Melhoria contínua em inglês: glossário, falsos amigos e frases de reunião

Você entrou numa multinacional, vai fazer certificação com prova em inglês ou recebeu o pedido de apresentar o projeto para a matriz. Em qualquer um dos três casos o obstáculo não é o seu inglês. É que melhoria contínua em inglês tem vocabulário próprio, em que palavras conhecidas significam outra coisa.

A tese deste texto é que o perigo não está nas palavras difíceis. Ninguém arrisca uma palavra que não conhece. O estrago vem das transparentes: control, efficiency, assessment, issue. O leitor reconhece, traduz sozinho e segue em frente sem desconfiar de nada.

O custo aparece depois. Um relatório que chama estabilidade de fiscalização, um enunciado de prova lido pelo verbo errado, um status em que "we will try" foi entendido como "não vai sair". Nenhum desses erros é de gramática, e nenhum corretor pega.

A organização é prática. Primeiro os nomes das metodologias, depois o glossário de consulta, depois a tabela de falsos amigos com as sete famílias que mais custam caro. Na sequência vem o vocabulário por fase do DMAIC, os verbos de prova, as siglas faladas e as frases prontas de reunião. Quem trabalha com melhoria contínua em inglês usa este bloco toda semana.

A procedência: os equivalentes foram conferidos contra o glossário da American Society for Quality e contra o Lean Lexicon do Lean Enterprise Institute. Já os erros de tradução não saíram de dicionário nenhum. São os que a gente lê em relatório de projeto e ouve em sala de treinamento, anotados ao longo dos anos nos Kits de metodologia da Voitto.

Por que o vocabulário engana justamente quem já fala inglês

Melhoria contínua em inglês é continuous improvement. A dificuldade não está no nome. Está em palavras como control, efficiency, assessment e issue, que carregam sentido restrito dentro da qualidade e sentido largo fora dela. Quem traduz pelo dicionário comum escreve um relatório que a matriz lê inteiro e entende errado.

A armadilha tem uma lógica simples. Palavra difícil ninguém erra, porque ninguém arrisca sem conferir. Palavra transparente é o contrário: "control" parece controle, "assessment" parece avaliação, e o profissional passa reto. O erro só aparece semanas depois, quando a decisão tomada do outro lado não bate com o que ele quis dizer.

Este texto não ensina inglês. Ele assume que você lê e escreve razoavelmente e trata só da camada técnica. O que cada termo significa dentro de um projeto, o que o mercado brasileiro troca de lugar e como dizer as coisas que aparecem em reunião com a matriz.

Vale um aviso de origem antes de seguir. O vocabulário de melhoria contínua em inglês é americano, não britânico, porque foi nos Estados Unidos que o Sistema Toyota virou método documentado. Material britânico e material da ISO usam variantes, e a diferença aparece principalmente na grafia e no uso de continual.

Os nomes das metodologias em inglês e o que muda junto com o nome

Os nomes são quase todos decalque, e por isso quase ninguém erra. O que muda de verdade vem logo depois do nome.

• Lean Seis Sigma: Lean Six Sigma. O programa que junta as duas escolas mantém a sigla LSS lá fora, e o hífen não existe em inglês.
• Ciclo PDCA: PDCA cycle, ou Plan, Do, Check, Act. Em texto americano antigo aparece como Deming cycle ou Shewhart cycle. O ciclo também circula como PDSA, com Study no lugar de Check.
• 5S: continua 5S, mas os cinco esses viram Sort, Set in order, Shine, Standardize e Sustain. Não são tradução dos japoneses: são palavras escolhidas para começar com S. O programa é o mesmo.
• Mapa do fluxo de valor: Value Stream Map, e a atividade é Value Stream Mapping. O mapa é citado quase sempre pela sigla VSM.
• Análise de causa raiz: Root Cause Analysis, sigla RCA. Em times de TI a mesma sigla costuma significar outra coisa.
• Manutenção produtiva total: Total Productive Maintenance, TPM. Nunca traduzido nos relatórios corporativos.

A troca que mais pega gente é a do PDCA. Check, em inglês técnico, é verificar o resultado contra o que foi previsto, e não conferir se a tarefa foi executada. Quem lê "check" como "checar a lista" transforma a terceira fase em controle de execução, e o ciclo perde a comparação com a hipótese inicial.

Glossário português e inglês dos termos de projeto

A tabela abaixo é a peça de consulta deste artigo. A coluna da direita traz só o aviso curto, aquilo que um dicionário não diria. Os termos que exigem explicação longa ganharam seção própria mais adiante.

Uma observação de registro que vale para a lista inteira. Em documento escrito para a matriz, prefira o substantivo ao verbo. "The team performed a capability study" soa mais formal que "the team studied capability", e é assim que o relatório corporativo americano é redigido.

A tabela dos falsos amigos

Aqui começa a parte que dá prejuízo. São palavras transparentes, que o leitor brasileiro traduz sozinho e erra. A tabela resume o desvio; as sete seções seguintes abrem as famílias que custam mais caro.

Um padrão se repete nas dez linhas. O inglês técnico prende a palavra a uma definição operacional, com medida por trás; o português usa a mesma palavra em sentido largo, sem medida nenhuma. Quando bater dúvida, faça essa pergunta: existe um número associado a esse termo? Se existir, o sentido em jogo é o técnico, e não o corrente.

"Control" não quer dizer fiscalizar

Este é o falso amigo número um, e ele contamina o nome de metade das ferramentas. Em português, controlar carrega vigilância: alguém de fora checando se o outro cumpriu. Em inglês técnico, control quer dizer manter dentro de uma faixa previsível.

Um processo "in control" não é um processo fiscalizado. É um processo estável, que varia apenas por causas comuns. Ele pode estar perfeitamente estável e, ao mesmo tempo, produzindo peça ruim o dia inteiro. Estabilidade e conformidade são coisas separadas, e é exatamente isso que a carta de controle mostra.

Daí saem duas frases que confundem quem traduz de cabeça. "Out of control" significa instável, e não bagunçado. "Control limits" são calculados a partir do próprio processo, e não são os limites de especificação definidos pelo cliente. Trocar os dois é o erro mais comum de quem está começando.

Efficiency e effectiveness: a dupla que o português inverte

Eficiência e eficácia já confundem em português. Em inglês o par tem definição mais estrita, e a diferença aparece em prova.

Effectiveness é o grau em que o resultado planejado foi alcançado. A pergunta é: chegamos onde queríamos? Efficiency é a relação entre o resultado e o recurso consumido. A pergunta é: quanto custou chegar lá? Um processo pode ser effective e ineficiente ao mesmo tempo, e esse é o caso mais comum nas empresas.

A confusão frequente é traduzir efficiency por produtividade. Não é a mesma medida. Productivity é saída por entrada em unidades físicas; efficiency compara o desempenho real contra um padrão ou contra um ideal. Em relatório de projeto, os indicadores de desempenho precisam declarar qual das duas está sendo medida.

No enunciado de certificação a diferença é decisiva. A prova usa effectiveness quando pergunta se a contramedida resolveu, e efficiency quando pergunta se ela compensou. Ler uma no lugar da outra troca a resposta inteira.

Assessment, audit e inspection: três níveis de olhar

Os três viram "avaliação" na tradução preguiçosa, e não são a mesma coisa.

Audit é auditoria formal: comparação contra um requisito declarado, com evidência registrada e resultado de conforme ou não conforme. Tem escopo, critério e trilha documental. Assessment é diagnóstico: mede maturidade, capacidade ou risco contra um modelo de referência, e entrega um nível, não um veredito. Inspection é a verificação de um item contra a especificação dele, peça a peça ou por amostra.

A consequência prática é política. Anunciar "we will run an audit in your area" cria defesa imediata na equipe. Anunciar "we will run a maturity assessment" abre conversa. Quem vai ao gemba observar o trabalho está fazendo assessment, ou uma gemba walk, e chamar aquilo de auditoria fecha a porta antes de entrar.

Issue, problem, defect e nonconformity

Essa família aparece em toda reunião de status, e cada palavra tem um peso diferente.

Issue é o termo mais leve e o mais usado. Significa assunto aberto que precisa de atenção ou decisão, sem acusar ninguém e sem afirmar que algo quebrou. "We have an issue with the supplier lead time" é uma frase segura em qualquer sala.

Problem é mais pesado: afirma que existe lacuna entre o desempenho atual e o esperado. Em Lean, problem statement é peça formal, com número, local e período. Chamar tudo de problem em call com a matriz soa alarmista e desgasta quem fala.

Defect é o item que não atende a um requisito, contado em unidade. Nonconformity, ou nonconformance, é o desvio em relação a um requisito de sistema, e é a palavra da ISO e do auditor. Defeito é do produto; não conformidade é do processo ou do documento.

Root cause, cause e contributing factor

"Cause" sozinha não vale muito em texto técnico. O inglês da qualidade separa três camadas e espera que o autor diga em qual delas está falando.

Cause é qualquer coisa que contribuiu para o evento. Contributing factor é a condição que aumentou a chance de o evento ocorrer, mas cuja remoção não impediria a repetição. Root cause é a causa cuja eliminação impede a recorrência. O teste é esse, e não a quantidade de porquês perguntados.

Duas expressões vizinhas aparecem o tempo todo. Failure mode é o modo como algo falha, a forma da falha, e não o motivo dela. É o conceito que estrutura o FMEA. Failure effect é a consequência sentida por quem recebe o produto.

A regra de escrita: use "the root cause was" somente quando tiver evidência de que remover aquilo derruba a recorrência. Sem evidência, escreva "a contributing factor was". A matriz cobra essa distinção em revisão de projeto.

Waste, scrap e rework

Waste é conceito, não lixo. É qualquer atividade que consome recurso sem criar valor para o cliente, e é a palavra central do Lean Manufacturing. Resíduo físico também é waste em inglês corrente, e por isso o contexto precisa ficar claro no slide.

Scrap é material perdido, que não se recupera e vira custo direto. Rework é o trabalho de refazer para deixar conforme: o material se salva, o tempo não. A diferença entre os dois é financeira, e a matriz lê os dois números separados.

Duas palavras completam o quadro. Yield é a fração que sai boa; first pass yield é a fração que sai boa sem passar por rework, e é a que interessa. Os oito desperdícios clássicos, por sua vez, aparecem lá fora pela sigla DOWNTIME: Defects, Overproduction, Waiting, Non-utilized talent, Transportation, Inventory, Motion e Extra processing.

Lead time, cycle time e takt time: o trio que o mercado brasileiro troca

Esse é o erro de vocabulário mais frequente em empresa brasileira, e ele chega a aparecer em documento oficial.

Lead time é o tempo decorrido entre a solicitação do cliente e a entrega. Conta fila, espera e tudo aquilo que não é trabalho. Cycle time é o intervalo entre duas saídas consecutivas do processo, medido na saída. Takt time não é medido: é calculado, dividindo o tempo disponível pela demanda do período.

O uso torto mais comum é chamar de lead time o prazo prometido ao cliente. Prazo prometido é delivery date, ou quoted lead time. Lead time é medida do que acontece, e não do que foi combinado em proposta comercial.

O segundo uso torto é tratar takt como meta de produção. Takt é o ritmo que a demanda impõe, e ele muda quando a demanda muda. Quando o cycle time fica acima do takt, o processo não acompanha, e é isso que o dimensionamento de um sistema kanban precisa respeitar.

Define e Measure: o vocabulário das duas primeiras fases

Cada fase do método DMAIC tem um conjunto de palavras que se repete em relatório, em prova e em gate review. Vale decorar por fase, e não em ordem alfabética.

No Define aparecem project charter, que é o contrato do projeto, além de problem statement, goal statement, scope e out of scope, business case, stakeholders e SIPOC. Voice of the customer, a VOC, é desdobrada em CTQ, critical to quality, que são as características das quais o cliente não abre mão.

No Measure o vocabulário é de medição. Baseline é o desempenho antes da intervenção. Data collection plan é o plano de coleta. Operational definition é a regra que faz duas pessoas medirem a mesma coisa do mesmo jeito. MSA, measurement system analysis, testa o próprio sistema de medição, e o estudo mais citado é o Gage R&R.

Fecha com process capability, que é o vocabulário de capabilidade do processo: Cp, Cpk, Pp, Ppk, specification limits e sigma level.

Analyze: a fase que mais derruba gente na prova

O Analyze concentra o vocabulário estatístico, e é onde o candidato brasileiro perde ponto por leitura, não por conta.

Hypothesis testing traz null hypothesis e alternative hypothesis. "Fail to reject the null hypothesis" é a formulação correta; "accept the null" está errado e cai em prova justamente por isso. Significance level é o alfa, p-value é o valor calculado e confidence interval é a faixa de confiança.

Aparecem também correlation e causation, quase sempre citadas juntas para lembrar que uma não implica a outra. Regression analysis estima a relação entre variáveis, e ANOVA compara médias de mais de dois grupos. Assumption é premissa do teste, e não suposição do analista.

Duas palavras pedem cuidado de leitura. Significant, em estatística, quer dizer improvável por acaso, e não importante. Bias é viés sistemático de medição, e não preconceito. Ler bias como opinião torta muda o sentido de uma frase inteira de laudo.

Improve e Control: o vocabulário do fechamento

No Improve o vocabulário é de solução. Countermeasure é a ação que ataca a causa; solution é o termo mais genérico e mais fraco. Pilot é o teste em escala reduzida, e rollout é a expansão. Design of experiments, o DOE, é a família de testes planejados com fatores e níveis.

No Control o assunto é sustentação. Standard work é o trabalho padronizado, e a expressão correta para manter o ganho é "sustain the gains", nunca "keep the results". Handover é a passagem formal para o process owner.

Entram aqui control plan, response plan e o que a casa chama de OCAP, out of control action plan, que é a instrução do que fazer quando a carta dispara. O plano de controle não é plano de fiscalização: ele diz o que medir, com que frequência e o que fazer fora da faixa. O acompanhamento estatístico é o controle estatístico de processo, sempre citado como SPC.

Os verbos de enunciado de prova e o que cada um pede

Prova de certificação em inglês testa leitura antes de testar conteúdo. O verbo do enunciado diz exatamente o tamanho da resposta esperada, e ignorar isso custa questão.

• Identify: apontar qual é, sem justificar.
• Describe: dizer o que é e como funciona, sem opinar.
• Explain: dizer por que, mostrando a relação de causa.
• Compare: semelhanças e diferenças. "Contrast" pede só as diferenças.
• Determine ou calculate: há conta a fazer e um número a entregar.
• Select: escolher entre alternativas dadas, normalmente a melhor, não a única possível.
• Evaluate ou assess: julgar contra um critério explícito e concluir.
• Which of the following is NOT: a exceção. O NOT vem em maiúscula e é onde mais se perde ponto.

Duas construções merecem treino à parte. "Best describes" pede a alternativa mais completa, e costuma haver duas corretas, sendo uma delas parcial. "Most likely" pede probabilidade, não certeza, e elimina de saída as alternativas absolutas. Quem vai fazer certificação belt em inglês ganha mais treinando esses padrões do que revisando fórmula.

As siglas e como se lê cada uma em voz alta

Em call com a matriz as siglas são ditas, não escritas. Algumas se soletram letra por letra e outras se pronunciam como palavra. Errar isso não é grave, mas trava a fala e chama atenção para o lugar errado.

• DMAIC: lido como palavra, algo próximo de "duh-MAY-ick".
• SIPOC: lido como palavra, "SAI-pock".
• DMADV, VSM, SPC, MSA, DOE, RCA, TPM, OEE, KPI: todos soletrados.
• FMEA: nos dois formatos. Soletrado é o mais comum, e "FEE-muh" aparece em planta americana.
• CTQ, VOC, SOP: soletrados. Já WIP muita gente lê como "whip".
• Gage R&R: falado como "gage R and R". A grafia britânica é gauge.
• PDCA e A3: soletrados, sendo que A3 é dito "A three".

Duas regras de call que evitam ruído. Na primeira menção, diga a sigla e o nome por extenso uma vez só, e depois use apenas a sigla. E nunca invente sigla em português no meio de uma frase em inglês, porque o outro lado não tem como reconstruir o que você quis dizer.

Reunião com a matriz: reportar status, atraso e apresentar um A3

A diferença entre parecer competente e parecer frágil está em três momentos: abrir o A3, dar o status e admitir atraso. As frases abaixo estão escritas por extenso porque é assim que elas são usadas, sem adaptação.

Para apresentar um relatório A3, a sequência é fixa e cabe em quatro frases. "Let me walk you through the A3." "The current condition is this, measured over the last twelve weeks." "The target condition is this, by the end of Q3." "The root cause we confirmed is this one, and these are the countermeasures."

Para status, três fórmulas resolvem quase tudo. "We are on track to deliver by the agreed date." "We are at risk on this item, and here is the mitigation." "This item is blocked; I need a decision by Friday."

Para atraso, a regra é entregar a nova data junto com o motivo, nunca depois. "We are two weeks behind on the pilot. The cause was this one, the recovery plan is this, and the new committed date is the 15th." Diga behind schedule, e não "we failed". Evite também "we will try", porque a matriz lê isso como ausência de compromisso.

Uma última, para quando o número não está com você. "I do not have that figure with me; I will send it by end of day." Essa frase encerra o assunto melhor do que qualquer estimativa inventada na hora.

O que não traduzir, e por quê

Uma parte do vocabulário atravessa os dois idiomas sem mudar de forma. São as palavras japonesas, e elas não devem ser traduzidas nem para o português nem para o inglês.

Kaizen, gemba, muda, mura, muri, jidoka, heijunka, poka yoke, andon, hansei, nemawashi e kanban são usadas em inglês exatamente na forma original. O americano escreve "we ran a kaizen event" e diz "let us go to the gemba" sem constrangimento nenhum. Traduzir por "continuous improvement event" é possível, mas perde precisão e soa amador para quem conhece o sistema.

A regra de bolso vale nos dois idiomas. Se a tradução perde conteúdo, mantenha o termo original e explique uma vez. Se o equivalente existe e é exato, traduza sem dó. O sentido de cada um está reunido no glossário de termos japoneses do Lean.

Duas exceções confundem na prática. Kanban, em inglês corporativo, muitas vezes já significa o quadro de tarefas de software, e não o cartão de reposição. E 5S é falado com as palavras inglesas, mas mantém o nome 5S. Quando o contexto for ambíguo, diga em qual dos dois sentidos você está falando.

Se sobrar uma coisa só deste artigo, que seja esta. Quem trabalha com melhoria contínua em inglês não precisa de mais vocabulário, precisa de desconfiança com o vocabulário que já tem. Antes de mandar o relatório, releia procurando as palavras transparentes. São elas que passam despercebidas e chegam do outro lado com outro sentido.