Dicionário da EAP: o que é, como preencher e 4 exemplos em PDF

O dicionário da EAP é o documento que pega cada pacote de trabalho da estrutura analítica e põe por escrito o entregável, as exclusões, o dono, a duração e a prova de que o pacote terminou. A EAP desenha as caixinhas do projeto. O dicionário da EAP diz quando cada caixinha está pronta.

Parada industrial, que eu conheci na Votorantim Metais, no zinco, é o tipo de projeto que menos perdoa escopo combinado de boca. A data de volta do equipamento está marcada antes de o primeiro parafuso sair. Quando ninguém escreveu o que significa “pronto” para cada frente, a discussão aparece no pior momento, no fim da janela, com a operação esperando.

É essa discussão que o documento antecipa. “Treinamento da equipe” é um pacote válido numa EAP e também uma frase que três pessoas leem de três jeitos: quatro horas de apresentação, turma prática com prova, ou acompanhamento até a operação estabilizar. O verbete escolhe uma leitura e põe por escrito.

Se o que você precisa é montar a estrutura em si, com níveis e decomposição, a EAP: estrutura analítica do projeto cobre esse lado. E se você chegou aqui atrás do documento que descreve campos de uma base de dados, o assunto é outro: veja o dicionário de dados.

Antes dos exemplos, um aviso sobre a origem deles. Os quatro modelos de dicionário da EAP preenchidos deste texto foram montados para o artigo no formato da ferramenta P05 do Kit de Ferramentas para Gestão de Projetos, e cada folha traz a faixa “exemplo ilustrativo” no topo. Eles mostram o preenchimento e não relatam projeto real da Voitto nem de cliente.

O que é o dicionário da EAP

O dicionário da EAP tem uma entrada por pacote de trabalho da estrutura analítica do projeto. Cada entrada traz o entregável, o critério de aceite, as exclusões, o responsável, a duração e as dependências. Com ele, quem não participou do planejamento consegue executar, orçar e aceitar o pacote sem perguntar.

O nome engana. Quem espera um glossário de termos do projeto encontra outra coisa: um livro de verbetes, em que cada entrada define um elemento da estrutura. Na literatura de gestão de projetos, o PMI trata o documento como companheiro da EAP, responsável por detalhar escopo, entregas, responsável, recursos e critério de aceitação de cada elemento.

A relação entre os dois documentos é rígida. O dicionário da EAP descreve o escopo que a EAP já decompôs e nunca acrescenta escopo novo. Se um verbete precisa falar de algo que não está na árvore, o defeito está na árvore. Esse é o teste mais rápido de consistência entre os dois.

O nível certo é o do pacote de trabalho, a folha da árvore, aquela que não se decompõe mais e que recebe estimativa de duração e custo. Verbete para nível intermediário duplica informação e cria duas fontes de verdade para a mesma coisa.

Onde o dicionário da EAP entra no planejamento

A ordem importa. Primeiro vem o termo de abertura, com objetivo, prazo, orçamento e fronteiras. Depois, a EAP decompõe esse escopo em pacotes. Só então o dicionário da EAP descreve cada pacote, e só com ele pronto o cronograma ganha datas.

Essa ordem a gente escreveu no guia do kit, no passo 3 do planejamento: montar a EAP (P04) e o Dicionário da EAP (P05) antes do cronograma, porque “o cronograma (P06) marca datas de pacotes que já existem, não o contrário”. A frase parece óbvia. Na prática, o cronograma costuma nascer primeiro, numa planilha, e os pacotes viram linhas de Gantt sem definição nenhuma.

No PMBOK, o dicionário da EAP aparece como saída do processo de criar a EAP. Junto com a declaração do escopo e a própria EAP, ele forma a linha de base do escopo, a referência contra a qual toda mudança é comparada. Em qualquer uma das fases de um projeto depois do planejamento, é essa linha de base que diz se um pedido novo é mudança ou não.

Por isso o dicionário da EAP se escreve uma vez e se consulta o projeto inteiro. Na execução, ele responde se o pacote acabou. No monitoramento, sustenta o percentual de avanço. No encerramento, vira a lista do que o patrocinador aceitou.

Os campos do dicionário da EAP, um a um

A ferramenta P05 do kit usa seis colunas, numa folha de uma página: código, pacote de trabalho, entregável verificável (o critério de pronto), responsável, duração e dependência. Nos exemplos deste artigo eu acrescentei a sétima, “Não inclui”, porque é a que mais evita briga. Os guias mais extensos pedem ainda premissas e custo. A tabela junta tudo:

Duas instruções da P05 resumem a lógica do documento. A segunda pede que o entregável prove o pronto “sem depender de opinião: um número, uma assinatura, um teste que passou”. A quarta fecha a porta: pacote sem entregável verificável ainda não está pronto para entrar no cronograma.

A coluna “Depende de” merece atenção especial. A terceira instrução da P05 avisa que pacote sem dependência declarada assume que pode começar no dia um. Quando a dependência existe e não foi escrita, o cronograma nasce otimista e ninguém percebe até o atraso aparecer.

“Não inclui” é o campo que quase ninguém preenche. Ele não lista tudo o que o projeto deixa de fazer, porque essa lista seria infinita. Lista só a confusão provável. No pacote de treinamento das recepcionistas, a exclusão útil é o treinamento de médicos e técnicos, porque é esse o pedido que vai chegar.

Critério de aceite: o campo que carrega o documento

Se você só puder preencher um campo, preencha este. O critério de aceite é a condição verificável que fecha o pacote, e responde a uma pergunta única: quem olha, olha para o quê, e o que precisa estar verdadeiro?

A diferença entre um critério que funciona e um que não funciona está na verificabilidade. “Treinamento realizado com qualidade” não tem observação que o confirme ou negue. “38 recepcionistas com prova prática aprovada, nota 8 ou mais” tem: qualquer pessoa vai lá e confere.

Três testes rápidos dizem se o seu critério se sustenta. O primeiro é o do estranho: alguém de fora do projeto conseguiria julgar se o pacote está pronto só com o critério na mão? Se precisa perguntar ao gerente, falta critério.

O segundo é o teste do não. Precisa existir um resultado possível que reprove o pacote. Se nenhum resultado reprova o pacote, o texto só descreve o trabalho.

O terceiro é o teste do relógio. Alguns critérios se verificam num instante, outros pedem um período de observação. Os dois servem, mas o segundo precisa dizer quanto tempo: “4 semanas seguidas sem chamado crítico” fecha; “estável” não fecha.

Já viu um pacote parado em 90% por três semanas? Quase sempre o trabalho acabou e ninguém tinha combinado o que era acabar. O critério de aceite resolve isso antes de começar.

O que o livro diz sobre escopo, dentro e fora

No Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt, o capítulo sobre Definição do Problema e Planejamento do Projeto, que é o 19, separa duas coisas que o dicionário da EAP precisa manter separadas. Na seção 19.2.2, página 160, eu escrevi que “Enquanto o escopo do projeto identifica o trabalho que será feito no projeto, o escopo do produto aponta recursos, características, requisitos, funcionalidades e especificações que devem ser seguidos no produto ou serviço do projeto.”

No verbete, as duas aparecem em campos diferentes. O nome e a descrição do pacote são escopo do projeto: o trabalho. O critério de aceite costuma trazer o escopo do produto: os 18 m de refratário, a divergência máxima da base, a nota mínima da prova. Misturar as duas é o jeito mais comum de escrever um critério que não se verifica.

Na página 161, logo em seguida, o livro apresenta o Diagrama Fora Dentro: “Na parte de dentro, são colocados os elementos que farão parte do projeto, ou seja, o que o projeto engloba. Já a parte de fora contempla elementos que não farão parte do projeto.” A coluna “Não inclui” é esse diagrama descido ao nível do pacote. O diagrama olha o projeto inteiro, e o dicionário leva a mesma pergunta para cada pacote.

O livro não trata do dicionário da EAP pelo nome, e prefiro dizer isso logo. O que ele dá é o fundamento: escopo bem definido no começo é o que permite ao time dizer “isso não estava combinado” sem virar briga.

Duração e dependência: confira o dicionário contra o prazo

O dicionário da EAP alimenta o cronograma com duas colunas: duração e dependência. Isso dá ao documento um poder que pouca gente usa. Antes de qualquer data entrar no diagrama de Gantt, dá para somar a cadeia mais longa e comparar com o prazo do termo de abertura.

A conta é a passagem para frente do método do caminho crítico. Cada pacote começa quando o último de que ele depende termina. O fim do último pacote é a duração mínima do projeto. Se ela passa do prazo aprovado, o plano está inviável desde o primeiro dia, e nenhuma mudança de escopo precisa acontecer para o projeto atrasar.

No exemplo das clínicas, a cadeia passa por sete pacotes e fecha em 23 semanas, com uma de folga. A migração da base depende só do ambiente de homologação e corre ao lado da configuração. Se ela atrasar até 4 semanas, o piloto não sente.

Faça essa conferência toda vez que o dicionário mudar. Ela leva dez minutos numa planilha e evita o pior tipo de atraso: o que estava escrito no plano e ninguém somou. Se precisar de estimativa por faixa em vez de número fechado, a técnica PERT entra exatamente aqui.

Dois cuidados. Pacotes de gestão do projeto acompanham o projeto inteiro e não entram na soma do caminho. E a soma só fecha se a lista cobre 100% do escopo: um pacote esquecido, como o ambiente de homologação de que outros dependem, faz a conta parecer mais curta do que o projeto é.

Quatro exemplos de dicionário da EAP preenchido

Os quatro dicionários abaixo são ilustrativos: a gente montou cada um para este artigo no formato da P05, com a coluna “Não inclui” a mais. Cada um mostra um problema típico de preenchimento e como a folha o resolve. Clique na miniatura para abrir a folha inteira e baixar o PDF.

1. Parada de manutenção: 17 dias de forno parado (ilustrativo)

O cenário é uma planta com 2 fornos de calcinação. O forno 2 sai de operação para trocar o refratário da zona de queima e revisar o acionamento. O termo de abertura fixa a janela em 17 dias corridos de forno parado, contados do desligamento, o dia D.

O problema de toda parada é a lista que não para de crescer. Cada área lembra de um serviço na véspera, e o que entra tarde disputa equipe e material com o que foi planejado. Por isso o primeiro verbete, 1.1, tem como entregável 64 serviços congelados e assinados pelo gerente de manutenção até D-45. A coluna “Não inclui” manda o que vier depois para o controle de mudanças.

O verbete 2.1 pedia o mesmo cuidado. A tentação é escrever “forno liberado” e seguir. A folha diz o que liberar significa: carcaça a 60 °C ou menos, bloqueios aplicados e permissão de trabalho emitida. E o 2.1 depende de 1.2, porque ninguém desliga o forno com sobressalente faltando no almoxarifado.

Onde eu mais travei foi no critério de 3.2, a partida. “Forno funcionando” não serve: funciona no primeiro minuto e pode desarmar uma hora depois. O verbete pede o forno a 95% da carga nominal ou mais por 24 h, sem alarme crítico, e deixa a meta de produção do mês fora, com a operação.

A conferência do caminho fecha em 16 dias contra 17: resfriamento, refratário, secagem e partida. A revisão do acionamento corre em paralelo ao refratário e espera a secagem. A folha também confere a pré-parada: a compra de sobressalentes leva 5 semanas a partir de D-45 e termina em D-10, 3 dias antes do limite do próprio critério.

Uma folga de 1 dia numa janela de 17 é pouca, e a folha deixa isso visível para quem aprova. Se a inspeção do refratário pedir mais um dia, todo mundo sabe de onde ele vai sair antes de a parada começar. Na manutenção programada, é essa conversa antecipada que segura o prazo de volta do forno.

2. Agenda de 6 clínicas: o pacote que segurava os outros (ilustrativo)

Uma rede com 6 clínicas de diagnóstico por imagem troca a agenda em planilha por um sistema de agendamento e confirmação. São 38 recepcionistas usando a agenda, 12 delas usuárias-chave. O prazo do termo de abertura é de 24 semanas.

Numa primeira leitura, a EAP parecia completa sem o ambiente de homologação, que ficava implícito dentro de “configuração”. Só que a migração da base também precisa dele. Com o servidor de teste escondido dentro de outro pacote, a dependência da migração some, e a soma do caminho sai curta.

Na folha, o pacote 3.1 ganhou linha própria, com critério verificável: servidor de teste com cópia anonimizada da base, acessado pelas 12 usuárias-chave. A gestão do projeto (1) e o levantamento dos processos (2) também estão lá. São os pacotes que mais somem das listas, e a regra dos 100% vale para eles também.

O pacote 5 mostra o “Não inclui” protegendo o prazo. O treinamento é das 38 recepcionistas, com prova prática e nota 8 ou mais. Médicos e técnicos ficam fora porque não usam a agenda. Sem essa linha, o pedido da turma dos médicos chega na semana do piloto, e o pacote que estava no caminho mais longo estoura.

O critério do piloto em 1 clínica pede 2 semanas sem agenda perdida e com taxa de confirmação igual ou maior que a da planilha. É uma comparação com o processo antigo, e isso tira do piloto a chance de ser aprovado por simpatia. Com a homologação na própria linha, sobra 1 semana entre o caminho e o prazo.

3. Layout de centro de distribuição: o “não inclui” no trabalho (ilustrativo)

Um atacadista troca o layout do seu centro de distribuição sem parar a expedição: 1.200 posições de porta-palete, 3.400 SKUs e 52 operadores. O prazo do termo de abertura é de 12 semanas.

Mudança de layout atrai pedido de carona. Já que o piso vai ficar livre, alguém sugere reformar o piso. Já que os endereços vão mudar, alguém sugere trocar o WMS. A coluna “Não inclui” responde antes da pergunta: obra civil, piso e cobertura ficam fora do pacote 2; a troca do WMS ou dos coletores fica fora do pacote 4; o inventário geral anual fica fora do pacote 5, porque tem calendário próprio.

O outro ajuste foi no responsável. A primeira versão dava o reendereçamento no WMS a “TI e Operações”. Com dois donos, cada lado espera o outro. A versão aprovada dá o pacote 4 ao analista de sistemas do CD, e quem cuida do RACI registra quem é consultado.

O caminho soma 9 semanas contra 12. A equipe tratou as 3 semanas de folga como reserva para atraso na entrega dos porta-paletes, que é o pacote mais exposto a fornecedor, e escreveu isso nas observações para ninguém gastar a folga em outra coisa.

O critério de 5 é o meu preferido dos quatro exemplos. Ele não aceita “estoque transferido”: pede os 3.400 SKUs no endereço novo e um inventário rotativo com acuracidade de 99,5% ou mais.

4. Projeto Green Belt: o DMAIC como EAP (ilustrativo)

Uma linha de envase de uma indústria de bebidas abre um projeto Green Belt para reduzir o tempo médio de setup. O prazo do termo de abertura é de 18 semanas, e a EAP segue as fases do DMAIC, com a gestão do projeto como sexto pacote.

Vejo muito Green Belt pular o dicionário porque o DMAIC já parece uma estrutura. As fases dizem a ordem; o verbete diz o que fecha cada uma. O Definir só termina com o project charter assinado pelo patrocinador. O Analisar só termina com 3 causas priorizadas, cada uma confirmada por dado.

A fase Medir deu trabalho. A primeira versão tinha um pacote só, com 6 semanas de coleta no 1º turno, e o caminho somava 19 semanas contra 18. Dividir em 2.1, a validação do sistema de medição com estudo R&R, e 2.2, a coleta, mostrou onde estava o tempo. Coletando nos 3 turnos, os 120 setups do plano de coleta cabem em 4 semanas.

Depois da divisão, o caminho cai para 17 semanas e cabe nas 18 do prazo. O verbete do Controlar pede o plano de controle e o procedimento padrão assinados pelo dono do processo, com 2 semanas de auditoria sem desvio. A expansão para outras linhas ficou em “Não inclui”, que é onde projeto de melhoria costuma perder o fim.

O sexto pacote, a gestão do projeto, tem critério próprio: 5 tollgates realizados, cada um com ata assinada pelo patrocinador. O relatório de ganho financeiro ficou de fora, porque quem valida ganho é a controladoria. Escrever isso no verbete evita que o projeto fique aberto esperando um número que não depende do Green Belt.

Para usar qualquer um como molde, leve a forma e deixe os números. O que vale copiar é o critério que se confere, a exclusão escrita para a confusão provável e a conferência do caminho impressa na própria folha.

Como montar o dicionário da EAP em 6 passos

O roteiro abaixo vale para os quatro exemplos e para qualquer projeto com EAP aprovada.

1. Parta da EAP fechada. Uma linha por pacote de trabalho, com o mesmo código e o mesmo nome da árvore. Se a árvore ainda muda toda semana, o dicionário espera.
2. Escreva o critério antes da descrição. Começar pelo critério obriga a pensar no fim. A descrição sai mais curta depois.
3. Preencha o “Não inclui” com a confusão provável. Pergunte ao time qual pedido vai aparecer no meio do caminho e escreva esse.
4. Dê um dono por linha. Um papel ou uma pessoa. Área inteira não responde por atraso.
5. Declare duração e dependência. Na unidade do cronograma, com os códigos de que cada pacote depende. Pacote sem dependência escrita começa no dia um.
6. Some o caminho e compare com o prazo. Se não couber, o problema aparece agora, quando custa uma reunião, e não no fim do projeto.

Muita gente para no quinto passo e aprova a folha sem somar nada. Sem essa soma, o dicionário da EAP descreve bem cada pacote e mesmo assim deixa o atraso passar.

Quem escreve, quem aprova e quando revisar

Quem conduz o dicionário da EAP costuma ser o gerente de projetos ou o PMO, mas cada verbete deve ser escrito com quem vai executar o pacote. Quem executa sabe o que consegue provar no fim, e o critério escrito por essa pessoa já nasce combinado.

A aprovação é do patrocinador, junto com a EAP e antes do cronograma. Ele não precisa ler verbete por verbete com lupa. Precisa ler três coisas: a lista contra o termo de abertura, as exclusões que podem decepcionar alguém e a conferência do caminho contra o prazo. Se alguma das três o incomoda, a conversa acontece agora.

Vale chamar também quem vai receber cada entrega. No exemplo das clínicas, as 6 gerentes assinam o aceite da estabilização; faz sentido que elas leiam o critério antes, e não só no fim. O mapa de stakeholders ajuda a escolher quem precisa ver qual verbete.

Revisão acontece por evento. O dicionário da EAP muda quando uma mudança de escopo é aprovada, quando uma premissa cai ou quando um pacote é dividido. A cada versão, refaça a soma do caminho. Se a mudança entrou no verbete e ficou fora da conta, o atraso só aparece mais tarde.

Como o dicionário da EAP conversa com os outros documentos

O dicionário da EAP fica no meio do caminho entre o que foi combinado e o que vai ser controlado. Quase todo documento do projeto encosta nele.

O elo com o controle de mudanças é o que dá utilidade diária ao documento. Sem verbete, a pergunta “isso é mudança ou já estava combinado?” se resolve por memória e por hierarquia. Com verbete, se resolve por leitura: alguém abre a linha, compara com o “Não inclui” e responde.

Dicionário da EAP em projeto ágil

Em projeto ágil, ninguém escreve verbete para o backlog inteiro no primeiro dia, e nem deveria. O escopo de detalhe muda a cada ciclo. Mesmo assim, a ideia por trás do dicionário da EAP continua lá, com outro nome.

O critério de aceite de uma história de usuário e a definição de pronto do time fazem o mesmo trabalho do entregável verificável: dizem, antes de começar, o que precisa estar verdadeiro para o item fechar. Quem já escreveu um bom critério de aceitação de história sabe escrever um bom verbete.

Nos projetos híbridos, comuns em implantação de sistemas, um arranjo que funciona é manter o dicionário da EAP para as entregas grandes, aquelas que mexem em prazo e orçamento, e deixar o backlog cuidar do detalhe dentro de cada uma. A comparação entre os dois mundos está em gestão ágil vs gestão tradicional.

Erros comuns no dicionário da EAP

• Verbete para nível intermediário. Cria conflito entre o que diz o verbete do nível 2 e a soma dos verbetes do nível 3. Verbete é para a folha.
• Critério igual à descrição. A descrição diz o que será feito; o critério diz como se confere que foi. Se os dois campos têm o mesmo texto, um deles está vazio na prática.
• Lista que diz cobrir 100% e esquece pacotes. Gestão do projeto, levantamento e ambientes de teste são os que mais somem. Confira a lista contra a EAP linha a linha.
• Dependência escrita contra pacote que não está na lista. Se um verbete depende de um código que não tem linha própria, o caminho fica mais curto no papel do que na vida.
• Durações que ninguém somou. O cronograma herda o otimismo, e o atraso aparece meses depois com cara de problema de execução.
• Responsável por área. “Engenharia” não aceita entrega nem responde por atraso.
• Não versionar. Mudança aprovada edita o verbete. Sem registro de versão, a comparação futura com o registro de lições aprendidas fica impossível.

Repare que três desses erros aparecem numa conta simples de durações e dependências. Dá para pegar todos com uma conferência de dez minutos antes de aprovar o documento.

O que fazer num projeto que já está rodando sem dicionário

Escrever todos os verbetes agora costuma ser a pior saída. Num projeto em execução, isso consome semanas e produz um documento que ninguém lê. O caminho que funciona é seletivo.

Primeiro, os pacotes em disputa. Todo projeto sem dicionário tem três ou quatro pacotes que geram discussão recorrente sobre o que está incluído. O retorno é imediato e ajuda a sustentar o resto.

Depois, os pacotes que ainda não começaram. Custa pouco, porque a informação ainda está se formando, e protege o que vem pela frente. Aproveite para somar o caminho que falta contra o prazo.

Por último, os já entregues: só o critério usado no aceite. Não reconstrua estimativa nem premissa. A lição para o próximo projeto mora no critério.

Os verbetes que o time abre toda semana já pagam o esforço. É essa a decisão a defender quando alguém pedir o documento inteiro de uma vez.

Modelo de dicionário da EAP em branco para baixar

A P05 em branco é uma folha de uma página. No topo ficam as instruções de preenchimento; no meio, a tabela dos pacotes; no rodapé, os quadros da regra dos 100% e das observações. Serve impressa, para a reunião de planejamento, ou preenchida no computador.

No arquivo está a folha do dicionário da EAP com as colunas Código, Pacote de trabalho, Entregável verificável (critério de pronto), Responsável, Duração e Depende de, além das instruções de preenchimento e do quadro da regra dos 100%.

Abrir e baixar a P05 em branco (PDF)

Minha sugestão é meter a cara hoje: pegue a EAP de um projeto seu, escolha os três pacotes que mais geram discussão e escreva só o critério de aceite e o “Não inclui” de cada um. Depois some as durações da cadeia mais longa e compare com o prazo. Se a conta não fechar, você achou o atraso antes dele acontecer.

A P05 é uma das ferramentas do kit, que segue o ciclo de vida do projeto da abertura ao encerramento. Se você quer ver o dicionário da EAP trabalhando ao lado das outras peças, o caminho está na formação em gestão de projetos da Voitto. E se o seu projeto é de melhoria, como o quarto exemplo, a trilha de certificação Green Belt e Black Belt fica na Academia de Certificação da Voitto.