Modelo de plano de auditoria em Excel

O plano de auditoria é a peça que quase todo sistema de gestão tem pela metade. Existe um calendário com datas, às vezes existe uma checklist, e entre as duas coisas falta o documento que diz o que aquela auditoria vai olhar, contra qual critério e em que horário. O resultado é auditoria que acontece e não cobre o ciclo.

Duas coisas diferentes precisam existir. O programa anual, que é o conjunto de auditorias do período e responde pela cobertura de todos os processos e requisitos. E o plano individual, que é o documento de uma auditoria só, com escopo, critério, agenda por horário e amostra prevista.

Este artigo trata do que vem antes da visita. A matriz que cruza processo, requisito e período. O critério de frequência por risco. A designação de auditor, o calendário publicado em janeiro, a preparação pelos achados anteriores e a amostra definida antes de entrar na área.

A condução dentro da sala é outro assunto, tratado no artigo irmão sobre auditoria interna da qualidade. Aqui o foco é a planilha: as abas, as colunas, as fórmulas de acompanhamento e o que fazer quando a aderência cai.

O programa anual de 22 auditorias, o plano de compras com agenda das 08:30 às 16:30 e os percentuais de aderência foram montados para este artigo, no formato dos kits de metodologia da Voitto. São ilustrativos: mostram a mecânica e a ordem de grandeza, não uma empresa real. As contagens de auditorias por mês, as durações das janelas e os percentuais foram conferidos em Python.

Programa de auditoria e plano de auditoria não são a mesma coisa

Duas palavras parecidas nomeiam documentos diferentes, e confundi-las é a origem da maior parte dos programas que não fecham o ano. O programa é o conjunto de auditorias previstas para um período, normalmente doze meses. O plano de auditoria é o documento de uma auditoria só: aquela, naquele processo, naquele dia.

O programa responde uma pergunta de cobertura: tudo o que precisa ser auditado foi auditado dentro do ciclo? O plano responde uma pergunta de execução: esta auditoria vai olhar o quê, contra qual critério, com quem e em que horário?

O que o programa anual precisa conter

Um programa que sustenta auditoria de certificação não precisa ser bonito, precisa ser completo. Seis colunas resolvem quase tudo, e cada uma existe porque a ausência dela gera pergunta em auditoria externa.

• Processo ou área. A unidade auditável, escrita como aparece no mapa de processos. Nome improvisado quebra o cruzamento com a matriz de cobertura.
• Requisitos aplicáveis. As cláusulas da norma e os documentos internos que servirão de critério naquele processo.
• Frequência e justificativa. Não basta escrever semestral: precisa estar registrado por que aquele processo é semestral e o vizinho é anual.
• Período previsto. O mês, não a data exata. Data exata no programa anual envelhece na segunda semana.
• Auditor designado. Nome ou função, com a checagem de independência feita.
• Status e data real. As colunas que transformam o programa em instrumento de acompanhamento em vez de intenção arquivada.

Se o sistema ainda está sendo estruturado, alinhe o programa com o desenho feito em como montar um sistema de gestão da qualidade: auditar processo que não foi definido gera achado sobre o mapa, não sobre a operação.

A matriz de cobertura: processo, requisito e período

A matriz de cobertura impede o buraco silencioso. Ela cruza os requisitos da norma com os processos onde cada um será verificado e indica em qual período. Sem ela, é comum descobrir em outubro que a cláusula de competência nunca entrou em nenhum escopo.

Repare na linha 9.2. O programa também é auditado, e quem o escreveu não pode verificá-lo. Em empresa pequena resolve-se com auditor de outra unidade, consultor externo ou auditoria cruzada entre duas pessoas que auditam o trabalho uma da outra.

Como definir a frequência por risco e por histórico

Auditar tudo com a mesma frequência gasta hora de auditor em processo estável e deixa processo crítico com uma visita por ano. A frequência precisa sair de um critério escrito, simples o bastante para ser refeito no ano seguinte sem discussão.

Três fatores bastam. Impacto no cliente ou no produto, de 0 a 3. Achados no ciclo anterior, de 0 a 2. Mudança relevante no período, de 0 a 2. A soma define a faixa: de 6 a 7 pontos, quadrimestral; de 3 a 5, semestral; de 0 a 2, anual.

Com esses doze processos o ciclo fecha em 22 auditorias: dois quadrimestrais rendem 6, seis semestrais rendem 12 e quatro anuais rendem 4. O número importa porque vira hora de auditor, o recurso quase sempre subestimado.

Exemplo de programa anual de auditoria preenchido

Abaixo, o programa que sai da pontuação anterior. Uma linha por processo, com os meses previstos e o total no ano. As 22 auditorias distribuídas nos meses batem com a soma da penúltima coluna, conferida em Python.

A carga por mês é o segundo teste. Fevereiro tem 2, março 2, abril 2, maio 3, junho 2, julho 1, agosto 1, setembro 2, outubro 4 e novembro 3. Janeiro e dezembro ficam vazios de propósito: auditoria que escorrega para a última semana do ano não é realizada, é registrada como realizada.

A designação do auditor e a regra de independência

A regra é curta: ninguém audita o próprio trabalho. A aplicação confunde, porque em empresa de 40 pessoas o auditor da qualidade participa de metade dos processos de alguma forma.

O teste prático são três perguntas. O auditor responde pelo resultado do processo? Aprovou algum documento que servirá de critério? Reporta a quem responde pelo processo? Um sim em qualquer delas exige troca.

Repare no cruzamento entre produção e saídas não conformes: a pessoa da produção audita o tratamento de não conformidade, e a da qualidade audita a produção. É a solução comum em empresa pequena e funciona, desde que as duas auditorias não caiam na mesma semana, para não virar troca de favores.

O calendário publicado no início do ano

Programa aprovado em janeiro que fica no computador do responsável pelo sistema é rascunho. Precisa virar calendário visível, com mês e responsável, disponível para quem será auditado.

A razão é operacional. Gestor que descobre a auditoria com três dias de antecedência resolve o conflito de agenda do jeito mais fácil, adiando. Calendário publicado em janeiro transfere esse conflito para janeiro, quando ainda dá para remanejar.

• Mês, não dia. A data exata sai no plano individual, de 10 a 15 dias antes.
• Nome do auditor. Aparece desde o início, porque a checagem de independência precisa ser contestável.
• Duração prevista. Meio período ou período inteiro, para o gestor reservar a pessoa certa.
• Onde fica. Mural da qualidade, intranet ou a mesma parede da gestão à vista onde já estão os indicadores da área.

Quem roda um programa 5S conhece a mecânica: o ritmo de auditoria de 5S cai no primeiro trimestre em que o calendário deixa de ser publicado. Com auditoria da qualidade é igual, só que o efeito aparece mais tarde, quando a certificadora pergunta pela cobertura do ciclo.

O plano individual: escopo, critério e o resto da página

O plano individual cabe em uma página. Existe para que auditor e auditado cheguem no dia com o mesmo entendimento, e para que ninguém descubra às 10 da manhã que a pessoa responsável por aquele registro está em viagem.

1. Identificação. Número da auditoria no programa, processo, data e turno.
2. Objetivo e escopo. O que se pretende verificar e as fronteiras: atividades, locais, período de registros.
3. Critério. Contra o que a conformidade será julgada, com a revisão de cada documento.
4. Equipe auditora. Auditor líder, auditores e eventual especialista técnico.
5. Agenda por horário. Janelas com início e fim, local e quem precisa estar presente.
6. Amostra prevista. Quantos itens de cada tipo e por qual critério de escolha.
7. Apoio. Checklist do processo, relatório anterior e achados em aberto.

Escopo é fronteira, critério é régua, e a troca entre os dois contamina o relatório inteiro, porque achado sem critério claro vira opinião.

A linha de exclusões parece burocracia e economiza uma hora de discussão no dia. E o critério precisa apontar a revisão: auditar contra a revisão 3 de um procedimento operacional padrão que já está na 4 produz achado derrubado em trinta segundos.

A agenda por horário e quem precisa estar em cada janela

A agenda é a parte do plano que mais devolve tempo. Transforma um dia de disponibilidade difusa em quatro janelas com a pessoa certa reservada, e libera o resto da equipe.

Três regras a fazem funcionar. Janelas de 60 a 90 minutos, porque abaixo disso não dá tempo de puxar registro e acima disso a atenção cai. Uma pessoa-chave por janela, nunca a área inteira. E uma janela fechada, sem auditado, para consolidar evidência antes do encerramento.

• Reserve o intervalo. Quinze minutos entre janelas, para a nota ser escrita enquanto a conversa está fresca.
• Marque o local. Sala, posto ou almoxarifado. Deslocamento não previsto come a janela seguinte.
• Nomeie o participante. Comprador sênior é melhor que equipe de compras, porque nome específico entra na agenda da pessoa.

A condução dentro de cada janela, a forma de perguntar e o registro do achado são outro assunto, tratado em como fazer uma auditoria interna da qualidade. Aqui interessa que a janela exista, tenha dono e caiba no relógio.

Exemplo de plano de auditoria individual preenchido

O plano abaixo é da auditoria 04 do programa: compras e provedores externos, primeira passagem do ano. As janelas somam 8 horas de agenda, das quais 4 horas e 45 minutos são de auditoria efetiva, conferidas no somatório dos intervalos.

Duas escolhas merecem atenção. A janela das 14:15 entra em processo de outra área, porque o tratamento da não conformidade de provedor atravessa compras e qualidade: sem isso o rastro morre na porta do recebimento. E a consolidação das 15:15 é mais longa que o costume porque auditoria de compras gera muita evidência documental.

A preparação do auditor: ler os achados anteriores antes de tudo

A preparação começa pelo relatório da auditoria anterior daquele processo, não pela norma. A norma o auditor já conhece. O que ele não sabe de cor é o que foi encontrado ali no ciclo passado e o que aconteceu depois.

A leitura monta a lista de verificações de continuidade. Cada achado anterior gera uma pergunta no plano atual, e ela não é se a ação foi concluída, é se ela funcionou.

A terceira coluna é onde a auditoria deixa de ser repetição. Verificar se a ação foi implementada é conferência de tarefa. Verificar se o problema parou de acontecer exige a mesma disciplina de uma análise de causa raiz: se a causa não foi atacada, o achado reaparece com outra roupa.

Definir a amostra antes da visita

Amostra escolhida no dia é amostra escolhida pelo auditado. Não por má fé, e sim porque quem traz a pasta traz a que está organizada. O plano precisa dizer quantos itens de cada tipo serão examinados e por qual critério.

O critério importa mais que o tamanho. Oito pedidos escolhidos como três de maior valor, dois de item crítico e três aleatórios valem mais que trinta pedidos consecutivos do mesmo mês.

São 27 itens dentro das 4 horas e 45 minutos de auditoria efetiva, cerca de 10 minutos e meio por item. Esse cálculo impede o plano irreal: pedir 60 itens em um dia produz auditoria superficial em 60 registros, pior que auditoria séria em 27.

A checklist por processo é guia, não script

A checklist existe para garantir cobertura, não para conduzir a conversa. Auditor que a lê em voz alta, de cima para baixo, produz auditoria que confirma o procedimento e não descobre o que acontece.

A diferença está no conteúdo. Ela lista o que precisa ser evidenciado, não as perguntas a fazer. A pergunta nasce no momento, a partir do que foi respondido antes.

No formato, a checklist se aproxima de uma folha de verificação, com uma diferença: reserve um terço do espaço em branco, porque o achado relevante quase nunca está na linha escrita em casa.

A comunicação prévia: o que é enviado e quando

O plano é enviado de 10 a 15 dias antes ao gestor do processo, aos participantes nomeados na agenda e ao responsável pelo sistema. Prazo menor não dá tempo de remanejar pessoa; prazo maior faz o plano ser esquecido.

• O plano em anexo. Com escopo, critério, agenda e amostra prevista. Não mande só a data.
• O que precisa estar disponível. Quais registros, de qual período e em qual sistema, para evitar a meia hora de busca no meio da janela.
• Confirmação de agenda. Peça resposta nomeando quem estará em cada janela, porque silêncio não é confirmação.
• Reserva de sala. Feita pelo auditor, não pelo auditado, junto com o envio.

Um ponto gera atrito: comunicar o plano não é comunicar a amostra específica. Enviar a lista dos oito pedidos dá tempo de arrumar os oito. Envie o critério de escolha e a quantidade, e leve a lista fechada no dia.

Como registrar o programa e o plano no Excel

Cinco abas cobrem o ciclo inteiro. O erro comum é começar com uma aba só, misturando programa, planos e achados, o que impede qualquer cálculo de acompanhamento.

Três fórmulas sustentam o acompanhamento. CONT.SES sobre a aba Programa para contar realizadas e planejadas por trimestre. ÍNDICE com CORRESP para puxar os achados em aberto do processo na hora de montar o próximo plano. E CONT.SE na aba Cobertura para acusar cláusula sem nenhum período marcado, o furo que ninguém enxerga a olho nu.

• Status por lista suspensa. Planejada, reagendada, realizada, cancelada. Texto livre inutiliza toda contagem.
• Data planejada e data realizada separadas. Sobrescrever a primeira apaga o histórico de atraso, que é o dado útil.
• Número da auditoria como chave. É ele que liga programa, plano, amostra e achado.

O acompanhamento do programa: realizadas sobre planejadas

O indicador do programa é aderência: auditorias realizadas sobre planejadas no período. É chato e é o único que denuncia o programa morrendo antes de a certificadora chegar.

Acompanhado só no fim do ano, não serve, porque em dezembro não dá para recuperar. Medido por trimestre, avisa com meses de antecedência.

A última linha faz a conversa acontecer. Faltam 10 auditorias em um trimestre que tinha 7 planejadas, 43% de carga extra em outubro e novembro, com dezembro fora. Alguém precisa decidir entre apoio externo, remanejamento de auditor ou reconhecer que o ciclo fechará incompleto, com justificativa registrada.

Dois números completam a leitura: o prazo médio entre a auditoria e o relatório e o percentual de achados com ação concluída no prazo. Se os achados se concentram em poucos processos, um diagrama de Pareto por processo mostra onde o sistema cede, e isso realimenta a pontuação de frequência do ciclo seguinte.

Quando ajustar o programa no meio do ano

Programa anual não é contrato. A norma pede que ele considere mudanças e resultados de auditorias anteriores, o que é uma instrução para alterá-lo quando a realidade muda. O que não pode é alterar sem registro.

1. Não conformidade maior. Antecipe a auditoria daquele processo e amplie o escopo para os vizinhos que compartilham a causa.
2. Reclamação relevante de cliente. Auditoria extra no processo envolvido, com escopo estreito.
3. Mudança de processo, sistema ou planta. Novo ERP, layout novo ou provedor crítico trocado pedem auditoria em até 90 dias.
4. Troca de responsável. Gestor novo, critério novo. Antecipe para o trimestre seguinte.
5. Preparação para certificação. O ciclo precisa fechar antes da auditoria externa, o que costuma exigir comprimir o calendário.

O ajuste entra como revisão do programa, com data, motivo e aprovação. Programa na revisão 3 em outubro, com os três motivos escritos, é sinal de sistema vivo. Programa na revisão 1 com 40% de aderência é sinal do contrário.

O mecanismo é o do ciclo PDCA aplicado ao próprio programa: planeja, executa, verifica aderência e qualidade dos achados, ajusta frequência e cobertura no ciclo seguinte. Quando um achado se repete no mesmo processo em dois ciclos, os 5 porquês aplicados ao achado recorrente costumam revelar que a causa nunca foi tocada.

Por onde começar se o programa ainda não existe

Empresa que nunca teve programa formal não precisa começar pela matriz completa. Precisa de uma lista de processos e de uma decisão de frequência que caiba na equipe disponível.

1. Liste os processos. Use o mapa existente. Se não existe, liste as áreas e refine depois.
2. Pontue impacto, achados e mudanças. Meia hora com o responsável pelo sistema e um gestor resolve os doze primeiros.
3. Feche a frequência e conte as auditorias. Passando de duas por mês, reduza a frequência dos processos de menor pontuação.
4. Monte a matriz de cobertura. Cada cláusula aplicável precisa de ao menos um período marcado.
5. Designe auditores. Uma linha por auditoria, com a área de origem do auditor ao lado.
6. Publique o calendário e escreva o primeiro plano. Os seguintes saem por cópia.

O primeiro ciclo não terá aderência de 100%, e isso é esperado. O que precisa existir no fim do ano é o registro do que foi planejado, do que foi realizado e do motivo de cada diferença. Esse registro é a base da conversa de frequência do ciclo seguinte.

Se o objetivo é certificação, o ciclo completo precisa fechar antes da auditoria externa, com todos os processos e cláusulas cobertos ao menos uma vez. O roteiro de preparação está em como conseguir a ISO 9001, e a condução de cada auditoria, em como fazer uma auditoria interna da qualidade.