Padrão visual da área: o Seiketsu do 5S com 13 exemplos e modelo para imprimir

Na MRS, os programas de melhoria contínua incluíam o 5S. Durante dois anos respondi pela operação de Lafaiete, e entre a minha mesa e quem conduzia o trem havia dois degraus de chefia. Ali eu vi quanto um combinado perde quando depende de alguém para repeti-lo. O padrão visual existe para encurtar esse caminho.

O quarto senso do 5S lida com esse mesmo problema. Depois de separar, ordenar e limpar, a área chega a um estado bom, e o time costuma chegar ali com pouco gás. O Seiketsu pergunta se esse estado aguenta a troca de turno, as férias do líder e a chegada de gente nova. A foto do padrão é a resposta que dispensa intermediário: a própria área mostra como deve estar.

Neste artigo eu leio o modelo de Padrão Visual da Área (S09) do Kit de Ferramentas 5S contra o Seiketsu de 13 planos de 5S ilustrativos, um por setor. Mostro o que cada parte do modelo pede, o que os planos registram dela e onde o registro fica em branco.

O que é padrão visual no Seiketsu

Padrão visual é o que mostra o estado certo de uma área sem que alguém precise explicar: a foto da prateleira arrumada, a faixa no piso, o contorno da ferramenta, a cor da etiqueta. No 5S ele nasce no Seiketsu, o quarto senso, e serve de gabarito para comparar a área com o combinado.

Na seção 5.8 do meu livro, o Guia Prático Lean Seis Sigma Black Belt (página 39), o Seiketsu aparece com o nome de senso de saúde, e a orientação de aplicação começa assim: “O controle visual é o mais indicado nessa fase”. O parágrafo seguinte abre com a outra metade: “É nessa fase que é feito um plano de manutenção para os três primeiros sensos”. O kit chama a mesma etapa de padronização, e o cronograma de implantação do 5S explica de onde vem a diferença de nome.

Quem chega compara a área com a foto e sabe, sozinho, o que está fora do lugar. Nesse ponto o padrão é comunicação visual aplicada ao estado da área. Por isso a foto precisa estar onde a comparação acontece, e precisa dizer de quando é.

A folha S09 tem duas páginas. Na primeira ficam os padrões visuais criados, com o lugar onde cada um foi publicado e o que ele define. Também fica ali o registro de cada foto-padrão com número e data. Na segunda ficam as regras de saúde e segurança da área, o plano de comunicação e treinamento. Por fim, um quadro com uma pergunta só: quem mais usa a área e ainda não foi treinado? O modelo resume a intenção numa linha, “padrão não comunicado não existe”.

O que 13 planos preenchidos mostram sobre o padrão visual

Separei o bloco do Seiketsu em cada plano e li as treze versões em sequência. Sete coisas se repetem.

• O ponto de partida se repete. Em 9 dos 13 planos, o achado de entrada descreve cada turno, equipe ou analista guardando do seu jeito. Nos outros quatro faltava um item específico: etiqueta de validade, demarcação entre aprovado e quarentena, lista do kit.
• A foto do padrão está nos 13. Todos os planos publicaram foto. O que muda é o lugar: a parede da área, o móvel, a própria caixa ou um guia que anda com a equipe. A figura da seção sobre onde publicar mostra a distribuição.
• A versão aparece, a data quase nunca. Nove planos registram a evidência como “padrão v1”. Só o financeiro publica o POP e a política de nomenclatura com versão e data, e essa data é do documento. Nenhum plano anota número e data de cada foto, que é justamente a tabela de registro da página 1.
• O treino some no fechamento. Dez planos registram, na linha do quinto senso, um treino com lista de presença. Só quatro levam o treino ao bloco 8: farmacêutico, produção, saúde e serviços. Seis põem o padrão na integração de quem chega. A pergunta sobre quem mais circula pela área não tem resposta em nenhum dos 13.
• As regras escritas são do programa. O bloco 3 dos 13 planos traz critério de descarte, identificação e papéis. A página 2 do S09 pede outra coisa. Ela quer regras de segurança e saúde do lugar. Quatro planos chegam perto. Na logística, é a faixa vermelha do corredor de emergência. Na sustentabilidade, os perigosos só ficam em abrigo coberto. Na manutenção, é o cartaz das 5 regras na entrada da oficina. Na saúde, é o “nada de caixa de papelão no posto”.
• Três áreas somaram um quadro de gestão à vista. Produção, saúde e serviços publicaram um quadro de gestão à vista junto com as fotos. Na ala B da saúde, é nele que a evidência do padrão foi registrada.
• A foto termina dentro de um documento. Os 13 planos publicam um POP ou procedimento no bloco 8. No alimentício, o padrão foi incorporado às boas práticas de fabricação. A produção de elevadores levou a folha de setup para a documentação da engenharia de processos.

O Seiketsu dos 13 casos lado a lado

Cada plano ilustrativo ocupa uma linha da tabela. As colunas trazem o problema de entrada, a entrega combinada, o lugar onde a evidência ficou e a nota do 4S no começo e no fim do senso.

Como preencher o modelo de padrão visual da área

A ordem de preenchimento acompanha a ordem em que o padrão visual nasce:

1. Liste cada padrão que o senso criou. O cabeçalho identifica a área piloto, quem lidera o programa e quando a folha foi preenchida. No inventário, uma linha por padrão: a faixa, o contorno, a etiqueta, a foto. Para cada um, anote onde ele está publicado e o que ele define.
2. Fotografe o estado certo e numere a foto. A tabela de registro pede local ou estante, número da foto e data. O modelo avisa que a foto se refaz quando o padrão evolui. A data é o que diz qual foto vale. Foi o campo que os 13 planos deixaram vazio.
3. Escreva as regras que valem ali. A página 2 tem seis linhas para segurança e saúde. A orientação do modelo é curta: regra com exceção não é regra. Se a área tem um corredor que não pode ser ocupado, ele entra aqui.
4. Monte o plano de comunicação e treinamento. Quem treinar, quando, com que conteúdo e qual evidência. O modelo defende que 40 minutos no local valem mais que 4 horas em sala. Eu concordo, porque o padrão visual se ensina apontando para ele, no próprio gemba.
5. Responda quem mais usa a área. O exemplo impresso no modelo são os terceiros da manutenção que retiram peça no fim de semana. Para esse grupo, o modelo prevê um treino de 15 minutos combinado com o supervisor deles. Limpeza terceirizada, turno da noite e fornecedor que descarrega na doca costumam estar nessa lista.

A dica do modelo propõe um teste que eu uso para saber se o quarto senso fechou: tire o líder da área por uma semana. O que degradar primeiro mostra onde falta padrão. O mesmo quadro traz um critério que dispensa o teste: se alguém precisa ficar do lado para outro entender, o padrão ainda não é visual.

Onde publicar a foto do padrão para ela ser usada

O COMO USAR do S09 manda publicar o padrão onde ele é usado, não numa pasta no servidor. Os 13 planos obedecem, e mesmo assim a foto foi parar em quatro lugares diferentes.

• Na área. A foto na parede mostra o conjunto. Serve para quem chega e para quem audita. Mas fica longe da mão de quem guarda.
• No móvel ou no posto. A foto fica onde o trabalho acontece: na estante, na bancada, na gaveta. É o degrau mais comum nos 13, porque a comparação é feita ali.
• No próprio objeto. A caixa ou o equipamento carrega o próprio gabarito. Ninguém precisa abrir para saber o que vai dentro.
• Com quem trabalha. Quando a área se desloca, como o baú de uma van ou o carro de uma camareira, o padrão precisa ir junto. Um guia de bolso faz o mesmo papel para equipes espalhadas por um canteiro.

Para escolher o degrau, eu começo pela pessoa. Onde ela está na hora de comparar a área com a foto? Diante da estante, a foto vai na estante. No corredor do hotel, vai no carro. A resposta costuma aparecer em minutos.

Depois do lugar, vem a data. Quando o padrão visual muda, a foto nova precisa substituir a antiga no mesmo ponto. O registro de número e data da primeira página é o que permite a qualquer um conferir se a imagem pendurada ainda é a atual.

Sinais de que o padrão visual está escorregando

A área raramente volta ao estado antigo de uma vez. Ela escorrega aos poucos, e a gente, que passa por ali todo dia, se acostuma com cada pequena diferença. Estes são os sinais que eu procuro numa caminhada pelo gemba, antes de qualquer auditoria:

• A foto não bate com a área, e ninguém estranha. O padrão visual mudou por um bom motivo, mas a imagem antiga continua pendurada. A partir daí, quem compara a área com a foto aprende a ignorar a diferença.
• As perguntas voltam para o líder. Se alguém precisa perguntar onde vai uma peça que a foto deveria mostrar, a foto falhou. Ou está no lugar errado, ou está ilegível, ou não cobre aquele item.
• A regra ganha um “só hoje”. O corredor que não podia ser ocupado recebe um palete por uma tarde. Na semana seguinte, recebe outro. É o que a frase do modelo sobre regra com exceção tenta evitar.
• A bagunça tem hora marcada. A área amanhece fora do padrão sempre depois do mesmo turno, do mesmo fornecedor ou da mesma equipe terceirizada. Quase sempre é alguém que ninguém incluiu no treino.

A auditoria 5S mede o desvio de fora e com nota, na data que o calendário de auditorias marca. Os sinais acima aparecem antes dela, para quem trabalha na área. Cada um aponta para uma parte do S09: registro de foto, publicação, regras e a lista de quem mais usa a área.

Dos quatro, o primeiro é o mais barato de prevenir. A dica do S09 fecha com uma frase que eu gostaria de ver impressa ao lado de toda foto-padrão: foto sem data vira decoração em três meses. A data diz a quem está diante da estante se aquela imagem ainda é o combinado. Ao líder, diz quando foi a última vez que alguém olhou para ela com atenção.

Nos 13 planos, essa é a lacuna que se repete em todos. As fotos existem, estão no lugar certo e, em nove casos, a evidência ficou registrada como padrão v1. Nenhum plano registra a data de cada foto. Enquanto o padrão não muda, a falta passa despercebida. Na primeira revisão do layout, ela aparece. Ninguém sabe dizer qual das fotos da parede é a atual, e a comparação que o Seiketsu construiu volta a depender de perguntar para alguém.

13 exemplos de padrão visual da área, com PDF para baixar

Os 13 exemplos abaixo reúnem o Seiketsu de cada área no formato do S09: problema de entrada, padrões criados, lugar da evidência, documento e treino. Onde o plano do caso deixa um campo sem registro, a folha em PDF mostra a lacuna em itálico, em vez de preencher com suposição. A miniatura amplia a folha na própria página. O botão vermelho baixa o arquivo, e Esc fecha a ampliação. Todos os casos são ilustrativos, criados para ensinar o preenchimento.

1. Produção: ferramentaria da linha de montagem

Quando o Seiketsu começou, a ferramentaria da linha de montagem estava em 40% no 4S. Não havia padrão visual, e a arrumação mudava com o turno.

Entre 11 e 29/mai, o líder e a qualidade publicaram uma foto-padrão por bancada. Vieram junto a etiqueta única com nome, endereço e frequência, a demarcação de piso e um quadro de gestão à vista. A evidência ficou como padrão v1 no quadro da área. A nota subiu para 90%.

O bloco 8 registra os três passos que fazem o padrão visual durar: POP e fotos publicados em 30/jun, 17 pessoas treinadas com registro e o treino incluído na ficha de integração.

Para a folha ficar completa, faltaria o número e a data de cada foto. Na próxima revisão do padrão, é isso que diria qual imagem trocar.

Se eu fosse montar a lista de quem ainda falta treinar, começaria por este plano. No bloco 8, é o único que conta o treino por pessoa; os demais falam em time, equipe ou turno.

2. Alimentício: sala de pesagem e preparação

Rótulo manuscrito que ninguém conseguia ler, e nenhuma etiqueta padronizada de abertura e validade: foi assim que a sala de pesagem e preparação chegou ao quarto senso, com 45%.

De 16/mar a 03/abr, a qualidade e a supervisora criaram a etiqueta única de validade, verde no prazo e laranja para uso prioritário. A foto-padrão de cada área foi para a parede. O fluxo de pessoas ganhou demarcação. A sala saiu com 95%, empatada com o farmacêutico na nota mais alta do Seiketsu. O padrão foi incorporado ao procedimento de boas práticas de fabricação.

O ponto sensível da sala era o insumo vencido. A regra do programa manda separá-lo na hora e só descartá-lo com registro da qualidade. A etiqueta laranja chega antes disso e puxa o insumo para uso prioritário. No fechamento geral, a sala tinha 1 desvio interno de boas práticas por mês, contra 9 antes, e pesar um lote tomava 7 min, onde antes tomava 12.

A evidência aqui é o quadro do padrão na sala, sem a marca de versão que nove planos usam. O que eu levo deste plano é a etiqueta de validade: a cor se lê da porta da sala, antes de alguém chegar perto do rótulo.

3. Farmacêutico: almoxarifado de insumos

Etiquetas sem padrão e nenhuma marca no piso entre aprovado, quarentena e reprovado: assim o almoxarifado de insumos entrou no 4S, com 45%.

A farmacêutica e a qualidade conduziram o senso de 27/abr a 15/mai. Faixas de piso verde, amarela e vermelha passaram a dizer o status de cada posição. A etiqueta de posição ficou única, e cada rua ganhou a foto do padrão. Insumo com validade de até 60 dias recebe etiqueta laranja.

A entrega combinada tinha duas metades, publicar e treinar. O bloco 8 confirma as duas: POP revisado e 100% do time treinado com registro. O senso chegou a 95%.

O descarte tinha trava dupla. Insumo vencido, ou sem giro por 90 dias, leva cartão vermelho, mas só deixa a rua depois que a farmacêutica e a garantia da qualidade conferem juntas e registram a saída. Foram 68 cartões, todos com destino registrado. Os desvios de rastreabilidade, que eram 6 por trimestre, zeraram, e o inventário caiu de 6h para 2h30.

Eu mostraria este piso a quem acha que toda regra precisa estar escrita. Pela cor, até quem nunca entrou no almoxarifado entende de onde não pode tirar insumo.

4. Logística: doca de expedição 3

Na doca de expedição 3, a carga ia para onde o turno achava melhor, e o 4S marcava 35%.

Líder e equipe trabalharam de 25/mai a 12/jun. Faixas amarelas marcaram a circulação e a vermelha, o corredor de emergência. Cada área ganhou sua foto afixada, e as etiquetas da empilhadeira ficaram legíveis.

A faixa vermelha é o mais perto que este plano chega de uma regra de saúde e segurança. No bloco 3 ela aparece como intocável, dentro das regras do programa. No S09 ela ganharia uma linha na página 2, como regra da doca.

Com o padrão v1 no quadro da doca, a nota foi a 85%. O POP e o padrão fotografado foram publicados.

O treino tem registro: 40 min por turno para os 14 operadores, com lista de presença. Falta a lista de quem só passa pela doca, que costuma começar pelos motoristas de transportadora.

5. Manutenção industrial: oficina de manutenção

O planejador conduziu o Seiketsu da oficina de manutenção de 20/abr a 08/mai. O ponto de partida era 35%, numa oficina sem padrão visual, onde cada turno arrumava de um modo.

Toda prateleira recebeu etiqueta padrão. A entrada ganhou o cartaz das 5 regras, e cada bancada, a foto do padrão afixada. A oficina saiu com 85%. O POP da oficina foi publicado com o padrão fotografado.

Quais são as 5 regras do cartaz, o registro não conta. Se forem de segurança, cabem na segunda folha do modelo. Se forem do programa, essa folha continua por fazer. O treino de 1h por turno tem lista de presença dos 12 técnicos, e a integração de quem chega não aparece.

6. Produção de elevadores: pré-montagem de portas

Sem folha de setup e com o posto arrumado de um modo por turno, a pré-montagem de portas estava em 35%.

Entre 11 e 29/mai, o líder e um técnico fotografaram o padrão de cada estação, fizeram contorno e etiqueta nas ferramentas e criaram uma folha de setup por família de modelo.

Na engenharia de processos, a folha de setup entrou na documentação ao lado do POP do posto. O quarto senso fechou em 90%.

Como vários turnos passam pelo mesmo posto, a pergunta sobre quem mais usa a área teria resposta rápida, mas ela ficou em branco.

7. Manutenção de elevadores: base de manutenção e kit das 12 vans

Kit embarcado sem lista, posições sem etiqueta e peça usada solta no baú. Esse era o quadro da base de manutenção, com 35% no 4S.

O supervisor conduziu o senso de 15/jun a 03/jul. Na porta de cada baú foi uma lista única plastificada, com a foto da posição de cada item. As posições de maior giro receberam etiqueta com código e foto.

O descarte tinha uma exceção que a lista precisa respeitar. Peça parada por mais de 12 meses leva cartão vermelho e volta ao CD com aval do planejamento de peças, mas o item crítico de contrato fica fora dessa regra. Nos chamados de junho e julho, a parcela que exigiu retorno por peça em falta desceu de 14% para 5%.

A área de trabalho deste caso é a van, e o padrão viajou com ela: é o único plano em que a foto só aparece no degrau de quem trabalha. A evidência registrada é o padrão v1 no quadro da base, e a nota terminou em 85%. O POP da base saiu junto com a lista única do kit, e o treino não aparece no plano.

8. Saúde: posto de enfermagem da ala B

Cada equipe do posto de enfermagem da ala B tinha a própria arrumação, e a validade era conferida sem calendário. O 4S estava em 40%.

De 09 a 27/mar, a coordenadora e a farmácia puseram foto-padrão em gavetas e armários, etiquetas por classe com código de cor e um calendário da dupla checagem quinzenal com espaço para 2 assinaturas.

O procedimento do posto saiu em 30/abr, com as fotos, a regra do kit de urgência e a dupla checagem. Quatro equipes passaram por treino com registro, e a integração de novos profissionais ganhou o tema.

A evidência ficou no quadro de gestão à vista da ala, e a nota chegou a 90%.

Das regras do programa, uma já tem cara de regra de segurança do posto: nada de caixa de papelão.

9. Serviços: escritório da operação

Os atendentes do escritório da operação montavam cada um a sua posição, sem padrão de posto, e o 4S marcava 45%.

De 06 a 24/abr, o supervisor e a qualidade fixaram em cada painel a foto-padrão do posto e, ao lado dos monitores, o mapa da árvore de pastas. Gavetas e armários foram identificados. Um quadro de gestão à vista entrou na operação.

Com o mapa das pastas, o padrão visual alcança também o arquivo de rede. A nota final foi 90%. A trajetória completa do 5S nesta operação está no case de 5S em serviços.

O procedimento do posto padrão e do arquivo foi publicado em 15/mai. Os 3 turnos foram treinados com registro, e o tema faz parte da integração de novos atendentes.

10. Financeiro: sala, arquivo físico e pastas de rede

Nomenclatura de arquivo não existia no financeiro, nem etiqueta padrão. Cada analista salvava como preferia.

Mesmo assim, os 50% de entrada eram a nota mais alta entre os planos. A coordenadora conduziu o senso de 27/abr a 15/mai. O padrão de cada estante foi fotografado e afixado, e um guia de 1 página passou a explicar a política de nomenclatura. A evidência ficou como padrão v1 na porta da sala, com o guia no mural. Na saída, a sala marcou 90%.

É o único plano que publica o padrão com versão e data: o POP da sala e a política de nomenclatura. A data vale para o documento, e o plano não registra número nem data das fotos das estantes.

O guia vai para todo novato. Numa sala que vive de papel e de pasta de rede, o primeiro dia é quando o hábito de nomear arquivo ainda não se formou.

Eu leio a política de nomenclatura como o padrão visual de quem não vê a pasta: o nome do arquivo diz onde ele mora, como a etiqueta faz na estante.

11. Marketing: estúdio e almoxarifado promocional

Kit de evento sem lista padrão, montagem que mudava a cada evento e nenhuma regra visual para material obsoleto: o estúdio e o almoxarifado promocional partiram de 45%.

De 01 a 19/jun, a analista sênior identificou as caixas de brinde com etiqueta e foto. Também marcou com contorno os equipamentos do estúdio e pendurou um guia de 1 página nos murais. A nota foi a 85%.

No descarte, a marca antiga saiu sem exceção, e só o brinde bom virou doação, aprovada pela gerente. Item que ninguém previa usar nos 12 meses seguintes ganhou cartão vermelho. Cada kit passou a levar a lista de conteúdo na tampa. Nos 3 eventos cronometrados, montar um kit levou 1h10 em média, contra 3 h antes.

Aqui o padrão mora no objeto: a caixa mostra o que tem dentro antes de ser aberta, e só este plano ocupa esse degrau. A evidência é um quadro com a foto de cada estante, sem marca de versão. No bloco 8, o POP dos dois ambientes saiu publicado, e a lista do kit entrou no checklist oficial de eventos. O plano não registra treino. Das quatro partes da folha, só a primeira está registrada com clareza.

12. Hotelaria: rouparia central da governança

Nem a dobra nem a prateleira tinham padrão na rouparia central, e cada turno guardava à sua maneira: 40% no 4S.

Entre 20/abr e 08/mai, a governanta executiva afixou a foto do padrão em cada prateleira, pôs faixa de estoque mínimo nas etiquetas. Em cada carro, pendurou um guia plastificado de montagem. A evidência é o padrão v1 no quadro e o guia nos 7 carros.

O procedimento da rouparia foi publicado com o padrão visual. A integração de camareiras inclui montar um carro completo no padrão. É treino feito no local, com as mãos, do jeito que o S09 recomenda.

A rouparia fechou o senso em 90%. Ela ocupa dois degraus da figura: a foto fica na prateleira e o guia sai para os andares.

13. Sustentabilidade: central de resíduos do canteiro

Nenhum padrão visual de segregação existia na central de resíduos do canteiro, e cada equipe descartava do seu jeito.

Era a nota de entrada mais baixa entre os planos: 30%. A técnica de meio ambiente conduziu o senso de 25/mai a 12/jun. Cada baia ganhou placa com foto do que pode e do que não pode, e o piso ganhou faixas. Um quadro passou a mostrar o mapa, o índice semanal e a nota da auditoria.

A cartilha de bolso foi distribuída a todas as equipes, e a integração de novo contratado inclui uma passagem pela central.

Num canteiro, quem descarta está espalhado pela obra. Por isso a placa na baia e a cartilha no bolso fazem trabalhos diferentes.

Perigosos só em abrigo coberto com contenção: essa regra do programa merece uma linha entre as regras de segurança da central, que terminou o Seiketsu em 85%.

Ferramentas que andam com o padrão visual

Seiketsu só se sustenta sobre os três sensos anteriores. O programa 5S e a metodologia 5S explicam a sequência. O senso anterior, o Seiso e o cronograma de limpeza, entrega a área limpa que a foto vai registrar. Na lista de termos do Lean Enterprise Institute, o Seiketsu é a limpeza que resulta de repetir os três primeiros S com regularidade. Em inglês ele costuma virar standardize, padronizar. A implantação do programa 5S situa o Seiketsu no calendário do projeto.

Quando a foto vira documento, o caminho passa pelo POP e pela padronização de processos. O ciclo que mantém esse padrão vivo é o SDCA, comparado ao PDCA em PDCA e SDCA. Na linha de produção, ele se desdobra em trabalho padronizado.

Para o treino da página 2, a lição ponto a ponto cabe numa folha ao lado da foto. O treinamento no posto é o formato que o modelo recomenda. Um checklist curto ajuda a conferir se a área continua igual à imagem.

A leitura de entrada da área fica com o diagnóstico inicial da área. Para quem trabalha num projeto Lean mais amplo, o texto sobre 5S e Lean mostra onde os sensos se encaixam.

Modelo S09 em branco para imprimir

A folha em branco do Kit de Ferramentas 5S tem as mesmas duas páginas que os exemplos usam.

Área piloto, líder e data no topo. Página 1: inventário dos padrões visuais e registro das fotos, com número e data de cada uma. Página 2: até seis regras de segurança e saúde, o plano de treinamento e a lista de quem usa a área sem ter sido treinado.

Ver e baixar o modelo em branco

A primeira página pode ficar com o líder do programa, junto das fotos originais. A segunda funciona melhor impressa na própria área, onde quem chega lê as regras antes de mexer em qualquer coisa.

Se o seu quarto senso começa agora, te convido a escolher uma estante e fazer a foto dela esta semana, com número e data escritos no verso. Se você vai conduzir o Seiketsu em várias áreas e quer se preparar para liderar o programa com método, a Academia de Certificação da Voitto reúne as trilhas de formação com certificação ao final.