IA e diagrama de Pareto: o que a máquina decide e o que fica com você

O relatório de ocorrências do turno chegava ordenado por quantidade. Primeiro a linha que aparecia mais vezes, depois a segunda, e assim por diante. Era um Pareto esperando para nascer, e ninguém precisou desenhar nada: a planilha já saía assim da coordenação de operações, em Lafaiete, na MRS Logística.

A pergunta que eu demorei a fazer não era sobre o gráfico. Era sobre a coluna. Cada linha valia uma ocorrência, e ocorrência não é a mesma coisa que tempo parado. Uma ocorrência que segurava a composição por horas contava igual a uma que se resolvia no rádio, em dois minutos. As duas somavam um.

Hoje eu colo essa mesma tabela num modelo de linguagem e recebo tudo pronto em segundos. Percentual de cada item, percentual acumulado, ordem decrescente, o corte marcado. A conta vem certa. O que a máquina não fez foi a pergunta da coluna. Ela não tinha como fazer: a resposta não estava no arquivo que eu colei.

Este artigo é sobre essa divisão de trabalho. O que a inteligência artificial faz melhor e mais rápido do que você numa análise de Pareto e o que ela não tem como decidir. Depois, como conferir em sete perguntas o gráfico que ela devolveu.

O que a IA entrega quando você cola a tabela

A IA entrega a aritmética completa: soma o total, calcula o percentual de cada categoria e acumula na ordem decrescente. Ela marca onde a curva passa dos oitenta por cento. Ela não escolhe a unidade de medida, o recorte das categorias nem a janela de tempo. Essas três decisões continuam suas.

Antes de discutir qualquer prompt, separe as duas metades do trabalho. Um Pareto tem uma parte que é conta e uma parte que é julgamento. A conta é fechada: existe uma resposta certa e ela sai de uma fórmula. O julgamento é aberto: depende do processo, do que dói na operação e do que a sua empresa consegue mudar na semana que vem.

Quando você cola uma tabela num modelo de linguagem, a parte fechada resolve sozinha e some da sua vista. Isso é bom. O risco aparece porque a parte aberta também some da vista, e ela não foi resolvida. Ficou implícita na primeira coluna que você mandou.

• Resolve sozinha: soma, percentual individual, percentual acumulado, ordenação, posição do corte, montagem do gráfico e do texto de leitura.
• Não resolve: se a barra mede frequência ou impacto, quais categorias existem e o que entra em Outros. Nem que período representa o processo, nem se duas tabelas são comparáveis entre si.

As seções a seguir tratam de cada item que a máquina não resolve. No fim tem uma tabela de decisão para baixar, com as sete perguntas de conferência impressas no verso.

A aritmética é a parte fácil, e sempre foi

O procedimento de montagem do Pareto está descrito em qualquer manual de qualidade, e no meu livro ele ocupa uma seção do capítulo Estatística e Probabilidade. A ordem é sempre a mesma. Levantar os dados, agrupar por categoria e contar. Ordenar do maior para o menor, calcular o percentual de cada um, acumular e desenhar.

Repare onde essa lista começa. Ela começa no dado já levantado e já agrupado. As escolhas que produziram o agrupamento ficaram para trás, fora do procedimento. É ali que a máquina não entra.

Não fui eu quem inventou esse alerta. O instituto que leva o nome de Joseph Juran, o engenheiro que batizou o princípio, registra que basta o time classificar o problema de outro jeito para aparecer quase sempre um novo conjunto de poucos itens vitais. A conclusão muda com o recorte, e o recorte é anterior ao gráfico.

O livro é o Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt, da Editora Atlas. Na página 252 eu escrevo a etapa central assim: “Em seguida, é calculado o percentual absoluto e acumulado. O percentual absoluto é obtido dividindo o número de ocorrências individuais pelo total de ocorrências”. É uma divisão. Uma máquina faz isso sem errar, em qualquer volume de linhas.

Reconhecer isso não diminui a ferramenta. Só recoloca o valor dela no lugar certo. O Pareto nunca foi difícil por causa da conta. Ele é difícil porque obriga a escolher o que vai ser contado, e essa escolha decide o resultado antes de qualquer soma acontecer.

A figura acima é a tese do artigo em uma linha. Os passos fortes para a IA estão todos na segunda metade da construção. Os fracos estão na primeira, e são justamente os que ninguém registra no arquivo que vai para o chat.

Você talvez queira ver a ferramenta inteira antes de continuar. O artigo do conjunto das sete ferramentas da qualidade situa o Pareto entre as outras seis. Os cinco passos de montagem e os doze exemplos preenchidos por segmento estão no artigo do diagrama de Pareto.

Ocorrência ou impacto: a pergunta que não está na tabela

Esta é a decisão que muda mais resultado por menos esforço. É também a primeira que se perde quando a análise vira uma conversa de chat. A barra do gráfico pode medir quantas vezes cada coisa aconteceu ou quanto cada coisa custou. São dois gráficos diferentes, com o mesmo dado de origem.

O próprio capítulo 24 do livro monta os dois. Num exemplo, a análise de perda de potência num automóvel conta ocorrências registradas por um mecânico: sessenta e quatro no total. A categoria mais frequente fica à esquerda. Em outro, a análise de produtos desclassificados numa fábrica de tubos usa média de toneladas por tipo de defeito. A unidade da segunda é peso, não contagem.

Coladas num modelo de linguagem, as duas tabelas produzem gráficos igualmente bem formatados. A máquina não pergunta qual das duas unidades representa a dor da operação, porque não tem como saber. Ela recebeu números numa coluna e tratou a coluna como o que é para ser priorizado.

O teste é simples e cabe numa pergunta. Se a categoria do topo sumisse amanhã, o que a operação sentiria? Se a resposta vier em horas, em reais ou em toneladas, então a barra devia estar medindo horas, reais ou toneladas desde o começo.

No relatório do turno em Lafaiete, a resposta era tempo de via ocupada. A coluna que a planilha trazia era contagem de ocorrência. As duas leituras apontavam para causas diferentes. Por um tempo a gente atacou a mais frequente porque ela era a que estava desenhada em primeiro lugar.

Quem escolhe as categorias escolhe o resultado

A segunda decisão que a máquina não toma é o recorte. Um mesmo conjunto de falhas pode ser agrupado por equipamento, por turno, por fornecedor, por tipo de defeito ou por etapa do processo. Cada agrupamento gera um Pareto legítimo, e eles apontam para lugares distintos.

Esse trabalho de escolher o critério de agrupamento tem nome próprio na qualidade e é anterior ao gráfico. A estratificação define por qual característica os dados vão ser separados antes de qualquer contagem. Se essa escolha já vem embutida na planilha, o Pareto apenas confirma o recorte que alguém fez semanas atrás, provavelmente sem pensar em análise nenhuma.

Um modelo de linguagem é excelente em propor recortes alternativos, e essa é uma das melhores aplicações dele aqui. Peça três agrupamentos diferentes para a mesma tabela e ele devolve os três, com o gráfico de cada um. O que ele não faz é dizer qual dos três corresponde a uma alavanca que a sua empresa consegue puxar.

1. Liste os agrupamentos possíveis com os dados que você já tem em mãos.
2. Elimine os que você não teria como atacar, mesmo que o gráfico apontasse para eles.
3. Dos que sobram, escolha o que estiver mais próximo de uma decisão de recurso.
4. Rode o Pareto nesse, e guarde os outros como segunda leitura.

O passo dois é o que economiza reunião. Um Pareto impecável apontando para uma variável fora do seu alcance não é análise, é constatação. Quando o levantamento da categoria depende de dado que ainda não existe, pare. O caminho é montar antes um plano de coleta de dados e voltar ao gráfico depois.

Outros é onde a máquina guarda o que não entendeu

Toda tabela colada num chat tem linhas que não se encaixam bem em lugar nenhum. Descrições escritas à mão, abreviações do turno da noite, dois nomes para a mesma coisa. O modelo resolve isso do jeito mais razoável que existe para ele: cria uma categoria residual e joga lá dentro.

O problema não é a categoria residual existir. É ela ser silenciosa. A barra aparece no gráfico com um rótulo genérico, normalmente fora do corte, e ninguém abre. Suponha três variações de escrita do mesmo defeito lá dentro. O defeito mais caro da operação pode estar em quarto lugar aparente e em primeiro de verdade.

Pedir o gráfico e pedir o gráfico mais o mapa de agrupamento são duas coisas diferentes na prática. O mapa é a lista de qual linha original foi parar em qual categoria. É um pedido de uma frase, e é o que transforma a caixa residual em algo auditável.

Peça sempre nesta ordem: primeiro o mapa de-para, depois o gráfico. Lendo o mapa você descobre em trinta segundos se “vazamento”, “vazou” e “perda de fluido” viraram três linhas ou uma. Quando viram três, o Pareto está errado e a conta está certa.

Esse tipo de padronização de escrita é exatamente o que uma folha de verificação bem desenhada resolve na origem. Ela fecha as categorias no papel antes de qualquer registro. Quando a coleta já nasce padronizada, a caixa residual encolhe sozinha e a IA tem muito menos margem para inventar agrupamento.

A janela do dado não vem no arquivo

Uma planilha exportada não diz se aqueles três meses representam o funcionamento normal do processo. Ela também não diz se houve parada programada no meio, troca de fornecedor, entrada de equipe nova ou mudança de mix de produto. O arquivo tem datas, não tem contexto.

A máquina lê as datas e assume que o período é homogêneo. É a única coisa que ela pode assumir. Dentro da janela pode existir um mês atípico que responde sozinho pela categoria do topo. O Pareto vai mostrar essa categoria em primeiro lugar com toda a firmeza do mundo.

Há um teste barato para isso e ele leva dois minutos. Peça o mesmo Pareto quebrado por mês, ou por trimestre, e olhe se a ordem das três primeiras barras se mantém. Ordem estável significa padrão. Ordem que dança aponta para um evento isolado, e evento isolado se investiga procurando o que houve naquele mês.

Quando a ordem dança, o gráfico de barras é a ferramenta errada para aquele momento. O que responde a pergunta ali é um gráfico sequencial. Ele mostra o comportamento ao longo do tempo em vez de somar tudo num único bloco. O Pareto volta depois, com a janela já escolhida por um motivo.

Registre a janela ao lado do gráfico, por escrito, sempre. Um Pareto sem período declarado é um número solto. Ele não pode ser comparado com o próximo, e daqui a seis meses ninguém lembra o que ele mediu.

A curva bonita é o primeiro sintoma

Existe uma coisa que aprendi olhando gráficos gerados por modelo de linguagem, e ela não tem nada a ver com aritmética. Quando a curva acumulada sobe suave e elegante, com as barras decrescendo em degraus quase regulares, desconfie do recorte antes de comemorar o achado.

Dado de operação costuma ser mais grosseiro do que isso. Uma categoria estoura, duas ficam no meio e o resto vira um rodapé de barras minúsculas. Quando o desenho sai equilibrado demais, o mais provável é que as categorias tenham nascido todas do mesmo tamanho porque alguém as dividiu com régua.

A leitura útil da figura acima não é estética. Uma distribuição concentrada de verdade dá uma decisão fácil: existe um lugar para ir. Uma distribuição espalhada dá uma decisão difícil. Às vezes ela pede mais uma rodada de coleta antes de qualquer escolha.

O que a IA faz muito bem aqui é gerar as duas versões para você comparar. Peça o mesmo Pareto com as categorias agrupadas de forma mais ampla e depois de forma mais fina. Se o formato da curva mudar radicalmente entre as duas, o que você tem em mãos é uma escolha de granularidade, não um achado.

Empate no topo, quando o corte não decide nada

O corte de oitenta por cento é uma convenção de leitura. O modelo de linguagem aplica essa convenção com uma obediência que às vezes atrapalha. Ele marca a linha onde a soma acumulada cruza o valor e apresenta o que ficou à esquerda como o conjunto que deve ser atacado.

Quando as três primeiras barras são praticamente iguais, esse corte não separa nada. A diferença entre a primeira e a terceira pode ser menor do que o erro de registro da própria coleta. A ordem entre elas pode inverter no mês seguinte sem nenhuma causa real por trás.

A saída não é escolher a primeira barra por ser a primeira. É trazer um segundo critério para desempatar, e esse critério raramente está na tabela. Facilidade de execução, custo da contramedida, tempo até o efeito aparecer, risco de segurança envolvido.

Para esse desempate existe ferramenta pronta, e ela é rápida. A matriz GUT pontua gravidade, urgência e tendência de cada item; a matriz de esforço e impacto coloca as candidatas num plano de duas dimensões. Qualquer uma das duas resolve um empate de topo melhor do que a ordem alfabética que o modelo acabou usando sem avisar.

Quando o empate persistir e as três forem atacáveis, ataque as três. O Pareto existe para evitar que você trabalhe em quinze frentes, não para obrigar você a escolher exatamente uma.

O exemplo do capítulo 24 e o degrau que ele exige

Tem um exemplo no livro que mostra bem onde a análise deixa de ser conta. É o caso da fábrica de tubos, com os produtos desclassificados separados por tipo de defeito, medidos em média de toneladas. Emenda, solda fraca e ajuste de máquina aparecem como os itens vitais.

A meta era reduzir quarenta por cento da quantidade média desclassificada. A conta que o livro faz em seguida é a que quase ninguém faz na prática. Se você só vai trabalhar nos itens vitais, a redução exigida deles não é de quarenta por cento. É maior, porque eles precisam cobrir sozinhos o que era para vir do total.

No caso do livro esse número sobe para quarenta e três vírgula oito por cento. A diferença parece pequena e não é. Ela é a distância entre uma meta que fecha e uma meta que o time persegue o ano inteiro sem entender por que não chega.

Esse degrau é um cálculo, e um modelo de linguagem faz ele na hora, desde que você peça. O ponto é que ele não pede por conta própria. O Pareto sai pronto, bonito, com os vitais destacados. A meta desdobrada para os vitais fica de fora porque ninguém escreveu essa linha no prompt.

A regra geral é essa: a IA responde muito bem o que você perguntou e não sinaliza o que você esqueceu de perguntar. Num ciclo PDCA conduzido com apoio de chat, é no planejamento que essa lacuna custa caro. Ela vira meta errada nas mãos de quem executa.

Onde a IA ganha tempo de verdade

Até aqui o artigo tratou de limites, e isso pode passar a impressão errada. O ganho é grande, só não está onde a maioria procura. Ele não está em desenhar o gráfico, que qualquer planilha desenha. Está nas tarefas chatas que antes consumiam a tarde inteira do analista.

• Limpeza de texto livre: unificar grafias diferentes do mesmo defeito em milhares de linhas, devolvendo o mapa de-para para você conferir.
• Recortes alternativos: gerar o mesmo Pareto por turno, por equipamento e por fornecedor em uma única passada, para comparação.
• Conversão de unidade: transformar contagem em custo ou em horas quando existe uma tabela de referência para multiplicar.
• Estabilidade da ordem: quebrar o período em fatias e informar se as três primeiras posições se mantiveram.
• Texto de leitura: escrever o parágrafo que explica o gráfico para quem vai receber o relatório, no vocabulário da área.

Quatro dos cinco itens são preparação e conferência. Só o terceiro é análise. É esse o padrão que eu vejo se repetir em toda ferramenta da qualidade assistida por modelo de linguagem. Ele aparece igual quando o assunto é IA e diagrama de Ishikawa. A máquina acelera o que cerca a decisão e não toma a decisão.

Em times que já operam com agentes de IA em processos rodando de forma programada, esses cinco itens viram rotina automática. O analista recebe o material já conferido. O julgamento continua acontecendo na reunião, com gente, só que sobre um dado limpo.

Na etapa de medição de um projeto, esse ganho de preparação é o mais direto de todos. O artigo sobre IA na fase medir detalha o que vale automatizar antes de qualquer gráfico aparecer.

A divisão de trabalho, linha a linha

A tabela abaixo é o resumo operacional de tudo o que veio até aqui. Ela separa cada etapa da análise em três colunas. Uma traz o que a máquina resolve e outra o que fica com você. A terceira é a pergunta de conferência daquela etapa.

São sete etapas na frente, nas mesmas quatro colunas da tabela acima. No verso estão as sete perguntas de conferência. Há espaço em branco para você anotar a unidade escolhida, a janela de tempo e o critério de desempate daquela análise. Imprima uma folha por Pareto e anexe ao relatório.

Ver a tabela de decisão ampliada

O verso é a parte que costuma sobreviver ao dia a dia. Anotar a unidade e a janela ao lado do gráfico custa trinta segundos e resolve a discussão de daqui a três meses. Alguém vai trazer um Pareto novo e vai querer comparar com este.

Sete perguntas para conferir o Pareto que a máquina te deu

Este é o roteiro curto, para usar com o Pareto já pronto na tela. Nenhuma das perguntas exige refazer conta. Todas exigem olhar para fora do gráfico, que é justamente onde a máquina não olhou.

1. Qual é a unidade da barra? Se for contagem, confirme que contagem é o que dói. Se for custo, confirme de onde veio a tabela de conversão.
2. Quem escolheu as categorias? Se foi o modelo, peça o mapa de-para e leia. Se veio da planilha, pergunte quando esse recorte foi criado e por quê.
3. Quanto pesa a caixa residual? Passando de um décimo do total, ela precisa ser aberta antes de qualquer conclusão.
4. Qual é o período e o que aconteceu nele? Parada, troca de fornecedor e equipe nova mudam a leitura e não aparecem no arquivo.
5. A ordem do topo é estável? Quebre por mês e compare as três primeiras posições antes de assumir que existe um padrão.
6. O empate no topo foi resolvido por critério ou por acaso? Diferenças pequenas exigem um segundo critério vindo de fora da tabela.
7. A meta foi desdobrada para os vitais? Trabalhar só nos primeiros itens exige deles uma redução maior do que a do total.

Sete perguntas levam uns dez minutos na primeira vez e menos de cinco depois que viram hábito. É pouco diante do tempo que se perde atacando a categoria errada por um trimestre inteiro. Esse mesmo roteiro cabe dentro de um MASP, entre a etapa de observação e a de análise, sem alterar o método.

O que o Pareto não responde, com ou sem IA

Vale dizer o óbvio porque ele se perde: o gráfico mostra onde o problema se concentra e não mostra por que ele acontece. Priorização não é causa. Um modelo de linguagem, quando recebe o gráfico, tende a completar o raciocínio com uma explicação plausível, e plausível não é o mesmo que verificado.

Depois do corte vem outra ferramenta, sempre. Levantar hipóteses de causa pede diagrama de Ishikawa ou cinco porquês, e a prova de que uma hipótese sustenta é trabalho de análise de dados. O artigo sobre IA na fase analisar trata exatamente da distância entre correlação e causa nesse ponto.

Separe também o Pareto de duas ferramentas que se parecem com ele e respondem outra coisa. A curva ABC classifica itens de estoque por representatividade de valor, com foco em gestão contínua. O histograma mostra a distribuição de uma variável numérica, não a comparação entre categorias. As três usam barras e não medem a mesma coisa.

Fechado o corte e identificada a causa, o que falta é a ação. Um 5W2H com responsável e prazo é o que transforma o gráfico em algo que muda o processo. Sem essa última etapa, o Pareto é um diagnóstico bem desenhado que não altera nada.

Quando não usar IA nenhuma aqui

Em três situações colar a tabela num chat atrapalha mais do que ajuda. Reconhecer isso vale mais do que qualquer prompt bem escrito.

• Poucas categorias e dado limpo. Com oito linhas numa planilha, o Pareto sai mais rápido na própria planilha, e você mantém contato com o número.
• Dado sensível sem política definida. Nome de cliente, valor de contrato e informação de pessoa não vão para ferramenta externa sem regra escrita da empresa.
• Quando a discussão é sobre o recorte. Se o time ainda discute o que é uma ocorrência, o gráfico pronto encerra a discussão cedo demais e do jeito errado.

A terceira é a mais perigosa das três. Um gráfico bem formatado tem autoridade visual, e autoridade visual encerra debate. Quando a definição da categoria ainda está aberta, o desenho fecha a definição por decreto, e ninguém percebe que a decisão foi tomada.

Por isso a ordem que eu recomendo é conversa primeiro, gráfico depois. Decidir a unidade e o recorte leva quinze minutos numa sala e resolve o resto do trabalho. É a mesma lógica que sustenta qualquer rotina de melhoria contínua: a ferramenta entra depois que a pergunta está clara, nunca no lugar dela.

O relatório do turno, de novo

Voltando a Lafaiete: o relatório continuava chegando ordenado por quantidade, e o que mudou não foi o gráfico. Foi a coluna que ele passou a medir, e a conversa que antecedeu essa troca. O desenho veio depois, quase como formalidade.

Se eu tivesse um modelo de linguagem naquela época, teria economizado dias de trabalho braçal. Teria unificado as descrições escritas à mão, gerado os recortes por turno e por trecho, e escrito o texto do relatório. Nenhuma dessas tarefas era onde estava a dificuldade.

A dificuldade era perguntar o que a barra devia medir, e essa pergunta continua sendo sua. Uma ferramenta que faz a conta em dois segundos aumenta o valor de quem sabe qual conta pedir, e não o contrário.

O procedimento completo do Pareto está no capítulo 24 do Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt. O capítulo traz o exemplo dos itens vitais e o desdobramento da meta. Se você quer as sete ferramentas em formato de trabalho, baixe o kit de ferramentas Lean Seis Sigma, que reúne os modelos preenchíveis. E se o seu próximo passo é conduzir projeto do começo ao fim, te convido a conhecer as academias de certificação.