Símbolos do fluxograma: o que cada forma significa e o erro de uso de cada uma
Terminal, processo, decisão, documento, dados, atraso, armazenamento, subprocesso, preparação, inspeção e conectores: a forma de cada um descrita em palavras, o que significa e o erro de uso que o torna inútil.
{'tipo': 'p', 'html': 'Os símbolos do fluxograma não são enfeite. São vocabulário. Cada forma carrega um significado fixo, e é ele que permite a duas pessoas lerem o mesmo papel e enxergarem o mesmo processo.'}
{'tipo': 'p', 'html': 'Fluxograma é uma linguagem, e linguagem só funciona se as duas pontas usarem o mesmo dicionário. Quando quem desenha atribui um sentido a uma forma e quem lê atribui outro, o mapa deixa de informar e passa a confundir com aparência de rigor.'}
{'tipo': 'p', 'html': 'O erro mais comum não é desenhar feio. É usar o símbolo errado, e o pior deles tem nome: retângulo onde deveria haver losango. Quando a decisão vira atividade, o desenho esconde o ponto em que o processo se ramifica, que é onde mora quase todo o retrabalho.'}
{'tipo': 'p', 'html': 'Este é um artigo de consulta. Cada símbolo aparece com a forma descrita em palavras, o significado, o erro de uso mais frequente e um exemplo. No fim vêm a tabela-dicionário, a tabela dos erros estruturais e o checklist de revisão.'}
{'tipo': 'p', 'html': 'Sobre a procedência: aqui não se ensina a construir o desenho nem a escolher a ferramenta, porque isso já está no artigo de fluxograma. As formas seguem o conjunto herdado da norma ANSI e consolidado na ISO 5807:1985, e as divergências entre normas estão sinalizadas no texto. Nenhuma imagem é usada de propósito: cada símbolo é descrito pela geometria, para você reconhecê-lo em qualquer editor.'}
Fluxograma é uma linguagem, e o erro caro é de vocabulário
Um desenho de processo comunica por convenção, não por intuição. O leitor não deduz o que um losango quer dizer. Ele sabe, porque aprendeu.
Daí vem a consequência prática. Trocar o significado de uma forma quebra o documento inteiro, mesmo com o traço impecável. Mapa bonito com vocabulário inconsistente é pior que mapa feio com vocabulário certo, porque o primeiro passa na revisão.
O teste é cruel: entregue o desenho a quem executa o processo e não participou da reunião. Se essa pessoa precisa de legenda para ler o próprio trabalho, o vocabulário falhou.
De onde vem o vocabulário: ANSI, ISO 5807 e os dicionários vizinhos
O conjunto de formas que quase todo editor oferece vem da norma ANSI X3.5, publicada em 1970 para documentar programas e sistemas de informação. Ela nasceu para descrever software, não fábrica.
Em 1985 a ISO publicou a norma 5807, que consolidou esse vocabulário internacionalmente. É dela que vêm o retângulo de processo, o losango de decisão, o paralelogramo de dados e o pentágono de conexão entre páginas.
Há uma segunda origem, mais antiga. As cartas de processo da ASME, do estudo de métodos industriais, trazem cinco símbolos próprios: círculo para operação, seta para transporte, quadrado para inspeção, letra D para espera e triângulo invertido para armazenamento.
As duas famílias convivem no mesmo chão de fábrica, e daí sai boa parte da confusão de convenção. Quem veio de métodos desenha inspeção com quadrado, quem veio de sistemas desenha com losango, e os dois estão certos dentro da própria norma.
Há ainda dicionários vizinhos que não são fluxograma. O BPMN é uma notação formal de processos de negócio, com eventos e gateways tipados. O mapa do fluxo de valor é outro alfabeto, feito para carregar tempo, estoque e fluxo de informação. Se a dúvida é qual notação adotar, o qual metodologia usar na indústria trata da escolha antes do primeiro traço.
Terminal: o retângulo de cantos arredondados
Forma. Retângulo com os dois cantos laterais totalmente arredondados, parecido com uma pastilha ou uma pista de atletismo. Muitos editores desenham o mesmo símbolo como oval, e a leitura é idêntica.
Significado. Marca onde o processo começa e onde termina, com no mínimo dois por desenho.
Erro de uso. Deixar o terminal com o texto Início e Fim. Enquanto ele não disser qual evento dispara o processo, cada pessoa da sala desenha um processo diferente. O segundo erro é ter um só terminal de fim quando o processo termina de várias maneiras.
Exemplo. Em vez de Início, escreva Cliente envia pedido pelo portal. Em vez de Fim, escreva Nota fiscal emitida. Esses dois textos fazem o trabalho que o como fazer um SIPOC faria em outra folha: fecham a fronteira.
Processo ou atividade: o retângulo
Forma. Retângulo simples, de cantos vivos. É o mais usado de todos.
Significado. Ação executada por alguém, que transforma algo. Começa por verbo e cabe em uma linha.
Erro de uso. Aqui mora o erro que este artigo existe para combater: o retângulo ocupa o lugar do losango, e o ponto de decisão desaparece disfarçado de atividade. O sintoma é fácil. Se o texto contém verificar, conferir, analisar ou validar, e logo depois o processo segue por dois caminhos, ali há uma atividade e uma decisão coladas.
O segundo erro é o retângulo enciclopédia. Quando descrever a etapa exige três linhas, existem duas etapas ali dentro. O detalhe de execução mora no procedimento operacional padrão, não no desenho.
Exemplo. O retângulo diz Conferir quantidade recebida contra o pedido. O losango seguinte pergunta Quantidade confere?, com saída não para a abertura de divergência.
Decisão: o losango, e a saída que ninguém desenha
Forma. Quadrado apoiado sobre um vértice, formando um losango. É o único símbolo do conjunto básico com mais de uma seta saindo.
Significado. Uma pergunta fechada feita ao processo, cuja resposta determina por onde o trabalho segue. O texto dentro do losango termina em ponto de interrogação, sempre.
Regra das saídas. Toda saída de losango precisa de rótulo escrito na seta: sim e não, aprovado e reprovado, dentro e fora da faixa. Seta sem rótulo é um buraco no documento, porque o leitor tem que adivinhar qual resposta leva a qual caminho.
Erro de uso. O mais frequente é a decisão com uma saída só. O desenhista rotula o sim, segue o caminho feliz e esquece o não. O que acontece quando reprova não está no papel, e é justamente aí que o processo consome tempo.
A regra das três saídas. Losango com três ou mais saídas quase sempre é mais de uma decisão empilhada, com dois critérios julgados ao mesmo tempo. Separe em dois losangos em sequência. A exceção legítima é a classificação por faixa numérica, em que o critério é um só.
Exemplo. Um losango pergunta Valor acima de R$ 5.000? e o seguinte pergunta Fornecedor homologado? As duas num losango só produzem quatro saídas e um mapa ilegível.
Documento: o retângulo de base ondulada
Forma. Retângulo cuja borda inferior ondula, imitando uma folha de papel vista de lado. Para vários registros, os editores desenham folhas sobrepostas.
Significado. Registro produzido ou consumido pelo processo: nota fiscal, ordem de serviço, laudo, checklist assinado.
Erro de uso. Usar o documento como etapa. O símbolo representa a coisa, não a ação de produzi-la: emitir a nota é retângulo, a nota é documento. O segundo erro é encher o mapa de registros que não decidem nada.
Exemplo. Na inspeção de recebimento, o retângulo diz Registrar resultado, e o documento pendurado nele é o Laudo, entrada da decisão de liberação do lote.
Dados, entrada e saída: o paralelogramo
Forma. Retângulo inclinado, com os lados de cima e de baixo horizontais e as laterais em diagonal.
Significado. Informação entrando ou saindo do processo, sem dizer em que meio. É o símbolo genérico de entrada e saída, herdado da documentação de sistemas.
Erro de uso. Confundir paralelogramo com documento. O documento é registro formal, com suporte e rastro. O paralelogramo é dado em trânsito, um campo em tela ou uma leitura de sensor. O erro oposto é representar toda entrada como retângulo, o que apaga de onde o dado vem.
Exemplo. No cadastro de cliente, o paralelogramo recebe Dados informados no formulário. O retângulo seguinte faz Validar CNPJ na base da Receita.
Atraso ou espera: a meia-lua, o símbolo mais esquecido
Forma. Meia-lua deitada, como um retângulo cortado ao meio com um dos lados substituído por uma curva. Nas cartas da ASME o mesmo conceito aparece como a letra D.
Significado. Tempo em que o trabalho existe, está pronto para seguir e não segue. Fila, aguardo de aprovação, lote esperando análise, peça parada até o próximo turno.
Por que ele revela tanto. Quase todo mapeamento sai sem este símbolo, porque as pessoas descrevem o que fazem e ninguém lembra do tempo em que não faz nada. O mapa mostra uma fila de retângulos que parece rápida, e o prazo real é dez vezes maior.
Erro de uso. Representar a espera como retângulo, com texto Aguardar aprovação do gestor. Aguardar não é trabalho, e registrar isso como atividade faz a fila entrar na conta como produção. Muitos editores nem oferecem a meia-lua na paleta padrão, e é por isso que a fila some por acidente.
Exemplo. Entre Coletar amostra e Liberar lote existem 26 horas de espera de resultado analítico. Essa meia-lua é maior que todos os retângulos somados. Quando a espera vira o objeto do estudo, o caso já pede o que é VSM.
Armazenamento: a forma parada que não é espera
Forma. Triângulo com a ponta voltada para baixo, na convenção das cartas de processo. Nos fluxogramas de sistemas ele aparece em formas de mídia, como o cilindro de banco de dados.
Significado. Material ou informação guardada de forma deliberada, sob controle, até que alguém decida retirá-la.
A diferença que importa. Espera é involuntária: o item está pronto e o processo não o puxa. Armazenamento é intencional, com regra de entrada e de saída. Confundir os dois muda o diagnóstico, porque espera é desperdício a eliminar e estoque é decisão de política a revisar.
Erro e exemplo. Marcar o almoxarifado como espera em mapa de manutenção é o deslize clássico. O almoxarifado é armazenamento, e a espera são as horas que a ordem fica parada quando a peça não está lá.
Subprocesso e preparação: o retângulo de barras e o hexágono
Forma do subprocesso. Retângulo comum com duas linhas verticais internas, uma junto a cada lateral, formando faixas estreitas nas bordas.
Significado. Uma etapa já documentada em outro lugar. O símbolo avisa que ali existe um fluxo inteiro, descrito em outro desenho.
Erro de uso. Usar o subprocesso sem dizer qual é o outro desenho. O símbolo exige a referência: nome, código ou versão do fluxo chamado. O erro oposto é desenhar tudo num mapa gigante. Mapa que não cabe numa folha A3 costuma estar pedindo dois subprocessos.
Forma da preparação. Hexágono alongado na horizontal, com as duas pontas laterais em bico e os lados de cima e de baixo retos.
Significado e erro. Preparo que antecede o trabalho sem transformar o produto: setup, carregamento de parâmetros, abertura de turno. Tratar setup como atividade comum apaga a informação que mais interessa a quem estuda capacidade.
Exemplo. O hexágono diz Trocar ferramental da prensa para o item 3040, com 38 minutos. Esse número sustenta a conversa sobre tamanho de lote e sobre trabalho padronizado.
Inspeção: o símbolo cuja convenção muda de norma para norma
Forma. Depende da escola. Na carta de processo da ASME, inspeção é um quadrado. Na tradição dos fluxogramas de sistemas não existe símbolo dedicado, e a inspeção vira um retângulo seguido de um losango.
Significado. Um ponto em que alguém compara o que foi feito contra um critério e emite um julgamento.
Erro de uso. Adotar as duas convenções no mesmo conjunto de documentos, obrigando o leitor a trocar de dicionário no meio da leitura. O erro mais grave é desenhar inspeção sem a decisão que vem junto, porque todo veredito tem pelo menos dois desfechos.
Na prática, prefira a forma de sistemas, porque ela obriga a desenhar as duas saídas. O quadrado sozinho permite esquecer o retrabalho.
Exemplo. Retângulo Inspecionar dimensional da peça, losango Dentro da tolerância?, saída não voltando para Retrabalhar usinagem. Esse laço é o que a metodologia MASP vai atacar depois.
Conectores: o círculo na mesma página e o pentágono entre páginas
Forma do primeiro. Círculo pequeno, com uma letra ou número dentro. Aparece sempre em par: um ponto de saída e um ponto de entrada com a mesma marca.
Significado. Costura dois trechos do mesmo desenho sem obrigar a seta a cruzar meio mapa, sobretudo em laços de retorno longos.
Forma do segundo. Pentágono, no formato de uma placa apontando para um lado. É o conector entre páginas, e o texto dentro indica a folha de destino.
Erro de uso. Conector solto, sem par. É o defeito mais silencioso do desenho, porque o mapa continua parecendo completo. O segundo erro é usar conector para esconder bagunça: oito conectores numa página indicam falta de organização, não de espaço.
Exemplo. A saída não da inspeção final entra no círculo C, que reaparece antes da montagem, na mesma folha. Na folha seguinte, o símbolo seria o pentágono.
O dicionário completo dos símbolos numa tabela
A tabela reúne o conjunto tratado até aqui, para consulta rápida e para colar na legenda do padrão da sua empresa.
| Símbolo | Forma descrita | O que significa | Erro comum de uso |
|---|---|---|---|
| Terminal | Retângulo de cantos totalmente arredondados, às vezes desenhado como oval | Início e fim do processo | Escrever só Início e Fim, sem dizer qual evento dispara e qual encerra |
| Processo | Retângulo de cantos vivos | Ação que transforma algo, com verbo no começo | Ocupar o lugar do losango e esconder o ponto de ramificação |
| Decisão | Quadrado apoiado sobre um vértice | Pergunta fechada que ramifica o caminho | Sair com uma seta só, deixando o desfecho negativo fora do papel |
| Documento | Retângulo com a base ondulada | Registro produzido ou consumido pelo processo | Tratar o documento como se fosse a atividade que o produz |
| Dados | Retângulo inclinado, com laterais em diagonal | Informação entrando ou saindo, sem definir o meio | Confundir com documento ou trocar por retângulo de processo |
| Atraso | Meia-lua deitada, ou a letra D na ASME | Tempo em que o trabalho está pronto e não segue | Desenhar como processo e contar fila como se fosse trabalho |
| Armazenamento | Triângulo com a ponta para baixo | Item guardado de forma deliberada, sob regra | Marcar como espera e tratar política de estoque como desperdício |
| Subprocesso | Retângulo com duas linhas verticais nas laterais | Etapa detalhada em outro fluxo documentado | Não informar qual é o fluxo chamado |
| Preparação | Hexágono alongado, com as pontas em bico | Setup ou preparo que antecede o trabalho | Registrar como atividade comum e perder o tempo de setup |
| Inspeção | Quadrado na ASME, retângulo mais losango em sistemas | Comparação contra critério, com veredito | Misturar as duas convenções nos mesmos documentos |
| Conector na página | Círculo pequeno com letra ou número | Costura dois pontos do mesmo desenho | Deixar o conector sem o par correspondente |
| Conector entre páginas | Pentágono, como placa apontando para um lado | Continuação do fluxo em outra folha | Não escrever a folha de destino dentro do símbolo |
| Seta | Linha reta com ponta em um dos extremos | Sentido em que o trabalho caminha | Sair de losango sem rótulo de resposta |
Se a sua ferramenta não oferece alguma dessas formas, não invente outra. Escreva o nome do símbolo dentro da forma disponível e registre a equivalência na legenda. Quem monta o desenho em editor de texto encontra esse limite rápido, e o artigo sobre fluxograma no Word mostra o que dá para fazer por lá.
A seta, a direção do fluxo e o rótulo obrigatório
A seta é um símbolo como qualquer outro, e o mais maltratado do conjunto. Ela indica o sentido do trabalho, nunca a ordem de leitura do papel.
A convenção manda o fluxo correr de cima para baixo ou da esquerda para a direita. Escolha uma e mantenha até o fim. Mapa que alterna direção obriga o leitor a caçar o próximo símbolo, e ninguém faz isso duas vezes.
Quando o fluxo contraria a direção escolhida, a seta está indo para trás, e isso é informação. Seta de retorno é retrabalho. Ela é a coisa mais valiosa que um fluxograma mostra e a que mais some dos desenhos feitos de memória.
Quando o rótulo é obrigatório. Toda seta que sai de losango precisa de rótulo escrito, sem exceção. É a única forma de o leitor saber qual resposta leva a qual caminho.
Quando é opcional e ainda assim útil. Setas entre etapas comuns dispensam rótulo de resposta, mas ganham com um número de tempo ao lado. Tempo na seta transforma o desenho em base de diagnóstico, e antecede a escolha tratada em VSM ou SIPOC.
Por que as raias existem e quando elas valem o esforço
Raia é a faixa que divide o desenho por responsável. Cada símbolo fica dentro da faixa de quem executa a etapa. O formato ficou conhecido a partir do mapa interfuncional proposto por Rummler e Brache em 1990.
A raia não acrescenta símbolo novo. Acrescenta um eixo: o fluxo continua na direção de sempre, e o eixo perpendicular passa a responder de quem é cada etapa.
O que ela mostra. Quantas vezes o trabalho troca de dono. Cada seta que cruza uma linha de raia é uma passagem de bastão, e é aí que o processo espera e se perde.
Quando vale. Quando o processo atravessa três ou mais áreas, quando a queixa é demora sem culpado claro, e quando a discussão já virou disputa sobre responsabilidade. Esse é o terreno do gerenciamento da rotina.
Quando não vale. Quando tudo roda dentro de uma equipe só, porque raia com uma faixa é moldura, não informação. Nem quando o objetivo é instruir execução, caso em que a coluna simples e o procedimento operacional padrão resolvem melhor.
Um processo passo a passo, com o símbolo de cada etapa
Como aqui não há desenho, o exercício abaixo descreve uma solicitação de reembolso de despesa indicando qual símbolo usar em cada etapa.
- Terminal, retângulo de cantos arredondados: Colaborador conclui a viagem e recebe os comprovantes.
- Dados, paralelogramo: Comprovantes e valores lançados no formulário de reembolso.
- Processo, retângulo: Anexar notas fiscais e enviar a solicitação.
- Documento, retângulo de base ondulada: Solicitação de reembolso gerada pelo sistema.
- Processo, retângulo: Conferir se cada despesa tem comprovante legível e data no período.
- Decisão, losango: Documentação completa? A saída não devolve para a etapa 3, com rótulo na seta.
- Atraso, meia-lua: Solicitação na fila de aprovação do gestor, com o tempo médio anotado ao lado.
- Decisão, losango: Valor acima da alçada do gestor? Sim segue para a etapa 9, não pula para a etapa 10.
- Subprocesso, retângulo de barras laterais: Aprovação de alçada superior, detalhada no fluxo FIN-07.
- Processo, retângulo: Registrar a aprovação e lançar o pagamento na programação financeira.
- Atraso, meia-lua: Solicitação aguarda a data do próximo ciclo de pagamento.
- Processo, retângulo: Efetuar o pagamento ao colaborador.
- Documento, retângulo de base ondulada: Comprovante de pagamento arquivado no processo.
- Terminal, retângulo de cantos arredondados: Reembolso pago e prestação de contas encerrada.
Repare no que as duas meias-luas fazem com o diagnóstico: as etapas de trabalho somam minutos de esforço real, e as duas esperas somam dias. Repare também nos dois losangos. Sem eles, o processo caberia numa fila de retângulos que nunca erra, e o retorno da etapa 6 para a etapa 3 não existiria no papel.
Os erros estruturais e o checklist de revisão
Escolher a forma certa é metade do trabalho. A outra metade é a estrutura, e existem defeitos que aparecem em quase todo mapa novo.
| Erro estrutural | Sintoma no desenho | Correção |
|---|---|---|
| Decisão sem saída negativa | Losango com uma seta só, rotulada sim | Perguntar o que acontece quando dá não e desenhar o caminho até ele fechar |
| Atividade com duas saídas | Retângulo com duas setas saindo, sem rótulo | Inserir um losango entre o retângulo e a bifurcação, com a pergunta escrita |
| Fluxo que não fecha | Caminho que termina no meio da folha | Percorrer cada ramo e garantir que todos cheguem a um terminal |
| Símbolo sem texto | Forma em branco ou com uma palavra solta | Escrever verbo mais objeto nos retângulos e pergunta fechada nos losangos |
| Conector órfão | Marca de conector que aparece uma vez só | Localizar o par ou remover o conector e religar a seta |
| Laço sem fim | Ramo de retorno que nunca alcança um terminal | Inserir a condição de saída do laço, como limite de tentativas |
Os dois primeiros erros são gêmeos: quando a decisão não vira losango, ela reaparece como retângulo com duas saídas. Corrigir um corrige o outro, porque a ramificação é a mesma.
Esses defeitos não são cosméticos. Um mapa com decisão sem saída negativa alimenta um método DMAIC com dado errado na medição, porque o retrabalho que ele não mostra continua consumindo tempo. O checklist abaixo pega a maior parte dos defeitos de vocabulário e de estrutura.
- Os dois terminais dizem qual evento dispara e qual encerra o processo.
- Todo retângulo começa com verbo e cabe em uma linha.
- Nenhum retângulo de conferência ou validação é seguido de bifurcação sem losango.
- Todo losango contém pergunta fechada terminada em ponto de interrogação.
- Toda seta que sai de losango tem rótulo escrito.
- Nenhum losango tem três ou mais saídas, salvo classificação por faixa numérica.
- As esperas conhecidas estão desenhadas como atraso, não escondidas como atividade.
- Armazenamento e espera estão distinguidos, cada um com o símbolo correto.
- Todo subprocesso informa o nome ou o código do fluxo que ele chama.
- Cada conector tem par, e o pentágono indica a folha de destino.
- Todos os ramos chegam a um terminal, sem caminho morto.
- A legenda do documento repete o significado de cada símbolo usado.
Falta o item que vale mais que os doze: alguém que executa o processo e não participou da reunião precisa ler o mapa sem explicação. Se esse teste falha, o problema é o vocabulário, e revisão de traço não conserta. Manter o mapa vivo depois disso é um giro de ciclo PDCA como outro qualquer.
Fluxograma, BPMN e VSM usam dicionários diferentes
Os três desenham processo e nenhum lê o desenho do outro. Saber a qual vocabulário cada símbolo pertence evita o mapa híbrido, ilegível para todo mundo.
Fluxograma. Vocabulário pequeno, cerca de doze formas, sem regra de execução por trás. Serve para descrever como o trabalho acontece e onde ele decide. É o que o fluxograma de processo detalha para aplicação industrial.
BPMN. Vocabulário grande, com dezenas de elementos tipados e semântica formal. Eventos têm gatilho, gateways têm regra de convergência e o modelo pode ser executado por motor de processo.
VSM. Alfabeto próprio de fluxo de material e informação, com caixas de dados carregando tempo de ciclo, estoque e disponibilidade. Existe para calcular lead time, não para descrever decisão.
A escolha segue a pergunta. Onde o processo decide e onde volta, o fluxograma basta. Por que demora tanto, o instrumento é o VSM. Como automatizar, o caminho é o BPMN. E como fluxograma descreve trabalho que se repete, ele se aplica mal a entrega única, assunto da diferença entre projeto e processo.
