze segundos em vez de sair numa reunião.
Os nove campos, um a um
| Campo | O que entra | O erro que ele previne |
|---|---|---|
| Código EAP | O identificador do pacote na estrutura (1.3.2, por exemplo) | Verbete órfão, que não se liga a nenhum ponto da árvore |
| Nome do pacote | O mesmo nome usado na EAP, sem variação | Duas nomenclaturas para a mesma coisa em documentos diferentes |
| Descrição do trabalho | O que será feito, em frases de ação | Pacote que parece claro no nome e some quando alguém tenta começar |
| Entregável | O artefato que resulta do pacote, no singular e concreto | Pacote que termina sem nada tangível para mostrar |
| Critério de aceite | A condição verificável que fecha o pacote | A discussão sobre "pronto" que volta toda semana |
| Exclusões | O que poderia ser confundido com este pacote e não é | Escopo que cresce por suposição, sem pedido formal |
| Responsável | O nome de quem responde pela entrega | Pacote sem dono, que ninguém puxa |
| Premissas | O que se assumiu como verdadeiro para estimar | Estimativa que desmorona sem ninguém saber por quê |
| Estimativa | Duração e custo do pacote, com a base usada | Número que vira compromisso sem que ninguém lembre de onde saiu |
Dois campos merecem comentário porque são os que mais aparecem vazios.
Exclusões é o campo que quase ninguém preenche e o que mais evita conflito. Ele não lista tudo o que o projeto não faz: isso seria infinito. Lista só o que um leitor razoável poderia achar que está incluído. No pacote "Treinamento da equipe operacional", a exclusão útil é "não inclui treinamento da equipe de manutenção", porque essa é a confusão que vai acontecer.
Premissas é o campo que transforma estimativa em argumento. "80 horas" é um número. "80 horas, assumindo turma de até 12 pessoas e sala disponível na própria planta" é um número com condição de validade. Quando a turma vira 25 pessoas, a premissa quebrada é visível e a reestimativa é óbvia, em vez de virar uma acusação de que a equipe estimou mal.
O critério de aceite carrega o documento inteiro
Se você só puder preencher um campo, preencha este.
O critério de aceite é a condição verificável que determina que o pacote está concluído. Ele responde a uma pergunta única: quem olha, olha para o quê, e o que precisa estar verdadeiro?
A diferença entre um critério que funciona e um que não funciona está na verificabilidade, não no rigor. "Treinamento realizado com qualidade" não é critério: não existe observação que o confirme ou o negue. "Lista de presença assinada por 100% dos operadores do turno A e avaliação prática aprovada por 90% deles, atestada pelo supervisor da área" é critério: qualquer pessoa consegue ir lá e verificar.
Três testes rápidos para saber se o seu critério se sustenta.
O teste do estranho. Alguém que não participou do projeto conseguiria julgar se o pacote está pronto, só com o critério na mão? Se precisa perguntar para o gerente, não é critério.
O teste do não. É possível que o critério dê "não atendido"? Critério que nunca pode falhar não é critério, é descrição.
O teste da data. O critério pode ser verificado num momento específico, ou depende de um período de observação? Ambos são válidos, mas o segundo precisa dizer quanto tempo: "estável por 30 dias" é diferente de "estável".
Critério de aceite mal escrito é a causa mais comum de pacote que fica em 90% por três semanas. Não porque o trabalho não terminou, mas porque ninguém combinou o que era terminar.
O dicionário preenchido, pacote a pacote
Exemplo ilustrativo: projeto de implantação de um sistema de gestão de indicadores numa operação de serviços.
Verbete 1
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Código EAP | 1.2.1 |
| Nome | Levantamento dos indicadores atuais |
| Descrição | Mapear todos os indicadores em uso nas quatro áreas do escopo, identificando fonte, periodicidade, responsável pela apuração e uso na decisão |
| Entregável | Inventário de indicadores em planilha, com uma linha por indicador |
| Critério de aceite | Inventário cobrindo as quatro áreas, com os quatro campos preenchidos em 100% das linhas, validado em reunião pelos quatro gestores de área |
| Exclusões | Não inclui avaliação da qualidade do indicador nem proposta de substituição, isso é o pacote 1.2.3 |
| Responsável | Analista de processos |
| Premissas | Os gestores disponibilizam 2h cada para a entrevista, dentro da primeira quinzena |
| Estimativa | 40 h · R$ 6.400 · base: 4 áreas × 10 h, por analogia com o projeto da unidade anterior |
Verbete 2
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Código EAP | 1.3.4 |
| Nome | Treinamento dos gestores no painel |
| Descrição | Capacitar os gestores de área na leitura do painel, na interpretação da série histórica e no registro de ação sobre desvio |
| Entregável | Turma treinada e material de apoio entregue |
| Critério de aceite | 100% dos gestores do escopo presentes com lista assinada, e cada um registrando ao menos uma ação no painel durante o exercício prático, atestado pelo instrutor |
| Exclusões | Não inclui treinamento dos analistas que alimentam o painel, isso é o pacote 1.3.5 |
| Responsável | Coordenador do projeto |
| Premissas | O painel está publicado e com dados reais antes da data do treinamento |
| Estimativa | 16 h · R$ 3.200 · base: 1 turma de 4 h + 12 h de preparação |
Repare que a premissa do verbete 2 aponta para outro pacote. Isso não é redundância com o cronograma: a dependência no cronograma diz quando, a premissa no dicionário diz por quê. Quando o painel atrasa, é a premissa que explica a reestimativa do treinamento sem ninguém precisar reconstruir a lógica.
Como o dicionário conversa com os outros documentos
O dicionário fica no meio do caminho entre o que foi combinado e o que vai ser controlado. Quase todo documento de projeto encosta nele.
| Documento | O que ele recebe do dicionário | O que ele devolve |
|---|---|---|
| Termo de abertura | Nada: o charter vem antes | As fronteiras gerais que o dicionário detalha |
| EAP | A estrutura e os códigos | O detalhe que a caixinha não comporta |
| Cronograma | A duração estimada de cada pacote | A data em que o critério será verificado |
| Orçamento do projeto | O custo por pacote e a base da estimativa | A restrição que às vezes obriga a redefinir o pacote |
| Matriz RACI | O responsável de cada pacote | O papel de quem aprova o aceite |
| Controle de mudanças | O texto de referência contra o qual a mudança é comparada | A versão nova do verbete, quando a mudança é aprovada |
| Status report | O critério que define "concluído" no percentual | O apontamento de pacote travado |
O elo com o controle de mudanças é o que dá utilidade real ao documento. Sem dicionário, a pergunta "isso é mudança de escopo ou é o que já estava combinado?" é resolvida por memória e por hierarquia. Com dicionário, é resolvida por leitura. O pedido chega, alguém abre o verbete, compara com as exclusões, e a resposta é objetiva em vez de política.
Erros comuns no dicionário da EAP
Escrever verbete para nível intermediário. Duplica informação e cria conflito entre o que diz o verbete do nível 2 e a soma dos verbetes do nível 3. Verbete é para pacote de trabalho.
Copiar a descrição no critério de aceite. É o erro mais frequente. A descrição diz o que será feito; o critério diz como se verifica que foi. Se os dois campos têm o mesmo texto, um dos dois está vazio na prática.
Deixar exclusões em branco. O campo parece opcional e é o que mais rende. Verbete sem exclusão é convite para o escopo crescer por interpretação generosa.
Responsável por área e não por pessoa. "Engenharia" não aceita entrega nem responde por atraso. Nome de pessoa, sempre, com a área entre parênteses se ajudar.
Estimativa sem base. O número sozinho vira compromisso e ninguém sabe revisitá-lo. A base ("por analogia com o projeto X", "paramétrica, 4 h por área", "opinião especializada do time de operações") é o que permite reestimar com método quando a premissa muda.
Escrever o dicionário depois de o projeto começar. Aí ele deixa de ser acordo e vira registro do que já está acontecendo, o que é útil mas perde a função principal.
Não versionar. Quando a mudança é aprovada e o verbete é editado sem registro de versão, o histórico some e a comparação futura fica impossível.
O que fazer num projeto que já está rodando sem dicionário
A resposta honesta não é "escreva todos os verbetes agora". Num projeto em execução, isso consome semanas e produz documento que ninguém lê.
O caminho que funciona é seletivo, em três passos.
Primeiro, escreva verbete só para os pacotes em disputa. Todo projeto sem dicionário tem três ou quatro pacotes que geram discussão recorrente sobre o que está incluído. Esses primeiro. O retorno é imediato e visível, o que ajuda a sustentar o resto.
Segundo, escreva verbete para os pacotes que ainda não começaram. Custa pouco, porque a informação ainda está sendo formada, e protege o que vem pela frente.
Terceiro, para os pacotes já entregues, registre só o critério que foi de fato usado no aceite. Não reconstrua a estimativa nem a premissa. O que interessa ali é a lição para o próximo projeto, e ela mora no critério.
Um dicionário parcial e usado vale mais que um dicionário completo e arquivado. Essa é a decisão a defender quando alguém pedir o documento inteiro de uma vez.
